Inhalt

• Schreiten
• Methode 1 von 3: Verwenden einer Liste
• Methode 2 von 3: Verwenden eines Zeitplans
• Methode 3 von 3: Ablenkungen beseitigen

Vielleicht sind Sie ein Student mit einem vollständigen Stundenplan und versuchen, Ihre Zeit besser zu verwalten, oder Sie sind ein Arbeitgeber, der sicherstellen möchte, dass seine Mitarbeiter keine Zeit mehr verschwenden. Unabhängig von Ihrer Rolle möchten Sie sich wahrscheinlich darauf konzentrieren, wie Sie einen Tagesablauf erstellen, der sicherstellt, dass Sie keine Zeit verschwenden und das Beste aus Ihrem Tag herausholen, was Sie können. Organisationsstrategien wie Listen und Zeitpläne können hilfreich sein, ebenso wie Maßnahmen, um Ablenkungen zu vermeiden, die Ihre wertvolle Zeit in Anspruch nehmen.

Schreiten

Methode 1 von 3: Verwenden einer Liste

1. Erstellen Sie eine Liste Ihrer Aufgaben für den Tag. Beginnen Sie mit einem Stück Papier und einem Stift. Denken Sie über die Aufgaben nach, die Sie für den Tag planen möchten, oder über die Verpflichtungen, die Sie haben, und schreiben Sie sie alle auf. Dies kann eine Liste wie "Lebensmittel, Wäsche, Reinigung, Hausaufgaben" oder "Kundenstatusberichte, E-Mails, Besprechungen, Papierkram" sein.
   • Fügen Sie der Liste so viele Aufgaben hinzu, wie Sie sich vorstellen können, von den kleineren bis zu den größeren. Versuchen Sie, über jede Verpflichtung oder Aufgabe des Tages nachzudenken, um sicherzustellen, dass sie auf Ihrer Prioritätenliste steht.
2. Organisieren Sie Aufgaben von höchster bis niedrigster Priorität. Eine Möglichkeit, intelligenter zu arbeiten, besteht darin, sich zuerst auf die höchste Priorität zu konzentrieren und sich dann durch die Liste zu den Punkten mit der niedrigsten Priorität zu arbeiten. Dies wird als 80/20-Regel bezeichnet, nach der die Aktivitäten, die Ihnen den größten Nutzen bieten, 80% Ihrer Zeit in Anspruch nehmen sollten. Die Aktivitäten, die Ihnen am wenigsten bringen, sollten ungefähr 20% Ihrer Zeit in Anspruch nehmen.
   • Gehen Sie Ihre Liste durch und geben Sie jeder Aufgabe eine Nummer von der höchsten zur niedrigsten Priorität. Dann sollten Sie sie in die richtige Reihenfolge bringen, damit sie von der höchsten zur niedrigsten geordnet werden, je nach Priorität und was jede Aufgabe Ihnen bringt.
3. Erstellen Sie Gruppen verwandter Aufgaben. Wenn Sie eine nummerierte und geordnete Prioritätenliste erstellt haben, erstellen Sie kleinere Gruppen von Aufgaben, aus denen ein bestimmter Prozess besteht. Erstellen Sie beispielsweise eine Gruppe von Aufgaben, z. B. das Beantworten von E-Mails und das Anrufen von Kunden, die einen einstündigen Prozess umfassen, und nennen Sie sie "Kundenkontakt". Sie können dann jede Aufgabe innerhalb dieses festgelegten Zeitraums reibungslos und einfach erledigen.
   • Versuchen Sie dies für alle Ihre Aufgaben zu tun, damit Sie nicht zwischen verschiedenen Prozessen wechseln oder Ihre Zeit damit verschwenden müssen, herauszufinden, welche Aufgabe als Nächstes zu erledigen ist. Durch das Gruppieren verwandter Aufgaben können Sie Ihr Zeitmanagement verbessern und Ihren Stress reduzieren, während Sie die Prioritätenliste durcharbeiten.
4. Geben Sie sich für jede Aufgabe weniger Zeit. Nach dem Parkinson-Gesetz verkürzt sich die Zeit, die Sie für diese Aufgabe benötigen, wenn Sie weniger Zeit haben, um eine Aufgabe zu erledigen. Begrenzen Sie die Zeit, die Sie für jede Aufgabe frei haben, anstatt die Zeit insgesamt zuzuweisen, damit Sie gezwungen sind, diese Aufgabe schneller zu erledigen. Sie können dies vorsichtig tun und sich nach und nach weniger Zeit für jede Aufgabe nehmen, bis Sie den idealen Punkt erreicht haben, an dem Sie nicht das Gefühl haben, sich beeilen zu müssen, aber auch keine Zeit zum Verweilen oder Verschwenden haben.
   • Im Laufe der Zeit haben Sie ein gutes Gespür für Zeitmanagement entwickelt, insbesondere wenn Sie gezwungen sind, nicht mehr als eine begrenzte Zeit für jede Aufgabe aufzuwenden. Dies ist hilfreich, wenn Sie dazu neigen, sich an dieselbe Routine zu halten, oder wenn Sie jeden Tag mit einer ähnlichen Liste von Aufgaben arbeiten.
5. Belohnen Sie sich, wenn die Liste vollständig ist. Sobald Sie alle Aufgaben auf Ihrer Liste abgehakt haben, normalerweise am Ende Ihres Arbeitstages, sollten Sie sich eine kleine Belohnung geben. Dies könnte ein schönes Abendessen, ein Glas Wein oder Zeit für Spaß und Entspannung sein. Wenn Sie sich selbst belohnen, haben Sie die Motivation, jeden Tag alle Ihre Aufgaben zu erledigen.
   • Sie können auch festlegen, wie hoch Ihre Belohnung sein soll, bevor Sie den Tag beginnen, damit Sie die Belohnung als Motivation für die Erledigung Ihrer Aufgaben verwenden können. Angenommen, Sie müssen für einen Test lernen und planen, mit Freunden zum Abendessen zu gehen. Verwenden Sie dann diese Pläne für dieses Abendessen als Grund, um weiter zu lernen und diese Aufgabe heute zu erledigen, damit Sie das Abendessen nicht verpassen.

Methode 2 von 3: Verwenden eines Zeitplans

1. Machen Sie einen Zeitplan für jede Stunde Ihres Tages. Schreiben Sie dies auf ein Blatt Papier oder verwenden Sie einen Kalender auf Ihrem Computer, um Boxen für jede Stunde Ihres Arbeitstages oder die Stunden des Tages, an dem Sie wach sind, zu erstellen. Dies kann zwischen neun und fünf oder zwischen zehn und sieben sein. Sie müssen zwar nicht jeden Zeitraum minutengenau ausfüllen, es kann jedoch hilfreich sein, sicherzustellen, dass jede Stunde Ihres Tages in Ihrem Zeitplan enthalten ist.
   • Füllen Sie zunächst jede Stunde des Tages mit der für diesen Tag erforderlichen Aufgabe. Sie können mit den wichtigsten Aufgaben beginnen und dann weiterarbeiten, bis Sie zu den am wenigsten wichtigen Aufgaben gelangen. Wenn Sie sich als Morgenmensch betrachten, können Sie die schwierigeren Aufgaben früher am Tag planen. Wenn Sie jedoch wissen, dass Sie normalerweise erst nach dem Mittagessen beginnen, können Sie die komplizierteren Aufgaben etwas später am Tag erledigen Tag. Versuchen Sie, Ihren Zeitplan an Ihre eigenen Bedürfnisse und Arbeitsgewohnheiten anzupassen. Wenn Sie ihn auf diese Weise verwenden, sind die Erfolgschancen des Zeitplans höher.
   • Sie können eine Vorlage für Ihren Zeitplan auf einem Whiteboard oder einem Kalender (auf Ihrem Mobilgerät) erstellen, damit Sie sie abhängig von Ihrem Zeitplan für diesen Tag jeden Tag aktualisieren können.
2. Gönnen Sie sich alle ein bis zwei Stunden eine Pause von 10 Minuten. Es kann schwierig sein, sich länger als 1-2 Stunden auf eine Aufgabe oder eine Gruppe von Aufgaben zu konzentrieren. Machen Sie jede Stunde oder alle zwei Stunden eine Pause von 10 Minuten, damit Sie sich nicht überarbeitet oder überarbeitet fühlen. Während dieser kurzen Pause sollten Sie aufstehen und im Büro herumlaufen oder mit einem Kollegen in der Cafeteria sprechen. Sie können eine Tasse Kaffee trinken oder einen kurzen Spaziergang im Freien machen. Versuchen Sie, die Pausen nicht länger als 10 Minuten oder weniger zu machen, damit Ihr Zeitplan nicht gestört wird.
   • Sie können auch jede Stunde 10 tiefe Atemzüge machen, um Ihren Geist zu klären und eine Pause einzulegen. Dies kann Ihnen helfen, eine andere Perspektive auf die Aufgabe zu gewinnen, die Sie ausführen oder ausführen werden, und Sie können sich trotz Ihres geschäftigen Arbeitstages eine Weile auf sich selbst konzentrieren.
3. Versuchen Sie, jede Aufgabe beim ersten Mal korrekt auszuführen. Es ist besser, sich Zeit zu nehmen und jede Aufgabe sofort richtig zu erledigen, als durch Ihren Kalender zu stürzen und einen Blick auf jede Aufgabe zu werfen. Das schnelle Durchsuchen Ihrer E-Mails kann zu einem dauerhaften E-Mail-Austausch führen, insbesondere wenn Sie kryptische oder verwirrende E-Mails an Kunden senden. Treten Sie auf die Bremse und nehmen Sie sich Zeit, um klare E-Mails zu schreiben oder Ihre Notizen aus der Schule zu lesen. Wenn Sie eine Aufgabe beim ersten Mal richtig ausführen, können Sie auf lange Sicht viel Zeit verschwenden.
4. Bitten Sie einen Freund oder Kollegen, Sie von Zeit zu Zeit auf den Punkt zu bringen. Manchmal brauchen wir die Unterstützung anderer, um uns auf die Aufgaben zu konzentrieren, die erledigt werden müssen. Bitten Sie einen engen Freund, Elternteil, Geschwister oder Kollegen, von Zeit zu Zeit Ihren Zeitplan zu überprüfen.
   • Sie können Ihnen dann eine Tasse Kaffee bringen oder etwas Nettes sagen, sodass Sie sich einen Moment Zeit nehmen können, um zu lächeln oder zu lachen und dann zu Ihren täglichen Aufgaben zurückzukehren. Während Sie beschäftigt sein können, kann das bloße Kennenlernen mit einem Freund Ihre Stimmung verbessern und zu einem besseren Zeitmanagement führen.

Methode 3 von 3: Ablenkungen beseitigen

1. Vermeiden Sie es, Ihre E-Mails willkürlich zu überprüfen. Durch zufälliges Überprüfen Ihrer E-Mails kann an Ihrem Arbeitstag ein Start-Stopp-Start-Muster erstellt und Zeit verschwendet werden. Vermeiden Sie es, Ihr E-Mail-Programm den ganzen Tag über ständig zu öffnen, insbesondere wenn Sie sich auf eine ganz andere Aufgabe konzentrieren sollen. Planen Sie dreimal am Tag ein, um Ihre E-Mails zu lesen: am frühen Morgen, nach dem Mittagessen und am Nachmittag. Dies stellt sicher, dass Sie nicht den ganzen Tag über von einem kontinuierlichen Strom von E-Mails abgelenkt werden und dass Sie Zeit für die Bearbeitung Ihrer E-Mails eingeplant haben.
   • Das gleiche Prinzip kann auf andere Kommunikationsformen angewendet werden, z. B. Voicemail, Textnachrichten oder Telefonanrufe. Versuchen Sie nicht, immer erreichbar zu sein, es sei denn, Sie erwarten eine wichtige Nachricht oder einen Anruf. Dies begrenzt Unterbrechungen Ihres Workflows und hilft Ihnen, Ihren Zeitplan einzuhalten.
2. Schalten Sie Ihr Telefon und Ihre Internetverbindung aus. Wenn möglich, wählen Sie mindestens eine Stunde Ihres Arbeitstages, in der Ihr Telefon und die Internetverbindung ausgeschaltet sind. Auf diese Weise können Sie sich bei Bedarf voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren, ohne von Ihrem Telefon oder Internet abgelenkt zu werden.
   • Wenn Sie sich diese Ablenkung ersparen, können Sie auch eine Abschlussarbeit oder einen umfassenden Bericht verfassen. Indem Sie Ihr Telefon stumm schalten, stellen Sie sicher, dass Sie keine Entschuldigung haben, Ihr Telefon alle fünf Minuten zu überprüfen oder sich in das Scrollen durch soziale Medien hineinziehen zu lassen.
3. Lassen Sie andere um Sie herum wissen, dass Sie nicht gestört werden möchten. Versuchen Sie, andere nicht zu ermutigen, Sie abzulenken oder andere abzulenken, indem Sie alle um Sie herum wissen lassen, dass Sie arbeiten.Dies kann bedeuten, dass Sie Ihre Tür schließen oder ein Schild anbringen, auf dem steht, dass Sie nicht gestört werden möchten. Sie können auch eine E-Mail im Büro senden, um alle daran zu erinnern, dass bestimmte Zeiten ruhige Bürozeiten sind.
4. Versuchen Sie, sich nicht von Ihrer Routine ablenken zu lassen. Wenn Sie eine Liste mit Aufgaben (oder Arbeitsplänen) erstellt haben, einschließlich Sicherheitsvorkehrungen, um nicht abgelenkt zu werden, nutzen Sie Ihre Willenskraft und Konzentration, um sich an Ihre Routine zu halten. Die meisten Menschen kennen den Unterschied zwischen gut genutzter und verschwendeter Zeit. Achten Sie also darauf, nicht in eine zeitraubende Falle zu tappen. Verwenden Sie Ihren Zeitplan als Unterstützung, und am Ende des Tages werden Sie das Gefühl der Leistung und der gut investierten Zeit genießen.