Inhalt

• Schreiten
• Teil 1 von 4: Zuordnung und Einrichtung Ihres Briefings
• Teil 2 von 4: Beschreibung der Angelegenheit
• Teil 3 von 4: Schlussfolgerungen und Empfehlungen ziehen
• Teil 4 von 4: Überprüfung des Briefings
• Tipps

Ein Briefing beschreibt ein bestimmtes Thema und seinen Hintergrund, normalerweise für einen Regierungsbeamten oder einen anderen politischen Entscheidungsträger. Diese Entscheidungsträger müssen jeden Tag schwierige Entscheidungen zu vielen verschiedenen Themen treffen, und sie haben keine Zeit, jedes Thema eingehend zu untersuchen. Ein Briefing hilft dabei, eine Person auf ein einzelnes Problem aufmerksam zu machen, und umreißt wichtige Details, die sie kennen sollte. Das Briefing schlägt dann Lösungen vor und macht Verbesserungsvorschläge. Ein Briefing schreiben zu können, ist eine nützliche Fähigkeit für Studenten, Geschäftsleute, Politiker und Aktivisten. Ein überzeugendes Briefing ist prägnant, gut organisiert und deckt die wichtigsten und relevantesten Fakten und Lösungen ab.

Schreiten

Teil 1 von 4: Zuordnung und Einrichtung Ihres Briefings

1. Bestimmen Sie den Umfang des Briefings. Der Umfang umfasst sowohl die Tiefe als auch die Länge des Briefings. In welchem ​​Detail werden Sie das Thema behandeln? Wie viele verschiedene Themen werden Sie behandeln? Dies hängt davon ab, wie viele Informationen Sie finden und wie viele Informationen Sie zur Unterstützung Ihrer Ansprüche bereitstellen müssen.
   • Die Bestimmung des Umfangs des Briefings ist wichtig, da der Leser genau wissen kann, welche Informationen diskutiert werden und welche nicht.
2. Kenne deine Zuhörer. Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Briefings beginnen, ist es wichtig zu wissen, wer es lesen wird. Dies steuert die Auswahl, die Sie im Dokument treffen werden. Bevor Sie beginnen, denken Sie über die folgenden Fragen nach. Wenn Sie die Antworten noch nicht kennen, versuchen Sie Folgendes herauszufinden:
   • Wer wird dieses Dokument lesen? Die Regierungsbeamten? Geschäftsführer? Journalisten? Eine Kombination davon?
   • Wie viel weiß der Leser bereits über dieses Problem? Wissen sie überhaupt etwas darüber? Was Muss die Leserschaft wissen?
   • Welche Autorität hat der Leser in dieser Angelegenheit? Welche Änderungen kann er / sie vornehmen?
3. Planen Sie die Hauptpunkte. Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Briefings beginnen, sollten Sie (entweder in Ihrem Kopf oder in einer Gliederung) die wichtigsten Punkte festlegen, auf die Sie hinweisen möchten.
   • Da ein Briefing normalerweise nicht länger als ein oder zwei Seiten ist, sollte es kurz sein. Die politischen Entscheidungsträger sind sehr beschäftigt, und Ihr Problem ist nicht das einzige auf ihrem Teller. Es gibt keinen Platz für unnötige Informationen oder langwierige Erklärungen. Entscheiden Sie sich im Voraus für Ihre wichtigsten Punkte, um ein kurzes Briefing zu erstellen.
4. Erwägen Sie die Verwendung einer Vorlage. Während das Format eines Briefings nicht allzu komplex sein muss, können Sie sich Zeit sparen, indem Sie eine der vielen kostenlosen Online-Vorlagen zum Erstellen von Briefing-Dokumenten in MS Word herunterladen.
   • Eine Vorlage kann Ihnen helfen, Ihre Gedanken zu organisieren und ein Briefing schneller vorzubereiten.
5. Überlegen Sie sich einen Namen, ein Datum und Betreffzeilen. Wenn Sie keine Vorlage verwenden, müssen Sie zunächst einen Namen, ein Datum und Betreffzeilen schreiben.
   • Der Name entspricht der Person, an die das Briefing gerichtet ist.
   • Das Datum entspricht dem Datum der Einreichung des Briefings.
   • Die Betreffzeile sollte in wenigen Worten das Hauptthema des Briefings beschreiben, z. B. "Die Verbreitung von Mobbing in der Schule in der Region Utrecht". Auf diese Weise kann der Leser wissen, was er tun muss, ohne auch nur einen Blick auf das Dokument werfen zu müssen Das Problem ist, dass behandelt wird.
6. Erwägen Sie, eine Zusammenfassung beizufügen. Einige Briefings enthalten zu Beginn des Briefings eine Zusammenfassung, in der der gesamte Text in wenigen Punkten zusammengefasst ist. Entscheiden Sie, ob Sie dies tun möchten, und reservieren Sie in diesem Fall Platz für diesen Abschnitt.
   • Für einen sehr beschäftigten Leser enthält die Zusammenfassung die wichtigsten Punkte im Voraus, sodass Sie den Rest des Dokuments leichter durchblättern können.
   • Ein gut ausgearbeitetes Briefing ist oft kurz genug, um diesen Abschnitt überflüssig zu machen. Wenn es jedoch Probleme gibt, die sofortiges Handeln erfordern, kann dies eine Möglichkeit sein, auf die Dringlichkeit des Briefings hinzuweisen, indem der Zeitrahmen in der Zusammenfassung klar angegeben wird.
   • Die Zusammenfassung sollte drei bis vier Punkte nicht überschreiten.

Teil 2 von 4: Beschreibung der Angelegenheit

1. Erstellen Sie eine Einführung, die die Angelegenheit zusammenfasst. Der nächste Teil des Briefings sollte das Problem detailliert beschreiben. Beginnen Sie mit einer kurzen Eröffnung, die normalerweise als "Problem" oder "Ziel" bezeichnet wird und in ein oder zwei Sätzen das Hauptthema beschreibt, auf das sich das Briefing konzentriert, und / oder warum Sie dieses Briefing erstellt haben.
   • Zum Beispiel könnten Sie etwas schreiben wie: "Die Zahl der gewalttätigen Mobbing-Vorfälle in Schulen in der Region Utrecht hat zugenommen." Die derzeitige Disziplinarpolitik reicht möglicherweise nicht aus, um dieses Problem anzugehen. "
2. Geben Sie einen Überblick über die wichtigsten Fakten / Hintergründe. Der nächste Abschnitt, "Überlegungen" oder "Hintergrund", sollte detaillierte Informationen zum Status des Problems oder Problems enthalten und sich auf die jüngste Entwicklung und / oder den aktuellen Stand der Dinge konzentrieren.
   • Dieser Abschnitt sollte die Informationen enthalten, die der Leser benötigt, um eine Entscheidung in dieser Angelegenheit zu treffen. Informationen, die für diesen Zweck nicht erforderlich sind, wie interessant sie auch sein mögen, können weggelassen werden.
   • Wenn Sie dies noch nicht getan haben, recherchieren Sie, bevor Sie diesen Abschnitt schreiben. Die Informationen in diesem Abschnitt sollten so genau, spezifisch und aktuell wie möglich sein.
   • Übersetzen Sie gegebenenfalls die Informationen für Ihr Publikum, um diesen Abschnitt klar und einfach zu gestalten. Vermeiden Sie Fachsprache, Fachsprache oder Informationen, die für die Öffentlichkeit nicht direkt von Interesse sind.
   • Verwenden Sie gegebenenfalls Statistiken und Daten, aber erklären Sie die Dinge so, dass Ihr Publikum sie schnell und einfach verstehen kann.
3. Lass deine eigene Meinung aus. Ihre Meinung zu dieser Situation und / oder was dagegen getan werden sollte, gehört nicht in diesen Abschnitt. Halten Sie sich an die Fakten.
   • Sie können jedoch die Vor- und Nachteile der verschiedenen vorgeschlagenen oder aktuellen Maßnahmen erörtern und die Stärken und Schwächen der einzelnen Maßnahmen ermitteln.

Teil 3 von 4: Schlussfolgerungen und Empfehlungen ziehen

1. Machen Sie es relevant. Ihr Briefing sollte mit Abschnitten wie "Schlussfolgerung" und / oder "Empfehlungen" oder "Nächste Schritte" abgeschlossen werden. Ein solcher Abschluss sollte klarstellen, warum diese Angelegenheit von Ihrem Leser als wichtig angesehen werden sollte.
   • Versuchen Sie, die Angelegenheit direkt mit dem Eigeninteresse des Lesers zu verknüpfen, um Ihr Briefing überzeugender zu gestalten.
   • Zum Beispiel könnte man so etwas wie sagen: "Mobbing-Vorfälle veranlassen Eltern, über eine Privatschule nachzudenken. Sie sind mit niedrigeren Testergebnissen und Erfolgsquoten verbunden, wodurch unsere Schulen in den Augen der Gesellschaft weniger effektiv erscheinen. Sie verringern die Chancen der Region, mit staatlichen Zuschüssen und privaten Mitteln finanziert zu werden. "
2. Eine Lösung vorschlagen. Viele Briefings bieten eine vorgeschlagene Lösung für das beschriebene Problem und verbinden das Problem mit einer Änderung der Richtlinien zur Verbesserung der Situation.
   • Einige Briefings beschreiben die vorgeschlagene (n) Lösung (en) in einem Abschnitt mit der Bezeichnung "Empfehlungen", aber einige Autoren bevorzugen "Nächste Schritte", weil sie der Meinung sind, dass sie sich weicher anfühlen und weniger anmaßend oder aggressiv sind. Denken Sie daran, es ist der Leser, der das letzte Wort hat und die Entscheidung in dieser Angelegenheit trifft, nicht Sie.
   • Dieser Abschnitt muss nicht wie der Abschnitt Hintergrund / Überlegungen "ausgewogen" sein. Dies kann ein Ort sein, an dem Sie Ihre Meinung dazu äußern können, was zu tun ist.
   • Es ist jedoch zu beachten, dass Sie keine bestimmte Lösung angeben müssen. Alternativ können Sie einfach einige Optionen mit ihren Vor- und Nachteilen auflisten und den Leser auffordern, diese Auswahlmöglichkeiten zu berücksichtigen und Maßnahmen zu ergreifen, um dieses Problem zu beheben. Sie müssen nicht unbedingt angeben, welche Aktion am besten geeignet ist.
3. Verwenden Sie Fakten, um Ihre Argumentation zu stützen. Ihre Vorschläge in diesem letzten Abschnitt sollten sich logisch aus den Informationen in den vorherigen Abschnitten ergeben. Verwenden Sie die von Ihnen präsentierten Fakten, um zu zeigen, warum die von Ihnen vorgeschlagene Lösung eine gute Lösung ist.
   • Stellen Sie sicher, dass jede von Ihnen vorgeschlagene Lösung klar ist und in direktem Zusammenhang mit dem von Ihnen beschriebenen Problem steht. Angenommen, Sie haben im vorherigen Abschnitt das Fehlen von Mobbing-Präventionsprogrammen erwähnt. In diesem Abschnitt ist es sinnvoll, ein solches Programm vorzuschlagen und möglicherweise andere Schulen auf ihre Wirksamkeit hinzuweisen. Wenn Sie noch keine Präventionsprogramme erwähnt haben, scheint eine solche Lösung aus heiterem Himmel.

Teil 4 von 4: Überprüfung des Briefings

1. Machen Sie das Briefing prägnanter. Ein Briefing sollte zwei Seiten nicht überschreiten. Wenn das Briefing länger geworden ist, müssen Sie zuerst in der Kontrollphase nach Teilen suchen, die weggelassen werden können.
   • Suchen Sie nach Informationen, die nicht mit dem Thema zusammenhängen oder weniger wichtig sind, und entfernen Sie dieses Material, insbesondere wenn es nicht mit den von Ihnen angebotenen Lösungen zusammenhängt.
   • Im gleichen Licht sollten keine wichtigen Informationen fehlen, die notwendig sind, um Ihre Argumentation klar und überzeugend zu machen. Möglicherweise müssen Sie bestimmte Informationen gegen andere austauschen.
   • Versuchen Sie, sich bei der Bearbeitung Ihres Textes in die Lage eines Politikers oder Bürokraten zu versetzen. Überlegen Sie, wie viele Informationen diese Menschen jeden Tag erhalten. Tragen Sie nicht zum Problem bei. Seien Sie Teil der Lösung, indem Sie die Informationen bereitstellen, die für eine Entscheidung erforderlich sind - nicht mehr und nicht weniger.
2. Technische Sprache entfernen. Achten Sie während der Bearbeitungsphase auf die Fachsprache oder den Fachjargon, die Ihr Briefing weniger zugänglich machen. Selbst wenn Sie versucht haben, dies beim Schreiben des Briefings zu vermeiden, ist es möglich, dass einige komplexe Begriffe Eingang in das Dokument gefunden haben.
   • Besonders wenn Sie ein Experte für ein Thema sind, über das Sie schreiben, können Sie für einen Moment leicht vergessen, dass die Alltagssprache für Sie für andere möglicherweise schwer zu verstehen ist.
   • Denken Sie daran, dass für Menschen, die mit einem Thema nicht allzu vertraut sind, auch nicht immer sofort klar ist, warum etwas wichtig ist. Politische Entscheidungsträger können normalerweise nicht Experten für jedes Thema sein, über das sie Entscheidungen treffen müssen.
3. Stellen Sie sicher, dass die Struktur sinnvoll ist. Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Fakten, die Sie aufgezeichnet haben, logisch aus der Angelegenheit resultieren, wie Sie sie zusammengefasst haben. Überprüfen Sie außerdem, ob alle von Ihnen vorgeschlagenen Lösungen tatsächlich die wichtigsten Überlegungen berücksichtigen.
4. Überprüfen Sie Ihre Arbeit sorgfältig auf Fehler. Nachdem Sie die Länge und den Ablauf des Briefings überprüft haben, überprüfen Sie den Text noch einmal sorgfältig, um sicherzustellen, dass sich keine Fehler darin eingeschlichen haben.
   • Ein Briefing mit Rechtschreib-, Stil- oder Grammatikfehlern wird vom Leser weniger ernst genommen. Sie können mehr Gutes als Schaden anrichten, wenn Sie einen solchen Auftrag einreichen, da dies Ihre Perspektive diskreditieren kann.

Tipps

• Sehen Sie sich Briefings an, die von prominenten Führungskräften und Professoren verfasst wurden, um mehr über ihren Überzeugungsstil zu erfahren.
• Denken Sie daran, dass Ihr Briefing möglicherweise an eine bestimmte Person gerichtet ist, andere - Mitarbeiter, Kollegen und sogar die Medien - es jedoch lesen können. Dies ist ein guter Grund, Ihre Sprache so zugänglich wie möglich zu halten, auch wenn der beabsichtigte Leser einige Kenntnisse über das Thema hat.