Autor:
Janice Evans
Erstelldatum:
28 Juli 2021
Aktualisierungsdatum:
1 Juli 2024
Inhalt
Ob es sich um eine unerwartete Verspätung, Reiseprobleme oder Terminverwirrung handelt, die Stornierung von Plänen kann manchmal unvermeidlich sein. So beängstigend es auch sein mag, der Person, die Sie verpassen, die Nachricht zu überbringen, ist es am besten, ehrlich und höflich zu sein und ihn so schnell wie möglich zu warnen, und dann - hoffentlich - zeigt er Verständnis. Planen Sie das Treffen außerdem auf einen anderen Tag oder für die nahe Zukunft und bieten Sie an, sich näher an dem Ort zu treffen, an dem sich die Person befindet, um ihr weniger Unannehmlichkeiten zu bereiten.
Schritte
Teil 1 von 2: Den Termin höflich absagen
1 Kontaktieren Sie so schnell wie möglich die Person, mit der Sie einen Termin haben. Je länger Sie auf Zeit warten, desto mehr Unannehmlichkeiten werden Sie verursachen. Indem Sie die Person frühzeitig warnen, zeigen Sie, dass Sie sich selbst und ihre Zeit respektieren. 
2 Rufen Sie an, um den Termin persönlich abzusagen, wenn Sie ihn im letzten Moment melden. Wenn Sie weniger als einen Tag im Voraus kündigen, wenden Sie sich direkt an die Person, mit der Sie einen Termin haben. In diesem Fall wirkt eine E-Mail, SMS oder Benachrichtigung durch einen anderen Mitarbeiter über die Kündigung unhöflich. 
3 Bitte entschuldigen Sie sich aufrichtig. Bedauern Sie die Absage auch bei vorheriger Ankündigung. Die Person hat möglicherweise andere Pläne aufgegeben, um sich mit dir zu treffen, oder du hast ihr Unannehmlichkeiten bereitet. - Es reicht eine kurze, einfache Entschuldigung, zum Beispiel: "Es tut mir sehr leid, dass es diesmal nicht möglich war, Sie zu treffen."
- Verwenden Sie keine vage Sprache und sagen Sie nicht, dass Sie "möglicherweise" nicht zum Meeting kommen können. Sprechen Sie lieber direkt und offen.
4 Begründen Sie kurz den Grund für die Absage. Bei zwingenden Gründen wie Reiseproblemen oder Krankheit teilen Sie uns einfach mit, warum Sie den Termin absagen mussten. Wenn der Grund nicht so stichhaltig ist, zum Beispiel, Sie haben die Besprechung einfach vergessen oder versehentlich zwei Dinge gleichzeitig gestellt, geben Sie eine allgemeine Erklärung ab, zum Beispiel: "Es ist etwas passiert, aus dem ich nicht herauskomme." - Auch wenn Sie ehrlich sind, müssen Sie nicht näher darauf eingehen, warum Sie den Termin absagen. Mit zu vielen Details kann eine Person den Eindruck bekommen, dass Sie es sich ausdenken.
- Sagen Sie niemals "etwas Wichtigeres ist passiert" oder ähnliches.
- Erfinde keine Ausreden. Es besteht ein großes Risiko, dass die Person Ihre Lügen aufdeckt, was die Situation verschlimmern kann.
5 Lassen Sie die Person wissen, dass Sie ihre Zeit schätzen. Betonen Sie unbedingt, dass Sie ihm für die Vereinbarung des Termins dankbar sind und es Ihnen leid tut, dass Sie ihn absagen mussten. Machen Sie deutlich, dass Ihnen klar ist, dass seine Zeit nicht unbegrenzt ist. - Dies ist besonders wichtig, wenn die Person aus Gefälligkeit einen Termin mit Ihnen vereinbart hat, als Fachkraft mit langjähriger Erfahrung auf dem betreffenden Gebiet.
Teil 2 von 2: Termin verschieben =
1 Bieten Sie an, den Termin zu verschieben, wenn Sie absagen. Das erspart Ihnen nicht nur späteres Organisieren, sondern zeigt auch, dass Sie weiterhin Interesse an diesem Treffen haben. Wenn Sie anrufen oder eine E-Mail senden, um den Termin zu stornieren, erwähnen Sie am Ende, dass Sie ihn auf einen für die Person passenden Zeitpunkt verschieben möchten. 
2 Listen Sie ein paar Mal auf, wann Sie sich treffen können. Tun Sie Ihr Bestes, um den Zeitplan der anderen Person zu berücksichtigen, aber geben Sie ihr mehrere Optionen zur Auswahl. Markieren Sie 3-4 freie Plätze in Ihrem Terminplan und fragen Sie, ob es für die Person bequem ist, sich zu dieser Zeit zu treffen. - Du könntest zum Beispiel sagen: „Ich habe freitags ab 14:00 Uhr Zeit, Montag oder Dienstag zwischen 13:00 und 15:00 Uhr. Funktioniert eine dieser Optionen für Sie oder ist es für Sie bequemer, sich zu einem anderen Zeitpunkt zu treffen?"
3 Bieten Sie an, sich in der Nähe dieser Person zu treffen. Um die Absage des ersten Treffens zu kompensieren, wäre es schön, ihm das nachgeholte Treffen angenehmer zu gestalten. Bieten Sie an, sich in seinem Büro oder irgendwo in der Nähe zu treffen, wo er zu diesem Zeitpunkt bereits sein wird. - Sie können auch anbieten, über Skype oder Viber Kontakt aufzunehmen, wenn die Person, mit der Sie ein Meeting verschieben möchten, sehr beschäftigt oder weit weg ist.
4 Wählen Sie die Zeit, die genau zu Ihnen passt. Nach der Absage des ersten Termins kann die zweite Absage noch mehr Ärger und Unannehmlichkeiten verursachen. Es kann auch Ihre Beziehung zu der Person ruinieren. Schauen Sie sich Ihren Zeitplan genau an und stellen Sie sicher, dass der vereinbarte Zeitpunkt für Sie der richtige ist und dass während dieser Zeit die Wahrscheinlichkeit unvorhergesehener Umstände minimal ist. - Wenn Sie zum Beispiel für Dezember nichts geplant haben, aber wissen, dass näher an den Feiertagen in der Regel viele Dinge hinzugefügt werden, ist es besser, das Treffen nicht auf diese Zeit zu verschieben.
5 Schreiben Sie die Uhrzeit auf, zu der Sie sich treffen möchten. Sobald Sie sich entschieden haben, wie lange der Termin verschoben werden soll, fügen Sie ihn Ihrem Planer oder Ihrem Zeitplan hinzu. Sie können auch eine physische Erinnerungsnotiz schreiben und diese gut sichtbar anzeigen. 
6 Wenn Sie sich treffen, danken Sie der Person für ihre Geduld. Beginnen Sie das Meeting, indem Sie sich bei der Person (oder Personen) für die Übertragung bedanken. Du musst dich nicht noch einmal entschuldigen, aber wenn du seine Wertschätzung dafür ausdrückst, dass er in deine Position gekommen ist, wird das zeigen, dass du seine Zeit schätzt.
Tipps
- Geben Sie Ihr Bestes, um keine Termine abzusagen, da dies schlecht auf Sie wirken und Ihre geschäftlichen und persönlichen Verbindungen beeinträchtigen kann.
- Wenn Sie mit jemandem zusammen sind, für den Sie bezahlen (z. B. mit einem Psychologen), prüfen Sie, ob er eine Stornierungsrichtlinie hat.
