Inhalt

• Schreiten
• Methode 1 von 3: Auswahl des richtigen Formats
• Methode 2 von 3: Schreiben Sie Ihre Nachricht
• Methode 3 von 3: Bereiten Sie Ihre E-Mail zum Senden vor

Viele Menschen zögern, eine formelle E-Mail zu schreiben. Normalerweise verwenden Sie E-Mail, um persönliche und informelle Nachrichten zu senden. Wenn Sie eine E-Mail an einen Lehrer, Arbeitgeber, Kunden, eine Regierungsbehörde oder ein anderes formelles Ziel senden müssen, können Sie einige einfache Richtlinien befolgen. Halten Sie Ihre Nachricht klar und präzise und befolgen Sie die allgemein anerkannten Standards für Stil, Ton und Formatierung. Und vergessen Sie nicht, Ihre E-Mails zu lesen und zu überprüfen, bevor Sie sie senden.

Schreiten

Methode 1 von 3: Auswahl des richtigen Formats

1. Verwenden Sie eine neutrale E-Mail-Adresse. Verwenden Sie am besten eine E-Mail-Adresse, die eine Variation Ihres tatsächlichen Namens ist, und keinen Benutzernamen, Spitznamen oder Spitznamen. Um eine E-Mail-Adresse zu erstellen, die nur aus Ihrem Namen besteht, ohne zusätzliche Zahlen oder Buchstaben, können Sie Punkte und / oder Bindestriche oder Bindestriche verwenden.
   • Beispielsweise sieht eine E-Mail-Adresse wie [email protected] nicht sehr professionell aus. Die Adresse [email protected] macht dagegen einen viel ernsteren Eindruck.
2. Halten Sie sich an eine professionelle Schriftart. Bei den meisten E-Mail-Dienstanbietern können Sie nicht aus einer Vielzahl unterschiedlicher Schriftarten und Layoutstile auswählen. In jedem Fall ist es am besten, in einer formellen E-Mail mit einer Schriftart wie Times New Roman oder Arial an einem traditionellen Stil festzuhalten. Verwenden Sie keine dekorativen Schriftarten wie Comic Sans oder Old English. Beachten Sie auch Folgendes:
   • Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse in einer lesbaren Schriftgröße ein, z. B. Schriftgröße 12.
   • Vermeiden Sie spezielle Stile wie kursive, hervorgehobene oder mehrfarbige Schriftarten, es sei denn, ihre Verwendung ist im Zusammenhang mit dem Inhalt und dem Zweck Ihrer E-Mail gerechtfertigt.
   • Schreiben Sie nicht den gesamten Text in Großbuchstaben. Wenn Sie alles in Großbuchstaben eingeben, sieht es so aus, als würden Sie den Empfänger anschreien.
3. Wählen Sie ein kurzes und präzises Thema. Verwenden Sie in Ihrem Betreff Schlüsselwörter, die genau beschreiben, worum es in der E-Mail geht, und zwar in nur wenigen Worten. Auf diese Weise verhindern Sie, dass der Leser Ihre Nachricht übersieht, da die E-Mail keinen Betreff, einen zu vagen Betreff oder einen Betreff enthält, der den Eindruck erweckt, dass die E-Mail nicht wichtig ist.
   • Themen wie: "Frage", "Nachricht von mir" oder "E-Mail zu einem wichtigen Thema" sind zu vage oder überflüssig und daher völlig nutzlos.
   • Andererseits ist ein Thema wie "Zeitplan, Gästeliste, Mittagesseneinstellungen und Besprechungsübersicht 12. März" viel zu lang, um behandelt zu werden. Darüber hinaus behandelt dieser Titel mehrere Themen.
   • Ein Titel wie "Meeting Damage to Escalator 12. März" ist kurz und klar. Er verweist den Empfänger auf ein einzelnes Hauptthema und das entsprechende Datum.

Methode 2 von 3: Schreiben Sie Ihre Nachricht

1. Wählen Sie eine geeignete Anrede. Beginnen Sie eine formelle E-Mail immer mit einer angemessenen Anrede. Rufen Sie den Adressaten am besten bei seinem Namen an (wenn Sie ihn kennen). Grundsätzlich beginnt die Anrede einer formellen E-Mail immer mit "Sehr geehrter ...", gefolgt vom Titel (Sir / Madam), dem Nachnamen der Person und einem Komma. Wenn Sie die Person, an die die E-Mail gerichtet ist, bereits kennen, können Sie die Anrede mit "Dear ..." gefolgt vom Vornamen beginnen.
   • Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, an die Ihre E-Mail gerichtet ist, verwenden Sie eine Anrede wie "Sehr geehrte Damen und Herren", "Sehr geehrter Vorsitzender / Sehr geehrter Vorstand" oder, falls erforderlich, "Wen es betrifft".
   • Beginnen Sie Ihre E-Mail nicht mit "Hallo", "Hallo", "Auf Wiedersehen" oder anderen ungezwungenen Grüßen.
2. Stellen Sie sich bei Bedarf im ersten Absatz vor. Wenn Ihre Nachricht an jemanden gerichtet ist, mit dem Sie derzeit keine Beziehung haben, z. B. einen neuen Kunden, den Leiter der Abteilung Rekrutierung und Auswahl des Unternehmens, bei dem Sie sich bewerben möchten, oder einen Beamten der Gemeinde, sagen Sie zuerst wer du bist und was der Grund für deine Nachricht ist. Tun Sie dies in ein oder zwei Sätzen am Anfang Ihrer E-Mail.
   • Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an einen potenziellen Arbeitgeber senden möchten, können Sie sagen: "Mein Name ist Erik van Raam. Der Grund für diese E-Mail ist, dass ich mich für die auf der Website CarrièreXYZ.nl erwähnte Position des Verwaltungsassistenten bewerben möchte. "
3. Beginnen Sie mit den wichtigsten Informationen. Nachdem Sie sich vorgestellt und den Grund für Ihre Nachricht zusammengefasst haben, können Sie zum Hauptteil Ihrer E-Mail übergehen. Stellen Sie die wichtigsten Informationen fast ganz oben auf. Auf diese Weise zeigen Sie Respekt vor der kostbaren Zeit des Empfängers und klären schnell den Zweck Ihrer E-Mail.
   • Wenn Sie beispielsweise an einen Beamten einer Regierungsbehörde schreiben, können Sie als Erstes sagen: "Mein Name ist Aletta van Raam. Ich habe Ihre E-Mail-Adresse auf der Website der Staatsanwaltschaft gefunden. Ich schreibe Ihnen, um die Vorladung in Frage zu stellen, die ich am 31. Dezember 2009 im Zusammenhang mit einem Verkehrsverstoß erhalten habe. ""
4. Sagen Sie direkt, wie es ist. In einer formellen E-Mail ist es absolut kein Problem, direkt zu sein, solange Sie höflich bleiben. Wenn Sie um den heißen Brei herumgehen, erreichen Sie nur, dass die Aufmerksamkeit Ihres Lesers nachlässt, was es für ihn oder sie schwieriger macht, genau zu bestimmen, was Sie wollen oder brauchen.
   • Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an einen Lehrer senden, verschwenden Sie keinen Platz mit unnötigen Auffüllungen wie "Ich bin Diana Franssen. Kennst du mich? Chemie 221 ist momentan mein Lieblingsfach. Mir gefällt die Art und Weise, wie die Vorträge organisiert sind. Ich kann immer alles perfekt verfolgen und weiß immer genau, was mich bei einer Prüfung erwartet. Apropos Prüfungen, ich wollte nach der nächsten Prüfungswoche fragen. "
   • Stattdessen ist es viel klarer, etwas zu schreiben wie: "Mein Name ist Diana Franssen und ich besuche mit Ihnen die Chemie 221. Ich schreibe Ihnen mit einer Frage zu einem möglichen Konflikt in den kommenden Prüfungszeiten."
5. Halte es kurz. Es gibt keine Standardregel für die vorgeschriebene Länge einer E-Mail. Es ist jedoch am besten, die maximale Länge der Oberfläche eines Bildschirms (eines Laptops oder PCs) für eine E-Mail beizubehalten.
   • Wenn Ihre E-Mail relativ lang ist, teilen Sie sie in mehrere kurze Absätze auf. Fügen Sie eine Leerzeile zwischen zwei Absätzen ein, anstatt am Anfang jedes Absatzes einzurücken.
6. Halte deine Sprache formal. Sie schreiben eine formelle E-Mail in einem professionellen Kontext, weshalb Sie natürlich einen guten Eindruck hinterlassen möchten. Verwenden Sie vollständige Sätze und höfliche Sätze. Vermeiden Sie Dinge wie:
   • Slang
   • Unnötige Abkürzungen oder Kontraktionen
   • Emoticons und Smileys
   • Vulgäre Sprache
   • Witze
7. Schließen Sie Ihre E-Mail ordnungsgemäß. Was für die Anrede gilt, gilt auch für den Abschluss. Sie können eine formelle E-Mail auf verschiedene akzeptable Arten schließen. Geben Sie immer Ihren vollständigen Namen und Ihre Position unter dem Abschluss an. Abhängig vom Inhalt Ihrer E-Mail können Sie einen oder mehrere der folgenden Abschlüsse verwenden:
   • "Ich warte auf Ihre Antwort und bleibe."
   • 'Dein,'
   • 'Mit freundlichen Grüßen,'
   • 'Vielen Dank im Voraus,'
   • "Freundlicher Dank"

Methode 3 von 3: Bereiten Sie Ihre E-Mail zum Senden vor

1. Fügen Sie alle Anhänge hinzu, die Sie einschließen möchten. Wenn Sie Ihrer E-Mail bestimmte Anhänge hinzufügen müssen, listen Sie diese bitte im Text Ihrer E-Mail auf, um den Empfänger darüber zu informieren, dass die E-Mail Anhänge enthält. Seien Sie nett, die Anzahl und Größe der Anhänge klein zu halten, und entscheiden Sie sich für traditionelle und weitgehend kompatible Dateitypen.
   • Fügen Sie beispielsweise einen Kommentar hinzu, z. B.: "Im Anhang sende ich Ihnen eine Kopie meines Lebenslaufs und meines Portfolios im PDF-Format."
2. Überprüfen Sie Ihre E-Mails sorgfältig auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Verlassen Sie sich nicht blind auf die Rechtschreibprüfung Ihres E-Mail-Dienstanbieters oder Textverarbeitungsprogramms. Wenn Sie Ihre E-Mails laut vorlesen oder jemanden bitten, sie für Sie zu überprüfen, können Sie Tippfehler, Rechtschreibfehler oder unklare Sätze erkennen.
3. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail keine vertraulichen Informationen enthält. Denken Sie immer daran, dass E-Mail kein 100% sicheres Kommunikationssystem ist. Beachten Sie, dass E-Mail-Server gehackt werden können oder dass der Empfänger absichtlich oder nicht absichtlich Informationen, die Sie nicht veröffentlichen wollten, mit anderen teilen kann.
   • Vermeiden Sie es, Passwörter, Kontonummern oder andere vertrauliche Informationen in eine E-Mail aufzunehmen.