Inhalt

• Schritte
• Teil 1 von 2: Geschäftsbriefformat
• Teil 2 von 2: Wie man einen Geschäftsbrief schreibt
• Tipps

Wenn Sie ein eigenes Unternehmen haben, müssen Sie wahrscheinlich Geschäftsbriefe an Ihre Kunden schreiben. Die Ziele können unterschiedlich sein: Benachrichtigung über neue Ereignisse oder Bedingungen, Reaktion auf Kundenbeschwerden im Namen des Unternehmens. Unabhängig vom Grund des Schreibens ist es wichtig, jederzeit einen professionellen Ton und Geschäftsstil beizubehalten.

Schritte

Teil 1 von 2: Geschäftsbriefformat

1. 1 Verwenden Sie einen professionellen Briefkopf. Der Geschäftsbrief repräsentiert Ihr Unternehmen. Diesbezüglich sollte das Schreiben die entsprechende Form haben. Vergessen Sie auch nicht, Ihr Firmenlogo oder Ihre Marke zu verwenden.
   • Sie können einen Briefkopf mit vorgefertigten Farbvorlagen für Microsoft Word erstellen. Verwenden Sie ein echtes Firmenlogo oder eine echte Marke.
2. 2 Öffnen Sie einen Texteditor. Alle Geschäftsbriefe des Unternehmens müssen immer auf einem Computer abgetippt werden.
   • Erstellen Sie ein neues Dokument und stellen Sie die Ränder auf 2,54 Zentimeter ein.
   • Verwenden Sie eine Serifenschrift wie Times New Roman, Georgia oder Arial. Die Schriftgröße sollte also nicht mehr als 12, aber nicht weniger als 10 betragen. Die Art oder Größe der Schrift sollte die Lesbarkeit des Buchstabens nicht beeinträchtigen.
   • Verwenden Sie einen einzelnen Zeilenabstand.
3. 3 Passen Sie die Blockform an. Die Blockform ist das gängigste Format für Geschäftsbriefe. Es ist auch am einfachsten einzurichten und zu befolgen. Jedes Element ist linksbündig und durch ein Leerzeichen getrennt. In der Reihenfolge von oben nach unten sollte ein Geschäftsbrief folgende Elemente enthalten:
   • Das heutige Datum oder das Datum, an dem der Brief gesendet wurde. Vergessen Sie nicht, das Datum anzugeben, da es für die Abrechnung durch den Absender und Empfänger sowie für rechtliche Zwecke verwendet wird. Geben Sie das genaue Datum an.
   • Absenderadresse. Dies ist Ihre Adresse im Standardformat. Wenn Ihre Adresse bereits in der Kopfzeile des Briefes aufgeführt ist, können Sie diesen Schritt überspringen.
   • Ausgehende Adresse. Geben Sie den Namen und die Adresse des Empfängers des Briefes ein. Sie können die Adresse "Meister" oder "Herrin" verwenden. Wenn die Empfängerin also Nina Serova ist, können Sie sowohl „Frau Nina Serova“ als auch „Nina Serova“ schreiben.
   • Grüße. Sie können „Sehr geehrte Frau Serova“ oder „Sehr geehrte Nina Serova“ schreiben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer den Brief lesen wird, schreiben Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“. Es gibt auch eine Option „Zur Information aller Interessierten“, die aber als letztes Mittel belassen werden sollte, wenn der Adressat unbekannt ist.
   • Der Hauptteil des Briefes. Dieser Teil wird im nächsten Abschnitt genauer besprochen.
   • Schlussteil und Unterschrift. Schreiben Sie: "Mit freundlichen Grüßen" - oder: "Beste Grüße".

Teil 2 von 2: Wie man einen Geschäftsbrief schreibt

1. 1 Definieren Sie Ihre Zielgruppe. Der Ton des Briefes sollte unabhängig vom Publikum immer professionell bleiben, aber die Wortwahl und Sprachmittel hängen vom Adressaten des Briefes ab. Wenn der Brief an die Personalabteilung eines anderen Unternehmens gerichtet ist, sollte eine formellere Sprache verwendet werden. Wenn Sie einen bestimmten Kunden ansprechen, können Sie auf eine informelle und einfache Sprache zurückgreifen.
   • Es hilft Ihnen auch, Missverständnisse zu vermeiden. Verwenden Sie keine für den Leser unverständlichen Begriffe. Kunden kennen zum Beispiel möglicherweise nicht die Abkürzungen, die in Ihrem Unternehmen für das Weltraumprogramm verwendet werden. Verwenden Sie sie daher nicht in Ihrem Brief.
   • Die wichtigste Regel beim Schreiben von Unternehmen lautet, dass der Text klar, prägnant und höflich sein sollte.
2. 2 Geben Sie in der ersten Zeile den Zweck des Briefes an. Betrachten Sie den Zweck des Briefes. Möchten Sie eine neue Büroadresse angeben? Erinnern Sie den Kunden an die Schulden? Antwort auf die Beschwerde? Denken Sie daran, wenn Sie den ersten Satz des Briefes schreiben müssen. Verwenden Sie keine vagen Formulierungen und kommen Sie direkt auf den Punkt.
   • Schreiben Sie in der ersten Person, wenn Sie als Firmeninhaber Ihre Meinung äußern. Schreiben Sie die zweite Person ein, wenn Sie im Namen eines Unternehmens oder einer Organisation ansprechen.
   • Verwenden Sie eine eindeutige Aussage wie: "Wir informieren Sie hiermit" - oder: "Wir möchten hiermit Folgendes wissen." Schreiben Sie in der ersten Person, wenn Sie sich als Inhaber des Unternehmens ansprechen, wie: „Ich möchte Sie kontaktieren“, - oder: „Ich habe vor kurzem ... gelernt, also möchte ich ...“.
   • Zum Beispiel möchten Sie (die Inhaberin des Unternehmens) Nina Serova über die Schulden von einem Monat informieren. Beginnen Sie Ihren Brief so: „Ich möchte Ihnen mitteilen, dass Ihr Konto ab März 2015 belastet ist.“
   • Wenn Sie Mitarbeiter eines Unternehmens sind und auf eine Kundenbeschwerde über das Raumfahrtprogramm Ihres Unternehmens reagieren, beginnen Sie wie folgt: „Wir haben Ihre Kommentare zu unserem Mars-Kolonisierungsprogramm erhalten.“
   • Manchmal müssen Sie dem Leser sagen, dass er einen Wettbewerb gewonnen oder einen Platz in einer Bildungseinrichtung erhalten hat. Fangen Sie so an: "Ich informiere gerne ...", - oder: "Wir informieren gerne ...".
   • Wenn Sie schlechte Nachrichten melden müssen, beginnen Sie mit diesem Satz: "Mit Bedauern informieren wir Sie ...", - oder: "Nach reiflicher Überlegung wurde entschieden ...".
3. 3 Verwenden Sie eine gültige Stimme. In der offiziellen Sprache wird häufig das Passiv verwendet, das den Text des Briefes jedoch eintönig oder unverständlich machen kann. Eine gültige Stimme ermöglicht es, Informationen in einem entscheidenden Ton zu übermitteln.
   • Ein Beispiel für ein Passiv: "Welche Schritte können unternommen werden?" In diesem Fall ist das Subjekt „Schritte“ nicht der Ausführende der Handlung, sondern erlebt die Handlung an sich selbst.
   • Beispiel für eine gültige Stimme: "Welche Schritte können wir unternehmen?" In dieser Version wird eine aktive Stimme verwendet, die es Ihnen ermöglicht, die Idee klar und deutlich zu vermitteln.
   • Manchmal ermöglicht Ihnen das Passiv, Ihre Botschaft zu übermitteln und nicht zu viel Aufmerksamkeit auf einen Fehler oder eine unansehnliche Tatsache zu lenken. Verwenden Sie es nur in diesem Fall. Normalerweise wird eine gültige Stimme bevorzugt.
4. 4 Link zu früheren Veranstaltungen oder Kommunikation mit dem Leser. Möglicherweise haben Sie Nina Serova zuvor über die Schulden informiert. Der Leser könnte bei der letzten Konferenz seiner Unzufriedenheit mit Ihrem Weltraumprogramm Ausdruck verleihen. Wenn Sie bereits kommuniziert haben, erinnern Sie sich an diese Tatsache. Der Leser kann sich an wichtige Details erinnern und Ihr Brief wird viel wichtiger und dringender.
   • Verwenden Sie Formulierungen wie: „Wie im vorherigen Brief von…“, „Vielen Dank für Ihre pünktliche Zahlung im letzten Monat“ – oder: „Wir haben uns sehr über Ihre konstruktiven Kommentare auf der Konferenz im Mai gefreut.“
5. 5 Stellen Sie eine Anfrage oder bieten Sie Hilfe an. Setzen Sie mit einer höflichen Bitte positive Akzente oder bieten Sie Kooperation in Form von Hilfe an.
   • Angenommen, Sie besitzen ein Unternehmen und möchten einen Kunden davon überzeugen, eine Schuld zu begleichen. Verwenden Sie den Satz: "Ich wäre Ihnen für Ihre Hilfe und sofortige Zahlung dankbar."
   • Wenn Sie im Auftrag eines Unternehmens schreiben, verwenden Sie den Satz: „Wir möchten für Sie ein persönliches Gespräch mit unserem Personalleiter vereinbaren.“
   • Bieten Sie auch an, alle möglichen Fragen zu beantworten und die Zweifel des Lesers zu zerstreuen. Beispiel: „Wir beantworten gerne Ihre Fragen oder klären Zweifel zur Zahlung“, oder: „Möchten Sie mehr über unser Programm erfahren?“
6. 6 Vervollständige den Brief. Nutzen Sie einen Call-to-Action von Ihrer Seite oder der Kundenseite. Dies kann eine Aufforderung sein, die Schulden innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu begleichen oder ein Angebot, ein Treffen mit einem Kunden zu vereinbaren.
   • Schreiben Sie einen Vorschlag mit der Hoffnung, in Zukunft kommunizieren zu können: „Ich freue mich darauf, Sie nächste Woche bei der Budgetsitzung zu treffen“ – oder: „All diese Aspekte besprechen wir gerne ausführlicher mit Ihnen, wenn wir uns in unserem Büro treffen .“
   • Geben Sie an, ob dem Schreiben Dokumente beigefügt sind. Fügen Sie einen Satz hinzu wie: "Wir senden Ihnen eine Rechnung für den letzten Monat" - oder: "Eine Kopie des Weltraumprogramms ist dem Brief beigefügt."
   • Verwenden Sie am Ende einen Schlusssatz. Am besten schreiben Kunden: "Mit freundlichen Grüßen", - oder: "Beste Grüße".
   • Verwenden Sie die Formulierung „Grüße“ in formellen Briefen an Fremde.
   • Schreiben Sie: „Alles Gute“, wenn Sie eine Person kennen oder mit ihr kooperieren.
7. 7 Korrigieren Sie die Fehler. Korrekte Formatierungen und Formulierungen spielen bei grammatikalischen Fehlern im Anschreiben keine Rolle!
   • Versuchen Sie, alle Fälle des Passivs zu finden und die entsprechenden Anpassungen vorzunehmen.
   • Achte auf lange und verwirrende Sätze. In einem Geschäftsbrief gilt die Regel „Besser weniger ist besser“, lange Sätze sollten also weggelassen werden.

Tipps

• Drucken Sie den Brief auf unliniertem A4-Papier. Falten Sie den Brief beim Versenden dreimal und stecken Sie ihn in einen Standardumschlag.