Inhalt

• Schreiten
• Teil 1 von 2: Eine Agenda schreiben
• Erstellen Sie eine Agenda von Grund auf neu
• Verwenden einer Kalendervorlage
• Teil 2 von 2: Best Practices für die Verwendung eines Kalenders
• Tipps

Ein ordentliches Treffen erfordert eine gut geschriebene Tagesordnung. Lassen Sie Ihr Meeting nicht so langweilig und effizient werden, wie es viele Meetings zu sein scheinen. Durch die Einhaltung einer detaillierten und dennoch flexiblen Agenda können Sie Ihre Besprechung rationalisieren und fokussieren, sodass Sie alle Ihre Besprechungsziele in kürzester Zeit erreichen. Ob Sie Ihren eigenen Kalender schreiben, eine Vorlage verwenden oder einen bereits vorhandenen Kalender optimal nutzen möchten, lesen Sie Schritt 1 unten, um loszulegen!

Schreiten

Teil 1 von 2: Eine Agenda schreiben

Erstellen Sie eine Agenda von Grund auf neu

1. Geben Sie Ihrem Kalender zunächst einen Titel. Von der besten Literatur bis zur trockensten Tabelle benötigt fast jedes wichtige Dokument einen Titel, und die Tagesordnungen sind keine Ausnahme. Ihr Titel sollte dem Leser zwei Dinge sagen: Erstens, dass er oder sie eine Tagesordnung liest, und zweitens, um welches Thema es sich bei dem Meeting handelt. Wenn Sie sich entschieden haben, setzen Sie Ihren Titel oben in Ihr leeres Dokument. Der Titel muss nicht blumig oder kompliziert sein - im geschäftlichen Kontext sind einfache und direkte Titel normalerweise am besten.
   • Widerstehen Sie dem Drang, separate oder große Schriftarten für Ihren Titel zu verwenden. In den meisten Fällen möchten Sie eine einfache, würdevolle Schriftart wie Times New Roman oder Calibri verwenden und Ihren Titel auf die gleiche Größe wie die übrigen Buchstaben des Dokuments (oder nur ein wenig größer) einstellen. Denken Sie daran, dass der Zweck Ihres Titels darin besteht, die Leser darüber zu informieren, was sie sehen, und sie nicht unbedingt zu unterhalten oder abzulenken.
2. Hinzufügen "WHO?’, ’wahr?" und "wann?"Daten in den Header. Nach dem Titel haben Besprechungspläne normalerweise eine Kopfzeile, die je nach Formalität Ihres Arbeitsplatzes im Detail variieren kann. Diese Überschrift befindet sich normalerweise in einer Zeile unterhalb des Titels. Normalerweise listen Sie in der Kopfzeile kurz sachliche Informationen zu der Besprechung auf, die nichts mit dem besprochenen Thema zu tun haben. Dies ist so, dass Menschen, die nicht anwesend sind, wissen, wann und wo es stattgefunden hat und wer anwesend war. Im Folgenden finden Sie einige Dinge, die Sie hinzufügen können. Stellen Sie unabhängig von den von Ihnen ausgewählten Daten sicher, dass Sie jede Information eindeutig identifizieren (der fett gedruckte Etikettentext funktioniert hier gut):
   • Datum (und Uhrzeit. Diese können zusammen oder in eigenen Abschnitten zusammengefasst werden.
   • Ort. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte hat, können Sie die Adresse notieren. Wenn es jedoch nur einen Standort gibt, können Sie den Raum benennen, in dem Sie sich treffen (z. B. Besprechungsraum 3).
   • Teilnehmer. Berufsbezeichnungen sind normalerweise optional, aber nicht erforderlich.
   • Besondere Personen anwesend. Dies können besondere Gäste, Redner oder Konferenzleiter sein.
3. Schreiben Sie eine kurze Erklärung mit Zielen. Bei Besprechungen, die keinen klar definierten Zweck haben, besteht die Gefahr, dass wertvolle Zeit verschwendet wird, wenn die Teilnehmer entscheiden, worüber sie sprechen möchten. Überspringen Sie eine Zeile nach Ihrer Kopfzeile und kennzeichnen Sie Ihren Zielabschnitt mit fettem oder unterstrichenem Text mit einem Titel wie "Ziel" oder "Ziel", gefolgt von einem Doppelpunkt oder einer neuen Zeile. Anschließend beschreiben Sie in wenigen kurzen und scharfen Sätzen die Punkte, die für das Meeting besprochen werden sollen. Machen Sie es sich zum Ziel, hier etwa 1-4 Sätze zu schreiben.
   • Wenn wir beispielsweise eine Zielerklärung für eine Haushaltsbesprechung verfassen möchten, können wir diese verwenden: "Zielsetzung: Nennen Sie die wichtigsten Haushaltsziele für das Geschäftsjahr 2014-2015 und diskutieren Sie langfristige Kosteneinsparungsmaßnahmen. Darüber hinaus wird F & E-Direktor Marcus Feldman die Ergebnisse einer kürzlich durchgeführten Wettbewerbsumfrage vorstellen. "
   • Wenn Sie jemals in einem wissenschaftlichen Kontext geschrieben haben, stellen Sie sich die Zielsetzung als Zusammenfassung des Treffens vor. Sie sagen im Grunde genommen im Großen und Ganzen, was auf dem Treffen besprochen werden muss, ohne ins Detail zu gehen.
4. Schreiben Sie einen Zeitplan für die Hauptpunkte des Meetings. Zeitpläne helfen dabei, die Tendenz zu bekämpfen, dass Geschäftstreffen viel zu lange dauern. Überspringen Sie eine Zeile nach Ihrer Zielerklärung, geben Sie Ihrem Zeitplan einen fetten oder unterstrichenen Titel und beginnen Sie mit der Erstellung von Zeiten (um den wichtigsten Diskussionspunkten zu entsprechen) in Ihrem Zeitplan. Geben Sie für jeden Zeitraum eine eigene Zeile an, um die Lesbarkeit zu verbessern.
   • Geben Sie jeden Zeitraum mit an entweder die geplante Start- und Endzeit, oder Die Zeit, die jedes Teil in Anspruch nehmen soll. Wählen Sie das eine oder das andere System und seien Sie konsequent - das Verwechseln von Dingen sieht unprofessionell aus.
   • Mit anderen Worten, Sie möchten jeden Zeitraum entweder mit der Start- und Endzeit für dieses Gesprächsthema markieren oder einfach aufschreiben, wie lange es dauern soll. Eine Beispielzeile könnte beispielsweise "14:00 - 14:05: Einführungen und Präsentation " oder ’5 Minuten: Einführung und Präsenz. ”Sie sollten jedoch vermeiden, zwischen den beiden Systemen zu wechseln.
5. Nehmen Sie sich im Zeitplan Zeit für besondere Gäste. Wenn Gäste zu Ihrer Besprechung kommen, um wichtige Themen zu besprechen, sollten Sie diesen Personen Zeit in der Besprechung einplanen. Geben Sie jedem Gast ein eigenes Zeitfenster, auch wenn er mehr als ein Gesprächsthema hat. Auf diese Weise kann jeder seine eigenen Themen nach Wunsch organisieren.
   • Um peinliche Planungsprobleme zu vermeiden, wenden Sie sich im Voraus an die Gäste, um herauszufinden, wie viel Zeit jeder von ihnen für sein Gesprächsthema benötigt.
6. Lassen Sie am Ende des Meetings zusätzliche Zeit für andere Geschäfte. Während dieser Zeit können Personen um Erklärungen zu verwirrenden Gesprächsthemen bitten, ihre eigene Meinung äußern, Themen für zukünftige Besprechungen vorschlagen und andere Kommentare abgeben. Sie können diese Umfrage explizit machen, indem Sie sie als letzten Punkt in Ihren Zeitplan aufnehmen, oder Sie können sie nach dem letzten Punkt des Meetings selbst aufrufen.
   • Wenn Sie das Ende Ihrer Besprechung erreichen und niemand zusätzliche Fragen oder Kommentare hat, können Sie die Besprechung jederzeit vorzeitig beenden. Viele Ihrer Teilnehmer werden sich wahrscheinlich dafür bedanken!
7. Sie können auch einen Überblick über die Gesprächsthemen geben. Normalerweise ist der Zeitplan der Löwenanteil der Tagesordnung - der Teil, auf den sich die Leute konzentrieren, um die Diskussion zu leiten. Obwohl es nicht unbedingt erforderlich ist, diese zusätzlichen Anstrengungen zu unternehmen, kann es für abgelenkte Teilnehmer sehr hilfreich sein, einen zusätzlichen Überblick über wichtige Punkte zu geben. Eine Gliederung erinnert die Teilnehmer an die Anordnung der auf dem Meeting vorgestellten Ideen und hilft denjenigen, die Schwierigkeiten haben, mit jedem der genannten Themen Schritt zu halten. Unten finden Sie ein Beispiel für die Art der Zusammenfassung, die Sie wahrscheinlich verwenden möchten:

   • I. Haushaltsposten mit hoher Priorität

     • A. Reisebudget für Mitarbeiter

       B. Händlerpreise

       • ich. Ein besseres Geschäft aushandeln?

       C. Kosten der Lobbyarbeit

     II. Maßnahmen zur Umsatzverbesserung

     • A. Alternative Serviceverträge

       • ich. Präsentieren Sie den Kunden Optionen

         ii. Rückmeldung bekommen

       B. Reinvestition in mobile Technologie

     ...und so weiter.

8. Überprüfen Sie den Kalender auf Fehler, bevor Sie sie verteilen. Da sich einige Teilnehmer stark auf die Besprechungsagenda verlassen können, ist es eine sehr gute Idee, diese vor dem Verteilen auf Fehler zu überprüfen. Dies ist nicht nur ein Gefallen für die Anwesenden, sondern spiegelt sich auch positiv in Ihrer Liebe zum Detail und dem Wert wider, den Sie für Ihre Position haben.
   • Darüber hinaus kann es hilfreich sein, zu überprüfen, ob Ihr Tagebuch keine Fehler enthält Zeit und rette dich Gesicht Wenn Sie Zeit damit verbringen, eine Agenda voller Fehler zu erklären, kann dies Ihr Meeting verwirren und Ihnen peinlich sein, insbesondere wenn wichtige Personen anwesend sind.

Verwenden einer Kalendervorlage

1. Verwenden Sie eine Vorlage, die in Ihrem Textverarbeitungsprogramm enthalten ist. Viele Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Office, Pages für Mac usw. verfügen über Standardvorlagen für alle Arten von persönlichen und beruflichen Dokumenten, einschließlich Tagesordnungen. Mit diesen Vorlagen können Sie überraschend schnell und einfach ein professionell aussehendes Dokument erstellen. Normalerweise sind diese Arten von Vorlagen in logischen Abschnitten mit einem ästhetisch ansprechenden Layout organisiert - geben Sie einfach die relevanten Daten in die entsprechenden Felder ein und los geht's!
   • Während jedes Textverarbeitungsprogramm etwas anders ist, können Sie mit den meisten Vorlagen mit der Vorlagenoption über die Menüleiste oben im Programmfenster zu den Vorlagen navigieren.
   • Wenn Ihr Textverarbeitungsprogramm Vorlagen verwenden kann, jedoch keine geeigneten Vorlagen für Besprechungspläne enthält, können Sie eine von der Website des Programmherstellers herunterladen. Vorlagen für Microsoft Word sind beispielsweise unter office.microsoft.com verfügbar, während Vorlagen für Pages für Mac im Apple App Store verfügbar sind.
2. Sie können auch eine Vorlage von einer externen Quelle herunterladen. Wenn Ihr Textverarbeitungsprogramm standardmäßig nicht mit Kalendervorlagen geliefert wird und Sie diese nicht auf der offiziellen Website erhalten können, machen Sie sich keine Sorgen - online sind zahlreiche kostenlose Vorlagen verfügbar. Eine einfache Suche in Ihrer bevorzugten Suchmaschine nach beispielsweise "Meeting Agenda Template" liefert Ihnen Dutzende relevanter Ergebnisse. Da jedoch nicht alle diese Ergebnisse aus offiziellen, vertrauenswürdigen Quellen stammen, ist es wichtig, bei der Auswahl der zu verwendenden Vorlagen eine Unterscheidung zu treffen. Im Folgenden finden Sie einige externe Websites, die Sie möglicherweise besuchen möchten:
   • Word-Vorlagen speichern - Diese professionelle Website bietet viele hochwertige Vorlagen für Microsoft Word.
   • Word-Vorlagen online - Eine weitere großartige Ressource für Word-Vorlagen. Diese Seite bietet jedoch nur wenige Auswahlmöglichkeiten.
   • iWorkCommunity - eine gute Kalendervorlage für Seiten. Diese Vorlage gilt jedoch für ältere Versionen von Pages (vor 2009).
   • Der App Store bietet außerdem unzählige Vorlagen für Seiten. Leider sind nicht alle kostenlos verfügbar.
3. Füllen Sie die Felder in Ihrer Vorlage aus. Sobald Sie eine geeignete Vorlage in Ihrem Textverarbeitungsprogramm gefunden oder eine heruntergeladen haben, die Ihnen gefällt, müssen Sie nur noch die Vorlage mit den erforderlichen Informationen ausfüllen. Die meisten Vorlagen haben klar markierte Bereiche, in die Sie Namen, Zeiten, Gesprächsthemen, Abschnittsüberschriften usw. eingeben können. Füllen Sie alle relevanten Felder aus, um Ihre Agenda zu vervollständigen, und überprüfen Sie Ihre Arbeit anschließend auf Fehler. So nützlich Kalendervorlagen auch sein mögen, sie schützen Sie nicht vor Rechtschreib-, Grammatik- und Sachfehlern.
   • Lassen Sie keine Felder leer. Nichts sieht amateurhafter aus als beispielsweise eine Zeile in einem Zeitplan, in der nur "Hier eingeben" steht. Wenn es Teile der Vorlage gibt, die Sie nicht ausfüllen möchten, löschen Sie sie, anstatt sie leer zu lassen.
4. Nehmen Sie kleinere Änderungen vor, um Ihren Kalender an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Vorlagen für Besprechungspläne können sehr nützlich sein, aber es gibt keinen Grund, warum Sie sich genau an den Standardstil und das Standardlayout des Kalenders halten sollten. Nehmen Sie nach Belieben Änderungen an Inhalt und Stil der Vorlage vor, um sicherzustellen, dass Ihr Kalender den Standards entspricht, die Ihr Unternehmen für Sie festgelegt hat und die Sie für das Meeting festgelegt haben.
   • Wenn Sie beispielsweise der Meinung sind, dass eine bestimmte Vorlage sehr gut aussieht, ihre Kopfzeile jedoch so lang ist, dass sie ablenkt, können Sie unnötige Abschnitte der Kopfzeile nach Belieben löschen, sofern Sie dies so tun Das Layout des Dokuments ist nicht ruiniert oder die Agenda sieht hässlich aus.

Teil 2 von 2: Best Practices für die Verwendung eines Kalenders

1. Wählen Sie zunächst die wichtigsten Themen aus. Bei der Planung von Besprechungen empfiehlt es sich normalerweise, das wichtigste Thema in den Vordergrund des Zeitplans zu stellen. Damit erreichen Sie zwei Dinge. Erstens können alle diese wichtigen Themen diskutieren, wenn sie am Rande des Meetings stehen und zu Beginn des Meetings noch nicht müde sind. Zweitens wird für den Fall, dass das Meeting vorzeitig endet oder bestimmte Teilnehmer vor dem Ende abreisen müssen, sichergestellt, dass die wichtigen Themen bereits besprochen wurden.
   • Meetings verlaufen nicht immer wie geplant. Wenn kleine, unwichtige Themen am Ende einer Besprechung gelöscht werden, können Sie sie möglicherweise selbst lösen oder später eine andere Besprechung planen. Wenn Sie jedoch nicht in der Lage sind, die Hauptgesprächsthemen zu behandeln, hat Ihr Meeting einen Teil des Ziels nicht erreicht, was für Sie sowohl frustrierend als auch peinlich sein kann. Wenn Sie die wichtigsten Themen ganz oben in Ihren Zeitplan aufnehmen, wird dies verhindert meist dieses Problem.
2. Halten Sie sich an Ihren Kalenderplan, aber seien Sie flexibel. Eine der größten Gefahren bei der Planung und Durchführung eines Meetings besteht darin, dass es länger dauert als geplant. Mitarbeiter haben normalerweise eine nicht mögen Meetings, die zu lang sind, und das zu Recht, da sie unglaublich langweilig sein können und Menschen daran hindern, stattdessen echte Arbeit zu leisten. Um Ihr Meeting im Zeitplan zu halten, behalten Sie die Uhr im Auge. Wenn Sie die Gelegenheit dazu haben, sagen Sie höflich: "Wir müssen wirklich zum nächsten Thema übergehen, wenn wir pünktlich hier raus wollen." ""
   • Besprechungen verlaufen jedoch häufig nicht nach Plan. Sie sollten daher bereit sein, zu kompensieren, wenn ein Teil Ihrer Besprechung länger dauert, als Sie möchten. Besprechen Sie so viel wie möglich in der begrenzten Zeit, die Sie für Ihr Meeting haben. Wenn beispielsweise ein Teil Ihrer Besprechung überfällig ist, können Sie die Diskussion für andere Teile Ihrer Besprechung kürzen oder relativ unwichtige Teile der Besprechung ganz weglassen, um sicherzustellen, dass sie pünktlich endet.
3. Schreiben Sie Ihre Agenda rechtzeitig vor dem Meeting. Kalender sind zwar nicht unbedingt so wichtig wie andere Arten von Geschäftsdokumenten (z. B. Berichte, Tabellen mit Daten, Präsentationsfolien usw.), Sie möchten jedoch, dass Ihr Kalender professionell und elegant aussieht, insbesondere wenn Sie ihn während des Berichtszeitraums mit Ihren Kollegen teilen Treffen. Treffen. Um sicherzustellen, dass Sie genügend Zeit haben, um ein Qualitätsdokument zu erstellen, schreiben Sie Ihr Tagebuch so früh wie möglich.
   • Wenn Sie früh beginnen, erhalten Sie auch den Vorteil, Feedback zu Ihrer Meeting-Agenda zu erhalten. Wenn Sie eine vorläufige Version Ihres Kalenders für Kollegen oder Vorgesetzte freigeben und nach deren Eingabe fragen, können Sie Fehler beheben und fehlende Details hinzufügen, die zuvor nicht vorhanden waren. Wenn Sie bis zur letzten Sekunde warten, um Ihren Kalender zu schreiben, haben Sie möglicherweise keine Zeit, um dieses Feedback anzufordern.
   • Während Sie am Tag vor dem Meeting mit dem Schreiben von Agenden für regelmäßige tägliche Besprechungen davonkommen können, kann es Wochen dauern, bis Sie sich auf wichtige Besprechungen vorbereitet haben.
4. Teilen Sie die Tagesordnung mit den Besprechungsteilnehmern. Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer mit umfassendem Wissen über das zu diskutierende Thema zu dem Meeting kommen, sollten Sie die Tagesordnung im Voraus mit allen teilen. Abhängig von der Unternehmenskultur, in der Sie arbeiten, kann dies bedeuten, dass Sie mehrere Exemplare drucken und persönlich verteilen oder einfach den Kalender als Anhang per E-Mail senden. Wie auch immer Sie Ihren Kalender verteilen, stellen Sie sicher, dass er frei von technischen Fehlern ist, bevor Sie ihn senden.
   • Abhängig von der Wichtigkeit des Meetings möchten Sie den Teilnehmern wahrscheinlich mindestens ein oder zwei Stunden vor dem Meeting die Tagesordnung mitteilen. Bei großen, wichtigen Besprechungen kann es erforderlich sein, die Tagesordnung einen Tag oder länger im Voraus zu senden.
   • Da die Leute oft beschäftigt oder vergesslich sind, ist es eine kluge Idee, einige zusätzliche Kopien der Tagesordnung zum Meeting mitzubringen, falls jemand ihre vergisst.

Tipps

• Wenn jemand nicht an der Besprechung teilnehmen kann, sollten Sie oben auf der Tagesordnung einen Abschnitt "Angekündigte Abwesenheit" erstellen oder Platz dafür lassen und ihn einfach während der Besprechung bekannt geben.
• Eine ausgezeichnete Ressource für einen produktiv Das Meeting verwendet "DARV": Ziele, Agenda, Rollen und Verantwortlichkeiten. Zuallererst sollte Ihr Meeting eines haben Zielsetzung haben. Wenn Sie nur eine Besprechung abhalten, um Informationen bereitzustellen, verschwenden Sie keine Zeit mit einer Besprechung. Schicken Sie ihnen einen Newsletter. Das Ziel sollte eine aktive Komponente und wenn möglich ein Produkt enthalten, das angezeigt werden soll: "Legen Sie die vierteljährlichen Ziele für das Team fest". Die Agenda enthält eine Liste von Themen, mit denen Sie sich befassen werden, um dieses Ziel zu erreichen. Beispiel: "1. Überprüfen Sie den Status der Ziele des letzten Quartals (15 Minuten), 2. Alle anderen Geschäftsvorschläge für Ziele (20 Minuten), 3. Wählen Sie die fünf besten Ziele (10 Minuten) usw. aus." Für Rollen und Verantwortlichkeiten legen Sie fest, wer die Besprechung leitet, wer Notizen macht und wer Aktionselemente zuweist, die sich aus der Besprechung ergeben.
• Wenn Ihr Unternehmen ein spezielles Formular für Kalender hat, verwenden Sie dieses Formular als Vorlage. Für einige Orte ist es wichtig, sich an die Formel zu halten.
• Je nachdem, was Ihre Kollegen bevorzugen, kann es nützlich sein, eine Frist zu haben, innerhalb derer die Leute Ideen für die Tagesordnung vorschlagen können. Geben Sie ein Abschlussdatum und eine Abschlusszeit an und halten Sie sich daran. Machen Sie Platz für Ergänzungen, wenn sie den Kalender verbessern oder wenn Ereignisse Ihren ursprünglichen Kalender ersetzen.