Inhalt

• Schreiten
• Teil 1 von 2: Einrichten Ihres Berichts
• Teil 2 von 2: Alles zusammenfügen

Ein Statusbericht mag wie eine lästige Pflicht erscheinen, aber das Schreiben kann tatsächlich eine gute Gelegenheit sein, mit dem Management zu kommunizieren. Unabhängig von dem Projekt, an dem Sie arbeiten, sollten Sie sich darauf konzentrieren, spezifische Details bereitzustellen, die das Budget und den Fortschritt des Projekts beschreiben. Fügen Sie am Anfang die wichtigsten Informationen in eine Zusammenfassung ein. Fahren Sie dann mit den wichtigsten Details fort, die das Projekt in Bezug auf Ergebnisse und Herausforderungen beschreiben. Halten Sie die Dinge kurz, aber informativ und das Management ist begeistert.

Schreiten

Teil 1 von 2: Einrichten Ihres Berichts

1. Konzentrieren Sie sich auf die Kosten und den Zeitplan. Unabhängig von dem Projekt, an dem Sie arbeiten, möchten Manager wissen, wie sich das Budget und der Fortschritt entwickeln. Richten Sie Ihren Bericht ein und sammeln Sie Informationen darüber, wie sich das Projekt finanziell entwickelt. Machen Sie außerdem einige Kommentare dazu, ob das Projekt rechtzeitig auf dem richtigen Weg ist oder nicht.
2. Seien Sie ehrlich über Probleme. Wenn Sie wissen, dass es Probleme mit Projektkosten und -fortschritten gibt, verbergen Sie diese nicht. Das wird später nur zu größeren Problemen führen. Denken Sie stattdessen darüber nach, wie sich diese Probleme auf Dinge auswirken, die gut laufen.
   • Wenn Ihr Projekt beispielsweise die Herstellung und den Versand von 1.000 T-Shirts für 1.000 US-Dollar umfasst, sind Sie möglicherweise besorgt, wenn Sie nur 300 verdient haben, aber bereits 500 US-Dollar ausgegeben haben.
   • Sie könnten sich auch zwei Tage früher als geplant befinden und dies kommentieren.
3. Bieten Sie Lösungen für Probleme an. Ein Teil des Zwecks eines Statusberichts besteht darin, dem Manager bei der Entscheidung über die nächsten Schritte zu helfen. Sie können helfen, indem Sie Lösungen für bestimmte Probleme vorschlagen, die Sie bemerken. Machen Sie sich beim Einrichten des Berichts Notizen darüber, wie Ihre Lösungen für Kosten und Fortschritt relevant sind.
   • Wenn Ihr T-Shirt-Geschäft beispielsweise vor dem Zeitplan und hinter dem Budget liegt, sehen Sie dies möglicherweise als Grund, die Produktion hochzufahren und die Dinge auszugleichen.

Teil 2 von 2: Alles zusammenfügen

1. Geben Sie dem Bericht einen Titel. Beginnen Sie Ihren schriftlichen Bericht mit einer kurzen Zusammenfassung, einem Titel und einem Datum. Da Statusberichte kurz sein sollten, müssen sie sich nicht auf einer separaten Titelseite befinden. Wenn Sie den Bericht per E-Mail senden, reicht es aus, einen eindeutigen Betreff zu haben, damit Ihr Manager weiß, worum es in der E-Mail geht.
   • So etwas wie „Parker Transport August 2017 Report“ ist in Ordnung.
   • Geben Sie immer Daten an, damit klar ist, über welchen Zeitraum Sie berichten.
   • Wenn Ihr Unternehmen bestimmte Berichtsformate verwendet, stellen Sie sicher, dass Sie auch diese verwenden.
2. Beginnen Sie mit einer Zusammenfassung. Manager sind beschäftigt und müssen die wichtigsten Informationen sofort sehen. Ein paar Zeilen am Anfang des Berichts gehen auf die Sache ein und erläutern kurz, wie das Projekt in Bezug auf Budget und Fortschritt verläuft.
   • Stellen Sie sicher, dass Ihr Manager alle Informationen in den ersten Minuten nach dem Lesen des Berichts sieht.
   • Sie können Ihren Bericht beispielsweise sofort mit etwas Direktem wie „Der Parker-Transport liegt derzeit vor dem Zeitplan“ beginnen. Wir haben 50% des Budgets ausgegeben und 30% des Produkts produziert. Wir können die Kosten senken, indem wir die Produktion beschleunigen. “
   • Wenn Manager mit dem, was sie zu Beginn sehen, zufrieden sind, wissen sie möglicherweise bereits genug. Wenn die Zusammenfassung irgendetwas enthält, das auf ein Problem hinweist, können sie schnell von dort zu den relevanten Informationen weiter unten im Bericht wechseln.
3. Bitte geben Sie die wichtigsten Details an. Listen Sie die wichtigsten Ergebnisse auf und konzentrieren Sie sich dabei auf Meilensteine ​​und Schlüsseldaten. Informieren Sie Ihren Manager eher über Ergebnisse als über Aktivitäten.
   • Schreiben Sie zum Beispiel nichts wie „Unsere Produktionsleiter Frank und Sandra haben gute Arbeit geleistet. Frank ist immer sehr früh da und Sandra ist immer die letzte, die geht, um sicherzustellen, dass wir alles pünktlich produzieren. “
   • Betonen Sie stattdessen die Schlüsseldaten: "Wir sind 20% früher als geplant, da die Produktionsleiter (Frank und Sandra) die Produktionszeit um zwei Stunden pro Tag verlängert haben."
4. Organisieren Sie die Fakten. Hier können Sie den Bericht an den Stil Ihres Managers anpassen. Wenn Sie die Arbeitsweise Ihres Managers kennen, können Sie den Bericht entsprechend anpassen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, konzentrieren Sie sich auf eine kurze, direkte Zusammenfassung in einem Stil, den Sie gut kennen.
   • Wenn Ihr Manager die große Geschichte sehen möchte, können Sie ein Kapitel "Ergebnisse", ein anderes "Herausforderungen" und ein drittes "Lösungen" nennen.
   • Versuchen Sie für einen Manager, der die Dinge chronologisch sehen möchte, ein Kapitel "Fortschritt in dieser Woche", gefolgt von "Nächste Schritte".
5. Verwenden Sie Kugeln. Manager müssen schnell und einfach mit den Informationen versorgt werden, die sie benötigen. Absätze sind zu lang, um wichtige Informationen zu lesen und zu verschleiern. Mit Listen ist es jedoch einfach, den Bericht zu durchsuchen.
   • Wenn Ihr Manager oder Ihr Unternehmen ausdrücklich einen vollständig schriftlichen Bericht anfordert, müssen Sie diesen Wunsch natürlich erfüllen.
6. Fügen Sie nach Bedarf visuelle Elemente hinzu. Einige Manager finden es hilfreich, visuelle Hinweise hinzuzufügen, um zu erklären, wie ein Projekt abläuft. Zum Beispiel könnten Sie ein grünes Licht neben eine Kugel über die Kosten setzen, wenn das gut geht, aber ein orangefarbenes Licht neben ein Bild über den Fortschritt, wenn Sie wahrscheinlich etwas zurückliegen.
7. Überprüfen und ändern Sie Ihren Bericht nach Bedarf, bevor Sie ihn an Ihren Manager senden. Rechtschreibfehler und nicht laufende Sätze sind niemals gültig, auch nicht in einem kurzen, relativ informellen Statusbericht. Verlassen Sie sich nicht nur auf elektronische Rechtschreib- und Grammatikprüfungen. Um den Bericht kurz und direkt zu halten, sollten Sie überlegen, was entfernt werden kann (z. B. unnötige Adverbien und Adjektive).
   • Vermeiden Sie beispielsweise Sätze wie "Die Verkäufe im August laufen gut, der bisher beste Monat, dank der wirklich hervorragenden Bemühungen von Marie und Sam."
   • Man kann das viel prägnanter sagen: "Die Verkäufe im August sind dank der harten Arbeit von Marie und Sam die bisher besten."
8. Melden Sie sich mindestens einmal im Monat, sofern Sie keine anderen Anweisungen haben. Ihr Unternehmen fordert Sie möglicherweise auf, Statusberichte für einen bestimmten Zeitraum bereitzustellen, z. B. wöchentlich oder zweiwöchentlich. Mindestens einmal im Monat zu berichten ist im Allgemeinen gut, um Ihren Manager auf dem Laufenden zu halten. Kontaktieren Sie ihn, wenn Sie nicht sicher sind, wann die Statusberichte eingehen sollen.
   • Wenn Ihr Manager weniger häufig Berichte erhalten möchte, tun Sie natürlich, was Sie gefragt werden.