Inhalt

• Schritte
• Methode 1 von 9: Entwickeln Sie eine Agenda
• Methode 2 von 9: Einladungen versenden
• Methode 3 von 9: Bereiten Sie den Besprechungsort vor
• Methode 4 von 9: Stellen Sie die notwendigen Werkzeuge für das Meeting bereit
• Methode 5 von 9: Bereiten Sie einen Fragebogen oder Fragebogen vor
• Methode 6 von 9: Senden Sie eine Besprechungserinnerung
• Methode 7 von 9: Meeting direkt nach Zeitplan starten
• Methode 8 von 9: Bleiben Sie beim Thema des Meetings
• Methode 9 von 9: Beantworte so viele Fragen wie möglich

Jeder, der ein Meeting vermittelt oder organisiert, wird von diesen Tipps profitieren. Zu den Aufgaben des Veranstalters gehört es, die Teilnehmer einzuladen und ihnen alles zur Verfügung zu stellen, was sie für ein möglichst effizientes Arbeiten benötigen.Der Gastgeber ist auch für den Ablauf des Treffens selbst verantwortlich. Er sollte für maximale Konzentration auf das Thema des Meetings sorgen, die Teilnehmer davon abhalten, persönlich zu werden und die Regeln des Meetings zu besprechen. Dieses Material wird die Organisation und Durchführung des Treffens erleichtern, damit es ein Erfolg wird.

Schritte

Methode 1 von 9: Entwickeln Sie eine Agenda

1. 1 Geben Sie die Start- und Endzeiten des Meetings sowie die Zeitgrenzen für die Diskussion jedes Themas an. Die Sitzungsteilnehmer werden dies als eine Höflichkeit Ihrerseits nehmen.
2. 2 Fragen Sie Personen in Ihrer Organisation oder die Person, die das Meeting einberuft, welche Themen in die Tagesordnung aufgenommen werden müssen, und bitten Sie auch um eine kurze Beschreibung jedes Themas.

Methode 2 von 9: Einladungen versenden

1. 1 Einladungen versenden Sie am besten per E-Mail, insbesondere wenn Ihre Mitarbeiter über ein Programm verfügen, das E-Mail-Funktionen mit Kalender und Erinnerungen kombiniert.
2. 2 Geben Sie eine Frist für die Sitzplatzreservierung an. Auf diese Weise können Sie die erforderliche Menge an Ressourcen vorbereiten, damit Sie das Meeting nicht unterbrechen, um fehlende Materialien vorzubereiten.

Methode 3 von 9: Bereiten Sie den Besprechungsort vor

1. 1 Für ein reibungsloses Meeting müssen Sie den Raum richtig vorbereiten. Wenn Sie einen Raum mieten, der häufig für Besprechungen genutzt wird (z. B. in einem Hotelzimmer oder einem speziellen Service), können Sie sich darauf verlassen, dass die Mitarbeiter vor Ort sachkundig und mit den Nuancen der Vorbereitung des Raums vertraut sind.
   • Vorlesungsplatzierung - Die Lehrstühle sind so ausgerichtet, dass der Dozent im Mittelpunkt steht. Eine solche Platzierung ist besonders effektiv, wenn der Hauptzweck darin besteht, einige Informationen zu übermitteln.
   • Theatergestaltung - im vorderen Teil des Raumes ist ein Präsidium installiert (ein Tisch, an dem Redner und Experten sitzen). Die Anordnung der Stühle der anderen Teilnehmer gleicht einem Hörsaal.
   • Schullayout - Tische werden vor den Stuhlreihen aufgestellt, damit die Besprechungsteilnehmer während des Sprechens Notizen machen können. Im Mittelpunkt steht der Sprecher.
   • Runder Tisch. Wählen Sie diese Anordnung, wenn die Teilnehmer als separate Teams agieren und den Gedankenaustausch zwischen Gruppen oder einzelnen Teilnehmern anregen sollen.
   • Richten Sie einen U-förmigen Tisch ein. Dies ist ein Sitzungssaal-Stil, der es den Teilnehmern ermöglicht, sich zu sehen und nach Bedarf zu interagieren.
   • Wenn Sie ein offenes Meeting planen, bei dem es um die Kommunikation mit dem Publikum geht, stellen Sie die Stühle im Kreis mit dem Sprecher in der Mitte auf.

Methode 4 von 9: Stellen Sie die notwendigen Werkzeuge für das Meeting bereit

1. 1 Eine vollständige Besprechungsvorbereitung umfasst einen Satz Stifte, Notizbücher, Arbeitshilfen, Handzettel und alles andere, was Sie während der Besprechung benötigen.
2. 2 Schaffen Sie Platz für Fragen. Dies kann ein Poster oder eine Tafel sein, auf der die Teilnehmer ihre Fragen notieren oder mit Papierklebeaufklebern anbringen können. Die Besprechungsteilnehmer wissen, dass sie zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Antwort auf ihre Fragen erhalten und die Besprechung wird reibungsloser ablaufen.
3. 3 Bereiten Sie Getränke und Snacks für die langen Meeting-Teilnehmer vor. Für kurze Meetings reicht es, Wasserflaschen und eine Schüssel mit Süßigkeiten auf jeden Tisch zu stellen.

Methode 5 von 9: Bereiten Sie einen Fragebogen oder Fragebogen vor

1. 1 Meeting-Teilnehmer können die Qualität direkt nach dem Meeting beurteilen oder einen Fragebogen ausfüllen und in 1-2 Tagen per E-Mail versenden.
2. 2 Mit Auswertungsbögen und Fragebögen können Sie feststellen, wie das Meeting von den Teilnehmern wahrgenommen wurde.

Methode 6 von 9: Senden Sie eine Besprechungserinnerung

1. 1 Erinnerungen werden am letzten Tag der Anmeldung der Teilnehmer oder 1-2 Tage vorher verschickt.
2. 2 Bitten Sie darum zu melden, wenn jemand seine Pläne geändert hat und er gezwungen ist, sich von der Teilnahme zurückzuziehen.

Methode 7 von 9: Meeting direkt nach Zeitplan starten

1. 1 Zuspätkommende zu einem Meeting sind in der Lage, "aufzuholen", andere jedoch warten zu lassen, gilt als unhöflich.
2. 2 Machen Sie zu Beginn des Meetings organisatorische Ankündigungen, einschließlich Pausen- und Mittagszeiten, Toilettenstandorte und wo und wie die Meeting-Teilnehmer Fragen stellen können.

Methode 8 von 9: Bleiben Sie beim Thema des Meetings

1. 1 Der Meeting-Organisator sollte die Teilnehmer zum Thema des Meetings führen. Wenn Sie zu verwandten Themen gehen, riskieren Sie, Ihren Arbeitsplan zu stören.
2. 2 Halten Sie sich an die festgelegten Pausen- und Mittagszeiten.

Methode 9 von 9: Beantworte so viele Fragen wie möglich

1. 1 Sammeln Sie Fragen von Besprechungsteilnehmern. Planen Sie genügend Zeit für Antworten ein, um das Interesse möglichst vieler Menschen zu befriedigen.
2. 2 Bleiben Sie nach dem Meeting in Reichweite, damit Sie von Meeting-Teilnehmern angesprochen werden können, denen es peinlich ist, vor anderen zu sprechen, oder von denen, die spezielle Probleme haben, die eine persönliche Diskussion erfordern.
3. 3 Erinnern Sie die Besprechungsteilnehmer daran, den Fragebogen oder die Checkliste auszufüllen, und danken Sie ihnen für die Teilnahme an der Besprechung.