Verwalten Sie Ihre Zeit mit Bedacht

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Inhalt

Schreiten
Methode 1 von 3: Wissen, wie Sie Ihre Zeit verbringen
Methode 2 von 3: Vermeiden Sie Ablenkungen
Methode 3 von 3: Nutzen Sie Ihre Zeit effizient
Warnungen

Wir alle haben das Gefühl, dass es an einem Tag einfach nicht genug Stunden gibt, um alles zu erledigen, was getan werden muss. Ein paar einfache Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten können Ihnen helfen, die Zeit, die Sie haben, optimal zu nutzen. Erfahren Sie, wie Sie Zeit mit Bedacht einsetzen, um in Ihrer Zeit mehr zu erreichen.

Schreiten

Methode 1 von 3: Wissen, wie Sie Ihre Zeit verbringen

Behalten Sie Ihre täglichen Aktivitäten im Auge. Überprüfen Sie, was Sie jeden Tag tun, und notieren Sie, wie viel Zeit Sie dafür aufwenden. Sie werden möglicherweise überrascht sein, wie viel Zeit Sie tatsächlich an einem Tag verschwenden, verglichen mit der tatsächlichen Menge an Arbeit, die Sie erledigen.
- Vergessen Sie nicht, alltägliche Aufgaben wie Frühstück, Haushalt, Duschen usw. im Auge zu behalten.
Schreiben Sie alle Ihre Aktivitäten in ein Notizbuch. Wenn Sie wissen, was Sie jeden Tag tun und wie viel Zeit Sie damit verbringen, schreiben Sie es auf. Wenn Sie all diese Informationen sammeln und auf einer Seite gleichzeitig sehen, können Sie Muster und möglicherweise sogar Bereiche sehen, in denen Sie Ihre Zeit verschwenden.
- Seien Sie umfassend und klar, wenn Sie Notizen machen. Stellen Sie keine einzelnen Ereignisse zusammen, vergessen Sie nicht die kleinen Aufgaben und stellen Sie sicher, dass Sie genaue Zeitstempel verwenden, um Ihre täglichen Aktivitäten zu verfolgen.
- Es kann hilfreich sein, bestimmte Arten von Aktivitäten zu kategorisieren. Schreiben Sie beispielsweise Hausarbeiten in Blau, Aktivitäten in Rot und Freizeitaktivitäten in Schwarz. Auf diese Weise können Sie sich vorstellen, wie Sie Ihre Zeit verbringen.
Überlegen Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Verbringst du eine Stunde am Tag damit, nichts zu tun? Zwei Stunden, um zu entscheiden, wo man essen soll? Acht Stunden im Internet surfen? Suchen Sie nach Mustern, wie Sie Ihre Zeit verbringen, und bestimmen Sie, was benötigt wird und was nicht.
- Verschwenden Sie Ihre Zeit wegen mangelnder Selbstkontrolle? Bist du ein Zauderer? Übernimmst du zu viel Verantwortung auf deinen Schultern? Dies sind alles Fragen, die Sie sich stellen müssen, wenn Sie beurteilen, wie Sie Ihre Zeit verbringen.
- Möglicherweise brechen Sie die Aktivitäten den ganzen Tag über auf eine Weise auf, die keinen Sinn ergibt. Zum Beispiel ist es wahrscheinlich unklug, eine halbe Stunde zu arbeiten und dann 10 Minuten mit trivialen Dingen zu verbringen und dann eine weitere halbe Stunde zu arbeiten. Sie sind fokussierter und produktiver, wenn Sie eine Stunde arbeiten und zu einem späteren Zeitpunkt triviale Aufgaben erledigen.
- Es ist besser, Ihre Aufgaben anzugehen, indem Sie sie in "Blöcke" unterteilen. Dies ist eine Methode, bei der Sie eine festgelegte Zeitspanne für eine einzelne Aufgabe ohne Ablenkung festlegen.
Berücksichtigen Sie Anpassungen. Jetzt, da Sie genau wissen, wofür Sie Ihre Zeit verbringen, nehmen Sie aktive Anpassungen an Ihrem Zeitplan vor. Stellen Sie sicher, dass Sie Bereiche identifizieren können, für die Sie nicht weniger Zeit aufwenden können. Nur weil etwas lange dauert, heißt das nicht, dass es Zeitverschwendung ist.
Wenn Sie drei Stunden am Tag damit verbringen, arbeitsbezogene E-Mails zu versenden, ist es unwahrscheinlich, dass Sie diese Zeit reduzieren können. Wenn Sie jedoch während Ihrer offiziellen E-Mails vier oder fünf persönliche E-Mails senden, können Sie den Zeitaufwand für E-Mails auf jeden Fall reduzieren.
Ändern Sie Ihre Gewohnheiten und Standards. Was auch immer Ihr Zeitmanagementproblem sein mag, es gibt immer eine Lösung. Sobald Sie entschieden haben, wo oder wie Sie Ihre Zeit verbringen möchten, müssen Sie geplante Anstrengungen unternehmen, um Ihr Zeitmanagement zu ändern.
- Wenn Sie zu viel Zeit mit dem Housekeeping oder dem Kochen Ihrer Mahlzeiten verbringen und es sich leisten können, sollten Sie eine Haushälterin oder einen Koch beauftragen. Für manche Menschen ist ihre Zeit mehr wert als ihr Geld.
- Möglicherweise verbringen Sie einen Großteil Ihres Tages damit, ziellos im Internet zu surfen. Sie können den Zugriff auf bestimmte Internetseiten oder Konten in sozialen Netzwerken einschränken (während Sie an etwas anderem arbeiten sollen).

Methode 2 von 3: Vermeiden Sie Ablenkungen

Identifizieren Sie Ablenkungen in Ihrem Leben. Die größte Gefahr, Ihre Zeit sinnvoll zu nutzen, ist die ständige Ablenkung. Versuchen Sie herauszufinden, welche Aktivitäten oder Personen Ihre Zeit verschwenden. Egal, ob es ein Freund ist, der weiter redet, oder eine hartnäckige Angewohnheit, die Sie von der Arbeit abhält, Sie können Wege finden, um diese Zeitverschwendung zu vermeiden.
- Wenn Sie viel Zeit damit verbringen, etwas zu tun, das für Sie kein wünschenswertes Ergebnis liefert, ist dies wahrscheinlich nur eine Ablenkung in Ihrem Leben, die Sie vermeiden sollten.
- In einer Büroumgebung werden Sie wahrscheinlich viele Ihrer Kollegen als Ablenkung sehen. Vermeiden Sie Geschwätz oder Gespräche über das Wetter, wenn Sie etwas erledigen müssen. Denken Sie jedoch daran, dass Ihre Einstellung im Büro für Ihre Karriere genauso wichtig ist wie das Zeitmanagement. Seien Sie also nicht unhöflich.
Vermeiden Sie lange Telefonate. Wenn Sie feststellen, dass Sie viel Zeit mit langen Telefonaten verbringen, sollten Sie Ihre Telefongewohnheiten ändern. Oft können Sie mehr erreichen, indem Sie persönlich sprechen als telefonisch. Hören Sie also auf, am Telefon zu sprechen.
- Viele Telefongespräche bestehen aus unnötigem und unnötigem Geschwätz, insbesondere zu Beginn oder am Ende des Gesprächs. Menschen neigen dazu, den Fokus zu verlieren und am Telefon zu verirren. Seien Sie sich dessen bewusst. In persönlichen Gesprächen besteht die Notwendigkeit, sich ausschließlich auf Arbeitsthemen zu konzentrieren. Dies liegt daran, dass keine Partei während eines Meetings von Ablenkung umgeben ist.
Surfen Sie nicht übermäßig im Internet. Viele Menschen nutzen das Internet als entscheidendes Instrument, um Aufgaben zu erledigen, die erledigt werden müssen. Genauso viele Menschen haben sich jedoch schuldig gemacht, zu nutzlosen Nachrichtenartikeln, Sportberichten und Fotos von Prominenten, Kätzchen oder Welpen zu verirren. Konzentrieren Sie sich, wenn Sie online sind. Es stehen Programme zur Verfügung, die bestimmte Anwendungen, Websites und Domänen blockieren und so dazu beitragen, die Ablenkung durch das Internet zu verringern.
- Vermeiden Sie Facebook, Twitter und andere soziale Netzwerke, wenn Sie etwas anderes tun sollen.
- Das Googeln verschiedener Themen ist ebenfalls eine gefährliche Zeitverschwendung. Sie denken vielleicht, dass Sie etwas nachschlagen werden, aber bevor Sie es wissen, sind Sie mehr als drei Stunden lang in den entferntesten Ecken des Internets gelandet.
Schreiben Sie ein "Bitte nicht stören" -Schild. Sie kennen wahrscheinlich das Schild, dass Sie an der Tür Ihres Hotelzimmers hängen können. Dieses Zeichen kann in einer Büroumgebung oder am Arbeitsplatz gleichermaßen wirksam sein. Sie können ein solches Schild selbst ausdrucken und bei Bedarf an die Tür Ihres Arbeitsbereichs hängen. Dies beendet den Klatsch, der Sie von der Arbeit abhält.
- Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, ist es wichtig, dass Sie über einen eigenen Arbeitsplatz verfügen. Arbeiten Sie nicht in den öffentlichen Bereichen Ihres Zuhauses, da Fernseher, Telefon oder eine Spielekonsole Sie leicht von der Arbeit abhalten können.
Nehmen Sie sich Zeit für unvermeidliche Ablenkungen. Es gibt Arten von Ablenkungen, die man manchmal einfach nicht vermeiden kann. Manchmal ist es Ihr Chef, der sich eine Auszeit vom Arbeitstag nimmt, um sich zu unterhalten, oder vielleicht ein älteres Familienmitglied, das ständige Hilfe bei einfachen Aufgaben benötigt. Was auch immer diese unvermeidlichen Ablenkungen sein mögen, wenn Sie im Voraus Platz für sie schaffen, nehmen sie Ihnen weniger Zeit für andere notwendige Projekte und Aktivitäten.

Methode 3 von 3: Nutzen Sie Ihre Zeit effizient

Schreiben Sie alles auf. Verlassen Sie sich bei Ihren Aufgaben nicht auf Ihr Gedächtnis. Schreiben Sie alles, was Sie tun müssen, an einem Ort auf und beziehen Sie sich häufig auf diese Liste, um Ihre Ziele zu erreichen.
- Auch wenn eine Aufgabe weniger groß oder banal erscheint, notieren Sie sie sich. Ihr Kalender sollte mit kleinen Kommentaren wie "Stefan anrufen", "Gewinnspannen nachschlagen" oder "E-Mail-Chef" gefüllt sein.
- Stellen Sie sicher, dass Sie immer ein Notizbuch bei sich haben, und schreiben Sie die Aufgaben auf, wenn sie vorbeigehen. Sie denken, Sie werden daran denken, sie später aufzuschreiben, aber wahrscheinlich werden Sie es vergessen.
Verwenden Sie eine Agenda. Durch das einfache Hinzufügen eines Kalenders oder Planers zu Ihrer Sammlung von Organisationstools können Sie Ihre Zeit effizient organisieren. Notieren Sie jede neue Frist, Aufgabe oder Besprechung, die Ihrem Zeitplan hinzugefügt wird. Nehmen Sie sich jeden Morgen einen Moment Zeit, um Ihre Tagesordnung zu überprüfen, damit Sie wissen, was vor Ihnen liegt.
Vermeiden Sie doppelte Verpflichtungen. Organisieren Sie Ihren Zeitplan, indem Sie vermeiden, sich zu viele Fragen zu stellen und nicht zu viele Projekte oder Veranstaltungen gleichzeitig zu übernehmen. Überprüfen Sie Ihren Kalender, bevor Sie etwas zustimmen, um sicherzustellen, dass Sie die Zeit haben. So bleibt Ihre Zeit organisiert, ohne den Überblick über Ihren regulären Zeitplan zu verlieren.
Vermeiden Sie Ablenkungen. Verwalten Sie Ihre Zeit produktiv, indem Sie Elemente entfernen, die Sie ablenken oder dazu führen könnten, dass Sie verirren und in Ihrem Zeitplan zurückfallen. Halten Sie Fernsehen und Spiele von Ihrem Lern- oder Papierkram fern, damit Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren können, die zuerst erledigt werden müssen, und die lustigen Dinge für später aufbewahren.
Organisieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit. Verwalten Sie Ihre Zeit mit Bedacht, indem Sie zuerst die wichtigsten oder zeitgebundenen Aufgaben erledigen. Markieren Sie diese in Ihrer Planung mit einem speziellen Farbmarker oder einem kleinen Aufkleber. Planen Sie zuerst Aufgaben mit höchster Priorität und geben Sie sich genügend Zeit, um sie zu erledigen. Arbeiten Sie dann an weniger zeitkritischen Dingen rund um die wichtigsten identifizierten Aufgaben.
- Seien Sie bereit, Ihre Prioritäten von Zeit zu Zeit zu ändern. Dinge können in letzter Minute eintreten und erfordern Ihre sofortige Aufmerksamkeit. Sie müssen von Zeit zu Zeit aufhören, was Sie tun, und Ihre Energie und Zeit auf diese unerwarteten Aufgaben konzentrieren. Stellen Sie nur sicher, dass es nicht zu oft passiert.
- Wenn Sie feststellen, dass Sie Ihre Prioritäten im Laufe des Tages ständig neu ordnen, stimmt etwas nicht. Während geringfügige Änderungen an Ihrem Zeitplan zu erwarten sind, bedeuten kontinuierliche Anpassungen wahrscheinlich, dass Sie Ihre Prioritäten nicht in Ordnung haben.
Sei realistisch. Geben Sie sich eine realistische Zeit, um jede Aufgabe zu erledigen. Wenn Sie glauben, dass etwas eine halbe bis eine Stunde dauern wird, geben Sie sich eine volle Stunde. Seien Sie realistisch, wie lange etwas dauert, um nicht überfordert zu werden oder hinter dem Zeitplan zurückzubleiben.
- Es ist immer sicherer, auf der sicheren Seite zu sein und sich mehr Zeit zu geben, als Sie brauchen. Wenn Sie Ihre Aufgabe früher erledigen, können Sie die nächste Aufgabe erledigen - was sich letztendlich nicht auf Ihre Produktivität auswirken muss.
Planen Sie Ihre Grundbedürfnisse. Vergessen Sie nicht, Zeit für alltägliche Dinge wie Essen und Duschen einzuplanen. Dies mag offensichtlich erscheinen, aber es ist wichtig, zusätzlich zu den anderen geplanten Aufgaben Zeit für diese Dinge vorzusehen, um sicherzustellen, dass Sie sie nicht überspringen und diese Dinge Sie nicht in Verzug bringen.
Verwenden Sie ein Erinnerungssystem. Verwenden Sie zusätzlich zu Ihrem Tagesplaner einfache Erinnerungen, um sich an wichtige Aufgaben oder Termine zu erinnern. Verwenden Sie Post-its oder Sprach- oder Textbenachrichtigungen auf Ihrem Mobiltelefon, um Sie an die Dinge zu erinnern, die Sie in diesem Moment tun müssen oder wenn Sie etwas geplant haben. Ein solches Backup-System hilft Ihnen dabei, Dinge nicht zu vergessen.
- Vermeiden Sie die Abhängigkeit von anderen Menschen, um über etwas nachzudenken. Sie sind wahrscheinlich genauso vergesslich wie Sie.
- Wenn etwas extrem wichtig ist, legen Sie mehrere Erinnerungen für sich selbst fest. Sie können einen Post-It- oder Telefonalarm verpassen, aber nicht mehrere.
Bitten Sie um Hilfe. Bitten Sie jemanden um Hilfe und delegieren Sie gegebenenfalls kleinere Aufgaben. Ihr Gesamtplan wird davon profitieren, wenn Sie Ihren Stolz schlucken und jemanden bitten können, Ihnen bei ein paar kleinen Aufgaben rund um das Haus zu helfen oder an einem geschäftigen Wochentag das Abendessen zu kochen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Verantwortlichkeiten an qualifizierte Personen delegieren. Es reicht nicht aus, jemanden nach einer bestimmten Aufgabe zu fragen. Sie möchten, dass sie diesen Job gut machen.
- Machen Sie es sich nicht zur Gewohnheit, Ihre Arbeit anderen zu überlassen. Es spiegelt nicht die Zeitmanagementfähigkeiten wider. Es wirkt eher so, als ob Sie nur faul und unmotiviert sind.
Bewerten Sie Ihre Produktivität. Von Zeit zu Zeit ist es notwendig, Ihre Arbeit aus der Ferne zu betrachten und zu analysieren, was Sie erreicht haben, wie gut Sie gearbeitet haben und wie lange es gedauert hat. Wenn Sie sich dieser Aspekte Ihrer Arbeit und Ihres Lebens bewusst sind, können Sie Ihren Zeitplan und das tägliche Arbeitsmuster ändern und überraschend effektive Ergebnisse erzielen.
Belohnen Sie sich. Zu hartes oder zu langes Arbeiten kann zu Burnout führen, was es schwierig macht, sich auf die einfachsten Aufgaben zu konzentrieren. Nehmen Sie sich also einen Moment Zeit, um zu feiern, was Sie erreicht haben, und belohnen Sie sich mit etwas, das Ihnen wirklich Spaß macht.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Pausenzeit dem Genuss gewidmet ist. Schalten Sie Ihr Arbeitstelefon aus und beantworten Sie keine E-Mails. Wenn Sie Arbeit mit Ihrer Freizeit mischen, werden Sie sich nicht belohnen und einen Burnout nicht vermeiden können.
- Wenn Sie von Montag bis Freitag arbeiten, behalten Sie Ihr Wochenende frei. Wenn Sie drei Monate an einem Projekt gearbeitet haben, machen Sie einen kurzen Urlaub, wenn Sie fertig sind.