Inhalt

• Schreiten
• Teil 1 von 2: Erstellen eines Geschäftsbriefs
• Teil 2 von 2: Schreiben des Geschäftsbriefs
• Tipps

Wenn Sie ein Unternehmen führen, müssen Sie wahrscheinlich Briefe an Ihre Kunden schreiben. Möglicherweise müssen Sie sie über neue Ereignisse oder Sonderangebote informieren oder auf einen Kunden antworten, der im Namen Ihres Unternehmens eine Beschwerde hat. Was auch immer der Grund für Ihren Brief ist, verwenden Sie immer einen professionellen Ton.

Schreiten

Teil 1 von 2: Erstellen eines Geschäftsbriefs

1. Verwenden Sie einen professionellen Briefkopf. Ein Geschäftsbrief repräsentiert Ihr Unternehmen. Es muss also unverwechselbar und von hoher Qualität sein. Das Firmenlogo oder die Marke muss ebenfalls darauf sein.
   • Sie können einen Briefkopf mit den Layouts in Microsoft Word erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr vorhandenes Logo oder Ihre Marke im Briefkopf verwenden.
2. Öffnen Sie ein Textverarbeitungsprogramm. Sie sollten immer einen Geschäftsbrief auf einem Computer erstellen.
   • Erstellen Sie ein neues Dokument und setzen Sie die Ränder des Dokuments auf 1 Zoll.
   • Verwenden Sie eine Serifenschrift wie Times New Roman, Georgia oder Ariel. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Schriftgröße verwenden, die nicht größer als 12, aber nicht kleiner als 10 ist. Der Buchstabe sollte aufgrund falscher Schrift oder Schriftgröße nicht schwer zu lesen sein.
   • Stellen Sie sicher, dass Sie einen einzelnen Abstand verwenden.
3. Verwenden Sie die Blockform. Das Blockformular ist das am häufigsten verwendete Format für Geschäftsbriefe. Es ist auch am einfachsten zu arbeiten. Jede Überschrift muss am linken Rand stehen und nach jeder Überschrift muss ein Leerzeichen stehen. Ihr Geschäftsbrief sollte von oben nach unten folgende Überschriften haben:
   • Das aktuelle Datum oder das Datum, an dem Sie den Brief senden. Das Datum ist wichtig, da es für Ihre Unterlagen und die des Empfängers verwendet werden kann. Es kann dann auch legal verwendet werden. Stellen Sie also sicher, dass das Datum korrekt ist.
   • Die Absenderadresse. Dies ist Ihre Adresse, die in einem Standardadressformat formatiert ist. Wenn sich Ihre Adresse bereits auf dem Briefkopf befindet, können Sie diesen Schritt überspringen.
   • Die Adresse des Empfängers. Dies besteht aus dem Namen und der Adresse der Person, an die Sie den Brief schreiben. Die Verwendung von Herrn / Frau ist optional. Wenn Sie beispielsweise an Nina de Vries schreiben, können Sie den Mevrouw-Teil weglassen.
   • Die Einleitung. Dies kann "Liebe Frau de Vries" oder "Liebe Nina de Vries" sein. Wenn Sie nicht sicher sind, wer den Brief lesen wird, verwenden Sie "Sehr geehrte Damen und Herren". Sie können auch "L.S." verwenden, jedoch nur als letzten Ausweg, wenn Sie keine Ahnung haben, wer Ihren Brief lesen wird.
   • Der Körper des Briefes. Wir werden uns später in diesem Artikel darauf konzentrieren.
   • Der Abschluss des Briefes mit Unterschrift. Dies kann "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen" sein.

Teil 2 von 2: Schreiben des Geschäftsbriefs

1. Bestimmen Sie, wer Ihre Zielgruppe ist. Der Ton des Briefes sollte immer professionell sein, unabhängig von Ihrer Zielgruppe. Je nach Empfänger müssen Sie jedoch möglicherweise Ihre Sprache oder Wortwahl ändern. Wenn Sie an die Personalabteilung eines anderen Unternehmens schreiben, sollten Sie in Ihrer Sprache formeller sein. Wenn Sie jedoch an einen bestimmten Kunden schreiben, können Sie eine etwas lässigere oder lässigere Sprache verwenden.
   • Das Bestimmen Ihrer Zielgruppe bedeutet auch, dass Sie Ihrer Zielgruppe gegenüber klar sein können. Vermeiden Sie Terminologien, die Ihr Leser nicht versteht. Zum Beispiel kennt ein Kunde wahrscheinlich nicht die Abkürzungen, die für das Raumfahrtprogramm Ihres Unternehmens verwendet werden. Verwenden Sie daher nicht die im Brief enthaltenen Abkürzungen.
   • Die goldene Regel beim Schreiben eines guten Geschäftsbriefs lautet: klar, präzise und höflich.
2. Geben Sie den Zweck des Briefes im ersten Satz an. Betrachten Sie den Zweck des Briefes. Soll es Ihre Kunden über Ihren neuen Standort informieren? Soll ein Kunde an eine unbezahlte Rechnung oder einen ausstehenden Saldo erinnert werden? Oder um auf eine Kundenbeschwerde zu antworten? Erstellen Sie zu diesem Zweck einen Entwurf für den ersten Satz, der Ihren Leser sofort darüber informiert, worum es in dem Brief geht. Seien Sie nicht vage über den Zweck Ihres Briefes. Sei unkompliziert.
   • Beginnen Sie mit "Ich", wenn Sie Ihre Meinung als Geschäftsinhaber äußern möchten. Verwenden Sie "Wir", wenn Sie im Namen eines Unternehmens oder einer Organisation schreiben.
   • Konzentrieren Sie sich auf eine direkte Aussage wie: "Mit diesem Brief möchten wir Sie informieren" oder "Mit diesem Brief möchten wir Sie anfordern". Sie können auch eine "I" -Anweisung verwenden, wenn Sie den Brief als Geschäftsinhaber schreiben. Zum Beispiel: "Ich melde mich wegen" oder "Ich habe das kürzlich gehört ... und würde gerne mehr über ... erfahren."
   • Wenn Sie beispielsweise (als Geschäftsinhaber) einen Brief an Nina de Vries über ein unbezahltes Konto aus dem letzten Monat schreiben, könnten Sie mit folgendem Wort beginnen: "Ich kontaktiere Sie über diesen Brief wegen eines ausstehenden Guthabens auf Ihrem Konto ab März 2015 . "
   • Wenn Sie als Mitarbeiter eines Unternehmens auf die Beschwerde eines Kunden über das Raumfahrtprogramm des Unternehmens antworten, können Sie den Brief mit "Wir haben Ihre Beschwerde über unser Raumfahrtprogramm an Mars erhalten" beginnen.
   • Vielleicht schreiben Sie den Brief, um einem Kunden mitzuteilen, dass er einen Wettbewerb oder einen Platz in einem Schulungskurs gewonnen hat. Beginnen Sie mit einem Satz wie: "Ich informiere Sie gerne ..." oder "Wir möchten Sie darüber informieren, dass ..."
   • Wenn Sie schlechte Nachrichten überbringen müssen, beginnen Sie mit einem Satz wie "Es tut uns leid, Ihnen dies mitteilen zu müssen ..." oder "Nach sorgfältiger Überlegung habe ich beschlossen, nicht ..."
3. Verwenden Sie die aktive Stimme anstelle der passiven Stimme. In der allgemeinen Sprache verwenden wir oft die passive Form. Aber die passive Form macht das, was Sie schreiben, langweilig und verwirrend. Die aktive Form ist in einem Geschäftsbrief viel effektiver, da sie einen durchsetzungsfähigeren Ton angibt.
   • Ein Beispiel für ein passives Formular ist zum Beispiel: "Welche spezifischen Beschwerden kann ich für Sie lösen?" Der Betreff des Satzes, der Kunde ("Sie"), steht am Ende des Satzes und nicht am Anfang des Satzes.
   • Ein Beispiel für die aktive Form ist beispielsweise "Was kann ich tun, um Ihre Beschwerden zu lösen?". Diese Version des Satzes in der aktiven Form ist für den Leser viel klarer und verständlicher.
   • Die Verwendung des passiven Formulars kann eine großartige Möglichkeit sein, Ihre Botschaft zu vermitteln, ohne auf einen Fehler oder einen fragwürdigen Punkt zu achten. Aber benutze das nur dann. Im Allgemeinen ist die aktive Form in Geschäftsbriefen viel effektiver.
4. Weisen Sie gegebenenfalls auf ein vorheriges Ereignis oder Gespräch mit dem Leser hin. Möglicherweise haben Sie Nina de Vries Anfang dieses Monats mit einer Warnung bezüglich ihrer unbezahlten Rechnung kontaktiert. Oder vielleicht hat ein Kunde letzten Monat auf einer Konferenz seine Frustration über das Raumfahrtprogramm zum Ausdruck gebracht. Wenn Sie bereits mit dem Leser interagiert haben, bestätigen Sie dies. Es erinnert den Leser an Ihren vorherigen Kontakt und lässt den Geschäftsbrief dringender und wichtiger erscheinen.
   • Verwenden Sie einen Satz wie: "Fortsetzung meines Briefes über Ihre unbezahlte Rechnung" oder "Vielen Dank für Ihre Zahlung im März". Oder "Es war sehr hilfreich, auf der Mai-Konferenz von Ihrer Position im Weltraumprogramm zu hören."
5. Stellen Sie eine Anfrage oder bieten Sie Hilfe an. Geben Sie dem Leser einen positiven Ton, indem Sie eine höfliche Anfrage stellen oder ihm Hilfe in Form einer kollaborativen Beziehung anbieten.
   • Angenommen, Sie sind ein Geschäftsinhaber, der einen Kunden auffordert, eine Rechnung zu bezahlen. Verwenden Sie einen Satz wie "Ich freue mich, wenn Sie Ihre unbezahlte Rechnung so schnell wie möglich begleichen."
   • Angenommen, Sie schreiben im Namen Ihres Unternehmens. Verwenden Sie einen Satz wie: "Wir würden uns freuen, ein persönliches Treffen zwischen Ihnen und unserem Personalreferenten zu vereinbaren."
   • Sie können auch anbieten, Fragen oder Bedenken Ihrer Leser zu beantworten. Verwenden Sie einen Satz wie: "Gerne beantworte ich Ihre Fragen oder Bedenken zu Ihrem Konto." Oder: "Möchten Sie, dass wir Ihnen weitere Informationen zum Programm geben?"
6. Schließen Sie den Brief. Fügen Sie einen Aufruf zum Handeln hinzu, für sich selbst und für den Leser. Dies kann eine Zahlungsaufforderung vor einem bestimmten Datum oder ein Hinweis auf einen formellen Termin mit dem Leser sein.
   • Fügen Sie einen Satz hinzu, in dem Sie den Adressaten in Zukunft ansprechen. „Ich freue mich darauf, Sie nächste Woche beim Budget-Meeting zu sehen." Oder „Ich freue mich darauf, dies während unseres Besuchs im Hauptquartier weiter mit Ihnen zu besprechen."
   • Achten Sie auf alle Dokumente, die Sie Ihrem Brief hinzufügen möchten. Fügen Sie einen Satz wie "In den Anhängen finden Sie die ausstehende Rechnung" oder "Im Anhang finden Sie eine Kopie unseres Raumfahrtprogramms" hinzu.
   • Beenden Sie den Brief mit einem Schlusssatz. Verwenden Sie "Mit freundlichen Grüßen" für Kunden oder Kunden.
   • Verwenden Sie "Mit freundlichen Grüßen" in formellen Briefen an Personen, die Sie nicht kennen.
   • Verwenden Sie "Beste Grüße" oder "Beste Grüße" nur, wenn Sie an jemanden schreiben, den Sie gut kennen oder mit dem Sie zusammenarbeiten.
7. Lesen Sie den Brief noch einmal. Alle Ihre genauen Formatierungen und Wörter sind vergebens, wenn der Buchstabe voller Rechtschreibfehler ist!
   • Beachten Sie die Verwendung des passiven Formulars und versuchen Sie, den Satz in das aktive Formular zu ändern.
   • Achten Sie auf lange, unklare und komplizierte Sätze. In einem Geschäftsbrief ist weniger normalerweise mehr. Verkürzen Sie daher nach Möglichkeit die Länge Ihrer Sätze.

Tipps

• Verwenden Sie beim Drucken des Briefes ein leeres A4. Wenn Sie den Brief senden, falten Sie ihn in Drittel und senden Sie ihn in einem Standardumschlag.