Inhalt

• Schreiten
• Teil 1 von 2: Die richtige Haltung einnehmen
• Teil 2 von 2: Entsprechend delegieren

Unabhängig davon, ob Sie ein Filialleiter sind, eine Führungsposition in einem großen Unternehmen innehaben oder zu Hause auf Ihre Kinder aufpassen, ist es sehr wichtig, dass Sie einige davon teilen können, um das Beste aus sich herauszuholen und so effizient wie möglich zu arbeiten Ihre Verantwortung zu delegieren.Das Delegieren kann jedoch recht schwierig sein - einerseits müssen Sie fest mit dem verbunden sein, an den Sie Ihre Verantwortlichkeiten delegieren, andererseits müssen Sie auch zeigen, dass Sie ihm oder ihr vertrauen. In diesem Artikel finden Sie Antworten auf viele häufig gestellte Fragen zur Delegierung. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Delegierungsprozess selbst, damit auch Sie lernen können, taktvoll und respektvoll zu delegieren .

Schreiten

Teil 1 von 2: Die richtige Haltung einnehmen

1. Lege dein Ego für einen Moment beiseite. Eine große mentale Beeinträchtigung auf dem Weg zur Delegation ist der Gedanke, dass Sie es besser selbst tun sollten, wenn Sie etwas richtig machen wollen. Sie sind nicht die einzige Person auf dem Planeten, die es richtig machen kann. Sie sind vielleicht Der einzige, der es genau in diesem Moment gut kann, aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, jemanden zu trainieren, wird er es schließlich ganz gut können. Vielleicht kann es die andere Person sogar schneller oder besser als Sie und das müssen Sie nicht nur akzeptieren, sondern auch begrüßen.
   • Denken Sie logisch und realistisch - können Sie diese Arbeit selbst erledigen? Müssen Sie sich zu Tode arbeiten, um diese Arbeit mit Ihrer normalen Verantwortung zu verbinden? Wenn ja, sollten Sie einen Teil Ihrer Arbeit delegieren. Sie müssen sich nicht dafür schämen oder das Gefühl haben, nicht gut genug zu sein - Sie erledigen Ihre Arbeit tatsächlich effizienter, wenn Sie Hilfe suchen, wenn sie benötigt wird.
2. Warten Sie nicht darauf, dass sich Leute freiwillig melden. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Aufgaben zu delegieren, leiden Sie möglicherweise an einer leichten Form des sogenannten Märtyrersyndroms - es kann Ihnen alles zu viel werden, und Sie fragen sich oft, warum die Leute niemals anbieten, Ihnen zu helfen. Seien Sie ehrlich zu sich selbst - wenn ja, lehnen Sie ihre Hilfe nicht die meiste Zeit mehr oder weniger automatisch oder aus Höflichkeit ab? Fragen Sie sich, warum sie nicht ein bisschen mehr Druck gemacht haben? Haben Sie das Gefühl, dass Sie, wenn Ihre Rollen vertauscht würden, diesen anderen wahrscheinlich ohne zu zögern helfen würden? Wenn Sie diese Fragen mit "Ja" beantwortet haben, müssen Sie an Ihrer Fähigkeit arbeiten, die Situation zu kontrollieren. Kümmere dich selbst darum dass Sie die Hilfe bekommen, die Sie auch brauchen - und nicht darauf warten, dass die Hilfe zu Ihnen kommt, weil sie möglicherweise überhaupt nicht kommt.
   • Viele Menschen sind sich nicht so bewusst, was ein anderer durchmacht, und Sie können nicht viel tun, um sie zu ändern. Vergessen Sie für einen Moment die Frustration, die Sie gegenüber Menschen empfinden, die sich nicht selbst helfen, und denken Sie daran, dass es letztendlich an Ihnen liegt, sie wissen zu lassen, was Sie brauchen.
3. Hören Sie auf, eine Bitte um Hilfe als negativ zu betrachten. Vielen Menschen ist es unangenehm, um Hilfe zu bitten. Sie fühlen sich möglicherweise schuldig oder fühlen sich anderen gegenüber belastet oder schämen sich dafür, weil Sie (aus irgendeinem Grund) der Meinung sind, dass Sie in der Lage sein sollten, alles selbst zu lösen.
4. Lerne anderen zu vertrauen. Wenn Sie Angst vor dem Delegieren haben, weil Sie glauben, dass niemand die Arbeit so gut erledigen kann wie Sie, denken Sie an zwei Dinge: Erstens ist die Tatsache, dass mit genügend Übung fast jeder in etwas gut werden kann, und zweitens sind Sie vielleicht nicht so globales Talent, wie Sie vielleicht denken. Wenn Sie Arbeit delegieren, gewinnen Sie nicht nur Zeit für sich selbst, sondern geben der Person, die Ihnen hilft, auch die Möglichkeit, eine neue Fähigkeit zu üben oder eine neue Art von Arbeit zu erledigen. Seien Sie geduldig - wenn Sie ihm oder ihr genügend Zeit geben, wird Ihr Assistent wahrscheinlich die Arbeit, über die Sie delegiert haben, so gut erledigen, wie Sie es hätten tun können. Wenn die von Ihnen delegierte Arbeit nicht sehr wichtig ist, ist es wahrscheinlich kein Problem, wenn Ihr Assistent im Laufe der Zeit lernt, sie gut zu machen. Wenn die Arbeit sehr wichtig ist, sollten Sie besser überlegen, bevor Sie sie delegieren!
   • Und selbst wenn Sie in der Tat der Beste in der Arbeit sind, die Sie delegieren möchten, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass Sie durch die Delegierung von Arbeit andere Dinge mit Ihrer Zeit tun können. Wenn Sie in Ihrem Büro am besten in der Lage sind, Festplatten zu installieren oder eine monotone Aufgabe auszuführen, aber eine wichtige Präsentation vorbereiten müssen, ist es überhaupt kein Problem, die Aufgabe von einem Praktikanten zu erledigen. Lassen Sie sie überholen. Es ist besser, schwierige, komplexe Aufgaben zu priorisieren - fühlen Sie sich nicht schuldig, wenn Sie relativ einfache, eintönige Aufgaben delegieren, wenn Sie wichtigere Aufgaben zu erledigen haben.

Teil 2 von 2: Entsprechend delegieren

1. Bring den Ball ins Rollen. Der erste Schritt ist der schwierigste, aber gleichzeitig der wichtigste. Sie müssen den Sprung wagen und jemanden bitten, Ihnen zu helfen (oder, wenn Sie der Vorgesetzte sind, jemandem sagen, dass er oder sie Muss Fühlen Sie sich nicht schuldig - solange Sie höflich, nett und elegant sind, ist es nichts Unhöfliches, jemanden zu bitten (oder zu leiten), Ihnen zu helfen. Versuchen Sie, freundlich und verständnisvoll zu sein, ohne dabei die Ernsthaftigkeit Ihrer Anfrage aus den Augen zu verlieren.
   • Wenn Sie nicht genau wissen, wie Sie jemanden bitten sollen, einen Teil Ihrer Arbeit für Sie zu erledigen, versuchen Sie, sie kurz und bündig zu halten. Sagen Sie zum Beispiel etwas wie: "Hey, könnte ich für eine Minute mit Ihnen sprechen? Ich habe mich gefragt, ob Sie mir helfen könnten, den großen Stapel Festplatten zu installieren, den wir gerade eingebaut haben. Ich kann nicht, weil ich nicht mehr da bin Büro heute ... Können Sie mir helfen? " Drücken Sie den Helfer nicht unter Druck, sondern stellen Sie sicher, dass er / sie weiß, dass seine / ihre Hilfe benötigt wird.
   • Bitten Sie um Hilfe und Sie werden sie (wahrscheinlich) auch bekommen. Haben Sie keine Angst zu delegieren, weil Sie denken, dass Sie unhöflich oder befehlend wirken werden. Sehen Sie es so: Wie fühlen Sie sich, wenn andere Sie bitten, etwas für sie zu tun? Fühlen Sie sich beleidigt oder ungerecht behandelt? Oder sind Sie (normalerweise) nur zu gerne bereit zu helfen? Wahrscheinlich ist letzteres der Fall!
2. Nimm keinen Rückgang persönlich. Manchmal können dir die Leute einfach nicht wirklich helfen, selbst wenn sie wollen - das ist eine Schande, aber wahr. Dies kann verschiedene Gründe haben - am häufigsten ist die Person, die Sie um Hilfe bitten, bereits sehr beschäftigt mit ihrem eigenen Job. Nimm es nicht zu persönlich - nur weil dir jemand an diesem Punkt nicht helfen kann (oder will), heißt das nicht, dass er dich hasst. Meistens bedeutet es nur, dass die andere Person entweder beschäftigt oder zu faul dafür ist - nicht mehr und nicht weniger.
   • Wenn Ihre Bitte um Hilfe abgelehnt wird, ziehen Sie Ihre Optionen in Betracht. Normalerweise können Sie höflich, aber dringend noch einmal sagen, dass Sie die Hilfe der Person wirklich benötigen (und dies funktioniert normalerweise besonders gut, wenn Sie der Vorgesetzte oder eine andere Person mit Autorität sind). Sie können jemanden fragen sonst, oder Sie können den Job selbst machen. Wenn Sie wirklich Hilfe benötigen, haben Sie keine Angst, die Optionen eins und / oder zwei auszuprobieren!
3. Delegieren Sie das endgültige Ziel, nicht das Verfahren. Dies ist der Schlüssel, um nicht zum Albtraum eines sogenannten Mikromanagers zu werden. Legen Sie klare Richtlinien für die Art des erwarteten Ergebnisses fest und zeigen Sie den anderen, wie es geht, aber sagen Sie, dass sie es auf ihre eigene Weise tun können, solange es richtig und pünktlich gemacht wird.
   • Das ist auch klug, weil es Ihnen nicht nur Zeit spart, sondern auch Ihre Nerven. Sie möchten die Zeit nutzen, die Sie für etwas Wichtigeres vorgesehen haben, anstatt sich ständig um den Fortschritt Ihres Assistenten zu sorgen.
4. Seien Sie bereit, Ihren Assistenten ausbilden zu müssen. In fast allen Fällen müssen Sie einen Teil Ihrer Zeit einplanen, um der Person beizubringen, die Ihnen bei der Ausführung der Aufgabe helfen wird, die Sie an sie delegiert haben, auch wenn es sich um eine relativ einfache Aufgabe handelt. Denken Sie daran, dass Prozesse, die Ihnen ziemlich unkompliziert und unkompliziert erscheinen, für jemanden, der sich noch nie mit ihnen befasst hat, möglicherweise nicht so einfach sind. Seien Sie bereit, Ihrem Assistenten nicht nur Schritt für Schritt die Arbeit zu erklären, die Sie an ihn delegiert haben, sondern auch alle Fragen, die er Ihnen wahrscheinlich stellen möchte, geduldig zu beantworten.
   • Stellen Sie sich die Zeit, die Sie für die Ausbildung Ihres Assistenten aufwenden, als eine kluge, langfristige Investition vor. Indem Sie ein wenig Zeit opfern und der Person helfen, zu lernen, wie man die Aufgabe richtig erledigt, sparen Sie in Zukunft Zeit, die Sie sonst möglicherweise für die Korrektur ihrer Fehler aufgewendet haben.
5. Bestimmen Sie, welche Tools zur Ausführung der Aufgabe benötigt werden. Möglicherweise stehen Ihnen bestimmte Tools zur Verfügung, die zur Ausführung der Aufgabe erforderlich sind, während die Person, der Sie die Aufgabe anvertrauen, keinen Zugriff darauf hat. Dinge wie passwortgeschützte Daten, spezielle Geräte und bestimmte andere Tools können erforderlich sein, um die Aufgabe abzuschließen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Assistent alles verwenden kann, was er oder sie benötigt, um die Aufgabe erfolgreich abzuschließen.
6. Verstehen Sie, dass Ihr Helfer nicht mehr als eine Sache gleichzeitig tun kann. Während Ihr Assistent Ihnen hilft, ist diese Person nicht mit ihren üblichen Aufgaben beschäftigt. Denken Sie daran, dass Ihr Assistent wie Sie wahrscheinlich einen vollen Terminkalender hat. Stellen Sie sich folgende Frage: Welche Art von Arbeit wird er oder sie vermissen, um Ihre Arbeit zu erledigen? Wenn Sie eine Aufgabe an jemanden delegieren, stellen Sie sicher, dass Sie die Antwort auf diese Frage kennen.
7. Sei geduldig. In jedem Fall macht jeder, an den Sie delegieren, Fehler, während er lernt, die neue Aufgabe zu erledigen. Das ist Teil des Lernprozesses, nehmen Sie ihn also in Ihre Planung auf. Delegieren Sie eine Aufgabe nicht unter der Annahme, dass Ihr Assistent die Arbeit perfekt erledigt, es sei denn, er oder sie verfügt bereits über nachweisbare Kenntnisse und Erfahrungen in dem betreffenden Bereich. Wenn das Ergebnis eines Projekts nicht ganz so ist, wie Sie es sich gewünscht haben, weil Ihr Partner eine völlig neue Aufgabe, die Sie perfekt an ihn delegiert haben, nicht ausführen konnte, dann ist dies Ihre Schuld, nicht seine oder ihre. Stellen Sie sicher, dass sich die Person, die Ihnen hilft, auf Sie verlassen kann, damit die delegierte Arbeit für sie zu einer interessanten Lernerfahrung wird und nicht zu befürchten ist.
   • Wenn Sie jemanden in etwas ausbilden, investieren Sie. Es wird Sie zunächst verlangsamen, aber auf lange Sicht wird es die Produktivität sprunghaft steigern, weil Sie das Ganze mit einer positiven und realistischen Einstellung angegangen sind.
8. Bereiten Sie sich auf vorhersehbare Probleme vor. Richten Sie Sicherungspläne ein und helfen Sie, falls etwas schief gehen sollte. Wissen, was passieren wird, wenn ein wichtiger Moment oder eine Frist versäumt wird. Unabhängig davon, ob Sie bei der Arbeit oder zu Hause sind, treten ständig Hindernisse und unerwartete Herausforderungen auf - selbst die Technologie versagt manchmal. Stellen Sie sicher, dass Ihr Assistent darauf vertrauen kann, dass Sie, wenn etwas Unerwartetes eintritt, ihn verstehen und ihm helfen, diese Frist einzuhalten. Geben Sie Ihrem Assistenten beim ersten Problem nicht die Schuld.
   • Außerdem ist das auf egoistische Weise klug - wenn Ihr Assistent Angst hat, für etwas verantwortlich gemacht zu werden, wird er oder sie viel mehr Zeit damit verbringen, seinen oder ihren eigenen Ruf zu schützen, als die Arbeit tatsächlich zu erledigen.
9. Bestätigen Sie die Hilfe Ihres Assistenten, wenn er sie verdient. Das Delegieren von Aufgaben an eine andere Person ist erforderlich, wenn Sie immer mehr Verantwortung übernehmen müssen. Es ist jedoch kontraproduktiv, wenn Sie eine Aufgabe delegieren, Ihren Assistenten hart daran arbeiten lassen und sich dann alle Ehre machen. Erkennen und loben Sie die Anstrengungen, die andere in Ihrem Namen unternommen haben.
   • Vergessen Sie niemals, den Namen Ihres Assistenten anzugeben, wenn Sie ein Kompliment für eine Aufgabe erhalten, bei der Sie Hilfe erhalten haben.
10. Sagen: "Vielen Dank." Wenn jemand etwas für Sie tut, ist es wichtig, sich bei ihm zu bedanken, die Wichtigkeit seiner Hilfe zu erkennen und die Person, die Ihnen geholfen hat, wissen zu lassen, dass er geschätzt wird. Wenn Sie dies nicht tun, werden Sie undankbar aussehen, auch wenn Sie es vielleicht nicht sind. Denken Sie daran, dass die Leute Ihre Gedanken nicht lesen können. Die Chance, dass Ihnen jemand wieder hilft, ist viel höher, wenn er oder sie sich geschätzt fühlt.
    • Sei nett. Mit einem einfachen Zeichen der Anerkennung, das direkt von Herzen kommt, wie zum Beispiel: "Ohne dich hätte ich es nicht geschafft!" Sie können viel erreichen. Wenn die Arbeit, die die andere Person für Sie geleistet hat, sehr umfangreich oder wichtig war, können Sie sogar in Betracht ziehen, sie mit Abendessen oder Getränken zu verwöhnen oder ihnen eine Dankeskarte oder ein kleines Geschenk zu kaufen.