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Es gibt viele verschiedene Situationen, in denen ein Kunde Unternehmen oder Hersteller wegen verschiedener geschäftlicher Probleme kontaktieren muss. Aber wenn es an der Zeit ist, eine E-Mail an den Kundenservice zu senden, fühlen sich manche Leute vielleicht ratlos. Häufig stellt sich die Frage, wie solche Briefe in elektronischer Form zu verfassen sind, da sie meist in Papierform verfasst werden, und welche allgemein anerkannten Standards bei Briefen dieser Art am häufigsten angewendet werden. Obwohl diese Standards je nach Branche, Region und Kultur variieren, gibt es einige allgemeine Richtlinien, um sicherzustellen, dass die an den Helpdesk gesendete E-Mail effektiv ist. Hier sind die Top-Empfehlungen von denen, die schon einmal auf diese Art von E-Mail gestoßen sind.
Schritte
Methode 1 von 1: Schreiben Sie eine E-Mail an den Kundenservice
1 Überprüfen Sie die Website. Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen Ihr Problem noch nicht gelöst hat, bevor Sie Ihre E-Mail senden. Dies spart allen Zeit und Mühe, auch Ihnen, und wird sehr geschätzt. - Suchen Sie beim Durchsuchen der Website nach den besten Kommunikationskanälen. E-Mail ist nicht immer der beste Kanal, und Sie müssen diese Unternehmensrichtlinien respektieren und sie auf andere Weise kontaktieren. Viele Unternehmen bieten Telefonsupport und zusätzliche Supportleistungen wie ein Postfach an.
2 Suchen Sie im Internet nach speziellen Online-Ressourcen. Viele Unternehmen bieten benutzerdefinierte E-Mail-Adressen für spezielle Probleme wie Versandverfolgung, Produktrücksendungen oder technischen Support an. Es ist möglich, dass die Nutzung der bereitgestellten Kommunikationskanäle viel effektiver ist als ein Standardbrief an die allgemeine E-Mail des Unternehmens. Darüber hinaus kann der Prozess der Verknüpfung mit dem Unternehmen erheblich länger dauern, wenn Sie die bereitgestellten Mitteilungen ignorieren. 
3 Fügen Sie Ihrem Support-Anschreiben personenbezogene Daten hinzu. Das Unternehmen muss wissen, welche Produkte oder Dienstleistungen Sie gekauft haben, sowie das Kaufdatum und die voraussichtlichen Liefertermine für das Produkt oder die Dienstleistung. Das Unternehmen muss möglicherweise auch Ihre Privatadresse und die Anzahl der gekauften Artikel kennen. Stellen Sie sicher, dass all dies in Ihrer E-Mail angegeben ist. 
4 Verwenden Sie einen geeigneten Ton. Einige Experten weisen darauf hin, dass Briefe an den Kundenservice, die ohne Rücksicht auf die Etikette verfasst wurden, ignoriert werden können oder ihre Wirksamkeit viel geringer sein wird.Versuchen Sie, sich an einen bestimmten Schreibstil zu halten, der Ihren Bildungs- und Wissensstand zeigt, ohne zu provokative Aussagen zu verwenden. 
5 Fragen Sie direkt nach dem, was Sie wollen. Viele erfahrene Kundenservice-E-Mail-Autoren finden es am besten, offen über Ihre Erwartungen zu sprechen. Das Unternehmen kann mit Ihren Anforderungen einverstanden sein oder nicht, aber durch klare Informationen helfen Sie dem Unternehmensvertreter nicht nur, Ihren Standpunkt zu verstehen, sondern zeigen auch Ihre Meinung zu allen aufkommenden Problemen, Produkten oder anderen Problemen im Kundenservice. - Erfahren Sie mehr über die Unternehmenspolitik. Wenn Sie Ihre Anfrage schreiben, können Sie zunächst recherchieren, um herauszufinden, welche Anforderungen am wahrscheinlichsten erfüllt werden. Es liegt an Ihnen, das aufgetretene Problem zu lösen, aber das Verständnis der Position des Unternehmens wird Ihnen helfen, Ihre Botschaften effektiver zu gestalten.
