Inhalt

• Schritte
• Rat
• Warnung

Müssen Sie einen professionellen und höflichen Jobbrief schreiben? Die meisten Arbeitsnachrichten sind vorformatiert und einfach zu kopieren. Sie müssen lediglich den Inhalt der Nachricht ändern. Geschäftspost muss immer das Datum, Informationen über den Absender, den Empfänger und einige Absätze im Nachrichtentext enthalten. Wenn Sie ein Bild schreiben möchten, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte und korrigieren Sie die erforderlichen Punkte, um den Standards Ihres Unternehmens zu entsprechen.

Schritte

Teil 1 von 4: Nachricht öffnen

1. 

   Verstehe das Format. Unabhängig davon, worum es in Ihrem Brief geht, gibt es einige Standards für das Erscheinungsbild des Briefes, denen Sie folgen müssen. Geschäftsbriefe sollten in einer beliebten Schriftart wie Arial oder Times New Roman geschrieben und geschrieben werden. Sie müssen die Absätze in Nachrichten manuell markieren. Das heißt, Sie beginnen einen neuen Absatz, indem Sie die Eingabetaste zweimal eingeben. Verwenden Sie den Befehl Einzug nicht, um Absätze hervorzuheben.
   • Lassen Sie den Rand an allen Kanten ca. 2 cm.
   • E-Mails für Arbeitsbriefe müssen auch in gängigen Schriftarten verfasst sein. Verwenden Sie keine handschriftlichen oder farbenfrohen Schriftarten, außer Schwarzweiß in der Arbeitspost.

2. 

   
   
   Wählen Sie den richtigen Papiertyp. Der Arbeitsbrief sollte auf einem Papierformat von 22 x 28 cm („Briefgröße“) gedruckt werden. Wenn Sie nicht in den USA sind, können Sie Papier im Format A4 verwenden. Einige lange Verträge können auf 22 x 36 cm ("legale Größe") Papier gedruckt werden.
   • Wenn Sie zum Versenden ausdrucken, sollten Sie den Brief auf den Firmenbriefkopf drucken. Dies verleiht dem Brief ein professionelleres Aussehen und enthält auch das Logo und die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens.

3. 

   
   
   Geben Sie Informationen zu Ihrem Unternehmen an. Geben Sie den Firmennamen und die Adresse an, in die jeder Teil der Adresse in einer anderen Zeile geschrieben ist. Wenn Sie Eigentümer oder Freiberufler sind, ersetzen Sie den Firmennamen durch Ihren eigenen Namen oder schreiben Sie Ihren Namen über den Firmennamen.
   • Wenn Ihr Unternehmen über einen vorgefertigten Briefkopf verfügt, können Sie diesen verwenden, anstatt den Firmennamen und die Adresse einzugeben.
   • Wenn Sie die Adresse selbst eingeben, sollten Sie je nach Ihnen und den Präferenzen Ihres Unternehmens oben rechts oder links oben ausrichten.
   • Wenn Sie international E-Mails senden, geben Sie den Ländernamen in Großbuchstaben ein.

4. 

   
   
   Fügen Sie das Datum hinzu. Das Schreiben von Volldaten ist die professionellste Wahl. Sie können beispielsweise "1. April 2012" oder "1. April 2012" schreiben. Das Datum sollte ein paar Zeilen unter der Absenderadresse stehen bleiben.
   • Wenn Ihr Brief innerhalb weniger Tage geschrieben wurde, geben Sie das Datum an, an dem Sie den Brief fertiggestellt haben.

5. 

   Geben Sie Empfängerinformationen an. Schreiben Sie den vollständigen Namen, den Titel (falls vorhanden), den Firmennamen und die Postanschrift des Empfängers und teilen Sie diese Informationen in separate Zeilen auf. Fügen Sie gegebenenfalls eine Referenznummer hinzu. Die Empfängerinformationen sollten durch einige Zeilen unterhalb des Datums begründet bleiben.
   • Am besten senden Sie einen Brief an eine identifizierte Person. Auf diese Weise kann die Person, an die Sie die Nachricht senden, auf Ihre Nachricht antworten. Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, an die Sie eine E-Mail senden sollen, überprüfen Sie sie ein wenig. Sie können die Firma anrufen, um nach dem genauen Namen und Titel der Person zu fragen.

6. 

   Wählen Sie eine Begrüßung. Eine Begrüßung ist ein Punkt des Respekts für den Empfänger der Nachricht. Welche Begrüßung verwendet wird, hängt davon ab, ob Sie die Person kennen, an die Sie die Nachricht senden, wie gut Sie sie kennen und wie feierlich der Brief ist. . Sie können die folgenden Optionen in Betracht ziehen:
   • "Wen es betrifft" (Für die Beteiligten) nur wenn Sie wissen nicht, an wen, insbesondere an wen Sie die Nachricht senden möchten.
   • Wenn Sie den Empfänger Ihrer E-Mail nicht kennen, ist es eine sichere Option, mit "Sehr geehrte Damen und Herren" (Sehr geehrte Damen und Herren) zu beginnen.
   • Sie können auch den Titel und den Namen des Empfängers verwenden, z. B. "Lieber Dr. Smith" (Lieber Professor Smith).
   • Wenn Sie den Empfänger der E-Mail gut kennen und eine enge Beziehung zu ihm haben, können Sie ihn beim Namen nennen, z. B. "Dear Susan".
   • Wenn Sie sich über das Geschlecht des Empfängers der Nachricht nicht sicher sind, geben Sie einfach den vollständigen Namen ein, z. B. "Lieber Kris Smith" (Hallo Kris Smith).
   • Vergessen Sie nicht, nach der Begrüßung ein Komma oder nach "An wen es sich richtet" einen Doppelpunkt einzugeben.
   Werbung

Teil 2 von 4: Verfassen von Nachrichteninhalten

1. 

   Direkt zum Problem. Zeit ist Geld, wie die Maxime sagt, die meisten Unternehmer hassen es, Zeit zu verschwenden. Daher sollte der Inhalt des Schreibens kurz und professionell präsentiert werden. Schreiben Sie einen Brief, in dem der Empfänger ihn schnell lesen kann, indem Sie direkt zum Punkt kommen und Ihre Meinung im ersten Absatz zusammenfassen. Zum Beispiel könnten Sie immer mit "Ich schreibe Ihnen in Bezug auf ..." beginnen (ich schreibe ihm über ...) und von dort aus beginnen.
   • Verwenden Sie keine strukturierte Sprache, keine großen Stöße oder langen, runden Sätze - Sie sollten das, was Sie sagen müssen, so präzise und klar wie möglich kommunizieren.
   • Drücken Sie es überzeugend aus. Es scheint, dass der Hauptzweck des Schreibens eines Briefes darin besteht, den Leser zu etwas zu überreden: seine Meinung zu ändern, einen Fehler zu korrigieren, Geld zu senden oder Maßnahmen zu ergreifen. Versuchen Sie, den Empfänger der Nachricht davon zu überzeugen, das zu tun, was Sie wollen.

2. 

   Verwenden Sie das Personenpronomen. Idealerweise sollten Sie in Ihrem Brief die Personenpronomen "Ich" (I), "Wir" (Wir) und "Sie" (Sie) verwenden. Beschreibe es als "Ich" (ich) und nenne den Leser "du" (Freund / Großvater / Großmutter / Bruder / Schwester).
   • Beachten Sie, wenn Sie im Auftrag einer Organisation schreiben. Wenn Sie Ihrem Unternehmen Wachstumsperspektiven geben, sollten Sie "wir" (uns) verwenden, um die Leser wissen zu lassen, dass Sie im Namen des Unternehmens sprechen. Wenn Sie über Ihre persönliche Meinung schreiben, verwenden Sie "Ich" (ich).

3. 

   
   
   Schreiben Sie klar, präzise und präzise. Lassen Sie Ihre Leser genau wissen, was Sie sagen möchten. Leser werden nur dann schnell auf Ihre Nachricht antworten, wenn der Inhalt Ihrer Nachricht klar ist. Insbesondere wenn Sie möchten, dass die Leser Schlussfolgerungen ziehen oder auf Ihren Brief reagieren, teilen Sie dies ihnen mit. Erklären Sie Ihre These auf prägnanteste Weise.

4. 

   
   
   Verwenden Sie aktive Sätze. Verwenden Sie bei der Beschreibung einer Situation oder bei der Anforderung eher aktiv als passiv. Passive Sätze können Ihren Brief dunkel machen oder die betroffene Person nicht angeben. Darüber hinaus ist der aktive Satz rationalisiert und einfacher. Beispielsweise:
   • Passivsatz: Sonnenbrillen werden hinsichtlich ihrer Haltbarkeit nicht entworfen oder hergestellt.
   • Proaktive Aussage: Ihr Unternehmen entwirft und fertigt Sonnenbrillen unabhängig von ihrer Haltbarkeit.

5. 

   
   
   Seien Sie angemessen aufgeschlossen. Briefe werden von Menschen geschrieben und an Menschen gerichtet. Vermeiden Sie daher nach Möglichkeit starre Schriftzüge. Sie können keine neue Beziehung mit einem nicht persönlichen Brief und mangelnder Offenheit aufbauen. Vermeiden Sie jedoch die Verwendung von Umgangssprache oder Umgangssprache wie den Sätzen "Sie wissen" (Sie wissen), "Ich meine" (Ich meine) oder "Wollen" (wollen - verkürzen von "wollen"). groß'). Halten Sie Ihren Ton ernst, aber freundlich und enthusiastisch.
   • Wenn Sie den Empfänger gut kennen, sollten Sie ihm informell eine Reihe netter Wünsche übermitteln.
   • Verwenden Sie Ihr eigenes Urteilsvermögen, wenn Sie entscheiden, inwieweit Sie sich ausdrücken möchten. Manchmal kann ein wenig Humor Ihnen helfen, ein erfolgreiches Geschäft abzuschließen, aber seien Sie vorsichtig, wenn Sie es necken, kann es ein Fehler sein.

6. 

   Höflich und höflich. Selbst wenn Sie einen Brief schreiben, um sich zu beschweren oder Bedenken auszudrücken, können Sie dennoch höflich sein. Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers und lassen Sie sich die Ideen einfallen, die Sie sich einfallen lassen, damit die Leser sehen können, dass Sie immer begeistert und hilfsbereit sind.
   • Zum Beispiel könnten Sie eine harte Beschwerde wie diese einreichen: „Ich denke, Ihre Sonnenbrille ist schlecht und ich werde sie nie wieder kaufen.“ Sie können jedoch höflicher schreiben: „ Ich bin vom Sonnenbrillenprodukt Ihres Unternehmens enttäuscht und plane, in Zukunft anderswo eine Brille zu kaufen.

7. 

   Verwenden Sie die Header-Vorlage "Zweite Seite" für zusätzliche Seiten. Die meisten Geschäftsbriefe sollten auf einer Seite kurz sein. Wenn das Problem, über das Sie sprechen, länger ist, z. B. ein Vertrag oder ein rechtliches Problem, benötigen Sie möglicherweise einige weitere Seiten. Verwenden Sie die Briefkopfvorlage "zweite Seite", die normalerweise eine abgekürzte Adresse und denselben Papiertyp wie der Briefkopf der ersten Seite hat.
   • Seitennummerierung oben auf der Seite mit der zweiten und den folgenden Seiten. Sie können auch Empfängernamen und -daten hinzufügen.

8. 

   Inhaltszusammenfassung. Fassen Sie im letzten Absatz die wichtigsten Punkte zusammen und geben Sie klar an, welche Schritte in Ihrem Aktionsplan enthalten sind oder was Sie vom Empfänger der Nachricht erwarten können. Beachten Sie, dass der Empfänger Sie kontaktieren kann, um zu fragen oder zu sprechen. Danken Sie ihm für sein Interesse an dem Brief und Ihrem Problem. Werbung

Teil 3 von 4: Ending Letters

1. 

   Wählen Sie den Endsatz. Der Schlusssatz zeigt wie eine Begrüßung den Respekt vor dem Empfänger des Briefes und den Grad der Feierlichkeit des Briefes. "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen" ist normalerweise eine sichere Wahl. Sie könnten andere Optionen in Betracht ziehen, wie "Herzlich", "Respektvoll" (Mit freundlichen Grüßen), "Grüße" und "Mit freundlichen Grüßen" (Mit freundlichen Grüßen). Sie können auch ein etwas weniger formelles und dennoch professionelles Ende wählen, z. B. "Alles Gute", "Beste Wünsche" (Beste Wünsche) , "Herzliche Grüße" und "Danke" und "Danke". Verwenden Sie nach dem Satz Kommas.

2. 

   Schild. Lassen Sie etwa vier Zeilen leer und unterschreiben Sie sie. Unterschreiben Sie Ihre Unterschrift nach dem Drucken des Briefes oder scannen Sie Ihr Unterschriftenbild, wenn Sie es per E-Mail versenden, und fügen Sie es in diesen Teil der Nachricht ein. Sie sollten blaue oder schwarze Tinte für die Signatur wählen.
   • Wenn Sie einen Brief im Namen einer anderen Person unterschreiben, schreiben Sie "pp:" vor Ihre Unterschrift. "Pp" steht für "per procurationem" (wie "by agentur" oder "im Auftrag von").

3. 

   Geben Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen ein. Geben Sie unter Ihrer Unterschrift Ihren vollständigen Namen, Titel, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und mögliche Kontaktmethoden ein. Jede Information wird in eine separate Zeile geschrieben.

4. 

   Fügen Sie die Abkürzung der Schreibkraft hinzu. Wenn eine andere Person als Sie den Buchstaben eingegeben hat, sollten Sie die Initialen dieser Person unter der Unterschrift einfügen. Manchmal waren die Initialen der Person, die den Brief schrieb, enthalten. Daher ist es wichtig, zwischen der Person, die den Brief geschrieben hat, und der Person, die den Brief geschrieben hat, zu unterscheiden.
   • Wenn Sie beispielsweise gerade die Initialen der Schreibkraft hinzugefügt haben, schreiben Sie sie in Kleinbuchstaben: mj
   • Wenn Sie die Abkürzungen des Schreibers hinzufügen, schreiben Sie sie in Großbuchstaben und die Abkürzung des Schreibers in Kleinbuchstaben: RW: mj. Sie können auch einen Schrägstrich zwischen den beiden Abkürzungen verwenden: RW / mj.

5. 

   Beachten Sie die beigefügten Dokumente. Wenn Sie ein Dokument anhängen, das der Empfänger sehen soll, notieren Sie es einige Zeilen unter Ihren Kontaktinformationen, indem Sie die Nummer und den Typ des Dokuments notieren. Zum Beispiel könnten Sie schreiben: "Anlagen (2): Lebenslauf, Broschüre" ("Anhang (2): Lebenslauf, Broschüre").
   • Sie können "Gehäuse" auch als "Gehäuse" abkürzen. oder "Enc.".

6. 

   Empfänger hinzufügen. Wenn Sie eine Kopie des Briefes an eine andere Person senden, sollten Sie den Namen dieser Person in den Brief aufnehmen. Sie können Anmerkungen machen, indem Sie "cc:" unter der Zeile "Enclosures" eingeben. "Cc" steht für "Courtesy Copy" mit dem Namen und Titel der Person ("cc" für) "Durchschlag" (Durchschlag), wenn der Buchstabe auf Durchschlagpapier geschrieben wird.
   • Schreiben Sie zum Beispiel: "cc: Mary Smith, Vizepräsidentin für Marketing" ("Sehr geehrte: Mary Smith, stellvertretende Marketingmanagerin").
   • Wenn Sie einen weiteren Empfänger hinzufügen möchten, geben Sie den Namen einer zweiten Person direkt unter dem Namen der ersten Person ein und benötigen Sie nicht "cc:".
   Werbung

Teil 4 von 4: Fertig

1. 

   Bearbeiten Sie Ihre Nachricht. Aussehen ist das Schlüsselelement für einen professionellen Briefschreiber. Sicherlich wird der Leser leicht erkennen, dass Sie kompetent und verantwortlich sind, indem er die kleinsten Fehler im Brief korrigiert. Sie können den Rechtschreibbefehl ausführen, um die Rechtschreibung eines Wortes zu überprüfen. Sie können dies jedoch auch überprüfen, indem Sie den Brief vor dem Senden sorgfältig lesen.
   • Ich frage mich, ob der Brief klar und prägnant war. Gibt es einen Absatz mit mehr als drei oder vier Sätzen? Wenn ja, können Sie unnötige Absätze löschen.
   • Wenn der Brief wirklich wichtig ist, können Sie einen Freund oder Kollegen bitten, ihn schnell zu überprüfen. Manchmal hilft es Ihnen, nur ein paar Sekunden zum Lesen zu nehmen, um Fehler oder ungeschickte Wortverwendung zu erkennen, die Sie möglicherweise nicht gesehen haben.

2. 

   Heften Sie keine Post. Wenn die Nachricht viele Seiten hat, vermeiden Sie das Heften der Nachricht. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Seiten korrekt ausgerichtet sind, verwenden Sie die Büroklammer oben links.

3. 

   Mailing. Wenn Sie mailen, verwenden Sie einen Geschäftsumschlag. Wenn ein Umschlag mit Ihrem Firmenlogo verfügbar ist, verwenden Sie ihn. Drucken Sie die Absenderadresse und die Empfängeradresse deutlich aus. Falten Sie den Brief in drei Teile, sodass beim Öffnen der Nachricht der erste Teil der Nachricht oben und dann unten gefaltet wird. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Briefmarken haben, und senden Sie diese ab.
   • Wenn Sie der Meinung sind, dass die handschriftliche Adresse verschmiert ist und nicht Ihrem professionellen Stil entspricht, geben Sie die Adresse in Wort ein, legen Sie den Umschlag in den Drucker und drucken Sie die Adresse auf den Umschlag.
   • Wenn der Brief äußerst wichtig und / oder dringend ist, sollten Sie ihn per Kurier versenden.
   • Wenn Sie die Nachricht per E-Mail senden möchten, konvertieren Sie sie in das HTML-Format oder speichern Sie die Nachricht als PDF, um das Format beizubehalten. Papierversand ist jedoch besser.
   Werbung

Rat

• Verwenden Sie einen guten Stift, um Buchstaben zu unterschreiben.
• Schnell. Wenn Sie nicht innerhalb einer Woche auf die Anfrage des Absenders antworten können, teilen Sie ihm dies mit und teilen Sie ihm mit, wann er eine Antwort von Ihnen erhalten kann.
• Konzentrieren Sie sich auf das Positive. Sprechen Sie über die Dinge, die Sie tun können, nicht über die Dinge, die Sie nicht können. Wenn Sie beispielsweise keinen Artikel auf Lager haben, teilen Sie dem Kunden nicht mit, dass Sie seine Bestellung nicht ausführen können. Sagen Sie stattdessen, dass das Produkt beliebt ist und Ihre Seite nicht vorrätig ist. . Sagen Sie ihnen dann, wann Sie ihnen das Produkt anbieten können.
• Wenn Sie einen Brief mit viel Inhalt schreiben, sollten Sie zuerst diese Dinge auflisten.
  • Listen Sie alle Dinge auf, die Sie abdecken möchten. Mach dir keine Sorgen über die Bestellung.
  • Listen Sie für jeden Inhalt die Schlüsselwörter, Beispiele, Argumente und Fakten auf.
  • Überprüfen Sie den Inhalt Ihrer Gliederung so, dass er für Ihren Zweck und Ihr Publikum geeignet ist.
  • Schneiden Sie alle nicht zusammenhängenden Probleme aus.
  • Ordnen Sie die Informationen in der Reihenfolge an, die für den Leser am besten ist.

Warnung

• Schreiben Sie keine Briefe mit schmeichelhaften Sätzen. Ein echtes Kompliment ist akzeptabel, aber wenn Sie es im Übermaß tun, wird der Leser das Gefühl haben, dass Sie durch Schmeichelei arbeiten, nicht durch Ihre Fähigkeiten.
• Verwenden Sie keinen zu harten und imposanten Ton. Denken Sie daran, dass Sie versuchen, eine professionelle Beziehung mit einem Geschäftsbrief zu stärken oder zu initiieren.