So erstellen Sie eine Routine, um keine Zeit zu verschwenden

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Inhalt

Schritte
Methode 1 von 3: Verwenden Sie eine Liste
Methode 2 von 3: Verwenden Sie ein Diagramm
Methode 3 von 3: Ablenkungen beseitigen
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Sie können ein Vollzeitstudent sein, der versucht, seine Zeit besser einzuteilen, oder ein Arbeitgeber, der versucht, einen Ausweg zu finden, damit seine Mitarbeiter keine Zeit verschwenden. Was auch immer Ihre Rolle ist, Sie konzentrieren sich wahrscheinlich darauf, einen Tagesablauf zu schaffen, der es Ihnen ermöglicht, keine Zeit zu verschwenden und das Beste aus Ihrem Tag zu machen. Organisationsstrategien wie Listen und Zeitpläne sowie Maßnahmen zur Reduzierung der Ablenkungen, die wertvolle Zeit verschlingen, können hilfreich sein.

Schritte

Methode 1 von 3: Verwenden Sie eine Liste

1 Listen Sie die Gebäude für den Tag auf. Nimm ein Blatt Papier und einen Stift. Denken Sie über die Aufgaben nach, die Sie an diesem Tag oder die Verantwortlichkeiten für den Tag erledigen möchten, und schreiben Sie sie alle auf Papier. Die Liste kann einer der folgenden ähneln: „Einkaufen, Waschen, Putzen, Hausaufgaben“ oder „Berichte für Kunden, Post checken und Briefe versenden, Meetings, Arbeiten mit Dokumenten“.
- Fügen Sie der Liste so viele Aufgaben hinzu, wie Sie sich vorstellen können, von klein bis groß. Sie müssen sich alle Verpflichtungen und Aufgaben des Tages merken, um sie sicher auf die Prioritätenliste zu setzen.
2 Priorisieren Sie Aufgaben. Eine Möglichkeit, effektiv zu arbeiten, besteht darin, sich zuerst auf die Aufgaben mit der höchsten Priorität zu konzentrieren und dann in der Liste nach unten zu den Aufgaben mit der niedrigsten Priorität zu wechseln. Dies wird als 80/20-Regel bezeichnet, bei der die Aktivitäten mit dem größten Nutzen 80 % Ihrer Zeit und die Aktivitäten mit dem geringsten Nutzen 20 % Ihrer Zeit in Anspruch nehmen sollten.
- Gehen Sie die Liste durch und weisen Sie jeder Aufgabe eine Nummer zu, die ihrer Bedeutung entspricht. Ordnen Sie sie dann so an, dass die Liste mit den höchsten Prioritäten und den nützlichsten Aufgaben beginnt und mit den niedrigsten Prioritäten und den gewinnbringendsten endet.
3 Gruppieren Sie zusammengehörige Aufgaben. Nachdem Sie Ihre Aufgabenliste erstellt und priorisiert haben, müssen Sie kleine Aufgaben in Gruppen gruppieren, damit sie einen Prozess bilden. Sie können beispielsweise Aufgaben wie das Beantworten von E-Mails und das Anrufen von Kunden in einer Gruppe zusammenfassen, eine Stunde für sie reservieren und sie „mit Kunden sprechen“ nennen. Dann können Sie jeden Auftrag im vorgegebenen Zeitrahmen einfach und in Ruhe bearbeiten.
- Versuchen Sie, alle Aufgaben auf diese Weise zu gruppieren, damit Sie nicht zu verschiedenen Prozessen wechseln und Zeit damit verbringen müssen, herauszufinden, an welcher Aufgabe Sie als nächstes arbeiten sollen. Das Gruppieren verwandter Aufgaben kann Ihnen helfen, Ihre Zeit effizienter zu organisieren und den Stresspegel bei der Arbeit an den Aufgaben aus der Liste zu reduzieren.
4 Nehmen Sie sich für jede Aufgabe weniger Zeit. Nach dem Parkinson-Gesetz verringert sich die Zeit, die Sie für die Erledigung einer Aufgabe benötigen, wenn Sie weniger Zeit für die Erledigung einer Aufgabe haben. Anstatt Zeit zu sparen, begrenzen Sie die Zeit, die Sie für jede Aufgabe reservieren, damit Sie sie schneller erledigen müssen. Sie können dies langsam tun und die Zeit, die Sie jeder Aufgabe widmen, schrittweise reduzieren, bis Sie die goldene Mitte erreichen, bei der Sie nicht viel Druck und Eile verspüren, aber keine Zeit haben, um aufzuschieben oder Zeit zu verschwenden.
- Irgendwann entwickeln Sie ein gutes Zeitmanagement, insbesondere wenn Sie nur eine begrenzte Zeit für jede Aufgabe aufwenden müssen. Dies kann sehr hilfreich sein, wenn Sie dazu neigen, jeden Tag die gleiche Routine oder eine ähnliche Aufgabenliste zu haben.
5 Belohnen Sie sich, nachdem Sie alle Aufgaben auf der Liste erledigt haben. Nachdem Sie alle Aufgaben aus der Liste durchgestrichen haben, normalerweise am Ende des Tages, sollten Sie sich selbst ein kleines Kompliment machen und sich verwöhnen lassen. Dies kann ein köstliches Abendessen, ein Glas Wein oder eine Freizeit sein, in der Sie etwas Lustiges und Angenehmes tun können. Eine kleine Belohnung soll als Ansporn dienen, alle Aufgaben des Tages zu erledigen.
- Sie können Ihre Belohnung bereits vor Beginn des Tages festlegen, damit Sie die Belohnung als Motivation für das Erledigen von Aufgaben nutzen können. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie müssen sich auf eine Prüfung vorbereiten und planen, mit Freunden zu Abend zu essen. Nutzen Sie Ihre Pläne für den Abend als Ausrede, um den ganzen Tag über weiter zu lernen und Aufgaben zu erledigen, damit Sie später kein Abendessen verpassen müssen.

Methode 2 von 3: Verwenden Sie ein Diagramm

1 Erstellen Sie einen Zeitplan für jede Stunde Ihres Tages. Nehmen Sie ein Blatt Papier oder verwenden Sie Ihren Computerkalender, um Zellen für jede Stunde Ihres Arbeitstages oder jede wache Stunde zu erstellen. Es kann neun bis fünf oder zehn bis sieben sein. Auch wenn Sie nicht jeden Zeitraum minutengenau ausfüllen müssen, wäre es hilfreich, sicherzustellen, dass jede Stunde Ihres Tages in Ihrem Zeitplan berücksichtigt wird.
- Beginnen Sie jede Stunde mit den Aufgaben, die Sie erledigen müssen. Sie können mit den wichtigsten Aufgaben beginnen und zu den weniger wichtigen übergehen. Wenn Sie sich für einen Morgenmenschen halten, versuchen Sie außerdem, die erste Hälfte des Tages für schwierigere Aufgaben zu nutzen. Aber wenn Sie wissen, dass Sie nach dem Mittagessen einen zweiten Wind haben, können Sie sich für diese Tageszeit wichtige Aufgaben beiseite legen. Versuchen Sie, Ihren Zeitplan so zu gestalten, dass er Ihren Bedürfnissen und Arbeitsgewohnheiten entspricht. Dies wird Sie auf den Erfolg vorbereiten und Ihren Zeitplan effizienter gestalten.
- Sie können eine Vorlage für Ihren Zeitplan auf einer Tafel oder einem Kalender erstellen, sodass Sie ihn täglich entsprechend Ihren Aufgaben für einen bestimmten Tag aktualisieren können.
2 Machen Sie alle ein bis zwei Stunden eine zehnminütige Pause. Es kann schwierig sein, sich länger als zwei Stunden auf eine Aufgabe oder eine Gruppe von Aufgaben zu konzentrieren. Planen Sie alle ein bis zwei Stunden eine zehnminütige Pause ein, damit Sie sich nicht von der Arbeit gestresst oder überfordert fühlen. Während dieser Kurzpause können Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen und im Büro herumlaufen oder sich mit einem Kollegen in der Büroküche unterhalten. Machen Sie sich eine Tasse Kaffee oder machen Sie einen kleinen Spaziergang an der frischen Luft. Versuchen Sie, sich an 10 Minuten zu halten, um mit Ihrem Zeitplan Schritt zu halten.
- Sie können auch jede Stunde 10 lange, langsame und tiefe Atemzüge machen, um Ihren Geist zu erfrischen und eine kurze Pause einzulegen. Dies kann Ihnen helfen, eine neue Perspektive auf die Aufgabe zu erhalten, die Sie gerade erledigen oder erledigen werden, und stellt sicher, dass Sie sich selbst trotz eines arbeitsreichen Tages nicht vergessen.
3 Versuchen Sie, die Aufgabe beim ersten Mal richtig abzuschließen. Anstatt zu hetzen und zu versuchen, alle Aufgaben so schnell wie möglich zu erledigen, nehmen Sie sich die Zeit, die Sie brauchen, um jede Aufgabe beim ersten Mal richtig zu erledigen. Das Durchforsten der Post kann Ihren E-Mail-Austausch in die Länge ziehen, insbesondere wenn Sie dem Kunden unverständliche oder undeutliche Nachrichten senden. Machen Sie langsamer und nehmen Sie sich genug Zeit, um klare E-Mails zu verfassen oder Ihre Lernnotizen sorgfältig zu lesen. Wenn Sie es gleich beim ersten Mal richtig machen, sparen Sie auf lange Sicht viel Zeit.
4 Bitten Sie einen Freund oder Kollegen, Ihren Fortschritt von Zeit zu Zeit zu überprüfen, damit Sie auf dem Laufenden bleiben. Manchmal brauchen wir die Unterstützung anderer, um uns auf die anstehende Aufgabe konzentrieren zu können. Lasse dich alle paar Stunden von einem engen Freund, Elternteil, Arbeitskollegen, Bruder oder einer Schwester untersuchen, um sicherzustellen, dass du im Zeitplan bist.
- Ihr Begleiter kann Ihnen eine Tasse Kaffee bringen oder Sie mit netten Worten aufmuntern, damit Sie sich ein wenig ablenken, lachen oder lächeln und zu Ihren täglichen Aufgaben zurückkehren können. Auch wenn du beschäftigt sein magst, werden dich ein paar Minuten mit einem Freund aufmuntern und dir helfen, deine Zeit effektiver zu gestalten.

Methode 3 von 3: Ablenkungen beseitigen

1 Sie müssen Ihre Post nicht ständig überprüfen. Dies kann zu einem Start-Stop-Start-Muster in Ihrem Arbeitstag führen und zu Zeitverschwendung führen. Versuchen Sie, Ihre E-Mails tagsüber nicht zu öffnen, insbesondere wenn Sie sich auf eine andere Aufgabe konzentrieren müssen. Planen Sie in Ihrem Terminkalender drei Zeitfenster ein, um Ihre E-Mails abzurufen: am frühen Morgen, kurz nach dem Mittagessen und gegen Ende des Tages. Dies verhindert, dass Sie den ganzen Tag über durch den kontinuierlichen Strom von E-Mails abgelenkt werden, und garantiert Ihnen, dass Sie Zeit für die Arbeit mit E-Mails haben.
- Die gleichen Prinzipien können auf andere Kommunikationsmittel wie Voicemail, Textnachrichten und Telefonanrufe angewendet werden. Versuchen Sie, nicht ständig an Ihrem Telefon herumzuhängen, es sei denn, Sie erwarten eine wichtige SMS oder einen Anruf. Dies wird dazu beitragen, Unterbrechungen im Arbeitsablauf zu begrenzen und Ihnen dabei zu helfen, den Zeitplan einzuhalten.
2 Schalten Sie Ihr Telefon stumm und schalten Sie das Internet aus. Wählen Sie nach Möglichkeit mindestens eine Stunde an Ihrem Arbeitstag, in der Sie Ihr Telefon stummschalten und Ihre Internetverbindung ausschalten können. Auf diese Weise können Sie sich auf Arbeiten konzentrieren, die volle Konzentration und das Fehlen von Ablenkungen wie Ihrem Telefon oder dem Internet erfordern.
- Das Eliminieren dieser Faktoren, die Sie leicht ablenken können, ist besonders hilfreich, wenn Sie an einem Schulprojekt oder einem großen Bericht arbeiten. Trennen Sie Ihr Telefon vom Netz, damit Sie keinen Grund haben, es alle fünf Minuten zu überprüfen oder sich mit dem Ansehen von Nachrichten in sozialen Netzwerken hinreißen zu lassen.
3 Warnen Sie andere, Sie nicht abzulenken. Versuchen Sie, andere nicht zu ermutigen, Sie abzulenken und andere nicht selbst abzulenken. Lassen Sie sie einfach wissen, dass Sie arbeiten. Sie können die Tür schließen oder ein Besetztzeichen aufstellen.Sie können auch eine E-Mail an Ihr Büro senden, um Sie daran zu erinnern, dass eine bestimmte Zeit im Büro ruhige Arbeitszeiten sind.
4 Versuchen Sie, nicht von Ihrer Routine abzuweichen. Sobald Sie eine Arbeitsliste oder einen Zeitplan zusammengestellt und sich vor Ablenkungen geschützt haben, verwenden Sie Ihre Willenskraft und Konzentration, um an Ihrer Routine festzuhalten. Die meisten Leute verstehen den Unterschied zwischen gut investierter und verschwendeter Zeit, also versuchen Sie, nicht in die Falle zu tappen, Zeit zu verschwenden. Bauen Sie Ihren Zeitplan auf und genießen Sie am Ende des Tages ein Erfolgserlebnis und eine gut verbrachte Zeit.