Inhalt

• Schritte
• Warnungen

E-Mails enthalten im Allgemeinen nur einfachen (ASCII)-Text, während Word-Dokumente viel formatierten Text enthalten können. Es gibt keine Möglichkeit, die Formatierung eines Word-Dokuments vollständig beizubehalten, wenn es in den Textkörper einer E-Mail kopiert wird. Es gibt jedoch mehrere Optionen, abhängig von Ihren Zielen.

Schritte

1. 1 Hängen Sie Ihr Word-Dokument als Anhang an Ihre E-Mail an, nicht im Text der E-Mail. Einige Personen, die die E-Mail erhalten, verfügen jedoch möglicherweise nicht über einen Word-Editor und können das Dokument daher möglicherweise nicht problemlos lesen. Darüber hinaus können einige Dokumente aufgrund von Unterschieden zwischen den Computern der Benutzer geringfügig abweichen.
2. 2 Speichern Sie das Dokument im Rich Text Format (RTF) in Word, und hängen Sie das Dokument dann an Ihre E-Mail an. WordPad, eine kostenlose Software, die mit Windows geliefert wird, und fast alle Texteditoren können RTF-Dateien lesen. RTF-Dateien behalten die meisten (aber nicht alle) Formatierungen in Word-Dokumenten bei.
3. 3 Wenn Sie die Vollversion von Adobe Acrobat besitzen oder eine andere Möglichkeit zum Erstellen einer PDF-Datei kennen, können Sie das Word-Dokument als PDF-Datei exportieren und stattdessen anhängen. Die Adobe Acrobat Reader-Software ist kostenlos und die meisten Benutzer haben sie bereits auf ihren Computern installiert. Die PDF-Datei sieht genauso aus wie eine Word-Datei, kann aber nicht einfach bearbeitet werden.Sie können auch ein kostenloses Produkt namens PDF Creator (unter http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/) verwenden, um PDFs zu erstellen.
4. 4 Viele E-Mail-Clients ermöglichen es Ihnen, Ihrer E-Mail einige Formatierungen hinzuzufügen. Diese Funktion, die auch als "Rich-Text" oder "HTML-Mail" bezeichnet wird, ist je nach E-Mail-Client auf unterschiedliche Weise verfügbar. Es sendet tatsächlich E-Mails im HTML-Format (wie eine Webseite), was etwas restriktiver ist als das oben beschriebene RTF-Format. Es ist oft bequemer, Text im Textkörper einer E-Mail-Nachricht zu verwenden als als Anhang. Aber nicht alle Personen, die E-Mails erhalten, können HTML-E-Mails empfangen.
5. 5 Fügen Sie Ihr Word-Dokument direkt als Text in Ihre E-Mail ein, aber treffen Sie zuerst einige Vorsichtsmaßnahmen. Verwenden Sie so wenig Formatierung wie möglich. Ändern Sie "intelligente Anführungszeichen".

Warnungen

• Hängen Sie keine Dokumente als Word-Dokumente an, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich. Normalerweise müssen nur sehr lange Dokumente angehängt werden. Alles andere kann im Text der Nachricht im Klartext angegeben werden. Wenn Sie wirklich möchten, dass der Empfänger das Dokument genau so sieht, wie es auf dem Bildschirm erscheint, erfahren Sie, wie Sie eine PDF-Datei erstellen. Wenn er umfangreiche Änderungen vornehmen muss, dann hängen Sie ein Word-Dokument oder eine RTF-Datei an.