Inhalt

• Schritte
• Tipps
• Warnungen

Kontaktinformationen sind für die geschäftliche Zusammenarbeit und die geschäftliche Kommunikation einfach unersetzlich. Wenn Sie eine Visitenkarte mit Kontaktinformationen erhalten, achten Sie darauf, dass sie an einem Ort landet, an dem Sie sie bei Bedarf leicht finden können. Es spielt keine Rolle, ob Sie ein eigenes Unternehmen besitzen oder sich nur viel in Geschäftskreisen bewegen, wenn Sie die Visitenkarten, die Sie erhalten, in Ordnung bringen, können Sie viel schneller die richtigen Leute finden, was wiederum zu höheren Umsätzen führen kann und mehr Geld in den Taschen. Hier sind einige Ideen, wie diese Visitenkarten organisiert aufbewahrt werden können.

Schritte

1. 1 Sehen Sie sich die Visitenkarte direkt nach Erhalt an. Das sorgfältige Lesen einer Visitenkarte sofort nach Erhalt ist eine großartige Möglichkeit, sich den Namen des Besitzers zusammen mit seinem Gesicht zu merken. Das Bewerbungsformular und der Abschluss werden normalerweise auch auf einer Visitenkarte geschrieben, daher ist hier ein weiterer Hinweis, der Ihnen sagt, wer es ist und was er / sie tut.
2. 2 Haben Sie einen Platz für Ihre Visitenkarten, nachdem Sie sie erhalten haben. Wenn Sie eine Tasche oder ein Notizbuch zu Besprechungen mitnehmen, dann legen Sie darin einen Platz für die erhaltenen Visitenkarten bereit. Wohin auch immer Sie sich entscheiden, legen Sie sie auf keinen Fall zwischen Ihre Notizblätter oder in Ihre Tasche - dort gehen sie definitiv verloren oder werden mit Ihren Sachen gewaschen.
3. 3 Speichern Sie die Kontaktinformationen von Personen auf Ihrem Computer. Wenn Sie von einem Geschäftsessen, einer Messe oder einem Meeting zurückkehren, legen Sie alle Visitenkarten, die Sie erhalten, sofort an einem sicheren Ort ab. Eine Schreibtischschublade oder ein anderer Ort, in den andere Leute normalerweise nicht schauen, ist ideal. Sobald Sie Zeit haben, nehmen Sie alle in Ihrer Schreibtischschublade gesammelten Visitenkarten heraus und tragen Sie alle Kontaktinformationen davon in Outlook, Excel, Access oder auch nur Word ein.
4. 4 Erstellen Sie in jeder Datei eine Spalte "Notizen", die einer Visitenkarte gewidmet ist. Füllen Sie alle Informationen aus, die nicht auf der Visitenkarte selbst stehen: was diese Person tut, welche Informationen oder versprochene Zusammenarbeit er für Sie skizziert hat, wann Sie sich getroffen haben usw.
5. 5 Erstellen Sie eine Geschäftskontaktklassifizierung. Unterteilen Sie sie in ausgezeichnete, mehr oder weniger potenzielle und solche, die Sie kaum brauchen. Dazu können Sie die Nummerierung verwenden, wobei 1 wertvolle Kontakte markiert, 2 - möglich und 3 - diejenigen, mit denen Sie wahrscheinlich nicht zu tun haben. Sie können auch eine Farbcodierung verwenden: Grün für wertvolle Geschäftskontakte, Gelb für potenzielle Kontakte bzw. Rot für hoffnungslose. Wählen Sie eine bequeme und einprägsame Option für Sie, mit der Sie sich die Kontaktinformationen Ihrer Partner besser merken können.
6. 6 Ordnen Sie die Kontaktdaten Ihrer Partner so an, dass Sie sie später leicht wiederfinden. Sie kann alphabetisch nach dem Anfangsbuchstaben des Nachnamens der Person oder nach dem Anfangsbuchstaben des Firmennamens geordnet werden; mit dem Anfangsbuchstaben der Stadt, in der Sie diese Person kennengelernt haben (wenn Sie häufig reisen); oder die Branche, in der die Person arbeitet. So können Sie einfach die Informationen über die gewünschte Person, an die Sie sich erinnern, in die Suchleiste eingeben, und der Computer zeigt Ihnen eine Liste der Kontakte an, die den angegebenen Suchparametern entsprechen.
   • Viele spezielle Computerprogramme, deren Zweck es ist, eine Datenbank Ihrer Kontakte zu erstellen, können Ihre Kontakte beliebig sortieren und leicht auffindbar machen, wenn Sie sich plötzlich nur noch wenige Schlüsselwörter merken, nach denen Sie suchen müssen. Wenn Sie eines dieser Programme verwenden, sparen Sie viel Zeit beim manuellen Sortieren von Visitenkarten mit Daten.
7. 7 Bewahren Sie Visitenkarten auf die gute alte Art und Weise auf. Legen Sie sie in eine Adressdatei oder einen Visitenkartenhalter, der in Bürobedarfsgeschäften erhältlich ist.
   • Diese altmodische Art, Kontaktinformationen zu speichern, selbst wenn es sich nur um einen Stapel Visitenkarten handelt, die mit einem Gummiband verbunden sind, ist eine gute Versicherungspolice für Ihren elektronischen Speicher auf Ihrem Computer.
   • Sie müssen entscheiden, wie Sie Ihre Visitenkarten sortieren möchten: nach Name, Firmenname usw.
8. 8 Sobald Sie eine Visitenkarte von jemandem erhalten, notieren Sie sofort (höchstens innerhalb weniger Tage) auf der Rückseite den Ort, an dem Sie diese Person kennengelernt haben. Sie werden es also bestimmt nicht vergessen. Es ist auch besser, kurz auf die Rückseite zu schreiben, worüber Sie gesprochen haben, damit Sie später, wenn Sie diese Person kontaktieren müssen, sie daran erinnern können, wo Sie sich getroffen haben, fragen Sie, wie es den Kindern geht, oder erinnern Sie sich an alles, was Sie besprochen haben ... beim ersten Treffen.
9. 9 Bereit.

Tipps

• Wenn Sie viele Visitenkarten erhalten, sollten Sie eine Software kaufen, mit der Sie sie sortieren und speichern können. Es gibt Visitenkartenscanner sowie Programme, die die benötigten Informationen von einer Papiervisitenkarte lesen, erkennen und auswählen können. Sie können Ihnen eine enorme Menge an Arbeit ersparen, wenn Sie diese Informationen manuell in Ihren Computer eingeben.
• Wenn Sie mehr über Ihre Geschäftspartner wissen müssen als nur deren Namen und Telefonnummern, dann suchen Sie nach einer Software, mit der Sie große Mengen an Informationen über Kunden oder Partner speichern und verwalten können.
• Beginnen Sie schnell zu handeln, wenn Sie Ihren neuen Bekannten etwas versprochen haben oder sich jemand für Sie und Ihr Anliegen interessiert.
• Lassen Sie nicht zu, dass sich rohe Visitenkarten ansammeln. Sortieren Sie sie und geben Sie die Daten mindestens einmal pro Woche in Ihren Computer ein, bevor Sie völlig vergessen, wen Sie kennengelernt haben und warum.

Warnungen

• Wenn Sie alle Kontaktinformationen von Kunden oder Partnern auf Ihrem Computer speichern, denken Sie daran, regelmäßige Backups zu erstellen, falls Ihr Computer oder Ihre Festplatte abstürzt. Erstellen Sie nach Möglichkeit automatisch eine Sicherungskopie Ihrer Informationen.