Inhalt

• Schreiten
• Methode 1 von 2: Teil 1: Haben Sie die richtigen Fähigkeiten
• Methode 2 von 2: Teil 2: Seien Sie repräsentativ
• Tipps
• Warnungen

Jedes Unternehmen, das Besucher empfängt, benötigt eine Empfangsdame. Eine Empfangsdame ist jemand, der Besucher am Schalter des Unternehmens oder der Institution empfängt. Es ist normalerweise die erste Person, die der Besucher treffen sollte, und wie Sie wissen, sind erste Eindrücke immer sehr wichtig. Die Rezeptionistin muss den Besucher höflich empfangen und korrekt antworten, auch telefonisch oder per E-Mail. Es ist sozusagen die Visitenkarte des Unternehmens.

Schreiten

Methode 1 von 2: Teil 1: Haben Sie die richtigen Fähigkeiten

1. Haben ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten. Als Empfangsdame sind Sie die Visitenkarte des Unternehmens - - Sie sind die Person, mit der der Kunde zuerst spricht und zu der Mitarbeiter zur Information und Planung kommen. Neben der Annahme von Anrufen und der Überweisung von Besuchern müssen Sie häufig mit Kunden zu tun haben, alle Arten von Veranstaltungen organisieren, Termine vereinbaren usw. Da dies viele Aufgaben mit sich bringt, ist es wichtig, dass Sie als Rezeptionist gut organisiert sind, damit Sie dies können mehrere Dinge gleichzeitig tun. kann. Wenn Sie nicht in der Lage sind, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu übernehmen und in der richtigen Reihenfolge zu erledigen, werden Sie als Empfangsdame nicht lange bestehen.
   • Eine gute Möglichkeit, sich zu organisieren, besteht darin, in ein Archivierungssystem zu investieren, mit dem Sie arbeiten können. Es ist wichtig, dass Sie wissen, welche Papiere und Informationen Ihr Chef, Ihre Kollegen und Kunden möglicherweise benötigen. Bewahren Sie all diese Informationen in verschiedenen Ordnern auf - auf Ihrem Computer-Desktop oder auf Papier. Organisieren Sie Ihr System so, wie es für Sie am besten funktioniert - wenn Sie dafür Neon-Haftnotizen benötigen, ist das auch in Ordnung.
   • Organisiert zu sein bedeutet auch, dass Sie sich selbst motivieren können - Sie brauchen niemanden, der Ihnen sagt, wie Sie etwas tun sollen, oder der Sie auf dem richtigen Weg hält. Wenn Sie gut organisiert sind, wissen Sie genau, welche Aufgaben Sie an einem Tag erledigen müssen und welche Dinge Priorität haben.
   • Stellen Sie sicher, dass Sie (viele) Telefonnummern zur Hand haben, z. B. von Kollegen, Auftragnehmern, Verkäufern, Rettungsdiensten usw. Sie benötigen sie alle zu einem bestimmten Zeitpunkt. Speichern Sie die Telefonnummern in einem speziellen Computerprogramm oder in einem Rolodex.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie ein wenig technisches Wissen haben. Die wichtigste Technologie, mit der sich eine Empfangsdame befassen muss, ist das Telefon - und all die damit verbundenen Tasten und Leitungen. Computerkenntnisse sind ebenfalls unverzichtbar - die meisten Rezeptionisten müssen wissen, wie man E-Mails versendet, und sie müssen gut mit einem Textverarbeitungsprogramm umgehen können. Es ist auch hilfreich, wenn Sie wissen, wie Sie Tabellenkalkulationen erstellen und Programme verwenden, die für das Unternehmen spezifisch sind, für das Sie arbeiten.
   • Denken Sie daran, dass Sie höchstwahrscheinlich auch in der Lage sein müssen, mit Kopierer, Scanner und Drucker umzugehen (und Probleme zu beheben, die Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit mit diesen Geräten haben). Wenn Sie wissen, welche Art von Ausrüstung Sie verwenden, lesen Sie die Handbücher, um die häufigsten Probleme zu lösen.
3. Sei vertrauenswürdig. Es wird erwartet, dass der Rezeptionist jederzeit an seinem Schreibtisch sitzt - das Unternehmen erhält einen schlechten Ruf, wenn niemand ans Telefon geht oder wenn die Wartezeiten sehr lang sind. Machen Sie es zu Ihrer Priorität, vertrauenswürdig zu sein - wenn Ihr Chef weiß, dass er sich auf Sie verlassen kann und dass Sie immer da sind, um zu helfen, machen Sie sich selbst unverzichtbar.
4. Sei ein guter Zuhörer. Ein wichtiger Teil des Empfangs ist es, anderen Menschen zuzuhören - am Telefon, wenn ein Kunde am Schreibtisch eine Frage stellt oder wenn Informationen an Sie weitergegeben werden. Wenn Sie ein guter Zuhörer sind, können Sie effizienter arbeiten - Sie können Probleme leichter lösen, wenn Sie sofort verstehen, was jemand von Ihnen verlangt, und Sie können Kunden besser an die Abteilung verweisen, in der ihnen geholfen werden kann.
5. Machen Sie sich Notizen über alles. Wenn Ihr Chef Sie auffordert, etwas zu tun, notieren Sie sich die Details. Wenn ein Kunde anruft, notieren Sie sich unbedingt seine Informationen (Name, Kontaktdaten, Wünsche usw.). Notizen helfen Ihnen, organisiert zu bleiben und erinnern Sie an all die kleinen Dinge, die an einem Tag passieren. Schreiben Sie Ihre Notizen in ein Notizbuch oder Notizbuch und bewahren Sie sie jederzeit bei sich auf. Sie werden überrascht sein, wie nützlich das ist, besonders wenn Sie wissen möchten, was diese Person, die vor fünf Stunden angerufen hat, wollte.
   • Stellen Sie sicher, dass Sie Nachrichten detailliert ausschreiben und lesen, was Sie geschrieben haben. Wiederholen Sie die Nachricht und / oder die Kontaktdaten, während Sie sie aufschreiben, um sicherzustellen, dass Sie über die richtigen Informationen verfügen.
6. Beantworten Sie das Telefon höflich mit einer Standardbegrüßung wie "Guten Morgen, Sie sprechen mit ____ (Ihrem Namen), von ____ (Firmenname). Wie kann ich Ihnen helfen?"Stellen Sie sicher, dass Sie nach ein oder zwei Klingeltönen ans Telefon gehen. Es ist nicht in Ordnung, Personen länger als eine Minute in die Warteschleife zu stellen (das ist länger als Sie vielleicht denken).
   • Hören Sie genau auf den Namen der Person, nach der die anrufende Person fragt. Wiederholen Sie diesen Vorgang, wenn Sie dies sicherstellen möchten. Fragen Sie, ob der Anrufer den Namen buchstabieren kann, wenn er schwer zu verstehen ist.
   • Übertragen Sie das Gespräch ordentlich mit einem Standardsatz wie "Warten Sie eine Minute, ich werde Sie zu Mr. Smith durchstellen". Oder wenn sich die Person in einem Gespräch befindet: "Herr Smit ist gerade in einem Gespräch. Möchten Sie warten oder soll ich die Nachricht weitergeben?". Vielen Dank an den Anrufer und Weiterleitung des Anrufs.
7. Begrüßen Sie Paketzusteller mit der gleichen Professionalität und Höflichkeit wie jeder andere Besucher. Möglicherweise müssen Sie für eine Lieferung unterschreiben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Unterschrift lesbar ist. Der Zusteller benötigt möglicherweise Anweisungen, wo das Paket abgelegt werden soll. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Mitarbeiter für solche Angelegenheiten kontaktieren.
8. Empfangen Sie Kunden, die effektiv und höflich zum Geschäft kommen. Nachdem der Besucher Ihnen gesagt hat, wer er ist und wen er sucht, verbinden Sie sich mit dieser Person und sagen ihm, wer dort ist. Ein Standardsatz, den Sie dafür verwenden können, lautet: "Herr Smit, Frau Jansen von XYZ b.v. ist hier für den 2-Uhr-Termin". Versuchen Sie immer, einen Vor- und Nachnamen sowie das Unternehmen anzugeben, das sie vertreten. Es ist nützlich zu fragen, ob er / sie einen Termin hat. Herr Smit wird dann weitere Anweisungen geben, wo der Kunde warten soll und wie lange dies dauern wird. Sie können dem Besucher dann sagen: "Herr Smit wird in einer Minute da sein". Oder: "Mr. Smit sagt, dass er ein Meeting beendet und in 5 Minuten dort sein wird. Bitte setzen Sie sich."

Methode 2 von 2: Teil 2: Seien Sie repräsentativ

1. Habe eine positive Einstellung. Wie oben erwähnt, ist die Rezeption die Visitenkarte des Unternehmens - Kunden sehen Sie zuerst und beantworten Fragen von Personen, die nicht ins Büro kommen können. Niemand möchte von einem sauren oder mürrischen Gesicht begrüßt werden. Haben Sie immer ein Lächeln im Gesicht und eine fröhliche Persönlichkeit. Seien Sie geduldig mit schwierigen Kunden, auch wenn diese Ihnen auf die Nerven gehen.
   • Auch wenn Sie einen sehr schwierigen Kunden haben, erinnern Sie sich immer wieder daran, dass Sie eine starke, glückliche Persönlichkeit haben. Sagen Sie sich, dass sie Ihnen ihre Frustrationen nehmen, aber wissen Sie, dass Sie nicht derjenige sind, der etwas falsch macht, solange Sie Ihr Bestes tun, um sie unterzubringen. Lieber cool bleiben als explodieren.
2. Halten Sie einen Gruß bereit. Es ist immer wichtig, die Kunden freundlich zu begrüßen. Selbst wenn Sie etwas erledigen müssen, bevor Sie dem Kunden helfen können, ist es wichtig, ihn zu begrüßen, damit er weiß, dass er gesehen wurde und ihm geholfen wird.
   • Zum Beispiel können Sie grüßen mit: "Guten Morgen! Wenn Sie sich setzen, bin ich bei Ihnen richtig!".
3. Höflich sein. Sei höflich. Behandeln Sie alle so, als wären sie die wichtigste Person, die heute ins Büro kommt. Dies ist Ihre Aufgabe - niemand kümmert sich darum, dass Sie heute Morgen Stunden im Stau verbracht haben oder dass Sie nur Kaffee über Ihre neuen Lederschuhe gegossen haben. Lassen Sie persönliche Sorgen zu Hause. Sorgen Sie dafür, dass sich der Kunde wohlfühlt und gerne mit Ihnen spricht.
4. Kleidungsvertreter. Sie repräsentieren ein Unternehmen, also müssen Sie ordentlich aussehen. Investieren Sie in Kleidung, die zur Unternehmenskultur passt. Wenn Sie eine Empfangsdame in einem bestimmten Geschäftstyp sind (z. B. einer Bekleidungsmarke), kann es sinnvoll sein, Kleidung dieser Marke zu tragen. Gehen Sie eher konservativ vor, es sei denn, Sie arbeiten an einem Ort, an dem Mode oder andere Faktoren wichtig sind.
   • Überprüfen Sie, ob in Ihrem Unternehmen spezielle Vorschriften für Kleidung gelten. Ihre Firma mag mit formeller Arbeitskleidung gut zurechtkommen, aber erinnern Sie sich nie an Sie zu formell anziehen (Jogginghose wird möglicherweise nicht geschätzt).
5. Sieh immer ordentlich aus.

Tipps

• Halten Sie persönliche Dinge von der Arbeit getrennt. Das bedeutet auch, dass Sie bei der Arbeit keine persönlichen Gespräche und E-Mails bearbeiten. Die IT-Abteilung kann Ihre Computeraktivitäten überwachen.
• Seien Sie nett zu Managern und versuchen Sie, ihnen zu helfen, wenn Sie nichts zu tun haben.
• Denken Sie daran, wer Ihr Gehalt zahlt, und respektieren Sie sie immer.
• Finden Sie jemanden, der den Schreibtisch oder das Telefon im Auge behalten kann, wenn Sie auf die Toilette gehen müssen, wenn Sie zum Mittagessen ausgehen, in den Urlaub fahren usw. Auf diese Weise warten keine wütenden Menschen auf Sie, wenn Sie zurückkommen.
• Fragen Sie Kollegen, ob Sie bei irgendetwas helfen können. Sie können Freunde besser finden, indem Sie helfen, als Feinde, indem Sie sich beschweren.
• Der Umgang mit Post gehört oft auch zu Ihrem Job. Finden Sie an Ihrem ersten Tag sofort heraus, wohin es gehen muss, wer es wann liefern wird.
• Sei immer bereit, eine neue Aufgabe zu lernen. Vielseitigkeit kann Ihnen viel bringen.
• Schreiben Sie Nachrichten in doppelter Ausfertigung und geben Sie eine Kopie an die Person, für die die Nachricht bestimmt ist. Oder verwenden Sie ein Tagebuch, um die Suche zu vereinfachen, insbesondere wenn Sie nach einem Namen oder einer Telefonnummer suchen.

Warnungen

• Sag niemals "Ich werde nicht". Dann verlieren Sie schnell Ihren Job.
• Tu nicht so, als wärst du nett. Die Leute sehen durch. Seien Sie aufrichtig interessiert, höflich und respektvoll. Wenn Sie dies nicht tun können, sollten Sie keine Empfangsdame werden. Sie nehmen den Ruf des Unternehmens herunter. Dann suchen Sie lieber einen Bürojob, bei dem Sie nicht öffentlich auftreten müssen.
• Streite nicht mit einem Kunden oder Anrufer. Überweisen Sie ihn an einen Vorgesetzten.