Inhalt

• Schreiten
• Teil 1 von 3: Sich identifizieren
• Teil 2 von 3: Sagen Sie mit
• Teil 3 von 3: Zusammenfassung
• Tipps
• Warnungen

Wenn Sie häufig Kunden für Ihren Job anrufen müssen, besteht eine gute Chance, dass Sie häufig eine Voicemail hinterlassen müssen. Aber was genau solltest du nach dem Piepton sagen? Es kann nervenaufreibend sein, sich alle relevanten Informationen zu merken, um zu kommunizieren, was möglicherweise verhindert, dass wichtige Details gesagt werden. Wenn Sie ein Voicemail-System verwenden, müssen Sie nie wieder verwirrte und improvisierte Voicemails aufnehmen. Indem Sie schnell eine Checkliste in Ihrem Kopf durchgehen, können Sie sicherstellen, dass Sie alle erforderlichen Informationen bereitgestellt haben und eine bessere Chance haben, zurückgerufen zu werden.

Schreiten

Teil 1 von 3: Sich identifizieren

1. Verwenden Sie die richtige Intonation. Sobald die Aufzeichnung Ihrer Nachricht beginnt, sollten Sie klar und verständlich sprechen. Versuche nicht zu schnell zu murmeln oder zu reden. Geben Sie Ihr Bestes, um interessiert und fröhlich zu klingen, damit Sie die Aufmerksamkeit des Hörers auf sich ziehen. Obwohl der Empfänger Sie nicht sehen kann, wird Ihre allgemeine Intonation vom Telefon empfangen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die richtige senden.
   • Formulieren Sie alles, was Sie sagen. Ein schlechter Empfang kann Ihre Stimme verzerren und dazu führen, dass Sie ausfallen. Sogar eine normal sprechende Stimme kann wie ein Murmeln durch das Telefon klingen.
   • Ihre Stimme sollte auf die Art des Anrufs abgestimmt sein, den Sie tätigen. Zum Beispiel ist es in Ordnung, fröhlich zu klingen, wenn Sie eine Voicemail hinterlassen, um Ihrem Neffen zum Abschluss der High School zu gratulieren. Wenn Sie jedoch einem trauernden Freund Ihr Beileid aussprechen möchten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Stimme ernst und respektvoll ist.
2. Bitte geben Sie Ihren Namen an. Als erstes müssen Sie Ihren Namen angeben. Auf diese Weise weiß die Person, die Sie anrufen, sofort, mit wem sie es zu tun hat. Ein einfaches "das ist (dein Name)" reicht für die meisten Situationen aus. Wenn Sie noch niemanden getroffen haben, können Sie "Mein Name ist (Ihr vollständiger Name)" wählen. Freunde und Verwandte werden Sie erkennen, ohne sich ausweisen zu müssen. Wenn es sich um einen geschäftlichen Anruf handelt, hat die andere Person sofort einen Namen, der mit der Sprache und der Nachricht verknüpft werden kann, was möglicherweise eine personalisiertere Form der Kommunikation ermöglicht.
   • Dieser Schritt scheint offensichtlich, wird aber von Anrufern oft vergessen.
   • Wenn Sie eine bestimmte Berufsbezeichnung oder eine Beschreibung Ihrer Person haben, die für den Empfänger für das Follow-up nützlich sein kann, fügen Sie diese bitte nach Ihrem Namen ein. Zum Beispiel: "Mein Name ist Dr. Versluis, Radiologe am Universitätsklinikum von Amsterdam "oder" Das ist Ariane Janssens, Chloes Mutter, die mit Ihrer Tochter im Unterricht ist ".
3. Hinterlassen Sie Ihre Telefonnummer. Bitte geben Sie Ihre Telefonnummer sofort nach der Angabe Ihres Namens an. Die meisten Anrufer warten bis zum Ende der Voicemail, um ihre Kontaktinformationen anzugeben. Wenn der Empfänger diese jedoch beim ersten Mal nicht richtig aufschreiben kann, müssen sie die vollständige Nachricht erneut abhören. Denken Sie daran, langsam zu sprechen und alles zu artikulieren, wenn Sie Ihre Telefonnummer kommunizieren, damit sie verständlich ist.
   • Eine einfache Möglichkeit, Ihre Telefonnummer am Anfang einer Nachricht einzufügen, besteht darin, etwas wie "Dies ist (Ihr Name), meine Nummer ist (Ihre Telefonnummer)" oder "Mein Name ist (Name)" zu sagen, und ich werde anrufen (Nummer) ) '.
   • Trotz der Tatsache, dass Anrufer-ID-Funktionen allgegenwärtig sind, wird immer empfohlen, Ihre Telefonnummer zu hinterlassen, falls die anzurufende Person Ihre Nummer nicht gespeichert hat oder wenn Sie einen Rückruf an eine andere Nummer anfordern.
4. Stellen Sie einen Verbindungspunkt bereit. Beim Abhören von geschäftlichen Voicemails oder Nachrichten von unbekannten Absendern werden Personen schnell misstrauisch oder verlieren das Interesse, wenn sie nicht wissen, wer Sie sind und warum Sie anrufen. Beruhigen Sie sie, indem Sie einen gemeinsamen Freund oder eine Referenz erwähnen, die Ihnen ihre Nummer gegeben hat. Dies stellt wiederum sicher, dass der Anruf professioneller wahrgenommen wird. Die Voicemail klingt weniger aufdringlich und es ist wahrscheinlicher, dass Sie einen Rückruf erhalten.
   • Versuchen Sie, eine kurze Einführung beizufügen, die das Interesse des Hörers weckt, z. B. "Ich habe Ihre Nummer von Patrick erhalten, der mir sagte, dass Sie erwägen, Ihr Boot zu verkaufen."
   • Auch wenn Sie keinen geschäftlichen Anruf tätigen, ist es wichtig, einen Ansprechpartner zu finden, um den Empfänger zu beruhigen. "Das ist Bob, dein Nachbar direkt gegenüber" ist persönlicher als "Das ist Bob Vermeersch".

Teil 2 von 3: Sagen Sie mit

1. Überlegen Sie sich vorher, was Sie sagen werden. Stellen Sie vor dem Verlassen einer Voicemail sicher, dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie sagen werden. Dies sollte kein Problem sein, wenn Sie aus einem bestimmten Grund anrufen. Wenn Sie jedoch den Piepton am anderen Ende hören und feststellen, dass Sie beantwortet werden, verlieren Sie möglicherweise die Möglichkeit, zu wissen, was Sie sagen sollen. Teilen Sie die Informationen in separate Punkte und decken Sie sie alle ab, bevor Sie auflegen.
   • Für sehr dringende oder wichtige Voicemails sollten Sie im Voraus eine grobe Version des Skripts schreiben.
   • Wenn Sie häufig den Draht verlieren, konzentrieren Sie sich darauf, Ihren Namen, eine zurückzurufende Nummer und den Grund, aus dem Sie anrufen, in wenigen Worten anzugeben.
   • Stellen Sie sich vor, Sie senden eine Voicemail, um den romantischen Abend von gestern zu verfolgen. Das mentale Verfassen Ihrer Nachricht vor dem Aufnehmen kann einen großen Unterschied darin machen, cool, ruhig und gesammelt oder stotternd und nervös zu wirken.
2. Halten Sie Ihre Nachricht kurz. Begrenzen Sie Ihre Voicemail-Nachrichten auf 20 bis 30 Sekunden. Es gibt nicht viele Situationen, in denen eine Voicemail länger sein muss. Sie sollten den Empfänger nicht mit einer sehr langen Einführung oder Geschichte langweilen. Halten Sie es kurz. Übrigens kann eine kurze Nachricht mehr Neugier wecken und jemanden zur Rückkehr überreden, wenn dies nicht der Fall ist.
   • Andererseits kann eine zu kurze Voicemail-Nachricht dazu führen, dass sich der Empfänger unwichtig fühlt, sodass er sie löschen kann, ohne sie überhaupt abzuhören. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie mit einer privaten Nummer anrufen.
   • Der Zweck des Hinterlassens einer Voicemail besteht darin, jemanden zu veranlassen, Sie zurückzurufen. Es ist nicht beabsichtigt, alle Informationen bereitzustellen, da dies der Zweck des Telefongesprächs war.
3. Beginnen Sie mit den wichtigsten Informationen. Gehen Sie geradeaus und geben Sie deutlich Ihren Grund für den Anruf an. Wenn Sie nur prüfen, ob Sie beispielsweise einen Kaufvorschlag haben oder eine Transaktion verfolgen oder einen Termin bestätigen möchten, müssen Sie dies dem Empfänger klar machen. Ihr Hörer verliert schnell das Interesse, wenn Sie ihm zu Beginn nicht sagen, warum Sie ihn kontaktieren.
   • Sie haben nicht viel Zeit, um Ihren Standpunkt zu vermitteln. Wenn Sie nicht direkt sind, löscht Ihr Hörer die Nachricht, bevor er die entscheidenden Informationen gehört hat.
   • Es ist besser, schlechte Nachrichten wie "Daddy ist im Krankenhaus" direkt zu erhalten. Verwenden Sie den Rest der Nachricht, um sich zu trösten und Erklärungen abzugeben. In jedem Fall ist das besser, als das Thema zu umgehen und Ihren Hörer sich Sorgen machen zu lassen.
4. Sei persönlich und aufrichtig. Widerstehen Sie der Versuchung, eine handgefertigte, allgemein klingende "Telefonstimme" zu nehmen. Sei einfach nett, sei du selbst und rede natürlich. Die Leute wissen, wann sie versuchen, etwas auf eine bestimmte Art und Weise zu verkaufen, und sie geben Ihnen eher eine Chance, wenn sie das Gefühl haben, dass Sie sie als gleichwertig ansprechen.
   • Wenn Sie den Eindruck haben, ein Skript zu lesen, hat Ihr Hörer das Gefühl, dass Sie nur einen weiteren Anruf tätigen, weil Sie dies müssen.

Teil 3 von 3: Zusammenfassung

1. Stellen Sie eine bestimmte Frage oder Anfrage für etwas. Wenn Sie die Nachricht vervollständigen, sollten Sie ausdrücklich angeben, warum der Empfänger Sie zurückrufen soll. Stellen Sie eine genaue Frage oder fordern Sie etwas an, das sie auffordert, das Telefon zu beantworten. Wenn sie sich nach dem Abhören der Voicemail verwirrt oder unsicher fühlen, was genau Sie wollen, hat die Voicemail ihre Marke verfehlt.
   • Probieren Sie Sätze wie "Lassen Sie mich wissen, ob Ihnen das Rezept gefallen hat, das ich Ihnen gesendet habe" oder "Ich würde gerne Ihre Gedanken zu diesem Vorschlag hören."
   • Die Leute sind motivierter, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, wenn Sie eine bestimmte Anfrage haben, anstatt einfach "Rückruf" zu sagen.
2. Geben Sie normalerweise Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen an. Vervollständigen Sie Ihre Nachricht, indem Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen erneut angeben. Wiederholen Sie Ihr Lied zweimal, damit der Hörer es richtig aufschreiben und eine Zahl nicht falsch verstehen kann. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Details angeben, die für Ihren Rückruf hilfreich sein können, z. B. wenn Sie verfügbar und nicht verfügbar sind, und die beste Tageszeit für einen Anruf.
   • Das mehr als zweimalige Erwähnen Ihrer Telefonnummer am Ende eines Anrufs ist übertrieben und kann sogar als unhöflich interpretiert werden.
   • Wenn es sich um eine alltägliche Nachricht an einen Freund oder ein Familienmitglied handelt, machen Sie sich über diesen Schritt keine Sorgen.
3. Vermeiden Sie ein langwieriges Ende. Wenn es Zeit zum Auflegen ist, dehnen Sie die Nachricht nicht unnötig aus. Wenn es sich nicht um ein persönliches Telefonat mit einem geliebten Menschen handelt, besteht keine Notwendigkeit, jemandem einen weiteren schönen Tag zu wünschen. Die Aufmerksamkeit des Empfängers verschwindet, wenn die Nachricht fortgesetzt wird. Versuchen Sie also, am Ende nicht den Fokus zu verlieren. Danke ihnen für ihre Zeit und überlasse ihnen den nächsten Schritt der Kommunikation.
   • Abgerundet wird dies mit etwas wie "Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören", das wärmer und daher effektiver ist als generische kommerzielle Sätze wie "Ich wünsche Ihnen einen guten Tag".
   • Sie dürfen Ihren Beitrag am Ende nicht rekapitulieren oder zusammenfassen. Wenn der Empfänger ein bestimmtes Detail erneut hören muss, kann er die Nachricht später wiedergeben.

Tipps

• Denken Sie einen Moment über die Voicemails nach, die Sie erhalten haben und die Sie zum Nachdenken gebracht haben: "Was will diese Person von mir?". Hinterlassen Sie eine Voicemail, die Sie selbst erhalten möchten.
• Wenn es für den Empfänger relevant ist, können Sie zusätzlich zu Ihrer Telefonnummer auch Ihre E-Mail-Adresse oder eine andere Kontaktmethode angeben.
• Vergessen Sie nicht, das Datum anzugeben, wenn Sie zeitkritische Informationen weitergeben.
• Lächeln! Dies ist sogar über das Telefon zu spüren.
• Wenn Sie wegen eines vertraulichen Themas anrufen, sollten Sie die Informationen, die Sie in der Voicemail angeben, einschränken, falls diese von anderen Personen gehört werden.
• In einem Notfall oder einer Naturkatastrophe können Sie eine ausgehende Voicemail-Nachricht verwenden, um die Leute wissen zu lassen, dass es Ihnen gut geht.

Warnungen

• Wenn Sie versuchen, jemanden dazu zu bringen, Sie zurückzurufen, sprechen Sie nicht über frühere erfolglose Anrufe. Dies mag ärgerlich erscheinen und es dem Hörer weniger angenehm machen, mit Ihnen zu sprechen.
• Unter geschäftlichen Umständen sollten Sie immer eine Voicemail hinterlassen, wenn die Person, die Sie anrufen, nicht antwortet. Wenn Sie mehrere verpasste Anrufe ohne Voicemail-Nachrichten sehen, wird die Bedeutung Ihres Unternehmens untergraben.