Inhalt

• Schreiten
• Teil 1 von 3: Klar kommunizieren
• Teil 2 von 3: Sei ein guter Zuhörer
• Teil 3 von 3: Elektronische Kommunikation
• Tipps

Missverständnisse können sowohl lustig als auch frustrierend sein. Wenn Sie Missverständnisse reduzieren möchten, sprechen Sie klar und nehmen Sie nichts an. Wenden Sie sich an die Person, um sicherzustellen, dass Sie verstanden werden. Seien Sie bei der elektronischen Kommunikation klar, präzise und informativ. Ein guter Zuhörer zu sein, kann auch dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden. Wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit auf Ihre Gespräche richten, können Sie das Risiko von Missverständnissen verringern.

Schreiten

Teil 1 von 3: Klar kommunizieren

1. Erst denken, dann sprechen. Wenn Sie zuerst darüber nachdenken, was Sie sagen sollen, können Sie Ihre Gedanken besser organisieren und sich darauf vorbereiten, etwas Sinnvolles zu sagen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Worte so organisiert sind, dass Sie sagen können, was Sie meinen, insbesondere wenn Sie kurz vor einem wichtigen Gespräch stehen.
   • Denken Sie daran, dass Ihre Einstellung und Ihr Ton viel vermitteln können. Beschränken Sie Ihre Aufmerksamkeit auf das Thema und versuchen Sie, nicht davon abzuweichen.
   • Wenn Sie Probleme haben zu sagen, was Sie sagen möchten, schreiben Sie einige Punkte auf, um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen, was Sie sagen möchten.
   • Machen Sie eine bewusste Pause, bevor Sie sprechen. Wir neigen oft dazu, kopfüber in ein Gespräch einzutauchen, aber wenn wir absichtlich innehalten und uns einen Moment Zeit nehmen, um unsere Gedanken zu organisieren, bevor wir sprechen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass unsere Kommunikation klar ist und Zuschauer bereit sind, zuzuhören.
2. Aufmerksamkeit erregen. Die Aufmerksamkeit einer Person zu haben bedeutet sicherzustellen, dass sie zuhört und versteht, was Sie sagen. Machen Sie Augenkontakt und stellen Sie sicher, dass die Person zuhört. Wenn die andere Person abgelenkt ist oder mit etwas anderem beschäftigt ist, bitten Sie um ihre Aufmerksamkeit oder versuchen Sie es zu einem anderen Zeitpunkt. Wenn die andere Person von etwas anderem abgelenkt zu sein scheint, bitten Sie um Aufmerksamkeit, indem Sie sagen: "Ich möchte sicherstellen, dass Sie verstehen" oder "Ich würde Ihre volle Aufmerksamkeit schätzen."
   • Wenn die Person abgelenkt zu sein scheint, sagen Sie ihnen, dass Sie später sprechen werden, wenn sie verfügbarer ist.
   • Wenn Sie beispielsweise mit jemandem sprechen müssen, dieser aber etwas anderes tut, teilen Sie ihm mit, dass Sie sprechen müssen und dass Sie seine Aufmerksamkeit wünschen.
   • Schreien oder rufen Sie niemanden an, um Aufmerksamkeit zu erregen - gehen Sie zu dieser Person und sprechen Sie sie nach Möglichkeit persönlich an.
3. Überprüfen Sie Ihre Annahmen. Sie können davon ausgehen, dass jeder versteht, was Sie sagen oder was Sie von ihm verlangen, aber um auf der sicheren Seite zu sein, klären Sie alles, bei dem sich die Person möglicherweise nicht sicher ist. Wenn Sie beispielsweise Anweisungen geben, erklären Sie, was die Person sonst noch tun muss, um sich vorzubereiten. Sie können das Wissen oder die Fähigkeiten einer Person überschätzen oder unterschätzen, also fragen Sie besser.
   • Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie mit jemandem aus einer anderen Kultur als Ihrer sprechen. Sie können annehmen, dass sie Jargon oder eine andere Sprache verstehen, aber es tut nicht weh zu fragen. Wenn jemand verwirrt aussieht, versuchen Sie es besser zu erklären.
4. Höflich sein. Höflich in der Kommunikation zu sein bedeutet, offen, ehrlich und freundlich zu sein. Sie sagen nichts, was passiv-aggressiv, sarkastisch oder verletzend für oder über die Person sein könnte, mit der Sie sprechen. Konzentrieren Sie sich darauf, freundlich zu sein und zu sagen, was Sie auf leicht verständliche Weise meinen. Wenn Sie andere Menschen unterbrechen, unhöflich oder respektlos sind, werden Sie nicht effektiv kommunizieren.
   • Sarkasmus kann leicht missverstanden werden. Es mag zwar lustig sein, aber es kann dennoch zu Missverständnissen führen, wenn Sie das Gegenteil von dem sagen, was Sie wirklich meinen. Die Leute können verwirrt darüber sein, was Sie eigentlich meinen. Sarkasmus kann auch ungewollt gemein sein.
5. Überprüfen Sie das Verständnis. Stellen Sie sicher, dass die Person Sie verstanden hat. Sie tun dies, indem Sie einfach fragen: „Ist das klar?“ Oder: „Haben Sie Fragen?“ Dies gibt der Person die Möglichkeit, Zweifel oder Bedenken zu äußern, die sie möglicherweise hat.
   • Dies kann Menschen helfen, sich wohl zu fühlen, wenn sie Fragen stellen oder um Klärung bitten.
   • Wenn Sie Anweisungen geben, bitten Sie die Person, diese zu wiederholen, damit Sie wissen, dass sie sie versteht.
   • In einigen Fällen ist es angebracht, eine kurze Zusammenfassung vorzulegen.
     • Zum Beispiel: "Um klar zu sein, werden wir zuerst das Ramaker-Konto in Angriff nehmen und dann ein kurzes Treffen zur Behebung der Kommunikationsprobleme abhalten. Verstanden?'
6. Nachverfolgen. Wenden Sie sich an die Person, mit der Sie kommunizieren, um sicherzustellen, dass Sie klar kommuniziert haben. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail gesendet haben, senden Sie eine weitere Frage: "Wie geht es Ihnen?" Haben Sie Fragen? "Wenn Sie mit jemandem gesprochen haben, fragen Sie ihn einige Tage später." Bitte überprüfen Sie. Alles gutte?'
   • Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie möglicherweise falsch kommuniziert haben, nutzen Sie diesen Moment, um alles klar zu vermitteln und zu klären, was verwirrend sein könnte.

Teil 2 von 3: Sei ein guter Zuhörer

1. Körpersprache verstehen. Ein Großteil der Kommunikation ist nonverbal. Achten Sie darauf; es kann sehr wichtig sein. Behalten Sie den Augenkontakt bei und achten Sie auf Änderungen Ihres eigenen Augenkontakts oder des Augenkontakts der anderen Person. Achten Sie auf die Haltung und den Gesichtsausdruck einer Person und prüfen Sie, ob Inkonsistenzen vorliegen. Wenn Sie Unterschiede feststellen, fragen Sie erneut oder bitten Sie um Klärung.
2. Hör gut zu. Schenken Sie Ihre volle Aufmerksamkeit, wenn jemand spricht. Viele Menschen versuchen zu überlegen, was sie als nächstes sagen sollen, bleiben aber mit der sprechenden Person verbunden. Menschen schätzen es, wenn sie sich gehört und verstanden fühlen, und eine der besten Möglichkeiten, dies zu tun, besteht darin, aktiv zuzuhören. Drehen Sie Ihren Körper zu ihnen und lehnen Sie sich zu ihnen. Lassen Sie sich nicht ablenken (z. B. durch Mobiltelefone) und bleiben Sie bei der Person präsent.
   • Hören Sie nicht nur auf die Worte, die die Person sagt, sondern auch auf die Informationen und die Art und Weise, wie sie kommuniziert. Zum Beispiel kann sich die Stimme der Person ändern, wenn sie über etwas Emotionales spricht oder sich unwohl fühlt.
3. Unterbrechen Sie den anderen nicht. Wenn jemand anderes spricht, tun Sie Ihr Bestes, um ihn nicht zu unterbrechen. Lassen Sie die Person ihre Gedanken beenden, bevor Sie etwas anderes hinzufügen oder sagen. Auf diese Weise zeigen Sie, dass Sie zuhören und schätzen, was die Person sagt. Wenn Sie dazu neigen, Menschen häufig zu unterbrechen, fühlen sie sich möglicherweise frustriert und sagen nicht alles, was sie sagen möchten.
   • Jemanden seine Gedanken beenden zu lassen bedeutet, dass Sie vollständig zuhören und sich nicht um Ihre eigenen Worte kümmern. Auf diese Weise fühlt sich die Person wohler, wenn sie alles teilt und nicht vergisst, was sie oder er sagen wollte, weil das Gespräch abgelenkt wurde.
4. Fragen stellen. Wenn etwas unklar ist oder Sie etwas nicht ganz verstehen, stellen Sie unbedingt eine Frage dazu. Versuchen Sie etwas zu sagen wie: "Möchten Sie klarstellen, was Sie mit ___ meinen?" Oder "Ich bin nicht sicher, ob ich ___ verstehe. Kannst du das erklären?'
   • Wenn die Person noch spricht und Sie sie nicht unterbrechen möchten, schreiben Sie die Frage auf, damit Sie nicht vergessen, sie zu stellen.

Teil 3 von 3: Elektronische Kommunikation

1. Organisieren Sie die Informationen. Wenn Sie versuchen, Informationen zu übermitteln, müssen Sie sicherstellen, dass die Informationen die Person effektiv erreichen. Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung planen, müssen Sie wichtige Details angeben: Ort, Zeit und was die Leute mitbringen sollten. Geben Sie klare Anweisungen oder Schritte an, die Personen ausführen müssen, und stellen Sie sicher, dass die Informationen klar sind.
   • Stellen Sie vor dem Senden der Informationen oder der Einladung sicher, dass sie alle erforderlichen Informationen enthalten.
2. Verwenden Sie weniger Wörter. Wenn Sie per SMS oder E-Mail kommunizieren, kommen Sie auf den Punkt. Eine lange E-Mail kann verwirren, was Sie vermitteln möchten. Wenn Sie beispielsweise eine Anfrage stellen, kommen Sie direkt zum Punkt und stellen Sie Ihre Anfrage. Sie können sagen, warum die Anfrage gestellt werden soll, aber nicht auf unbestimmte Zeit fortfahren. Sagen Sie einfach, was Sie brauchen, und beenden Sie die E-Mail kurz danach.
   • Wenn Sie dazu neigen, lange E-Mails oder Texte zu schreiben, werden die Leute sie wahrscheinlich durchblättern, anstatt sie gründlich zu lesen. Wenn Sie Ihren langen Briefen nicht entkommen können, sollten Sie die wichtigsten Dinge ganz oben platzieren.
   • Denken Sie daran, dass E-Mails keine sozialen Signale wie Mimik und Tonfall senden. Verwenden Sie daher eine klare Sprache und vermeiden Sie Sarkasmus.
     • Emojis sind in sozialen E-Mails nützlich, in den meisten geschäftlichen E-Mails jedoch nicht.
3. Konzentrieren Sie sich auf ein Thema. Halten Sie die Nachricht so einfach wie möglich. Rasseln Sie nicht weiter und gehen Sie nicht auf viele zusätzliche Details ein und behandeln Sie nicht mehrere Betreffs in einer E-Mail. Es ist besser, sich auf jeweils einen Artikel oder ein Thema zu konzentrieren als auf viele Dinge in einer einzigen E-Mail. Wenn Sie mehrere Dinge zu besprechen haben, besprechen Sie diese einzeln per E-Mail. Auf diese Weise kann die Person jede E-Mail löschen, wenn sie mit jedem Thema fertig ist, und nicht vergessen, etwas zu tun oder etwas anzusprechen.
   • Wenn Sie unbedingt mehrere Themen gleichzeitig behandeln möchten, geben Sie eine klare Abgrenzung. Verwenden Sie Aufzählungszeichen oder ordnen Sie sie neu an, um den Inhalt zu verdeutlichen.
4. Komm auf den Punkt. Während es in Ordnung ist, Ihre E-Mails mit "Wie geht es Ihnen?" Oder einer anderen Art von Spaß zu beginnen, verbringen Sie nicht zu viel Zeit damit, über etwas zu sprechen, das nichts mit dem zu tun hat, was Sie vermitteln möchten. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Anfrage oder die Informationen, die Sie mit der Person teilen möchten. Nicht um den heißen Brei herumreden oder eine lange Einführung geben. Gehen Sie stattdessen auf den Punkt, was Sie sagen möchten oder müssen.

Tipps

• Vermeiden Sie Sarkasmus in Chats, Instant Messaging oder E-Mails ohne Emojis. Sarkasmus wird oft nicht richtig per Text kommuniziert, daher ist es besser, ihn persönlich zu machen.