Inhalt

• Schritte
• Teil 1 von 3: Stil und Sprache des Memorandums wählen
• Teil 2 von 3: Vorbereitung auf das Schreiben eines Memos
• Teil 3 von 3: Ein Memo schreiben

Ein Memo ist eine weltweit akzeptierte Art, Informationen innerhalb eines Unternehmens zu kommunizieren. Servicenotizen können auch in der Korrespondenz zwischen zwei Unternehmen verwendet werden. Das Memo sollte professionell sein und Informationen klar vermitteln. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie noch nie Memos geschrieben haben – in diesem Artikel erfahren Sie, wie es geht.

Schritte

Teil 1 von 3: Stil und Sprache des Memorandums wählen

1. 1 Verwenden Sie keine informelle Sprache. Die Sprache des Memos sollte einfach, aber formell sein.
   • Schreiben Sie keine Notiz wie „Hallo! Es ist endlich Freitag! Ich möchte Ihnen von einer wichtigen Angelegenheit erzählen."
   • Schreiben Sie stattdessen Folgendes: "Diese Notiz hält Sie über den Fortschritt von Projekt 319 auf dem Laufenden."
2. 2 Bleiben Sie in Ihrem Memo bei einem neutralen Ton – seien Sie nicht zu emotional und subjektiv. Versuchen Sie, sich bei der Geltendmachung von Ansprüchen auf Fakten und Beweise zu verlassen.
   • Du solltest zum Beispiel nicht so schreiben: "Ich denke, wir werden alle viel glücklicher sein, wenn wir freitags zur Arbeit kommen, was immer wir wollen."
   • Recherchieren Sie stattdessen, ob sich alle Mitarbeiter freitags in Freizeitkleidung kleiden möchten und wie sich dies auf die Unternehmensethik auswirkt.
3. 3 Verwenden Sie Signalphrasen. Wenn Sie Beweise vorlegen oder eine Quelle zitieren, verwenden Sie geeignete Formulierungen.
   • Zum Beispiel: "Unseren Angaben zufolge ..." oder "Die durchgeführten Studien zeigen, dass ...".
4. 4 Wählen Sie eine geeignete Schriftart und -größe. Das Memo sollte leicht zu lesen sein, vermeiden Sie daher zu kleingedrucktes; 11 oder 12 ist die Standardschriftgröße.
   • Sie sollten auch einen einfachen Schriftstil wie Times New Roman wählen. Schreiben Sie Ihre Notiz nicht in einer lustigen oder ausgefallenen Schriftart wie Comic Sans (sie werden Sie auslachen, wenn Sie das tun!).
5. 5 Verwenden Sie Standardfelder. 2,5 cm Ränder sind der Standard für Memos, obwohl einige Texteditoren Memovorlagen mit großen Rändern (z. B. 3 cm) verwenden können.
6. 6 Servicenotizen werden mit einem Zeilenabstand geschrieben. Lassen Sie zwischen Absätzen und Abschnitten eine Leerzeile.
   • Keine Absätze einrücken.

Teil 2 von 3: Vorbereitung auf das Schreiben eines Memos

1. 1 Wenn Sie mehrere Personen über etwas Wichtiges (bei der Arbeit) informieren möchten, senden Sie ihnen ein Memo. Sie können es sogar an eine Person senden, wenn die Tatsache, dass Sie Informationen übermittelt haben, dokumentiert werden soll.
   • In manchen Fällen ist es jedoch besser, einfach mit den gewünschten Personen zu sprechen.
   • Darüber hinaus können einige Informationen nicht schriftlich übermittelt werden.
2. 2 Je nach übermittelten Informationen können Inhalt und Format des Hinweises variieren. Die meisten Memos enthalten die folgenden Informationen:
   • Eine neue Idee oder Lösung für ein Problem.Wenn Sie beispielsweise wissen, wie Sie ein Problem mit der Planung von Überstundenkosten lösen können, schreiben Sie es in ein Memo und senden Sie es an Ihren Chef.
   • Aufträge. Das Versenden eines Memos ist beispielsweise eine effektive Möglichkeit, die Verantwortlichkeiten bei einer bevorstehenden Konferenz zu verteilen, die von Ihrer Abteilung veranstaltet wird.
   • Prüfbericht. Sie können auch eine Nachricht senden, um Kollegen über eine aktuelle Veranstaltung zu informieren, sie über neue Informationen zum Projekt zu informieren oder einen Bericht über die Ergebnisse einer Studie einzureichen.
3. 3 Vielleicht arbeiten Sie an vielen Projekten und möchten diese in einem Memo teilen. Sollte das nicht tun. Servicenotizen enthalten Informationen zu einem bestimmten Problem (Thema, Projekt usw.).
   • Das Memo sollte kurz, informativ und leicht zu lesen sein. So stellen Sie durch die Fokussierung auf nur ein Thema sicher, dass die Informationen gelesen und berücksichtigt werden.
4. 4 Inhalt und Stil Ihrer Notiz hängen von der Zielgruppe ab. Überlegen Sie also, wer Ihre Notiz lesen wird.
   • Zum Beispiel wird der Stil des Memos für Ihre Mitarbeiter über die Planung eines wichtigen Termins und der Stil der Notiz für Ihren Chef mit dem Fortschrittsbericht sehr unterschiedlich sein.

Teil 3 von 3: Ein Memo schreiben

1. 1 Benennen Sie die Notiz. In der Geschäftskorrespondenz ist es gängige Praxis, Dokumente zu betiteln.
   • Schreiben Sie beispielsweise oben auf der Seite "Memo" oder "Memo".
   • Sie können den Titel in der Mitte platzieren oder links auf der Seite drücken. Schauen Sie sich am besten die Memos an, die Sie zuvor erhalten haben, und kopieren Sie deren Format.
2. 2 Schreiben Sie einen Titel für Ihre Notiz. Es sollte die folgenden Informationen enthalten:
   • AN: Schreiben Sie die Namen und Titel der Personen, an die Sie die Notiz senden.
   • OT: Schreiben Sie Ihren Namen und Titel.
   • DATUM: Schreiben Sie das genaue Datum einschließlich der Jahreszahl.
   • THEMA: Beschreiben Sie kurz, aber genau, worum es in der Notiz geht.
   • Bitte beachten Sie, dass Sie statt "Betreff" auch "Ref." schreiben können.
3. 3 Achten Sie darauf, in die Liste der Empfänger der Notiz alle Personen aufzunehmen, an die Sie sie senden möchten. Beschränken Sie die Empfänger der Notiz auf die Personen, die von den darin enthaltenen Informationen betroffen sind.
   • Senden Sie keine Nachricht an alle in Ihrer Abteilung oder Ihrem Unternehmen, wenn das Problem darin nur wenige Personen betrifft.
   • Wenn Sie Notizen an alle Mitarbeiter des Unternehmens gleichzeitig senden, werden sie mit Notizen bombardiert und lesen sie entweder nicht sorgfältig oder gar nicht.
4. 4 Geben Sie in die Liste der Empfänger der Notiz vollständige Namen und Titel ein. Auch wenn Sie mit Ihrem Chef auf kurzem Weg sind, ist es besser, in der Geschäftskorrespondenz einen förmlichen Ton zu halten. Sie können ihn zum Beispiel "Vladimir" nennen, wenn Sie in sein Büro gehen, aber in Ihrem Memo nennen Sie ihn "Herr Dmitriev" oder "Vladimir Nikolaevich".
   • Beachten Sie dies, wenn Sie die Empfänger der Notiz auflisten - geben Sie den vollständigen Namen und den Titel an.
5. 5 Wenn Sie jemandem von einem anderen Unternehmen eine Nachricht senden, ist es sehr wichtig, die richtige Form der Kontaktaufnahme zu bestimmen. Nehmen Sie sich die Zeit, Informationen über diese Person zu finden; höchstwahrscheinlich kann dies auf der Website seines Unternehmens erfolgen.
   • Wenn die Person beispielsweise promoviert ist, geben Sie diese unbedingt an.
   • Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Position dieser Person finden und in Ihre Notiz aufnehmen.
6. 6 Denken Sie über das Thema Ihrer Notiz nach. Es sollte prägnant und einfach sein.
   • „Neukunden“ ist zum Beispiel ein eher vages Thema, und wenn jemand Ihre Notiz in ein paar Tagen oder Wochen finden möchte, wird es ihm oder ihr schwer fallen.
   • Das beste Thema ist: "Customer Expansion Report".
7. 7 Grüße werden in der Regel nicht in Dienstnotizen geschrieben. Aber wenn Sie möchten, können Sie den Text der Notiz mit „Sehr geehrter Herr Dmitriev“ oder „Sehr geehrte Kollegen“ beginnen.
   • Die Notiz sollte kurz und informativ sein, damit die Begrüßung entfallen kann.
8. 8 Schreiben Sie den einleitenden Abschnitt der Notiz. Geben Sie darin klar den Zweck des Schreibens und Sendens des Memos an.
   • Zum Beispiel "Ich schreibe an ...". Der einleitende Teil des Hinweises sollte einen kurzen Überblick über die darin enthaltenen Informationen enthalten.
9. 9 Der Einführungsteil sollte kurz sein. Es müssen keine Details und andere Details darin angegeben werden.
   • Bilden Sie den einleitenden Abschnitt aus mehreren kurzen Sätzen (kurzer Absatz).
10. 10 Entscheiden Sie sich für die Art der Präsentation der Hauptinformationen. Es sollte in 2-4 Absätze eingeschlossen sein. Die Art der Präsentation hängt von den Informationen selbst ab.
    • Sie können beispielsweise Informationen nach Wichtigkeit geordnet oder nach den Prozessen, in die Ihr Projekt unterteilt ist, darstellen.
11. 11 Die Servicenotiz muss in Abschnitte (Absätze) unterteilt sein, damit ihre Leser die Informationen leicht aufnehmen können; Darüber hinaus helfen ihnen Abschnitte, wichtige Punkte in der Notiz zu identifizieren.
12. 12 Betiteln Sie jeden Abschnitt; der Titel des Absatzes sollte die darin enthaltenen Informationen deutlich angeben.
    • Sie können beispielsweise Ihren bevorstehenden Umzugshinweis in die folgenden Abschnitte unterteilen: Neuer Bürostandort, Anweisungen zum Verpacken von Geräten und Dokumenten und Umzugsplan.
13. 13 Der erste Satz jedes Abschnitts sollte den Lesern sagen, worum es in diesem Absatz geht.
    • Einzelne Absätze oder Abschnitte Ihrer Notiz sollten sich auf einen bestimmten Punkt des betrachteten Themas konzentrieren.
14. 14 Um wichtige Punkte hervorzuheben, erstellen Sie eine Liste oder Liste. Dies hilft den Lesern, sich auf die wichtigsten Punkte zu konzentrieren und Informationen schneller zu lesen und aufzunehmen.
15. 15 Die Größe eines Memos sollte 1-2 Seiten nicht überschreiten.
    • Dies ist eine Standardgröße für Memos mit einem Zeilenabstand und einer Leerzeile zwischen den Absätzen.
16. 16 Ziehen Sie in Erwägung, einen Absatz einzufügen, der die präsentierten Informationen zusammenfasst. In den meisten Fällen ist dies nicht notwendig, insbesondere wenn Sie eine kurze Notiz geschrieben haben.
    • Wenn die präsentierten Informationen jedoch sehr komplex sind oder die Größe des Memos über dem Standard liegt, ist es besser, einen kleinen Absatz aufzunehmen, der die präsentierten Informationen (nämlich die wichtigsten Punkte) zusammenfasst.
17. 17 Fügen Sie unbedingt einen Schlussabsatz hinzu, auch wenn Sie der Meinung sind, dass Sie ihn nicht brauchen. Folgendes berücksichtigen:
    • Was sind die Ziele des Memos? Leser zu etwas ermutigen? Müssen sich Mitarbeiter pünktlich melden? Wenn ja, geben Sie dies im letzten Absatz deutlich an.
    • Wenn kein weiterer Handlungsbedarf besteht, schreiben Sie folgendes Fazit: "Ich bespreche dieses Thema gerne" oder "Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu diesem Thema haben, beantworte ich diese gerne."
18. 18 Wenn Sie möchten, setzen Sie Ihren Namen oder Ihre Unterschrift am Ende der Notiz (dies ist jedoch nicht erforderlich). Sehen Sie sich in diesem Fall die Memos an, die Sie von anderen Mitarbeitern erhalten haben.
    • Wenn sie Notizen unterschreiben (z. B. „Mit freundlichen Grüßen Ivanov AA“), tun Sie dasselbe.
    • Wenn Sie die Notiz nicht unterschreiben möchten, können Sie Ihre Initialen am Ende des Dokuments einfügen.
19. 19 Erinnern Sie sich an Anhänge, wenn Tabellen, Grafiken oder Berichte an die Notiz angehängt sind. Schreiben Sie dazu am Ende des Dokuments beispielsweise "Anhang: Tabelle 1".
    • Die Anlagen müssen im Haupttext des Hinweises erwähnt werden.
    • Wenn Sie beispielsweise über einen bevorstehenden Umzug in ein neues Büro schreiben, könnten Sie etwas schreiben wie: „Wir beabsichtigen, den Umzug bis zum Ende des Quartals abzuschließen. Siehe beigefügte Tabelle 1 für einen detaillierten Umzugsplan. "
20. 20 Überprüfen Sie dies unbedingt, bevor Sie Ihre Notiz absenden. Stellen Sie sicher, dass die Sätze grammatikalisch korrekt sind, die Notiz keine Rechtschreib- oder Syntaxfehler enthält und die Informationen aussagekräftig sind.
    • Senden Sie die Notiz nicht nach der ersten Prüfung (es sei denn, es handelt sich natürlich um eine dringende Notiz). Legen Sie das Dokument beiseite und überprüfen Sie es in einer Stunde erneut. Vielleicht finden Sie neue Fehler und Ungenauigkeiten, die Sie zuvor übersehen haben.
    • Wenn die Notiz vertrauliche Informationen enthält, überprüfen Sie die Datenschutzrichtlinie Ihres Unternehmens und finden Sie den Namen der Person heraus, die Ihre Notiz überprüft und ihre Meinung zur Einhaltung der festgelegten Regeln abgibt.