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• Schritte

Die Genauigkeit der Bestandsbuchhaltung wirkt sich auf verschiedene Aspekte der Betriebsabläufe eines Unternehmens aus. Der Einkauf ist auf Bestandsdaten angewiesen, um regelmäßige Materialeinkäufe anzustoßen. Fertigungs- und Planungsabteilungen benötigen genaue Bestandsdaten, um den Produktionsprozess zu planen. Ungenaue Bestandsdaten können zu Engpässen bei bestimmten Materialien führen, was zu Verzögerungen bei der Lieferung von Produkten an die Kunden und möglicherweise zu Geschäftsunterbrechungen führen kann. Unternehmen können die Genauigkeit ihrer Bestandsdatenbanken verbessern, indem sie spezifische Buchhaltungsverfahren entwickeln und die Einhaltung der Mitarbeiter-Compliance überwachen.

Schritte

1. 1 Entwickeln Sie Verfahren für den Umgang mit Materialien in der Organisation. Sie sollten eine detaillierte Beschreibung der Schritte enthalten, die von den Arbeitern befolgt werden müssen, wenn Materialien im Unternehmen ankommen und in die Produktion freigegeben werden.
   • Die Verfahren sollten auch das Verhalten der Mitarbeiter beschreiben, wenn sie beschädigte Bestände, Mängel und Fehlmengen feststellen.
2. 2 Schulen Sie das Personal, um in Übereinstimmung mit den Verfahren zu arbeiten. Die Mitarbeiter des Unternehmens müssen alle Verfahren gründlich kennen.
   • Jeder Mitarbeiter muss die Bedeutung einer genauen Bestandskontrolle und deren Auswirkungen auf das Unternehmen als Ganzes verstehen.
   • Für einzelne Personalgruppen können separate Schulungen organisiert werden, die sich speziell auf ihren Arbeitsbereich konzentrieren. Produktionsmitarbeiter haben beispielsweise ihre eigenen Verfahren für den Umgang mit Materialien, die sich von denen in der Einkaufsabteilung unterscheiden.
3. 3 Überwachen Sie die Leistung der Mitarbeiter und führen Sie Audits durch. Inventurverfahren sind nur dann wertvoll, wenn sie von den Arbeitern befolgt werden. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die festgelegten Verfahren befolgen.
   • Eine Prüfung der Primäraufzeichnungen und Rechnungen kann überprüfen, ob die Mitarbeiter die Bestandsverwaltungsverfahren befolgen.
4. 4 Richten Sie einen Zyklus von Zwischenbestandsprüfungen ein. Ihre Häufigkeit hängt von der Umschlagshäufigkeit oder dem Wert der jeweiligen Aktiengruppen ab.
   • Um einen Bestandsplan zu entwickeln, können Bestände in Gruppen mit unterschiedlicher Häufigkeit der Neuberechnung eingeteilt werden. Beispielsweise könnte ein Unternehmen beschließen, die Verfügbarkeit von umsatzstarken Teilen jeden Monat zu inventarisieren, umsatzschwache Teile jedoch zweimal im Jahr.
   • Das Unternehmen muss seine Mitarbeiter schulen, um eine kontinuierliche Bestandsaufnahme zu führen. In diesem Fall sind die Bestandsbuchhalter mit der Bestandsliste, den mit ihnen durchgeführten Operationen und den Maßnahmen bei Engpässen vertraut.
   • Eine kontinuierliche Bestandsbuchhaltung bedeutet auch, die Gründe für Fehlmengen zu identifizieren, wenn sie entdeckt werden. Dies kann Aufschluss über bestehende Probleme in der Warenwirtschaft geben.
5. 5 Entwickeln Sie ein Verfahren zum Umgang mit Engpässen. In einigen Organisationen muss die Tatsache, dass die Engpässe abgeschrieben werden, von der Geschäftsleitung zertifiziert werden. Wird eine Unterdeckung festgestellt, muss der Bestandsbuchhalter die Buchführungsdaten mit der tatsächlichen Verfügbarkeit der Bestände in Einklang bringen.
6. 6 Planen Sie die jährlichen Gesamtbestände. Jährliche Inventuren können 1-2 mal im Jahr durchgeführt werden, um alle Bestände nachzuzählen und die Buchhaltungsdaten mit dem Ist-Zustand in Einklang zu bringen.
   • Abweichungen zwischen der tatsächlichen Bestandsmenge und den bei der Inventur festgestellten Buchführungsdaten ermöglichen auch eine Beurteilung der Effektivität der Organisation der Bestandsbuchhaltung und der Buchführung selbst.