So schreiben Sie einen Veranstaltungsbericht

Video: Bericht schreiben ✅ Anleitung und 7 Punkte Plan

Inhalt

Schritte
Teil 1 von 3: Strukturieren Sie Ihren Veranstaltungsbericht
Teil 2 von 3: Finden Sie das richtige Material für Ihren Bericht
Teil 3 von 3: Letzter Feinschliff zum Schreiben eines Veranstaltungsberichts
Tipps
Was brauchst du

Vielleicht müssen Sie einen Bericht über die Veranstaltung schreiben und feststellen, wie erfolgreich sie war, und die Ergebnisse mit den Zielen vergleichen. Dies ist wichtig, damit die Veranstalter der Veranstaltung verstehen, ob sie etwas ändern sollten. Es gibt Möglichkeiten, wie Sie Ihren Veranstaltungsbericht erfolgreicher gestalten können. Dies ist wichtig, wenn Sie eine andere Veranstaltung durchführen!

Schritte

Teil 1 von 3: Strukturieren Sie Ihren Veranstaltungsbericht

1 Bestimmen Sie den Stil und das Format Ihrer Präsentation für ein bestimmtes Publikum. Ereignisberichte können zusammengefügt, geheftet, im PDF-Format per E-Mail versendet, mit einer PowerPoint-Präsentation ausgeführt werden und vieles mehr.
- Achten Sie darauf, Ihren Veranstaltungsbericht nach Abschnitten zu strukturieren. Sie sollten die Ergebnisse der Veranstaltung mit den von Ihnen gesetzten Zielen vergleichen. Fassen Sie die wichtigsten Ergebnisse der Veranstaltung zusammen.
- Passen Sie den Veranstaltungsbericht an die Bedürfnisse und Interessen jedes Sponsors und Publikums an. Berücksichtigen Sie die Ziele der Sponsoren. Sponsoren sind gewissermaßen die wichtigste Zielgruppe für Ihren Veranstaltungsbericht. Sie wollen wissen, ob es sich gelohnt hat, Ihre Veranstaltung zu sponsern. Vergiss also nicht zu überlegen, was sie wissen wollen und welche Aspekte ihnen wirklich wichtig sind.
- Bereiten Sie auch den Veranstaltungsbericht vor, um den spezifischen Anforderungen der Veranstaltung und der Einzigartigkeit des Sponsors gerecht zu werden. Sie sollten keinen standardmäßigen, typischen Bericht schreiben.Es ist zu bedenken, dass Ihr Bericht auch der Geschäftsleitung und den Finanzmanagern des Unternehmens zur Kenntnis gebracht wird.
2 Organisieren Sie den Prozess so, dass Sie während der gesamten Veranstaltung die benötigten Informationen aufzeichnen. Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihr Gedächtnis.
- Das Aufschreiben von Informationen vor, während und nach der Veranstaltung ermöglicht es Ihnen, einen detaillierteren und damit effektiveren Bericht zu erstellen. Es hilft Ihnen auch, Informationen in chronologischer Reihenfolge darzustellen.
- Kontinuierliche Datenerhebung sicherstellen, ggf. mehr Personen (auch potenzielle Praktikanten) dafür rekrutieren. Vor allem müssen Sie nicht bis zum Ende der Veranstaltung warten, um einen Bericht zu erstellen.
3 Reduzieren Sie den Bericht auf die wichtigsten Punkte. Das Problem bei einigen Veranstaltungsberichten besteht darin, dass sie einfach die Reihenfolge der Veranstaltung auflisten oder sich auf Werbeangebote konzentrieren. TU das nicht. Betonen Sie stattdessen die wichtigsten Punkte klar und analytisch.
- Wählen Sie einige der Ereignisse der Veranstaltung aus, um eine detaillierte Aufschlüsselung zu erhalten. Überlegen Sie, welche drei Ereignisse am besten gelaufen sind und welche drei am unerwartetsten waren.
- Überladen Sie Ihren Bericht nicht mit unnötigen Details wie einem Mittagsmenü oder einer ausführlichen Präsentation des Hauptredners. Sie sollten hervorheben, worauf es wirklich ankommt.

Teil 2 von 3: Finden Sie das richtige Material für Ihren Bericht

1 Schreiben Sie eine Zusammenfassung des Projekts. Der Tätigkeitsbericht sollte eine Zusammenfassung des Projekts enthalten, bei der es sich um eine Kurzfassung des ausführlicheren vollständigen Berichts handelt. Nehmen Sie diesen Lebenslauf als Einführung.
- Sie können zwei Berichte erstellen - eine Projektzusammenfassung für Personen, die an den Ergebnissen der Veranstaltung interessiert sind, und einen detaillierteren vollständigen Bericht für diejenigen, die eine Veranstaltung sponsern oder organisieren möchten.
- In der Projektzusammenfassung sollten Sie sich auf die wichtigsten Punkte und Ergebnisse konzentrieren. Die Projektzusammenfassung sollte kurz sein – ein oder zwei Seiten. Es sollte die wichtigsten Details der Veranstaltung zusammenfassen und eine kurze Interpretation der Daten enthalten.
2 Fügen Sie Ihrem Veranstaltungsbericht Anschauungsmaterial bei. Es ist viel effektiver, dem Publikum ein Diagramm zu präsentieren, das statistische Informationen widerspiegelt, als das Publikum mit unzähligen Zahlen und Daten zu langweilen.
- Wenn es sich bei der Veranstaltung um ein neues Produkt handelt, können Sie ein Foto davon anhängen. Fotos von der Veranstaltung selbst dienen der Veranschaulichung des Veranstaltungsberichts. Versuchen Sie, Sponsorenwerbung auf Ihrer Website zu veröffentlichen, um Ihren Bericht zu unterstützen. Auch hier kann nichts davon bis zum Ende der Veranstaltung warten.
- Es ist gut, Muster, Reproduktionen und andere Beispiele für die Site beizufügen. Geben Sie die Anzahl der Personen an, die Coupons von Sponsoren usw. erhalten haben. Berichterstattung über die Veranstaltung sowohl vor Ort als auch außerhalb in der Presse, für das Publikum, für Sponsoren.
3 Dokumentieren Sie jegliche Presse- oder Werbeberichterstattung. Sie sollten das, was in der Presse berichtet wurde, mit den von Ihnen gesetzten Zielen vergleichen.
- Konzentrieren Sie sich auf Printanzeigen und Artikel, die Sponsornamen und Anzeigen enthalten, zusätzlich zum Sammeln von Zahlen und Anzeigenranglisten.
- Dokumentieren Sie TV-Werbung, öffentliche Ankündigungen, Bewertungen und Nachrichtenerwähnungen.
- Vergessen Sie nicht, auf Informationen im Radio, die Ankündigung von Preislisten, den Wert von Werbung und Verkaufsförderung, Auditberichte und mehr zu achten.
4 Erwähnen Sie in Ihrem Bericht unbedingt den Zweck der Veranstaltung. Es ist sehr wichtig, die Ziele der Veranstaltung mit dem Ergebnis zu korrelieren. Vergessen Sie also nicht, die Mission und die Ziele des Projekts zu erwähnen.
- Sie können auch das Programm der Veranstaltung mit einbeziehen. Erwähnen Sie auch die wichtigsten Teilnehmer der Veranstaltung. Vergessen Sie nicht die Kürze.
- Verbringen Sie die meiste Zeit damit, die wichtigsten Ergebnisse der Veranstaltung aufzulisten und zu diskutieren und sie mit den aufgeführten Zielen zu vergleichen.Seien Sie realistisch und vermeiden Sie es, Aspekte zu beschönigen, die nicht sehr erfolgreich waren.
5 Nehmen Sie Informationen zur Finanzierung in Ihren Veranstaltungsbericht auf. Es ist wichtig, eine detaillierte Diskussion über das Budget für die Veranstaltung und wie viel tatsächlich ausgegeben (oder möglicherweise investiert) wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie die potenziellen Kosten mit den tatsächlichen vergleichen und zeigen Sie, was gut gelaufen ist und wo weitere Arbeit erforderlich ist.
- Sie sollten alle Kosten decken, einschließlich Marketing- und Werbeaktivitäten, Mitarbeitervergütung und Sponsoringkosten. Es ist wichtig, ein detailliertes Budget zu erstellen. Finanzmanager und leitende Angestellte werden die Fakten sehen wollen, die die Ergebnisse stützen.
- Fügen Sie Nettoeinkommensberechnungen wie Provisionen, Sponsoring und Muster hinzu. Aber vergessen Sie nicht, dass Sie die Einnahmen mit den prognostizierten Einnahmen vergleichen. Verglichen mit was? Gute Frage.
6 Fügen Sie Statistiken hinzu, die für den Leser von Bedeutung sind. Erstellen Sie keinen Bericht, der nur Informationen auflistet, die Ihnen ein gutes Gefühl geben. Auch die Anzahl der Besucher sollte angegeben werden. Es ist eine gute Idee, messbare Daten bereitzustellen.
- Andere relevante Statistiken sind der Gesamtumsatz und die Besucher. Diese Art von Daten erhöht die Glaubwürdigkeit Ihres Veranstaltungsberichts. Geben Sie Ihre Besucherinformationen ein. Beziehen Sie demografische Daten, Besuchszahlen und öffentliche Recherchen (z. B. Einkaufsgewohnheiten) ein.
- Geben Sie die Anzahl der Personen an, die auf Sponsorenkampagnen und Spenden an Wohltätigkeitsorganisationen geantwortet haben. Dokumentieren Sie die wirtschaftlichen Auswirkungen und die Mitarbeiterbeteiligung.
7 Unterstützen Sie die Daten mit einem Qualitätselement. Ihr Bericht sollte statistische Informationen enthalten, aber Sie benötigen auch die Beiträge der Personen, um qualitativ hochwertiges Feedback zu geben.
- Sammeln Sie Feedback von Teilnehmern und Teammitgliedern, damit die Erfolgs- und Misserfolgsdaten von Veranstaltungen nicht ausschließlich vom Autor des Berichts stammen. Auf diese Weise wird Ihr Bericht glaubwürdiger.
- Ziehen Sie in Erwägung, unabhängige Forschung einzubeziehen. Die Bewertung der Presseberichterstattung ist ein Beispiel dafür, wo unabhängige Recherchen durchgeführt werden können.
- Bewerten Sie den Veranstaltungsort und die Umgebung. Sie sollten sich etwas Zeit nehmen, um den Veranstaltungsort und die Umgebung aus der Perspektive anderer zu bewerten. Besprechen Sie, wie gut der Raum bei der Konferenz, Veranstaltung usw. genutzt wurde.

Teil 3 von 3: Letzter Feinschliff zum Schreiben eines Veranstaltungsberichts

1 Bereiten Sie Ihren Bericht rechtzeitig vor. Versuchen Sie, unmittelbar nach der Veranstaltung einen Bericht zu erstellen und zu veröffentlichen. Vergessen Sie nicht, dieses Ereignis in Ihrem Kalender zu markieren. Einige Leute denken, dass der Bericht innerhalb eines Monats nach der Veranstaltung veröffentlicht werden sollte, andere argumentieren, dass es besser ist, dies in wenigen Tagen zu tun.
- Wenn es eine Frist gibt, sollten Sie Ihren Bericht fristgerecht abgeben. Vielleicht schreiben Sie einen Bericht für eine Agentur, die ein Kunde bestellt hat. Beachten Sie alle Anforderungen.
- Wichtig ist, dass Ihr Publikum einen ausführlichen und zeitnahen Bericht erwartet. Nehmen Sie sich also die Zeit, es richtig zu machen, aber verzögern Sie den Prozess nicht.
2 Korrigieren Sie Ihren Bericht. Stellen Sie sicher, dass Ihr Veranstaltungsbericht gut geschrieben und frei von Rechtschreib- oder Zeichensetzungsfehlern ist.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Bericht tief genug ist. Beachten Sie eine gute Faustregel - "zeigen, nicht sprechen". Dies bedeutet, dass es eine gute Idee ist, spezifische Beispiele zur Unterstützung der allgemeineren Punkte des Berichts bereitzustellen.
- Vergiss dein Publikum nicht und achte darauf, dass das, was du schreibst, formell und professionell klingt. Ein Ereignisbericht ist kein Routinedokument; Es ist ein wichtiges Dokument, um festzustellen, ob die Aktivität die dafür aufgewendeten Ressourcen wert war, daher sollte der Bericht überzeugend klingen.

Tipps

Machen Sie mehr Fotos, als Sie für notwendig halten.Wenn Sie Ihren Bericht schreiben, werden Sie die Nützlichkeit dieser Ratschläge zu schätzen wissen.
Wenn Sie Feedback von Gastgebern und Personen einholen, die die Veranstaltung geplant haben, sollten Sie dies nicht sofort tun. Sie bleiben auch nach Ende der Veranstaltung bestehen, fragen Sie zuerst die Leute aus der Menge; Sie werden die Veranstaltung als erste verlassen. Stören Sie den Moderator auch nicht, wenn er mit etwas anderem beschäftigt ist, Sie finden ihn später und können nach allem fragen.
Wenn Sie Feedback sammeln, ein Gespräch führen und natürlich Fragen stellen, wird Ihr Gesprächspartner aufrichtig sagen, was er über das Ereignis denkt.
Sammeln Sie mehr Bewertungen, als Sie denken, dass Sie brauchen. Darüber werden Sie sich später freuen.
Gute Fotos zeigen das Geschehen auf der Veranstaltung und die Reaktionen der Menschen.
Versuchen Sie, das gesamte Bild zu fotografieren, einschließlich der Personen und des Moderators auf einem Foto, um dem Leser zu vermitteln, wie groß die Veranstaltung war.