Inhalt

• Schreiten
• Methode 1 von 2: Die Grundlagen
• Methode 2 von 2: Der Inhalt
• Tipps

Die Zusammenfassung ist der wichtigste Teil eines Geschäftsdokuments. Es ist der erste (und oft einzige) Teil, den andere lesen, und der letzte Teil, den Sie schreiben sollten. Es ist eine kurze Übersicht über das gesamte Dokument, um beschäftigten Personen, die Ihr Dokument lesen, auf einen Blick zu zeigen, wie viel sie lesen müssen und welche Maßnahmen wahrscheinlich ergriffen werden.

Schreiten

Methode 1 von 2: Die Grundlagen

1. Verstehen Sie, dass eine Zusammenfassung eine kurze Übersicht über ein Geschäftsstück ist. "Brief" und "Übersicht" sind hier die Wörter. Die Zusammenfassung ist keineswegs umfassend und ersetzt auch nicht das Original. Eine Zusammenfassung sollte 10% des Originaldokuments nicht überschreiten. Versuchen Sie, zwischen 5% und 10% zu bekommen.
   • Eine Zusammenfassung unterscheidet sich von einem Auszug. Ein Auszug gibt dem Leser einen Überblick und eine Orientierung, während eine Zusammenfassung mehr das Wesentliche ausdrückt und die Richtung vorgibt. Auszüge werden häufiger in wissenschaftlichen Arbeiten verwendet, Abstracts eher für geschäftliche Zwecke.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie die Richtlinien für Stil und Struktur einhalten. Die einflussreichsten zusammenfassenden Quellen stimmen darin überein, dass bestimmte Stil- und Strukturrichtlinien angewendet werden sollten. Diese schließen ein:
   • Absätze sollten kurz und auf den Punkt sein.
   • Zusammenfassungen müssen verständlich sein, ohne den Originalbericht gelesen zu haben.
   • Zusammenfassungen sollten so geschrieben werden, dass sie dem Publikum entsprechen, für das der Text geschrieben wurde.
3. Definiere das Problem. Eine Zusammenfassung sollte ein klares Problem definieren, unabhängig davon, ob es sich um Supply Chain Management oder Marketingkampagnen im Ausland handelt. Eine klare Problemdefinition ist in Zusammenfassungen besonders wichtig, da die zugrunde liegenden Dokumente häufig von Technikern verfasst werden, die wenig Verständnis für konzeptionelle Fragen haben. Stellen Sie sicher, dass das Problem in klaren, verständlichen Worten geschrieben ist.
4. Eine Lösung anbieten. Ein Problem braucht immer eine Lösung. Um ein klares Ziel (und einen Grund für die Finanzierung der Ursache) zu erreichen, müssen Sie die Lösung so präsentieren, dass das Problem effektiv gelöst wird. Wenn Ihr Problem nicht klar definiert ist, macht Ihre Lösung wahrscheinlich auch keinen Sinn.
5. Verwenden Sie Bilder, Aufzählungszeichen und Überschriften, wenn dies die Navigation im Dokument erleichtert. Eine Zusammenfassung ist kein Aufsatz; Sie müssen keine langen Textblöcke sein. Wenn sie das Verständnis verbessern, sind Sie auf dem richtigen Weg:
   • Statue. Ein gut präsentiertes Bild, das die Art des Kundenproblems genau hervorhebt, kann den Kern einer Zusammenfassung verdeutlichen. Die visuelle Stimulation ist oft genauso effektiv wie die Analyse.
   • Aufzählungen. Lange Informationen können in übersichtlichere Listen unterteilt werden.
   • Köpfe. Organisieren Sie gegebenenfalls die Themen in der Zusammenfassung unter Überschriften. Dies hilft dem Leser, auf dem richtigen Weg zu bleiben, wenn er mit der Zusammenfassung beginnt.
6. Halten Sie die Zusammenfassung frisch und frei von Fachjargon. Jargon ist der Feind des Verstehens. Es ist einfach sehr beliebt in der Geschäftswelt. Wörter wie "Schnittstelle", "Hebelwirkung", "Kernkompetenzen" und dergleichen sind alles Wörter, die vermieden werden sollten. Sie verschleiern die wahre Bedeutung und machen die Zusammenfassung vage und nicht spezifiziert.

Methode 2 von 2: Der Inhalt

1. Beginnen Sie mit dem Originaldokument. Da die Zusammenfassung ein anderes Dokument zusammenfasst, müssen Sie mit dem Originalstück vertraut sein, um es in eine überschaubare und informative Version komprimieren zu können. Ob es sich bei diesem Originaldokument um einen Bericht, einen Geschäftsplan, einen Vorschlag, ein Handbuch oder etwas anderes handelt, gehen Sie es durch und finden Sie die wichtigsten Punkte.
2. Schreiben Sie eine kurze Übersicht Was ist der Zweck des Unternehmens, das das Dokument unterstützt, oder des Originaldokuments selbst? Was ist der Umfang?
   • Beispiel: Women World Wide ist eine gemeinnützige Organisation, die sich zum Ziel gesetzt hat, alle Frauen auf der Welt durch wirksame Lösungen für häusliche Gewalt und durch die Bereitstellung eines Unterstützungsnetzwerks für Opfer häuslicher Gewalt zu verbinden. Von ihrem Hauptsitz in Alberta, Kanada, aus haben Frauen aus 170 Ländern auf der ganzen Welt Empfehlungen erhalten. “
3. Stellen Sie einen klingenden Teilnehmer bereit. Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Teil der Zusammenfassung. In ein oder zwei Sätzen müssen Sie dem Leser klar machen, was das Besondere an Ihrem Unternehmen ist. Warum ist es die Aufmerksamkeit, den Handel oder die Zusammenarbeit der Personen wert, die die Zusammenfassung lesen?
   • Vielleicht ist Michael Jordan ein Kunde von Ihnen und hat Ihr Produkt kostenlos auf Twitter beworben. Vielleicht haben Sie gerade eine Partnerschaft mit Google geschlossen. Vielleicht haben Sie gerade ein Patent erhalten, oder Sie haben gerade einen Großauftrag erhalten.
   • Manchmal reicht ein kurzes Zitat oder eine Erfahrung von jemandem. Es geht darum, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu erregen, den Fall so respektabel wie möglich zu gestalten und den Leser in den Rest des Dokuments einzubeziehen.
4. Definieren Sie das größere Problem. Der erste Teil einer Zusammenfassung ist die Erörterung eines Problems. Beschreiben Sie daher bitte das Problem, das von Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung behoben wird. Stellen Sie sicher, dass das Problem so klar wie möglich beschrieben wird. Ein schlecht definiertes Problem scheint nicht überzeugend zu sein und liefert Ihre Lösung nicht mit der größten Wirkung.
   • Beispiel: „Los Angeles ist durch den Verkehr verstopft. Nach der Innenstadt von Washington DC ist der Verkehr in Los Angeles der schlechteste im Land. Das ist nicht nur nervig. Der Smog und die Verschmutzung durch den Verkehr verringern die Produktivität der Menschen, erhöhen den Asthma-Spiegel und verursachen langsam aber sicher ein ernstes Gesundheitsproblem. In LA gibt es mehr Autos als Menschen, die alt genug sind, um zu fahren. “
5. Überlegen Sie sich Ihre einzigartige Lösung. Das große Problem ist der einfache Teil. Jetzt müssen Sie den Leser davon überzeugen, dass Sie eine Lösung für das große Problem haben. Wenn Sie diese beiden Zutaten präsentieren, sind Sie einer super Idee auf der Spur.
   • Beispiel: „Innotech hat ein bahnbrechendes Verkehrskontrollsystem entwickelt, das die Zeit für den Pendelverkehr verkürzt, indem patentierte„ Smart Loops “in den Vorsortierspuren für Ampeln installiert werden, die die Anzahl der Autos in einer bestimmten Zeit registrieren und die drehen Lichter an. dienen dieser Basis. Die Fahrer müssen nicht länger minutenlang vor einer Ampel stehen, während die grüne Ampel auf der anderen Seite für eine Reihe von Null-Autos leuchtet. “
6. Über Marktchancen sprechen. Erweitern Sie das große Problem, indem Sie Statistiken für Ihre Branche hinzufügen. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht so tun, als wären Sie größer als Sie! Die Tatsache, dass die Medizinproduktebranche einen Wert von 100 Milliarden US-Dollar pro Jahr hat, ist nicht aussagekräftig, da Ihr neues Medizinprodukt nur einen kleinen Teil dieser Branche bedient. Zerhacken Sie es in realistische Stücke von Marktanteilen.
7. Nennen Sie Ihr einzigartiges Verkaufsangebot. Hier erarbeiten Sie Ihre einzigartige Lösung. Warum ist Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung besser als die Konkurrenz? Vielleicht, weil Ihre häusliche Pflegeorganisation Ärzte zu den Menschen zu Hause schickt, anstatt zu Pflegefachleuten, oder weil Sie garantieren, dass die Menschen am selben Tag bedient werden, damit Sie nicht im Voraus planen müssen. Erklären Sie, warum Sie etwas Besonderes sind.
   • Beispiel: „Intellilight hat den Mehrwert, sofort zu erkennen, wenn niemand zu Hause ist. Wenn in einem leeren Raum ein Licht eingeschaltet bleibt, wird es automatisch aus- und wieder eingeschaltet, sobald eine Bewegung im Raum festgestellt wird. Dies spart dem Kunden Geld bei der Stromrechnung und verschwendet weniger Energie. "
8. Sprechen Sie bei Bedarf über Ihr Geschäftsmodell. Einige Zusammenfassungen benötigen kein Geschäftsmodell (z. B. haben gemeinnützige Organisationen normalerweise kein Geschäftsmodell). Wenn Ihr Unternehmen jedoch über eines verfügt, sollte das Geschäftsmodell klar und leicht zu befolgen sein. Tatsächlich beantworten Sie die Frage "Wie bringen Sie die Leute dazu, Ihnen Geld aus ihren Brieftaschen zu geben?" Halten Sie das Modell einfach, insbesondere in der Zusammenfassung. Eine kurze Zusammenfassung genügt.
9. Sprechen Sie bei Bedarf über Ihr Management-Team. Abhängig von der Branche, in der Sie arbeiten, kann dies einer der wichtigsten Teile Ihrer Zusammenfassung sein. Ihre Investoren oder Banker vertrauen dem Team, nicht der Idee. Ideen sind leicht zu entwickeln, aber die Umsetzung dieser Ideen kann nur von einem starken Team durchgeführt werden. Zeigen Sie sofort, warum Ihr Team über die Erfahrung und das Wissen verfügt, um Ihren Geschäftsplan auszuführen.
10. Bieten Sie finanzielle Unterstützung und Prognosen, um Ihre Ansprüche basierend auf Ihrem Markt, Geschäftsmodell und der Leistung in der Vergangenheit zu unterstützen. Sie müssen ein finanzielles Bild von unten nach oben entwickeln. Der Sinn dieser Vorhersagen besteht darin, Ihre Kompetenz und Ihre Fähigkeit anzugeben, ein finanzielles Bild zu zeichnen, das auf soliden Annahmen basiert.
    • Wenn Sie einen Plan für eine Gruppe von Investoren erstellen, verbringen Sie nicht zu viel Zeit damit, da diese wissen, dass Sie keine Ahnung haben, wie viel Geld Sie verdienen können. Investoren treffen im Allgemeinen keine Entscheidungen auf der Grundlage Ihres Finanzbildes. Sie treffen letztendlich ihre eigenen finanziellen Entscheidungen.
11. Reagieren Sie langsam aber sicher auf Ihre Anfrage. Jetzt ist es an der Zeit, je nach Zweck Ihrer Zusammenfassung eine Investition oder ein Darlehen zu beantragen. Sie könnten noch einmal erklären, warum Ihr Unternehmen einen Mehrwert schafft. Erinnern Sie den Leser an das große Problem, das Sie lösen werden, und an Ihren möglichen Marktanteil. Betonen Sie abschließend noch einmal Ihr Team und die Fähigkeit, die Arbeit zu erledigen. Fragen Sie nach dem Geldbetrag, der erforderlich ist, um den nächsten wichtigen Meilenstein für Ihr Unternehmen zu erreichen. Zeigen Sie nicht, wie viele Aktien Sie aufgeben möchten oder welche Zinsen Sie bereit sind zu zahlen. Dies muss später in persönlichen Verhandlungen erfolgen.
12. Lesen Sie Ihre Zusammenfassung erneut. Wenn Sie die Grundlagen geschrieben haben, lesen Sie sie sorgfältig durch. Sie sollten die Zusammenfassung besonders sorgfältig prüfen. Denken Sie beim Zurücklesen an das Publikum für Ihr Stück. Stellen Sie sicher, dass neue Referenzen erklärt werden und die Sprache für jemanden klar ist, der mit dem Thema nicht vertraut ist. Bei Bedarf umschreiben.
    • Lassen Sie Ihre Zusammenfassung von einer anderen Person aus einer neuen Perspektive lesen. Achten Sie dabei besonders auf:
      • Klarheit. Sind die Wörter klar, die Ideen klarer und die Zusammenfassung jargonfrei?
      • Fehler. Grammatik-, Interpunktions- und Rechtschreibfehler können weiterhin vorhanden sein. Es kann auch eine gute Idee sein, die Zahlen und Statistiken von jemandem überprüfen zu lassen.
      • Leistung. Werden die Ideen zu einem spannenden Vorschlag? Wo scheitert der Vorschlag, wenn überhaupt?
      • Kohärenz. Welche Teile passen nicht gut zusammen? Welche?

Tipps

• Je geschäftiger die Zusammenfassung ist, desto weniger wird sie gelesen.
• Prüfen Sie, ob Sie mit den Dokumentvorlagen beginnen können, die in den meisten Textverarbeitungsprogrammen verfügbar sind.
• Diese vier Komponenten können auch für Zusammenfassungen in einer Vielzahl von Geschäftsumgebungen verwendet werden.