Inhalt

• Schritte
• Rat
• Was du brauchst

Das Organisieren von Office-Dateien ist keine einfache Aufgabe, insbesondere wenn es darum geht, große Mengen von Dateien und Dokumenten zu organisieren. Sie können diese Herausforderung jedoch bewältigen, indem Sie vorausplanen und sich für ein Ablagesystem entscheiden. Dies hilft Ihnen bei der Organisation Ihres Unternehmensprofils und stellt sicher, dass Sie wichtige Dokumente schneller finden. Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Bürounterlagen organisieren, um Ihre Mission zu starten.

Schritte

Teil 1 von 3: Ordnen Sie die Zeit richtig

1. 

   Nehmen Sie sich eine bestimmte Zeit, um Ihre Anwendung zu organisieren und Ablenkungen in der Mitte zu vermeiden. Halten Sie Pappe und Aufkleber bereit, um ein neues Profil zu erstellen, bevor Sie beginnen. Werbung

Teil 2 von 3: Dokumente und Aufzeichnungen organisieren

1. 

   
   
   Teilen Sie Stapel von Dokumenten und Dateien in kleinere, besser verwaltbare Teile auf.
   • Verarbeiten Sie Stapel nacheinander und bereinigen oder zerstören Sie unnötige Papiere, um die Menge zu reduzieren und die Redundanz zu begrenzen.
   • Teilen Sie den Rest der Dokumente und Dateien in zwei separate Teile, einen für die Dateien, die in den kommenden Monaten verarbeitet werden müssen, und einen für Archivdateien, die keine dringende Verarbeitung erfordern.

2. 

   
   
   Ordnen Sie Ordner alphabetisch, wenn Sie ein Kundenprofil haben. Wenn beispielsweise jeder Ordner der Name einer Person oder eines Unternehmens ist, können Sie die Datensätze nach dem Namen dieser Person sortieren. In diesem Fall sollten Sie jede Profilkarte mit dem vollständigen Namen des Kunden kennzeichnen.Ordnen Sie Ihre Umschläge alphabetisch an und beschriften Sie dann Ihre Aktenschublade, um festzustellen, welche Schublade einen Namen hat, der mit einem bestimmten Buchstaben beginnt.

3. 

   
   
   Nach Kategorie sortieren, wenn die Datensätze aus vielen Geschäftsbereichen stammen. Einige Datensätze beziehen sich auf Rechnungen, Garantien oder Verträge, und Sie müssen sie in verschiedene Kategorien unterteilen. Beschriften Sie jeden Datensatz entsprechend und platzieren Sie alle relevanten Dokumente auf dem Datensatz. Möglicherweise müssen Sie ein sekundäres Profil erstellen. Verwenden Sie daher eine hängende Abdeckung, um jede Kategorie und die Abdeckung als sekundär zu kennzeichnen.
   • Erstellen Sie ein Portfolio mit dringenden Dokumenten, damit Sie wichtige Dokumente schnell finden können.
   • Legen Sie die temporären Dateien vorne und die Archivdateien hinten in die Schublade, damit Sie problemlos auf die Dateien zugreifen können, die verarbeitet werden müssen.
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Teil 3 von 3: Datensätze nach Monat sortieren

1. 

   Zusätzlich zu den oben genannten Methoden können Sie Ihre Ordner nach Monat (und Jahr-) organisieren. Wenn Sie keine Zeit haben, es sofort zu klären, können Sie Ihre Papiere zur Datumsverarbeitung in Ihre monatliche Aufzeichnung aufnehmen. Mit diesem Schritt können Sie auch schneller bestimmen, wo Ihre Dokumente gespeichert werden sollen.
   • Die monatliche Aufzeichnung eignet sich auch zum Speichern von Dokumenten anderer Art.

2. 

   Überprüfen Sie am Ende des Jahres die Papiere, die im monatlichen Datensatz verbleiben, und stellen Sie möglicherweise fest, dass die Vorlage sowie die neue Profilgruppe (Kategoriename) im System fehlen. Erstellen Sie Profile für diese Papiere im neuen Jahr.

3. 

   Schneiden Sie die restlichen Papiere monatlich ab. In der Gruppe „Gemischt“ (Jahr-) aufbewahren. Werbung

Rat

• Nachdem Sie Ihre Unterlagen organisiert haben, müssen Sie im Büro ordentlich bleiben. Reparieren Sie das Aufzeichnungssystem und bringen Sie die Papiere zurück.
• Werfen Sie unnötige Dokumente weg, recyceln Sie sie oder zerstören Sie sie, um Manipulationen am neuen Aufzeichnungssystem zu vermeiden.

Was du brauchst

• Aktenschränke
• Hängende Abdeckung
• Gebundene Ausgabe
• Aufkleber
• Marker