Autor:
Lewis Jackson
Erstelldatum:
5 Kann 2021
Aktualisierungsdatum:
1 Juli 2024
Inhalt
Das Organisieren von Veranstaltungen scheint eine sehr schwierige Aufgabe zu sein, und die Dinge werden noch komplizierter, wenn Sie keinen Plan haben und vorausplanen. Versuchen Sie dies zu vermeiden - indem Sie sich Monate im Voraus vorbereiten und während der Veranstaltung ruhig bleiben.
Schritte
Methode 1 von 4: Planen Sie Monate vor der Veranstaltung
Bestimmen Sie den Zweck des Ereignisses. Wenn Sie den Zweck Ihrer Organisation bestimmen, bleibt Ihre Veranstaltung auf Kurs. Planen Sie eine Veranstaltung zur Aufklärung der Community? Potenzielle Sponsoren überzeugen? Eine bestimmte Person oder Gruppe loben? Detaillieren Sie diesen Zweck so weit wie möglich. Egal was Sie tun (erziehen, überzeugen, loben usw.), Warum machst du das nochmal
- Betrachten Sie es als Ihre Mission oder als Voraussetzung für Ihren Erfolg. Sobald Sie sicher wissen, was Sie wollen, werden Sie es viel einfacher finden!
Ziele setzen.Genau Was möchten Sie erreichen? Nicht die Anzahl der Personen, die an der Veranstaltung teilnehmen, nicht die Tatsache, dass es passiert ist - wie soll die Veranstaltung aussehen? 5 neue Mitglieder in Ihrer Organisation? 20 Millionen Dong gesammelt? Die Einstellung anderer ändern? Alle aufgeregt machen?- Denken Sie über die drei Ergebnisse nach, die Sie am meisten von der Veranstaltung erwarten, und konzentrieren Sie sich darauf, sie umzusetzen. Sie können ein finanzielles Ziel, ein soziales Ziel und ein persönliches Ziel abwägen - es liegt an Ihnen!
Sammeln Sie Freiwillige. Sie brauchen gute und gute Mitglieder in vielen verschiedenen Bereichen des Organisationskomitees. Sie können Sie bei allen Fragen unterstützen, von der Planung über die Budgetierung bis hin zum Versenden von Einladungen, dem Entwerfen von Postern, der Begrüßung von Gästen und dem Aufräumen nach der Veranstaltung. Mit anderen Worten, sie helfen Ihnen, die Arbeit zu erledigen. Wenn möglich, finden Sie Freiwillige, denen Sie vertrauen können!- Stellen Sie sicher, dass sowohl die Organisatoren als auch die Eventmanager gemäß dem im Plan festgelegten Zeitplan arbeiten. Die Zusammenarbeit zwischen den Parteien erleichtert Ihnen die Arbeit. Wenn Sie jemanden um Hilfe bitten, sollten Sie von Anfang an klar sein, welche Erwartungen Sie an ihn haben und inwieweit er an der Veranstaltung teilnimmt.
- Wenn Sie keinen Freiwilligen finden, stellen Sie ein Veranstaltungsteam ein! Dies hängt ganz von der Art der Veranstaltung ab, die Sie veranstalten. Sie können den Veranstaltungsort beim Veranstaltungsteam oder bei einem Dritten mieten.
Geschätztes Budget. Alle Ausgaben, Einnahmen, Zuschüsse und sonstigen außerordentlichen Ausgaben müssen im Budget enthalten sein. Wenn Sie kein Budget haben, beenden Sie die Veranstaltung mit einem dicken Schein und einer leeren Brieftasche, ohne zu verstehen, was Sie gerade ausgegeben haben. Seien Sie vom ersten Tag an realistisch, damit Sie später nicht überrascht werden!- Finden Sie Wege, um die Kosten niedrig zu halten. Können Sie Freiwillige einstellen, die kostenlos arbeiten? Betrachten Sie Standorte, die billiger zu mieten sind (zum Beispiel jemandes Haus)? Denken Sie daran, dass ein kleines, einfaches, aber erfolgreiches Meeting viel besser ist als eine fehlgeschlagene Luxusparty.
Bestimmen Sie die Zeit und den Ort des Ereignisses. Das ist der Faktor am wichtigsten der Veranstaltung. Wie sollten Zeit und Ort Ihrer Veranstaltung sein, damit die Leute sagen können: "Ja, ich werde da sein!"? Sie möchten die Veranstaltung zu einem Zeitpunkt veranstalten, an dem alle frei sind und an einem geeigneten Ort, an dem Sie genügend Miete haben!
- Überprüfen Sie den Zeitplan der Community, in der Sie leben, und überlegen Sie, wer an der Veranstaltung teilnimmt. Wenn Sie sich an Hausfrauen wenden, ist die Organisation von Tages- und Nachbarschaftsveranstaltungen die beste Option (Sie können zusätzliche Babysitterdienste anbieten). Organisieren Sie im Falle eines studentischen Teilnehmers die Veranstaltung an einem Wochentagabend in der Innenstadt. Wenn möglich, sollten Sie zu ihrem Platz gehen Versammlung.
- Natürlich gibt es viele Veranstaltungsorte, die Sie im Voraus reservieren müssen. Kontakt, um diese Standorte so schnell wie möglich zu mieten. Sie können teurer sein als Sie denken!
Betrachten Sie die Logistik. Sie müssen in jeder Hinsicht über Logistik nachdenken. Wie wird der Parkplatz sein? Die Fähigkeit von Menschen mit Behinderungen zur Teilnahme? Was können Sie mit dem Veranstaltungsraum machen? Welche Ausrüstung brauchst du? Benötigen Sie gegen eine Gebühr etwas extra (z. B. Lautsprechergetränke, Abzeichen, Veröffentlichungen)? Wie viele Personen werden benötigt, damit die Veranstaltung reibungslos verläuft?
- Es ist sehr wichtig, mit Mitgliedern der Organisatoren zu reflektieren und zu diskutieren, um alle Aspekte der Veranstaltung zu berücksichtigen. Gibt es Hindernisse, die Sie vorhersehen und vermeiden können? Benötigen die Gäste eine Unterkunft? Welche Ausnahmen sind erforderlich?
Denken Sie an Marketing und Werbung. Erstellen Sie während der Vorbereitung der Veranstaltung einen Entwurf des Posters. Das Poster sollte Informationen zu Datum, Uhrzeit, Ort, Hauptgästen, dem Namen der Veranstaltung sowie dem Thema oder dem Slogan der Veranstaltung enthalten. Da die Vorbereitungszeit zu früh ist, können Sie viel Zeit damit verbringen, über diese Dinge sorgfältig nachzudenken - aber Sie sollten einen ersten Entwurf erstellen, um zu sehen, welche Abschnitte alle zusammen sind!
- Überlegen Sie sich andere Möglichkeiten, um für die Veranstaltung zu werben. E-Mails senden? Mail mail? Bereitstellung von Informationen auf Facebook, Twitter oder einer Reihe von Online-Veranstaltungsseiten (dazu später mehr)? Was brauchst du Vor Veranstaltungen, um Menschen zu engagieren und was Sie brauchen im Ereignisse, um sie zurückzuhalten?
Arbeit neu ordnen. Vielleicht fühlen Sie sich gerade sehr verwirrt. Atmen Sie tief ein und öffnen Sie die Excel-Software. Bereiten Sie einen Entwurf eines Aktivitätenplans für die Veranstaltung vor. Verwenden Sie einige Excel-Tabellen, um Ihre Gedanken zu organisieren. An diesem Punkt mag es wie unnötiger Papierkram erscheinen, aber innerhalb der nächsten zwei Monate werden Sie sich selbst dankbar sein, dass Sie auf sich selbst aufgepasst haben.
- Entwickeln Sie für jede Aktivität einen Arbeitsplan (mit Fristen). Schreiben Sie alle Mitglieder der Organisatoren auf, wann und wo Sie sie brauchen. Auf diese Weise können Sie Ihre Arbeit planen und später Fragen vermeiden.
Methode 2 von 4: Planen Sie die Arbeit 2 Wochen vor der Veranstaltung
Stellen Sie sicher, dass alles bereit ist. Identifizieren Sie Zeit, Ort, Hauptgäste, Veranstalter, Veranstaltungsnamen und Slogan. Wird es geben etwas Können wir uns verirren? Können Änderungen in letzter Minute passieren? Zu diesem Zeitpunkt sollte alles so klar sein wie auf Schwarzweißpapier.
Treffen Sie sich mit Mitgliedern der Organisatoren. Beantragen Sie die Genehmigung für Budget, Zeitplan usw. von Veranstaltern sowie Eventmanagern. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um sich mit Fragen zu befassen. Jeder hat seine Verpflichtungen schon verstanden? Fühlen sie sich mit allem wohl?
- Treffen Sie sich erneut mit den Organisatoren und den Freiwilligen, um über mögliche Probleme nachzudenken. Dies ist auch der perfekte Zeitpunkt, um Ihre Aktion zu planen.
- Stellen Sie sicher, dass die Organisatoren keine internen Probleme haben. Bleiben Sie mit allen Abteilungsleitern, Organisatoren sowie Freiwilligen in Kontakt.
Teilen Sie die Arbeit auf verschiedene Personen auf und lassen Sie eine Person mit Erfahrung alle Aktivitäten koordinieren. Wenn es sich um eine besonders große Veranstaltung handelt, weisen Sie mehrere Personen zu, um verschiedene Aktivitäten unter der Aufsicht einer Person zu koordinieren. Diesem Leiter müssen die Mitglieder der Organisatoren vertrauen.
- Sie sollten ein bis zwei Mitglieder zuweisen, um Zeit damit zu verbringen, Gäste zu begrüßen und vor der Veranstaltung zu chatten.Grundsätzlich sind sie die Rezeptionistin, die dafür verantwortlich ist, alle Gäste zu erheben und diese Gäste sehen zu lassen, dass sie betreut werden.
Stellen Sie sicher, dass alle ereignisbezogenen Online-Seiten auf dem neuesten Stand sind. Sie kennen Facebook und Twitter wahrscheinlich bereits, aber es gibt viele andere Online-Sites, für die Sie Werbung machen können, wie Eventbrite, Evite und Meetup. Wenn Sie noch nie von diesen Seiten gehört haben, suchen Sie jetzt! Wenn Ihre Veranstaltung in Übersee stattfindet und Sie Tickets online verkaufen möchten, ist Ticketbud sehr nützlich.
- Aktualisieren Sie natürlich die Online-Seite, den Blog oder die Facebook-Seite der Veranstaltung, falls verfügbar. Sie können Ereigniserinnerungen senden, Fotos veröffentlichen und Ereignisantworten verwalten. Je aktiver Sie online sind, desto weiter verbreitet wird die Veranstaltung. Wenn Sie eine Veranstaltung im Zusammenhang mit Gartenarbeit, Heimdekoration oder anderen kreativen Bereichen veranstalten, können Sie auch Pinterest verwenden.
Sammeln Sie Patenschaften und andere Geldquellen von Gästen. Es gibt viele Arten von Ausgaben, die in den kommenden Wochen anfallen werden und Sie möchten nicht alles selbst bezahlen! Scramble ein wenig für die Startkosten - sei es ein Veranstaltungsort, eine Ausrüstung oder eine Bankettparty? Möglicherweise müssen Sie auch einige der oben genannten Beträge bezahlen, bevor Sie sich auf die Veranstaltung vorbereiten können.
- Stellen Sie sicher, dass Sie ein System für die Verarbeitung von Dokumenten, Zertifizierungen, Rechnungen und anderen Dokumenten erstellt haben. Sie müssen alle Dokumente für zukünftige Referenzzwecke aufbewahren. Je früher Sie organisiert sind, desto bequemer wird die Zukunft, insbesondere wenn Ihr Partner unprofessionell arbeitet.
Event-Promotion. Bereiten Sie Veröffentlichungen vor, veröffentlichen Sie Anzeigen, veröffentlichen Sie sie in der Presse, senden Sie Einladungen, Telefonanrufe, senden Sie Kontaktgruppen per E-Mail, treffen Sie potenzielle Teilnehmer oder Spender. Wie werden die Leute Ihre Veranstaltung kennen und daran teilnehmen? Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen angegebenen Informationen vollständig sind, abgesehen von einigen fragenden Faktoren - auch die Neugier des Gastes muss angeregt werden!
- Denken Sie an Ihre Zielgruppe. Wenn Sie die Ältesten einladen möchten, verschwenden Sie keine Zeit damit, Nachrichten über die Snapchat-Software zu senden. Gehen Sie zu Orten, an die sie gehen, oder verwenden Sie die Tools, die Ihr Publikum verwendet.
Sammeln Sie die notwendigen Gegenstände für die Veranstaltung. Diese Gegenstände können eine Medaille, ein Spiel, ein Souvenir, eine Belohnung oder eine Urkunde enthalten. Es gibt viele kleine und triviale Dinge, auf die unerfahrene Menschen nicht achten können, aber Sie müssen die kleinsten Faktoren kennen. Vergessen Sie nicht Möbel, Tonausrüstung, Tische, Tischdecken und andere große, wichtige Gegenstände!
- Dies ist eine weitere Sache, über die Sie sich Zeit nehmen müssen, um nachzudenken. Hören Sie nicht auf, bis Sie 5 Gegenstände gefunden haben, die Sie vergessen haben vorzubereiten - von Kugelschreibern und Erste-Hilfe-Sets bis hin zu Batterien, Eiswürfeln und Verlängerungskabeln. Sie werden für jede Situation bereit sein wollen.
Sortieren alles. Für Videoaufnahme sorgen. Organisieren Sie den Transport für die Gäste. Ordnen Sie Essen für das Reinigungsteam. Die Liste kann für immer weitergehen, aber ohne Sortierung können Sie die Veranstaltung nicht organisieren!
- Essen und Trinken zubereiten. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um besondere Unterkünfte zu arrangieren, beispielsweise Unterkünfte für Menschen mit Behinderungen. Überprüfen Sie, ob Gäste Vegetarier sind oder andere spezielle Essensbedürfnisse haben. Viele Online-Event-Ticketing-Sites verfügen über einen Bereich "Selbstfragen", in dem Sie die Sonderwünsche Ihrer Gäste bewerten können.
- Bereiten Sie Schreibtische und Stühle, Kulissen, Mikrofone, Lautsprecher, Computer, Projektoren und Podien vor - alles, was am Veranstaltungsort benötigt wird.
Bereiten Sie Ihre Kontaktliste vor. Sie benötigen Telefonnummern, Adressen und E-Mail-Adressen der Organisatoren. Machen Sie eine ähnliche Liste mit VIPs (besonders wichtigen Gästen) und Anbietern von Waren oder Dienstleistungen. Wenn jemand nicht erscheint oder zu spät kommt, können Sie diese Liste verwenden.
- Nehmen wir an, das Bankettteam ist zu spät. Was du tun wirst? Holen Sie sich sofort ihre Kontaktliste und rufen Sie sie an. Oh, sie denken, du wirst zu dem Ort, um es zu bekommen 90 Pfund zerkleinertes Schweinefleisch? Was auch immer. Sie geben Herrn A die Liste, er nimmt den Lastwagen und geht zur Fleischabholadresse auf dem Papier. Sie haben eine Katastrophe abgewendet. Jetzt wissen Sie, dass Sie dieses Serviceteam nicht einstellen oder klarere Anweisungen geben sollten!
Gehen Sie mit den Organisatoren zum Veranstaltungsort. Beobachten und bewerten Sie den Parkplatz, die Toiletten, die Zimmer und die Türen. Suchen Sie nach Orten in der Nähe, an denen Sie Fotokopien anfertigen, Anrufe tätigen und das Nötigste kaufen können. Halten Sie in der Regel den Veranstaltungsort bereit.
- Sprechen Sie mit der Person, die Sie kontaktiert haben, um den Ort zu mieten. Sie sollten den Veranstaltungsort besser verstehen als alle anderen. Gibt es ein Problem, über das Sie Bescheid wissen sollten? Begrenzte Zeit? Ist die Tür zu bestimmten Zeiten verschlossen? Hoffentlich passiert das nicht - aber Sie sollten sich auch über die Zeitpläne für die Brandmelderprüfung informieren.
Methode 3 von 4: Bereiten Sie sich 24 Stunden vor der Veranstaltung vor
Ruhe bewahren, ruhig bleiben. Du kannst es schaffen. Es ist besonders wichtig, dass Sie ruhig bleiben und nicht verwirrt oder ängstlich werden. Sie haben sich seit Monaten vorbereitet! Alles wird gut. Je ruhiger Sie sind, desto ruhiger werden Ihre Teamkollegen sein, desto reibungsloser wird das Ereignis. Außerdem wird alles bald enden!
- Im Ernst, du kannst es schaffen. Sie haben alles getan, um über alle möglichen Probleme nachzudenken. Wenn etwas schief geht, wissen Sie, wie Sie das Problem lösen können. Und denken Sie daran: Niemand kann Ihnen die Schuld geben. Als lauter Gast ist das Essen nicht gut - die Leute werden verstehen, dass man nicht alles kontrollieren kann. Entspannen. Du wirst ok sein.
Letzte Überprüfung mit Mitgliedern der Organisatoren. Stellen Sie sicher, dass Sie mit allen darüber sprechen, wie Sie zum Veranstaltungsort gelangen und wann Sie ankommen. Was Sie nicht am meisten wollen, ist, wenn die gesamten Organisatoren Sie am Tag der Veranstaltung anrufen, weil Sie nicht wissen, wo sich der Hintereingang befindet.
- Selbst wenn niemand etwas sagt oder Ihnen eine Frage stellt, tun Sie Ihr Bestes, um die Einstellungen anderer einzuschätzen. Sind sie alle mit ihrer Arbeit zufrieden? Kommen sie miteinander aus? Wenn nicht, sprechen Sie mit allen und versuchen Sie, den Knoten zu entfernen. Vielleicht passt jemand in eine andere Abteilung oder arbeitet mit anderen zusammen.
Überprüfen Sie alle Einladungen und Antworten. Listen Sie Gäste in einer Excel-Tabelle auf und zählen Sie die Anzahl der Personen. Bei den meisten Veranstaltungen beträgt die Anzahl der bestätigten Teilnehmer sind nicht Zeigt die Anzahl der Personen an, die tatsächlich an der Veranstaltung teilnehmen. Sie können 50 Validatoren haben, aber am Ende gibt es nur 5 oder Bis zu 500 Personen nehmen teil. Während Sie die Anzahl der Validatoren kennen sollten, sollten Sie bereit sein, mit der Situation umzugehen, wenn zu wenige oder zu viele Teilnehmer anwesend sind!
- Erinnern Sie VIP-Gäste an die Veranstaltung. Sie werden überrascht sein, wie viele Leute sagen: "Oh, richtig. Morgen ist es nicht so?" Mit einem einfachen Anruf oder Text können Sie dies vermeiden.
Gehen Sie zum Veranstaltungsort und prüfen Sie, ob alle bereit sind. Ist das Zimmer ordentlich und fertig? Sind elektronische Geräte installiert und funktionieren sie? Können Sie bei Bedarf ein Gerät vorinstallieren? Hat sich das Personal vollständig auf die Veranstaltung vorbereitet?
- Überprüfen Sie, ob die Veranstaltung genügend Unterstützer hat. Natürlich ist es am besten, wenn Sie mehr Unterstützer haben, als Sie brauchen. Möglicherweise müssen Sie jemanden um einen Notfall bitten, jemanden benötigen, der auf einen Gast aufmerksam macht, oder ein Problem lösen, das Sie nicht vorhersehen können. Oder Sie brauchen jemanden, der Ihnen mehr Kaffee einschenkt.
Bereiten Sie Kits für Veranstaltungsteilnehmer vor. Dieses Kit kann eine Wasserflasche, einen Schokoriegel, eine Haftnotiz, einen Kugelschreiber, eine Broschüre und alle anderen benötigten Informationen enthalten. Auch eine gute Idee, wenn Sie kleine Souvenirs hinzufügen möchten.Dies ist ein großartiges Highlight, das zeigt, dass die Veranstaltung gut organisiert war und gleichzeitig den Gästen das Gefühl gibt, geschätzt zu werden.
- Dieses Kit kann für Gäste oder Organisatoren oder beides sein! Wer mag keinen Müsliriegel und keinen Kugelschreiber?
Planen Sie Ereignisinformationen (Laufblatt oder Laufblatt). Hier finden Sie eine Liste aller erforderlichen Informationen, unterteilt nach Zeit und / oder Abteilung. Bereiten Sie in wenigen Minuten ein Aufgabenprogramm mit wichtigen Aktivitäten vor. Die Vorlage des Laufblatts liegt ganz bei Ihnen. Versuchen Sie einfach, die Informationen auf ein Minimum zu beschränken, um das Lesen zu erleichtern.
- Wenn Sie wirklich hart sind, bauen Sie diese Spezies Ein anderes Laufblatt kann nützlich sein. Die Redner möchten eher die Liste der anderen Gäste wissen, die wo und wann sein werden. Die Organisatoren möchten eine Liste mit Ausrüstung, Zeitplänen und Aufräumplänen. Wenn Sie genug Zeit haben, um das Laufblatt aufzubauen, werden Sie dies sehr hilfreich finden.
Erstellen Sie eine Liste mit Gegenständen, die Sie zum Veranstaltungsort bringen möchten. Wie schlimm wird es sein, wenn du zur Veranstaltung kommst, alles ist fertig, jeder Seid ihr alle da und merkt, dass ihr zu Hause 12.000 Tassen vergessen habt? Das ist schlecht. Du hast alles ruiniert. Machen Sie also eine Liste, überprüfen Sie sie noch einmal und bringen Sie alle Zutaten mit, die Sie zubereiten möchten!
- Wenn die Gegenstände an verschiedenen Orten verstreut sind, weisen Sie jeder Person eine bestimmte Aufgabe zu. Auf diese Weise müssen Sie nicht 8 Stunden damit verbringen, herumzulaufen und diese Gegenstände in Panik zu sammeln. "Ein Baum macht keinen Jungen, drei Bäume gruppieren sich, so dass der Berg hoch ist" - sagten die alten Leute.
Methode 4 von 4: Kontrollieren Sie das Datum des Ereignisses
Kommen Sie früh mit Veranstaltern und Freiwilligen zum Veranstaltungsort. Stellen Sie sicher, dass alle anwesend sind und die Elektronik ordnungsgemäß funktioniert. Fragen in letzter Minute? Wenn Zeit ist, lass uns Erfrischungsgetränke trinken, teilen, alle ermutigen und uns ausruhen! Du kannst es schaffen. Sie sind bereit.
- Stellen Sie sicher, dass der Veranstalter ein spezielles Abzeichen trägt oder einige erkennbare Gegenstände zur Hand hat, damit die Veranstaltungsteilnehmer bei Bedarf um Hilfe bitten können. Manchmal reichen Khaki-Anzüge nicht aus.
Alle möglichen Dinge im Inneren und draußen. Benötigen Sie Luftballons im Briefkasten? Plakate in der Ecke des Raumes? Was ist mit der Tür und entlang des Flurs? Wenn Ihre Gäste durch ein chaotisches Labyrinth gehen müssen, um den Veranstaltungsort zu erreichen, sollten Sie viele Schilder anbringen, die Sie führen.
- Begrüßungsbanner und andere Informationstafeln vor dem Gebäude sind besonders hilfreich. Sie möchten, dass die Leute den Veranstaltungsort direkt von der Straße aus erkennen können. Daran gibt es nichts zu wundern!
- Es gibt eine Rezeption und registrierte Gäste bei der Veranstaltung. Wenn Gäste die Tür betreten, sollten sie genau sehen, was sie tun müssen. Andernfalls schweben sie in einem Zustand der Unsicherheit und des Unbehagens herum. Erinnerst du dich an den oben erwähnten Empfangsbereich? Bitte weisen Sie jemanden an, der an der Tür steht, um alle Fragen des Gastes zu begrüßen und zu beantworten.
- Schwebende Musik! Musik wird die schüchterne Atmosphäre auf der Veranstaltung auslöschen.
Stellen Sie sicher, dass die Veranstaltungsteilnehmer wissen, was los ist. Wenn ein Redner zu spät kommt, müssen Sie eine Benachrichtigung über die Verzögerung des Ereignisses geben. Wenn das Essen länger als erwartet dauert, sollten die Gäste der Veranstaltung über Änderungen des Zeitplans informiert sein. Es kommt sehr selten vor, dass Veranstaltungen wie geplant verlaufen. Wenn die Zeitpläne nicht genau eingehalten werden, stellen Sie sicher, dass die Parteien weiter reden.
Mach ein Foto! Vielleicht möchten Sie dies notieren. Gleichzeitig werden die Leute begeistert sein, jemanden zu sehen, der eine Kamera hält, um die Momente des Ereignisses festzuhalten. Machen Sie ein Foto vom Banner Ihres Sponsors, Ihrem Banner, dem Willkommenstor, dem Empfangsbereich usw. Sie können diese Fotos auch für das nächste Jahr verwenden!
- Wenn möglich, lassen Sie einen Freund oder professionellen Fotografen die Arbeit machen. Sie haben genug zu tun! Sie müssen mit den Gästen plaudern und essen, damit sich jemand anderes um das Fotoshooting kümmert.
Dokumente nach der Veranstaltung ablegen. Sie müssen eine Idee in die Wahrnehmung der Gäste gepflanzt haben und möchten, dass sie die Veranstaltung mit bestimmten Gedanken, Überlegungen oder der Entschlossenheit verlassen, zu handeln. Bereiten Sie also eine Broschüre oder einen Gegenstand vor, den sie mitbringen können nach dem Veranstaltung.
- Sie können in Betracht ziehen, das aktuelle Ereignis für diesen Abschnitt abzufragen. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Meinung zu sagen, was sie verbessern und was sie bei der nächsten Veranstaltung wollen. Und natürlich, wie sie sich engagieren können!
Räumen Sie Veranstaltungsorte auf! Überprüfen Sie Ihren Stromzähler, entfernen Sie Banner, reinigen Sie Möbel und vieles mehr. Sie möchten, dass die Website wieder in ihren ursprünglichen Zustand versetzt wird - insbesondere, wenn Sie die Miete bezahlen und zurückkehren möchten. Sie können auch die zusätzlichen Gebühren vermeiden, die von Ihrem Veranstaltungsortanbieter erhoben werden. Verteilen Sie die Arbeit gleichmäßig, damit der Reinigungsprozess so schnell und sanft wie möglich verläuft.
- Überprüfen Sie erneut, ob keine Wertsachen zurückgelassen wurden. Wenn ja, bereiten Sie ein Antragsformular für verlorene Gegenstände vor.
- Wenn Sie versehentlich etwas beschädigen, benachrichtigen Sie bitte die Person, die Sie kontaktiert haben, um den Ort zu mieten. Ehrlichkeit und Offenheit ist immer die beste Einstellung.
- Entfernen Sie so viel Müll wie möglich. Danach übernimmt die Wartungsabteilung.
Kümmere dich um alle Missionen nach dem Event. Abhängig von der Art der Veranstaltung, die Sie organisieren, haben Sie nach der Veranstaltung möglicherweise nichts mehr zu tun, oder es gibt eine lange Liste von Personen, denen Sie danken müssen, sowie ausstehende Belege. Hier sind einige Ideen für den Einstieg:
- Vielen Dank an alle Mitglieder der Organisatoren, insbesondere an die Sponsoren und Freiwilligen. Ohne sie kann man keine Veranstaltung organisieren!
- Vervollständigen und bearbeiten Sie Geldangelegenheiten. Dies sollte so schnell wie möglich erfolgen. Je weniger Fehler, desto besser.
- Veranstalten Sie eine Party der Dankbarkeit für diejenigen, die Ihnen geholfen haben. Sie möchten, dass Ihre Teamkollegen dankbar sind und dass Ihre Sponsoren gleichzeitig sehen, dass sie Veränderungen und einen guten Zweck gebracht haben.
- Verteilen Sie Souvenirs oder andere Veröffentlichungen an interessierte Parteien.
- Übertragen Sie Rechnungen an Sponsoren und andere.
- Veröffentlichen Sie Fotos auf der Online-Seite der Veranstaltung.
Halten Sie ein Meeting ab, um aus Erfahrungen zu lernen und es beim nächsten Mal besser zu machen. Was möchten Sie, nachdem alles vorbei ist, anders machen? Was funktioniert und was nicht? Möchten Sie eine solche Veranstaltung veranstalten? Was hast du gelernt?
- Wenn Sie von allen eine Antwort erhalten, lesen Sie alle. Auch wenn Sie keine Antwort von Gästen erhalten, fragen Sie die Veranstalter! Wie denken sie? Haben sie diese Zeit genossen? Wahrscheinlich nur, weil der Müsliriegel und der Stift frei waren, oder?
Rat
- Liste der zu erstellenden Dokumente:
- Vorläufiges Budget
- Veranstaltungsplan (Uhrzeit jedes Programms in der Veranstaltung)
- Einladung
- Gästeliste
- Aktionsplan
- Arbeitsplan (Fertigstellungsplan)
- Dokumentation für Pressemitteilungen
- Rede
- Teilnehmerliste
- Reden der Parteien (Lebenslauf des Sprechers beifügen)
- Arbeitsprogramm
- Der Zeitplan ist in Minuten unterteilt
- Kontaktnetzwerkliste (Telefonnummer des Veranstalters)
- Liste der mitzubringenden Gegenstände
- Liste der auszuführenden Aufgaben
- Ereignisberichte (an die Presse und andere)
- Weisen Sie vor der Veranstaltung Personen / Abteilungen zu, die für die folgenden Bereiche verantwortlich sind:
- Spender
- Die Teilnehmer
- Wichtiger Gast, Sprecher
- Entwerfen, drucken, sammeln Sie Artikel und bewerten Sie diese Produkte
- Belohnungen, Souvenirs, Geschenke, Banner, Zertifikate
- Fahrzeuge, Catering, Veranstaltungsarrangements, Dekoration, Kulissen, Parkplätze
- Medien, PR (Außenbeziehungen), Marketing
- Faktoren, die bei der Auswahl eines Standorts und der Preisverhandlung zu berücksichtigen sind:
- Standortkapazität (Anzahl der Teilnehmer, außer denen, die nicht offiziell besucht werden)
- Verfügbarkeit von Speisen (für den Fall, dass Mahlzeiten an diesem Ort erhältlich sind)
- Zeit (Start- und Endzeit der Veranstaltung)
- Beleuchtung (falls die Veranstaltung nachts stattfindet)
- Es gibt eine Klimaanlage oder nicht
- Erforderliche Ausrüstung ist vorhanden (Mikrofon, Lautsprecher usw.)
- Möbel (Möbel, Tischtücher usw.)
- Können Musik- und Unterhaltungsveranstaltungen am Veranstaltungsort stattfinden (mit weniger formellen Shows)?
- Generator
- Einfacher Zugang zum Veranstaltungsort - ob sich der Veranstaltungsort im Stadtzentrum befindet oder nicht (ob Delegierte problemlos teilnehmen können)
- Spezieller Raum für die Organisatoren, Umkleidekabinen usw.
- Gesamtkosten
- Weisen Sie am Tag der Veranstaltung die Person / Abteilung zu, die für Folgendes verantwortlich ist:
- Allgemeine Koordination
- Toilette
- Essen
- Arbeitet auf dem Feld
- Host (MC)
- Computer, Projektoren
- Fotograf
- Rezeptionist
- Crowd Control und PR mit der Menge
- Parkplatz
- Schützen
- Verteilen Sie Dokumente und Verbrauchsmaterialien (Geschenke und Zertifikate an bestimmte Personen sowie an alle Veranstaltungsteilnehmer).
- Faktoren, die bei der Festlegung des Veranstaltungstermins zu berücksichtigen sind:
- Werden der Hauptgast und andere VIP-Gäste für den Tag verfügbar sein?
- Welcher Tag ist für Ihre Zielgruppe am besten geeignet?
- Sie dürfen Ihre Arbeit und Verantwortung jederzeit nicht an eine andere Person übergeben.
- Arbeit ist verantwortlich.
- Pünktlich. Wenn Sie sich verspäten, melden Sie die Arbeit vollständig und sofort der Person, die Sie melden müssen.
- Wenn Probleme auftreten, beschuldigen Sie andere nicht, denken Sie nicht zu viel und verursachen Sie mehr Stress, finden Sie Wege, um das Problem zu lösen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie einen Evakuierungsplan für Notfälle haben. Wenn Ihre Veranstaltung in großem Umfang stattfindet, stellen Sie sicher, dass Polizei und Ärzte im Dienst sind.
Warnung
- Keine Panik oder Stress. Eine ruhige Haltung führt zu besseren Ergebnissen.
- Seien Sie auf jede Situation vorbereitet. Manchmal gibt es Dinge, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Wenn Sie Mitglied der Organisatoren sind, ärgern Sie sich nicht, wenn Sie jemand anschreit. Diese Person ist möglicherweise nur angespannt. Wenn Sie ein Koordinator sind, machen Sie keinen Stress und keine Panik. Bitte mach ruhig alles. Versuchen Sie, über mögliche Situationen nachzudenken und darüber, was Sie in diesen Situationen tun würden.
