Inhalt

• Schritte
• Methode 1 von 2: So schreiben Sie einen organisatorischen Change-Management-Plan
• Methode 2 von 2: So verfolgen Sie Änderungen in jedem Projekt
• Empfehlungen

Es gibt zwei Arten von Change-Management-Plänen. Eine davon berücksichtigt die Auswirkungen von Veränderungen auf die Organisation und zielt darauf ab, die Übergangsphase zu unterstützen. Eine andere Art von Plan ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt eines einzelnen Projekts zu verfolgen, Abweichungen oder Änderungen im Verlauf und Umfang des Projekts zu erfassen. Ziel beider Pläne ist es, klar und deutlich zu formulieren, was genau zu tun ist.

Schritte

Methode 1 von 2: So schreiben Sie einen organisatorischen Change-Management-Plan

1. 1 Nennen Sie die Gründe für die Änderung. Listen Sie die Faktoren auf, die die Entscheidung zur Umsetzung der Änderung beeinflusst haben, wie z. B. geringe Produktivität, neue Technologien oder eine Änderung der Mission der Organisation.
   • Ein Ansatz besteht darin, die aktuelle Situation in der Organisation zu beschreiben und zu welchem ​​Zustand sie in der Zukunft des skizzierten Plans führen wird.
2. 2 Geben Sie Art und Umfang der Änderungen an. Beschreiben Sie kurz die Art der erwarteten Änderungen innerhalb des Projekts. Geben Sie genau an, was die Änderung betrifft: berufliche Verantwortlichkeiten, Prozesse, Richtlinien und/oder Organisationsstruktur. Listen Sie die Abteilungen, Teams, Systeme und anderen Komponenten der Organisation auf, die von den bevorstehenden Änderungen betroffen sein werden.
3. 3 Geben Sie an, welcher Stakeholder dieses Projekt unterstützt. Listen Sie alle Stakeholder auf, die von der Umsetzung dieses Plans betroffen sein werden, wie z. B. Geschäftsleitung, Projektmanager, Projektsponsor, Endbenutzer und / oder Mitarbeiter des Unternehmens. Geben Sie für jede Kategorie an, ob diese Stakeholder das Änderungsprojekt unterstützen.
   • Versuchen Sie, diese Informationen in der Tabelle wiederzugeben, um mehr Klarheit und Klarheit zu erhalten. Beispielsweise können Metriken wie Bekanntheit, Unterstützung und Einfluss als nützliche Vorlage dienen und für jede Stakeholdergruppe als hoch / mittel / niedrig eingestuft werden.
   • Führen Sie nach Möglichkeit persönliche Interviews durch, um die Unterstützung der Interessengruppen aufzubauen.
4. 4 Erstellen Sie ein Change-Management-Team. Dieses Team ist dafür verantwortlich, allen Stakeholdern Informationen zu übermitteln, ihre Anliegen anzuhören und sicherzustellen, dass Änderungen so reibungslos wie möglich umgesetzt werden. Wählen Sie Personen aus, denen die Organisation vertraut und die sie respektieren und die über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen.
   • Dies gilt auch für die oberste Führungsebene. Heben Sie die Aufmerksamkeit der Führungskräfte hervor, dass sie nicht nur dem Plan zustimmen, sondern auch Veränderungen aktiv vorantreiben müssen.
5. 5 Entwickeln Sie einen konzeptionellen Ansatz für das Management der Organisation. Die volle Unterstützung von Influencern in der Organisation ist entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung von Veränderungen. Lassen Sie jede Führungskraft zu Veränderungen zu Wort kommen und ermutigen Sie alle, eine aktive Rolle bei der Herbeiführung erfolgreicher Veränderungen zu spielen.
6. 6 Erstellen Sie einen Plan für jede Interessengruppe. Bewerten Sie die Risiken und Bedenken jeder Interessengruppe, einschließlich derer, die Veränderungen unterstützen. Teilen Sie die Aufgaben zwischen den Mitgliedern des Änderungsmanagementteams auf, um diese Probleme zu lösen.
7. 7 Machen Sie einen Kommunikationsplan. Kommunikation ist der wichtigste Bestandteil des Change Managements. Kommunizieren Sie so oft wie möglich mit allen am Veränderungsprozess Beteiligten. Betonen Sie unermüdlich die Gründe für die Änderung und die Vorteile, die sie mit sich bringen werden.
   • Interessenten sollten in der Lage sein, persönlich zu kommunizieren, um eine wechselseitige Kommunikation zu gewährleisten. Face-to-Face-Meetings sind unabdingbar.
   • Die Informationsquelle sollte der Sponsor des oberen Managements, der Vorgesetzte jedes Mitarbeiters und alle weiteren Unternehmensvertreter sein, denen die Stakeholder vertrauen. Alle Informationen sollten einheitlich erfolgen.
8. 8 Spurwiderstand. Änderungen werden immer mit Feindseligkeit aufgenommen. Dies geschieht auf individueller Ebene. Sprechen Sie daher persönlich mit den Beteiligten, um die Ursache des Widerstands zu ermitteln. Verfolgen Sie Beschwerden und Beschwerden, damit das Change-Management-Team Probleme zeitnah lösen kann. Zu den häufigsten Problemen dieser Art gehören:
   • Fehlende Motivation zur Veränderung oder fehlendes Gefühl der Dringlichkeit.
   • Mangelndes Verständnis für das große Ganze oder die Gründe, warum Änderungen erforderlich sind.
   • Fehlender Input für den Prozess.
   • Unsicherheit über die Zukunft, zukünftige Verantwortlichkeiten oder Anforderungen an zukünftige Verantwortlichkeiten.
   • Versäumnis des Managements, die Erwartungen hinsichtlich der Umsetzung von Änderungen oder der Kommunikation zu erfüllen.
9. 9 Hindernisse entfernen. Die Reaktion auf die meisten Beschwerden sollte in zusätzlichen Informationen oder Änderungen der Kommunikationsstrategie zu bestimmten Themen liegen. In anderen Fällen können zusätzliche Schritte erforderlich sein, die in Ihren Plan aufgenommen oder dem Änderungsmanagementteam überlassen werden sollten, um sie nach Bedarf zu implementieren. Überlegen Sie, welche der folgenden Punkte für Ihre Organisation relevant sein könnten:
   • Bei Veränderungen der beruflichen Zuständigkeiten oder Arbeitsabläufe ist es notwendig, den Fokus auf die Schulung der Mitarbeiter zu legen.
   • Wenn Sie einen Rückgang der Teammoral oder einen übermäßig stressigen Übergang in eine neue Umgebung erwarten, entschärfen Sie die Atmosphäre mit einer Firmenveranstaltung oder einer Mitarbeiterbelohnung.
   • Wenn Stakeholder nicht motiviert sind, sich zu ändern, entwickeln Sie ein Anreizsystem.
   • Wenn sich die Beteiligten übertrieben fühlen, halten Sie ein Meeting ab, um ihr Feedback zu erhalten und Ihren Plan entsprechend anzupassen.

Methode 2 von 2: So verfolgen Sie Änderungen in jedem Projekt

1. 1 Definieren Sie Rollen im Änderungsmanagement. Listen Sie alle Rollen auf, die für dieses Projekt erforderlich sind. Beschreiben Sie die Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten, die für jede Rolle erforderlich sind. Beziehen Sie mindestens einen Projektmanager ein, der Änderungen täglich umsetzen muss, und einen Projektsponsor, der den Gesamtfortschritt verfolgen und Entscheidungen über das Änderungsmanagement auf Managementebene treffen muss.
   • Bei größeren Projekten in einer großen Organisation müssen Sie die Projektmanagementrolle auf mehrere Personen mit unterschiedlichem Hintergrund aufteilen.
2. 2 Verwenden Sie das Änderungssteuerfeld. Projekte in Software verfügen normalerweise über ein Änderungskontroll-Dashboard, auf das die Mitglieder jeder Interessengruppe zugreifen können. Eine solche Software ermöglicht den automatischen Abgleich von Änderungsanforderungen, wodurch diese Verantwortung des Projektmanagers entfällt und die Beteiligten über Entscheidungen informiert werden. Dieser Ansatz funktioniert gut bei Projekten mit einer großen Anzahl von Stakeholdern sowie bei Projekten, die eine regelmäßige Überprüfung des Umfangs und der Ziele des Projekts erfordern.
3. 3 Entwickeln Sie einen Prozess zur Umsetzung von Änderungsanforderungen. Überlegen Sie, wie die Idee in die Realität umgesetzt wird, wenn jemand im Team den nächsten erforderlichen Schritt identifiziert. Beschreiben Sie diesen Prozess und stimmen Sie ihn vorab mit dem gesamten Team ab. Hier ist ein Beispiel:
   • Ein Teammitglied füllt ein Änderungsanfrageformular aus und leitet diese Anfrage an den Projektleiter weiter.
   • Der Projektleiter trägt diese Anfrage in die allgemeine Liste der Anfragen ein und notiert den Status der Anfrage, wenn eine Entscheidung getroffen wird, eine Idee umzusetzen oder aufzugeben.
   • Der Manager erteilt einem Teammitglied die Aufgabe, unter Berücksichtigung der erforderlichen Ressourcen einen genaueren Plan zu erstellen.
   • Der Projektleiter sendet den Plan zur Genehmigung an den Projektträger.
   • Die Änderung wird umgesetzt. Interessenten werden regelmäßig über die aktuelle Situation informiert.
4. 4 Erstellen Sie ein Änderungsanforderungsformular. Jeder Änderungsantrag muss in der allgemeinen Liste der Anträge registriert werden und Folgendes enthalten:
   • das Datum der Änderungsanfrage;
   • Vom Projektmanager zugewiesene Änderungsanforderungsnummer
   • Name und Beschreibung;
   • Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Antragstellers;
   • Priorität (hoch, mittel, niedrig). Sofortige Änderungsmanagementpläne erfordern einen klaren Zeitplan;
   • Produkt- und Versionsnummer (für Softwareentwicklungsprojekte).
5. 5 Notieren Sie zusätzliche Informationen im Anforderungsprotokoll. Das Anforderungsprotokoll sollte auch die aktuellen Entscheidungs- und Umsetzungsmaßnahmen widerspiegeln. Neben den im Anfrageformular angegebenen Informationen sollten hier auch folgende Daten enthalten sein:
   • eine Markierung des Ergebnisses der Genehmigung (genehmigt oder annulliert);
   • die Unterschrift der Person, die den Antrag genehmigt hat;
   • die Frist für die Umsetzung der Änderung;
   • das Abschlussdatum des Änderungsprojekts.
6. 6 Verfolgen Sie wichtige Änderungen. Neben der täglichen Verfolgung des Projektstatus ist es hilfreich, alle wichtigen Entscheidungen für ein bestimmtes Projekt im Auge zu behalten. Aufzeichnungen wie diese erleichtern die Nachverfolgung von langfristigen Projekten oder Projekten, in deren Verlauf Führungswechsel stattfinden. Diese Informationen werden auch verwendet, um Kunden und die Geschäftsleitung zu informieren. Bei Änderungen des Zeitplans, des Umfangs oder der Anforderungen eines Projekts, der Prioritäten oder der Strategie beachten Sie bitte die folgenden Informationen:
   • Wer hat die Entscheidung getroffen.
   • Als die Entscheidung gefallen war.
   • Eine kurze Beschreibung der Gründe für die Entscheidung und des Umsetzungsprozesses. Hängen Sie alle Dokumente zu diesem Vorgang an.

Empfehlungen

• Schaffen Sie Vertrauen und Engagement bei Ihren Mitarbeitern und Kunden. Veränderungen neigen dazu, dass sich die Leute unwohl fühlen. Wenn Sie anderen zeigen, dass Sie sich dafür einsetzen, in ihrem besten Interesse zu handeln, können Sie ihre Unterstützung gewinnen.