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• Schritte

Wenn Sie eine Liste oder Datentabelle aus Word nach Excel verschieben möchten, müssen Sie nicht alle Informationen kopieren und in separate Zellen in der Tabelle einfügen. Wenn Sie Word-Dokumente zuerst richtig formatieren, können Sie sie mit nur wenigen Klicks einfach in Excel importieren.

Schritte

Methode 1 von 2: Konvertieren einer Liste

1. 

   Verstehen Sie, wie Dokumente konvertiert werden. Wenn Sie ein Dokument in Excel importieren, werden bestimmte Zeichen verwendet, um zu bestimmen, welche Daten in die einzelnen Zellen der Excel-Tabelle eingehen. Indem Sie vor dem Importieren mehrere Formatierungsschritte ausführen, können Sie steuern, wie die endgültige Tabelle angezeigt wird, und die manuelle Formatierung, die Sie durchführen müssen, minimieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie eine große Anzahl von Listen aus Word-Dokumenten in Excel importieren.
   • Diese Methode funktioniert am besten, wenn Sie eine Liste mit mehreren Elementen haben, die jeweils gleich formatiert sind (Adressliste, Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw.).

2. 

   
   
   Scannen Sie das Dokument auf Formatierungsfehler. Bevor Sie den Konvertierungsprozess starten, müssen Sie sicherstellen, dass jedes Element auf die gleiche Weise formatiert ist. Dies bedeutet, dass Sie alle Satzzeichenfehler beheben oder Elemente ausrichten müssen, die nicht zum Rest passen. Damit soll sichergestellt werden, dass die Daten korrekt übertragen werden.

3. 

   
   
   Zeigt Formatierungszeichen in Word-Dokumenten an. Die allgemeine Anzeige versteckter Formatierungszeichen hilft Ihnen dabei, den besten Weg zum Trennen von Elementen zu finden. Sie können sie anzeigen, indem Sie auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche "Absatzmarken ein- / ausblenden" klicken oder drücken Strg+⇧ Schicht+*
   • Die meisten Listen haben eine Absatzmarkierung am Ende jeder Zeile oder eine am Ende einer Zeile und eine in einer leeren Zeile zwischen den Elementen. Absatzmarkierungen sind das Mittel zum Einfügen der Zeichen, die von Excel zur Unterscheidung zwischen Zellen verwendet werden.

4. 

   
   
   Ersetzt Absatzmarkierungen zwischen den einzelnen Elementen, um zusätzliche Leerzeichen zu entfernen. Excel verwendet den Abstand zwischen Elementen, um die Linie zu definieren. Von nun an müssen Sie dieses Element entfernen, um den Formatierungsprozess zu unterstützen. Keine Sorge, wir werden es in Kürze wieder hinzufügen. Dies funktioniert am besten, wenn Sie eine Absatzmarkierung am Ende des Elements und die andere im Abstand zwischen den Elementen haben (zwei in einer Zeile).
   • Drücken Sie Strg+H. um das Fenster Suchen und Ersetzen zu öffnen.
   • Importieren ^ p ^ p im Feld Suchen. Hier ist der Code für den Fall von zwei Absatzmarken in einer Zeile. Wenn jedes Element eine separate Zeile ist und keine Leerzeilen dazwischen sind, verwenden Sie Code ^ p.
   • Geben Sie das Trennzeichen in das Feld Ersetzen ein. Stellen Sie sicher, dass es sich nicht um ein Zeichen handelt, das an einer beliebigen Stelle im Dokument angezeigt werden kann, z. B. eine Markierung ~.
   • Klicken Sie auf Alle ersetzen. Elemente können einzeln zusammengeführt werden, dies ist jedoch kein Problem, solange sich das Trennzeichen an der richtigen Position befindet (zwischen den einzelnen Elementen).

5. 

   Trennen Sie jedes Element in separate Felder. Nachdem die Elemente getrennt wurden, damit sie in zukünftigen Zeilen angezeigt werden können, müssen Sie die Daten angeben, die in den einzelnen Feldern angezeigt werden. Wenn beispielsweise jeder Artikel ein Name in der ersten Zeile ist, die Privatadresse in der zweiten Zeile steht, das Land und die Postleitzahl in der dritten Zeile stehen, können Sie dies tun
   • Drücken Sie Strg+H. um das Fenster Suchen und Ersetzen zu öffnen.
   • Löschen Sie eine der Absatzmarken ^ p im Feld Suchen.
   • Ändern Sie das Zeichen im Feld Ersetzen in ein Komma ,.
   • Klicken Sie auf Alle ersetzen. Die verbleibenden Absatzsymbole werden durch Kommas ersetzt, um jede Zeile von einem Feld zu trennen.

6. 

   Ersetzen Sie die Trennzeichen, um den Formatierungsvorgang abzuschließen. Nachdem Sie die beiden oben genannten Schritte zum Suchen und Ersetzen ausgeführt haben, sieht Ihre Liste nicht mehr wie die Liste aus. Alle Informationen bleiben in derselben Zeile, aber zwischen den einzelnen Daten wird ein Komma angezeigt. Dieser letzte Such- und Ersetzungsschritt gibt Daten an das Listenlayout zurück, behält jedoch Kommas zur Identifizierung der Felder bei.
   • Drücken Sie Strg+H. um das Fenster Suchen und Ersetzen zu öffnen.
   • Importieren ~ (oder ein beliebiges Zeichen, das Sie ursprünglich ausgewählt haben) im Feld Suchen.
   • Importieren ^ p im Feld Ersetzen.
   • Klicken Sie auf Alle ersetzen. Das gesamte Element wird wieder in separate Gruppen aufgeteilt und durch Kommas getrennt.

7. 

   Als reine Textdatei speichern. Nach Abschluss der Formatierung können Sie das Dokument als Textdatei speichern. Dadurch kann Excel die Datei lesen und analysieren, sodass die Daten in die richtigen Felder eingefügt werden.
   • Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie "Speichern unter".
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Dateityp" und wählen Sie "Nur Text".
   • Benennen Sie die Datei nach Ihren Wünschen und klicken Sie auf Speichern.
   • Wenn das Fenster Dateikonvertierung angezeigt wird, klicken Sie einfach auf OK.

8. 

   Öffnen Sie die Datei in Excel. Nachdem Sie die Datei als einfachen Text gespeichert haben, können Sie das Dokument in Excel öffnen.
   • Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Öffnen.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Alle Excel-Dateien" und wählen Sie "Textdateien".
   • Klicken Sie im Fenster des Textimport-Assistenten auf Weiter>.
   • Wählen Sie "Komma" aus der Trennzeichenliste. Sie können sehen, wie die Elemente in der unteren Vorschau getrennt sind. Klicken Sie dann auf Weiter>.
   • Wählen Sie das Datenformat für jede Spalte aus und klicken Sie auf Fertig stellen.
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Methode 2 von 2: Konvertierung von Tabellen

1. 

   Erstellen Sie eine Tabelle in Word mit vorhandenen Daten. Wenn Sie eine Liste von Daten in Word haben, können Sie diese in ein Word-Tabellenformat konvertieren und die Tabelle schnell nach Excel kopieren. Wenn die Daten bereits tabellarisch vorliegen, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
   • Wählen Sie den gesamten Text aus, den Sie in eine Tabelle konvertieren möchten.
   • Wählen Sie die Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf die Schaltfläche Tabelle.
   • Wählen Sie "Text in Tabelle konvertieren".
   • Geben Sie die Anzahl der Zeilen pro Datensatz in das Feld "Anzahl der Spalten" ein. Wenn zwischen den einzelnen Datensätzen eine Leerzeile steht, addieren Sie 1 zur Gesamtsumme.
   • OK klicken.

2. 

   Überprüfen Sie das Format der Tabelle. Word erstellt die Tabelle basierend auf Ihrem Setup. Überprüfen Sie erneut, ob alles vorhanden ist.

3. 

   Klicken Sie auf das kleine "+" - Zeichen in der oberen linken Ecke der Tafel. Diese Markierung wird angezeigt, wenn Sie mit der Maus über das Brett fahren. Wenn Sie auf klicken, werden alle Daten in der Tabelle ausgewählt.

4. 

   Drücken Sie.Strg+C.Daten kopieren. Sie können auch auf die Schaltfläche "Kopieren" auf der Registerkarte "Startseite" klicken.

5. 

   Öffnen Sie Excel. Nachdem die Daten kopiert wurden, können Sie Excel öffnen. Wenn Sie Daten in eine vorhandene Tabelle aufnehmen möchten, öffnen Sie die Tabelle. Positionieren Sie den Mauszeiger an der Stelle, an der die obere linke Zelle der Tabelle angezeigt werden soll.

6. 

   Drücken Sie.Strg+V.um die Daten einzufügen. Jede Word-Tabellenzelle wird in separate Zellen in der Excel-Tabelle importiert.

7. 

   Trennen Sie die verbleibenden Spalten. Abhängig von der Art der Daten, die Sie importieren, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Formatierungen vornehmen. Wenn Sie beispielsweise eine Stadtadresse mit einem abgekürzten Ländernamen eingeben, befindet sich die Postleitzahl möglicherweise im selben Feld. Sie können Excel bearbeiten, um diese Daten automatisch zu extrahieren.
   • Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, die Sie teilen möchten, um die gesamte Spalte auszuwählen.
   • Wählen Sie die Registerkarte "Daten" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Text in Spalten".
   • Klicken Sie auf Weiter> und wählen Sie "Komma" im Feld Trennzeichen. Wenn Sie das obige Beispiel verwenden, wird die Stadt vom abgekürzten Ländernamen und der Postleitzahl getrennt.
   • Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Änderungen zu speichern.
   • Wählen Sie die zu teilende Spalte aus und wiederholen Sie den Vorgang. Wählen Sie diesmal jedoch "Leerzeichen" anstelle von "Komma" als Trennzeichen. Der abgekürzte Ländername wird von der Postleitzahl getrennt.
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