Inhalt

• Schreiten
• Teil 1 von 3: Planen eines Arbeitsberichts
• Teil 2 von 3: Erstellung eines Arbeitsberichts
• Teil 3 von 3: Wirksamkeit des Berichts
• Tipps
• Warnungen

Das Schreiben eines Arbeitsberichts kann beeindruckend sein, obwohl es möglicherweise einfacher ist, als Sie vielleicht denken. Arbeitsberichte werden normalerweise verwendet, um den Fortschritt eines Arbeitsprojekts zu erläutern oder um Schlussfolgerungen und Empfehlungen zu Arbeitsplatzproblemen zu liefern. Um auf einfache Weise einen effektiven Arbeitsbericht zu verfassen, sollten Sie zunächst Ihr Ziel, Ihre Zielgruppe, die Forschung und die Botschaft berücksichtigen. Bereiten Sie dann Ihren Bericht mit einem Standardformat für Geschäftsberichte vor. Schließlich können Sie den Bericht ändern, um ihn wirksam zu machen.

Schreiten

Teil 1 von 3: Planen eines Arbeitsberichts

1. Bestimmen Sie das Ziel und den Gegenstand des Berichts. Vielleicht hat dich jemand um einen Bericht gebeten. Das Ziel oder Thema wird wahrscheinlich in die Anfrage aufgenommen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was das Ziel oder Thema ist, überlegen Sie, was Sie Ihrem Publikum vermitteln. Sie können auch Ihren Chef oder Vorgesetzten um Klärung bitten.
   • Das Ziel könnte beispielsweise sein, ein Geschäftsproblem zu analysieren, die Ergebnisse eines Projekts zu erläutern, an dem Sie gearbeitet haben, oder Ihrem Vorgesetzten einen Überblick über Ihren Arbeitsfortschritt zu geben.
2. Bestimmen Sie den Ton und die Sprache, die für die Zielgruppe geeignet sind. Überlegen Sie, was die Zielgruppe bereits weiß und welchen Jargon sie verstehen wird. Wenn Sie einen Arbeitsbericht schreiben, können Sie häufig eine professionellere Sprache und Fachsprache verwenden als beim Schreiben für die breite Öffentlichkeit.
   • Wer wird den Bericht lesen? Schließen Sie jeden in Ihr Publikum ein, der den Bericht vernünftigerweise verwenden könnte.
   • Wenn Sie für verschiedene Arten von Lesern schreiben, geben Sie alle erforderlichen Informationen an, damit selbst der am wenigsten informierte Leser sie leicht verstehen kann. Verwenden Sie jedoch Überschriften für jeden Abschnitt, damit die informierten Leser Informationen überspringen können, die für sie nicht erforderlich sind. Sie können auch Abschnitte für jedes Publikum einfügen, um die individuellen Anforderungen zu erfüllen.
3. Sammeln Sie gegebenenfalls Ihre Forschungs- und unterstützenden Materialien. Fügen Sie die Materialien hinzu, mit denen Sie Schlussfolgerungen gezogen oder Empfehlungen entwickelt haben. Sie werden sich bei der Erstellung des Berichts darauf beziehen und müssen ihn möglicherweise in die Anhänge des Berichts aufnehmen. Dies sind die Dinge, die bei der Erstellung des Berichts berücksichtigt werden müssen:
   • Finanzielle Details
   • Tabellen
   • Grafiken
   • Statistiken
   • Umfragen
   • Fragebögen
   • Gespräche mit Experten, Kollegen, Kunden usw.
4. Zeigen Sie Ihren Fortschritt an, wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben. Ein guter Fortschrittsbericht gibt einen schnellen Überblick über Ihre Arbeit, was Sie tun werden und ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist. Es ist am besten, es als Antwort auf Fragen zu betrachten, die Menschen zu Ihrem Projekt haben. Folgendes sollten Sie in Ihren Bericht aufnehmen:
   • Hat sich die Laufzeit des Projekts geändert?
   • Welche Aufgaben haben Sie seit dem letzten Fortschrittsbericht erledigt?
   • Welche Aufgaben werden Sie als nächstes erledigen?
   • Sind Sie auf dem richtigen Weg, um das Projekt pünktlich abzuschließen? Wenn nicht, warum?
   • Auf welche Engpässe sind Sie gestoßen und wie werden Sie sie lösen?
   • Hast du diesen Monat etwas gelernt?
5. Machen Sie einen Umriss mit den Informationen, die in Ihren Bericht aufgenommen werden sollen. Schreiben Sie Ihre Ideen in eine Gliederung und verwenden Sie sie als Schreibhilfe. Entwickeln Sie dabei die Überschriften für Ihren Bericht, damit Sie besser organisieren können, was Sie sagen sollen. Die Übersicht muss nicht ordentlich oder gut entwickelt sein, da sie nur für Ihren eigenen Gebrauch bestimmt ist.
   • In den meisten Fällen sollten Sie den Bericht mit einer Erläuterung der Ergebnisse und der Schlussfolgerungen oder Empfehlungen beginnen. Erklären Sie dann, wie Sie zu diesem Punkt gekommen sind, und gegebenenfalls Ihre Argumentation.
   • Wenn Sie eine kontroverse Schlussfolgerung oder Empfehlung ziehen möchten, erläutern Sie zunächst den Prozess und die Argumentation, damit Ihre Zielgruppe verstehen kann, warum Sie auf diese Idee gekommen sind.

Teil 2 von 3: Erstellung eines Arbeitsberichts

1. Verwenden Sie ein Deckblatt oder eine Titelseite. Die Titelseite sollte den Namen des Berichts enthalten, gefolgt vom Datum - in einer separaten Zeile -, an dem Sie ihn eingereicht haben. In einer dritten Zeile geben Sie die Namen aller Autoren an. Schreiben Sie dann den Namen Ihrer Organisation in die vierte Zeile.
   • In einigen Fällen können Sie auch ein Motivationsschreiben hinzufügen, in dem erläutert wird, warum Sie den Bericht geschrieben haben, was er beinhaltet und was Sie als Nächstes tun sollten. Dies ist häufiger bei Berichten der Fall, deren Erstellung lange gedauert hat oder die zusätzliche Erläuterungen erfordern, bevor der Leser den Bericht selbst anzeigt.
   • Mit einem Fortschrittsbericht geben Sie Ihren Namen, Projektnamen, Datum und Berichtszeitraum auf einer Titelseite an. Platzieren Sie jedes Element in einer separaten Zeile. Sie können jede Zeile mit "Name", "Projektname", "Datum" und "Berichtszeitraum" kennzeichnen oder einfach die Informationen auflisten.
   • Fragen Sie Ihren Chef, ob es spezielle Empfehlungen für die Formatierung Ihres Arbeitsberichts gibt. Er oder sie ist die beste Quelle für die Erstellung Ihres Berichts.
2. Geben Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen an. Geben Sie Ihre Schlussfolgerungen, Begründungen und Empfehlungen an. Auf diese Weise können Sie die wichtigsten Punkte Ihres Berichts verstehen, ohne den Bericht vollständig lesen zu müssen. Sie müssen keine detaillierten Erklärungen schreiben, aber der Leser sollte verstehen können, worum es in dem Bericht geht. Die Zusammenfassung sollte ein bis fünf Seiten umfassen.
   • Sie müssen nicht den vollständigen Bericht zusammenfassen. Konzentrieren Sie sich nur auf die Hauptideen im Bericht, z. B. die wichtigsten Empfehlungen oder Schlussfolgerungen, die Sie vorlegen.
   • Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, können Sie diesen Abschnitt überspringen.
3. Fügen Sie dem Bericht ein Inhaltsverzeichnis hinzu. Geben Sie die Abschnittsüberschriften im Inhaltsverzeichnis und die Seitenzahlen an, auf denen dieser Abschnitt beginnt. Auf diese Weise können die Leser einfach durch den Bericht navigieren, um die erforderlichen Informationen zu finden.
   • Verwenden Sie Titel und Überschriften für jeden Abschnitt, damit der Bericht leicht lesbar ist.
   • Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, müssen Sie normalerweise kein Inhaltsverzeichnis hinzufügen, es sei denn, Ihr Chef bevorzugt. Fügen Sie jedoch Titel und Überschriften für jeden Abschnitt hinzu, um die Navigation im Bericht zu vereinfachen.
4. Schreiben Sie eine Einführung um einen Überblick über den Bericht zu geben. Sagen Sie dem Leser, warum Sie diesen Arbeitsbericht geschrieben haben. Fassen Sie den Kontext des Berichts zusammen und erläutern Sie Ihr Ziel. Geben Sie die Fragen an, die Sie beantworten oder das Problem, das Sie lösen möchten. Geben Sie die Laufzeit des Berichts und einen Aktionsplan mit seinem Inhalt an.
   • Die Einführung muss nicht lang sein. Seien Sie direkt und spezifisch, damit der Leser den Kontext und den Zweck ohne lange Erklärung versteht.
   • Schreiben Sie zwei bis vier Absätze für die Einführung.
   • In einem Fortschrittsbericht darf die Einleitung nicht mehr als einen oder zwei Absätze enthalten. Es sollte das Projekt zusammenfassen und was Sie erreichen möchten. Sie können auch angeben, was Sie bereits abgeschlossen haben und was Sie als Nächstes tun werden.
5. Erläutern Sie die Ergebnisse oder Schlussfolgerungen, die Sie präsentieren. Geben Sie einen grundlegenden Überblick über die Forschung oder Bewertungen, die Sie in Bezug auf dieses Projekt abgeschlossen haben. Besprechen und interpretieren Sie dann Ihre Beobachtungen und wie sie sich auf das Thema des Berichts beziehen.
   • In den meisten Fällen enthält dieser Abschnitt einen einleitenden Absatz und eine Liste der Schlussfolgerungen, zu denen Sie gelangt sind.
   • So sieht eine Schlussfolgerung aus: "1. Unsere Bevölkerung altert, was zu mehr Gesundheitsrisiken für unsere Kunden führt. "
   • Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, haben Sie keine Ergebnisse oder Schlussfolgerungen vorzulegen. Listen Sie stattdessen Ihre Erfolge oder erledigten Aufgaben im Abschnitt nach Ihrer Einführung auf. Sie können in diesem Abschnitt auch einen kurzen Absatz mit 2 bis 4 Sätzen schreiben. Eine Liste ist jedoch in der Regel ausreichend. Sie können auflisten: "200 € gesammelt, um das Festivalzelt zu bezahlen", "Vertrag mit dem Partyplan zur Verwaltung der Festivalplanung" und "Befragung von 1.500 Einwohnern, um öffentliche Beiträge zu sammeln".
6. Geben Sie Empfehlungen für die Zukunft. Ihre Empfehlungen sollten erklären, was in Zukunft passieren wird. Erklären Sie, was die Lösungen hervorbringen und in welcher Beziehung sie zu Ihren Schlussfolgerungen stehen. Geben Sie nach dem Schreiben Ihrer Erklärung Ihre Empfehlungen in Form von Aktionspunkten in einer nummerierten Liste ab. Listen Sie Ihre Empfehlungen von am wichtigsten bis am wenigsten wichtig auf.
   • Zum Beispiel können Sie schreiben: "1. Schulung aller Mitarbeiter zur Durchführung von HLW. "
   • Wenn Sie stattdessen einen Fortschrittsbericht schreiben, geben Sie die Aufgaben oder Ziele an, die Sie in der nächsten Arbeitsperiode erreichen möchten. Sie können beispielsweise "Lieferanten für das Festival finden", "Festivaldesigns genehmigen" und "Werbeplakate bestellen" auflisten.
7. Besprechen Sie den Prozess und die Argumentation, die zu Ihren Schlussfolgerungen geführt haben. Erklären Sie, wie Sie das Thema, das Problem oder das Problem angesprochen haben. Überprüfen Sie Ihre Beobachtungen und erklären Sie dann, wie sie zu Ihren Empfehlungen führen. Teilen Sie die Diskussion in verschiedene Abschnitte mit Überschriften auf, die dem Leser mitteilen, was sich in diesem Abschnitt befindet.
   • Dies beinhaltet eine längere Diskussion der Forschung und Bewertungen.
   • Dieser Abschnitt sollte der längste im Datensatz sein.
   • Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, können Sie diesen Abschnitt überspringen. Fügen Sie stattdessen einen Abschnitt über die Hindernisse hinzu, auf die Sie bei der Arbeit am Projekt gestoßen sind, und wie Sie sie angegangen sind. Sie könnten schreiben: "Viele Einwohner haben die Umfrage nicht zurückgegeben, weil sie kein Porto war. In Zukunft werden wir Prepaid-Post in unsere Umfragen aufnehmen oder den Bewohnern ermöglichen, ihre Umfrage digital auszufüllen. "
8. Listen Sie alle Referenzen auf, die Sie bei der Erstellung des Berichts verwendet haben. Referenzen können Zeitschriftenartikel, Nachrichtenartikel, Interviews, Umfragen, Fragebögen, Statistiken und andere verwandte Informationen enthalten. Zitieren Sie diese Referenzen am Ende des Berichts und kennzeichnen Sie die Seite als "Referenzen".
   • Verwenden Sie, sofern nicht anders angegeben, das APA-Format für Geschäftsberichte.
   • Sie können diesen Abschnitt überspringen, wenn Sie einen Fortschrittsbericht erstellen.
9. Stellen Sie Anhänge von Materialien wie Umfragen, Fragebögen oder E-Mails bereit. Nicht jeder Arbeitsbericht benötigt Anhänge. Sie können sie jedoch einschließen, wenn Sie den Lesern Material zur Verfügung stellen möchten, auf das Sie verwiesen haben, oder wenn Sie zusätzliche Informationen bereitstellen möchten, die ihnen helfen, das Thema oder Ihre Beobachtungen besser zu verstehen. Beschriften Sie jeden Anhang mit einem separaten Buchstaben.
   • Zum Beispiel: "Anhang A", "Anhang B" und "Anhang C."
   • Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, müssen Sie diesen Abschnitt nicht einfügen.
10. Schließen Sie eine kurze Schlussfolgerung zusammen mit einer Zusammenfassung Ihrer Beobachtungen oder Fortschritte. Möglicherweise müssen Sie keine Schlussfolgerung ziehen, aber das Schreiben kann eine schöne Zusammenfassung Ihrer Bemühungen sein. Halten Sie Ihre Schlussfolgerung in drei bis vier Sätzen zusammen und fassen Sie die Informationen zusammen, die Sie in Ihrem Bericht präsentiert haben.
    • Sie könnten schreiben: "Das Planungsprojekt für das Kunstfestival ist auf dem richtigen Weg und wird termingerecht abgeschlossen. Wir haben 90% unserer Vorplanungsaktivitäten abgeschlossen und konzentrieren uns nun auf den Kauf der erforderlichen Ausrüstung. Das Projekt hat keine herausragenden Hindernisse, aber wir werden schrittweise alle zukünftigen Hindernisse angehen. "

Teil 3 von 3: Wirksamkeit des Berichts

1. Verwenden Sie klare Überschriften, um Ihrem Publikum die Navigation im Bericht zu erleichtern. Erstellen Sie direkte Überschriften und kommen Sie direkt zum Punkt. Der Leser muss genau wissen, was der Bericht enthält.
   • Die Schlagzeilen könnten Einführung, erledigte Aufgaben, Ziele für das nächste Quartal, Hindernisse und Lösungen sowie Schlussfolgerungen umfassen.
   • Ordnen Sie die Überschriften den Informationen im Bericht zu.
   • In einem Fortschrittsbericht sind die Leser wahrscheinlich Ihr Vorgesetzter, das Team oder die Kunden.
2. Verwenden Sie eine einfache und direkte Sprache, um Ihre Ideen zu kommunizieren. Ein Arbeitsbericht muss keine schwierigen Wörter und kreativen Sätze enthalten. Sie müssen nur Ihren Standpunkt dem Leser vermitteln. Drücken Sie Ihre Ideen in möglichst einfachen Worten auf den Punkt.
   • Sie könnten schreiben: "Die Einnahmen sind im vierten Quartal um 50% gestiegen" anstelle von "Die Einnahmen sind um 50% gestiegen, um im vierten Quartal großartige Einnahmen zu erzielen."
3. Schreiben Sie kurz, um den Bericht so kurz wie möglich zu halten. Redundantes Schreiben verschwendet sowohl Ihre Zeit als auch die der Leser. Seien Sie nicht oberflächlich und kommen Sie direkt zur Sache.
   • Beachten Sie, dass einige Arbeitsberichte sehr lang sein können, da sie viele Informationen enthalten können. Ihr Schreiben sollte jedoch immer präzise sein.
   • Es ist in Ordnung zu schreiben: "Der Umsatz stieg im letzten Quartal, nachdem die Vertriebsmitarbeiter Kaltakquise angewendet hatten", anstatt: "Wir haben im vergangenen Quartal einen exponentiellen Umsatzanstieg verzeichnet, da unsere talentierten und engagierten Vertriebsmitarbeiter potenzielle Kunden waren." Ich rufe an, um sie zu bitten, mehr Produkte zu kaufen. '
4. Drücken Sie Ihre Ideen in objektiver und nicht emotionaler Sprache aus. Halten Sie sich an die Fakten und lassen Sie den Leser auf der Grundlage einer objektiven Sicht auf das Thema seine eigenen Schlussfolgerungen ziehen. Während Sie möglicherweise Empfehlungen für ein Problem abgeben, versuchen Sie nicht, die Emotionen der Leser hervorzurufen, um sie zu überzeugen. Lassen Sie den Leser seine eigenen Ideen und Urteile auf der Grundlage einer objektiven Sicht auf die Fakten bilden.
   • Anstatt zu schreiben: "Entkoppelte Mitarbeiter haben eine niedrige Moral, was das Büro zu einer seelenlosen Maschine macht", könnten Sie schreiben: "Mitarbeiter, deren Produktivitätsbewertungen niedriger waren als die anderer, gaben an, sich unbeteiligt zu fühlen."
5. Vermeiden Sie in den meisten Berichten die Verwendung von Slang sowie des Wortes "I". Es kann angebracht sein, "mich" in einem Fortschrittsbericht zu verwenden, wenn Sie über ein Projekt schreiben, an dem Sie alleine arbeiten. Wenn nicht, verwenden Sie nicht das Wort "Ich" oder einen anderen Slang in Ihrem Jobbericht. Es ist jedoch in Ordnung, "Sie" zu verwenden, wenn Sie einen Satz an den vorgesehenen Leser richten.
   • Halten Sie Ihre Sprache während des gesamten Berichts professionell.
6. Überprüfen Sie Ihren Bericht, um sicherzustellen, dass er fehlerfrei ist. Grammatik- und Rechtschreibfehler untergraben die Professionalität Ihres Arbeitsberichts. Es ist wichtig, dass Sie den Bericht überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie keine Tippfehler, falsche Formulierungen oder missbräuchliche Wörter verwendet haben. Es ist am besten, den Bericht mindestens zweimal zu überprüfen.
   • Wenn möglich, lassen Sie den Bericht von einer anderen Person überprüfen, da es schwierig ist, Ihre eigenen Fehler zu erkennen.
   • Wenn es die Zeit erlaubt, sollten Sie den Bericht mindestens 24 Stunden lang beiseite legen, bevor Sie ihn überprüfen.

Tipps

• Nachdem Sie Ihren ersten Arbeitsbericht geschrieben haben, können Sie ihn als Vorlage für zukünftige Berichte verwenden.
• Sie haben wahrscheinlich bereits eine Vorlage für Arbeitsberichte an Ihrem Arbeitsplatz. Wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten, um zu erfahren, ob Sie eine Vorlage für Ihren Bericht verwenden können.
• Wenn möglich, stützen Sie Ihr Berichtsformat auf einen vorhandenen Arbeitsbericht Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation. Überprüfen Sie die Dateien in Ihrem Büro oder fragen Sie einen Kollegen oder Ihren Vorgesetzten nach einer Kopie eines vorhandenen Berichts.

Warnungen

• Wenn Sie einen vorhandenen Bericht als Beispiel verwenden, kopieren Sie den darin enthaltenen Wortlaut nicht. Dies ist ein Plagiat und kann zu beruflichen Konsequenzen führen.