Autor:
Monica Porter
Erstelldatum:
13 Marsch 2021
Aktualisierungsdatum:
1 Juli 2024
Inhalt
Geschäftsberichte sind heute eines der effektivsten Mittel zur Kommunikation von Geschäftsabläufen. Trotz ihrer allgemeinen Ziele werden sie im Allgemeinen verwendet, wenn ein Unternehmen oder eine Einzelperson wichtige Entscheidungen treffen muss. Um effektive Geschäftsberichte zu schreiben, müssen Sie zunächst verstehen, was sie sind und wie sie verwendet werden können.
Schritte
Teil 1 von 2: Bestimmen Sie die Art des zu schreibenden Berichts
Ideen präsentieren. Dies ist der Typ erläuternde Berichte / Vorschläge. Diese Berichte können verwendet werden, um Empfehlungen an das Schlüsselmanagement oder Entscheidungsträger in einem Unternehmen abzugeben, die normalerweise aus zwei Teilen bestehen: Zusammenfassung und Inhalt. Zusammenfassung hebt Ihren Vorschlag hervor. Der Abschnitt Inhalt (Körper) analysiert weiter Nutzen, Kosten, Risiken usw. komm mit.
- Angenommen, Sie möchten einen 3D-Drucker für Ihre Abteilung anbieten. Um Ihren Manager davon zu überzeugen, den Kauf dieses Geräts zu genehmigen, müssen Sie einen Erklärungs- / Empfehlungsbericht verfassen, um eine formelle Petition an das Management zu richten.
Beschreiben Sie die mit einer bestimmten Gelegenheit verbundenen Risiken.Untersuchungsbericht Hilfe bei der Bestimmung des Risikograds, der mit einer bestimmten Vorgehensweise verbunden ist. Diese Art von Bericht ist äußerst hilfreich, um ein Unternehmen bei der Vorhersage möglicher Konsequenzen zu unterstützen. Es enthält eine Einführung, Untersuchungsinhalte und Schlussfolgerungen. In der Einleitung wird das betreffende Problem hervorgehoben. Der Inhalt der Umfrage wird verwendet, um Fakten und Ergebnisse der Untersuchung zu diskutieren. Die Schlussfolgerung wird verwendet, um das Problem zusammenzufassen.- Angenommen, das Pharmaunternehmen X möchte mit dem Pharmaunternehmen Y zusammenarbeiten, hat jedoch weiterhin Bedenken. Unternehmen X möchte nicht mit einem Unternehmen mit gegenwärtigen oder früheren finanziellen Problemen zusammenarbeiten. Dieses Unternehmen wird eine Untersuchung durchführen und den Untersuchungsbericht verwenden, um die Finanzinformationen des Unternehmens Y und seiner Direktoren eingehend zu erörtern.
Präsentiert Informationen zur Einhaltung einer bestimmten Regulierungsbehörde. Das ist Compliance Berichtwird verwendet, um einem Unternehmen zu helfen, seine Verantwortung zu demonstrieren. Es zeigt die Einhaltung von Gesetzen / Vorschriften und angemessenen Unternehmensausgaben vor Leitungsgremien (Stadt, Provinz, Regierung usw.). Dieser Bericht enthält die Einleitung, den Inhalt des Berichts und die Schlussfolgerung. Die Einführung enthält normalerweise eine Übersicht über den Hauptinhalt des Berichts. Der Inhaltsbereich enthält Daten, Ereignisse usw. Exekutivagenturen müssen es wissen. Schlussfolgerungen werden verwendet, um zusammenzufassen.- Zum Beispiel muss Nestle seinem Verwaltungsrat zeigen, dass sie im Laufe der Jahre die Richtlinien und Gesetze des Gastlandes befolgen. Infolgedessen haben sie ihre jährlichen Compliance-Berichte verwendet, um die Aktivitäten des Jahres transparent zu machen.
Präsentation der Machbarkeit der vorgeschlagenen Idee oder des vorgeschlagenen Projekts. Explorationsberichte, mit denen festgestellt wird, ob eine Idee praktisch ist oder nicht, werden aufgerufen möglicher Bericht. Dieser Bericht sollte in zwei Teile gegliedert sein: die Zusammenfassung und den Inhalt des Berichts. Der Inhalt zeigt die Vorteile, möglichen Probleme, damit verbundenen Kosten usw. der vorgeschlagenen Idee. Ein Unternehmen kann einen Machbarkeitsbericht verwenden, um Fragen zu untersuchen, die den folgenden ähnlich sind:- Kann dieses Projekt innerhalb des Budgets abgeschlossen werden?
- Wird dieses Projekt rentabel sein?
- Kann dieses Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abgeschlossen werden?
Präsentation der Untersuchungsergebnisse.Untersuchungsbericht Präsentation von Forschung zu einem Problem oder Problem. Es handelt sich in der Regel um eine eingehende Betrachtung eines bestimmten Themas und sollte Abschnitte enthalten: Zusammenfassung, Einführung, Forschungsmethodik, erzielte Ergebnisse, Schlussfolgerungen und Empfehlungen. Relevante Forschungsergebnisse sollten ebenfalls in diesen Bericht aufgenommen werden.- Beispielsweise könnte ein Unternehmen unternehmensweit untersuchen, ob das Rauchen in der Mitarbeiterlobby verboten werden soll oder nicht. Der Betreiber erstellt einen Untersuchungsbericht.
Helfen Sie Ihrem Unternehmen, seine Richtlinien, Produkte oder Geschäftsprozesse durch kontinuierliche Überwachung zu verbessern. Formuliert in festen Intervallen wie Wochen, Monaten, Quartalen usw. Regelmäßige Berichte Leistung, Gewinn und Verlust oder andere Kriterien können über einen bestimmten Zeitraum detailliert überprüft werden.- Beispielsweise wird ein Pharmavertreter jeden Monat wahrscheinlich eine Tabelle erstellen, in der die Anzahl seiner Verkaufsgespräche zusammengefasst ist.
Bericht über eine bestimmte Situation. Im Gegensatz zu festen Zeiträumen sind bestimmte Situationen erforderlich die Situation melden. Die Situation hier kann so einfach sein wie Informationen aus einem Seminar oder so komplex wie die Berichterstattung über eine Reaktion auf eine Naturkatastrophe. Dieser Bericht enthält Abschnitte: Einführung, Inhalt und Schlussfolgerungen. Verwenden Sie die Einführung, um das Ereignis zu identifizieren und durchzugehen, was im Inhalt des Berichts behandelt wird. Die Schlussfolgerung wird verwendet, um das Engagement oder die Maßnahmen anzugeben, die in dieser Situation erforderlich sind.- Beispielsweise benötigt der Verwaltungsrat nach einem schweren Sturm einen Lagebericht.
Präsentieren Sie die Lösung für das Problem oder die Situation.Vergleichsbericht Betrachten Sie mehrere mögliche Lösungen für eine bestimmte Situation. Basierend auf den Ergebnissen wird der Verfasser eine bestimmte Vorgehensweise vorschlagen. Es besteht normalerweise aus drei Teilen: Einführung, Inhalt und Abschluss. Die Einleitung beschreibt den Zweck des Berichts. Der mittlere Abschnitt beschreibt die Situation oder das Problem und mögliche Lösungen / Optionen. Die Schlussfolgerung zeigt die beste Lösung oder Alternative.
- Bedenken Sie, dass der Autohersteller ABC eine Fabrik in Asien eröffnen möchte. Basierend auf den Anforderungen des Unternehmens könnte der Bericht die Auswahl auf drei Länder eingrenzen. Anschließend wird der beste Fabrikstandort aus den drei Ländern ermittelt.
Teil 2 von 2: Geschäftsbericht schreiben
Definieren Sie Ihre Berichtsziele und das Format. Fragen Sie sich, was Sie mit dem Bericht erreichen möchten. Wählen Sie basierend auf Ihrem gewünschten Ziel den entsprechenden Berichtstyp aus der oben aufgeführten Liste aus.
- Unabhängig von der Antwort müssen Sie die Kürze Ihres Ziels sicherstellen. Wenn das Ziel nicht klar ist, verwirrt der Bericht die Leser nur und gefährdet möglicherweise seine Glaubwürdigkeit.
- Zum Beispiel, wenn Sie ein größeres Werbebudget für Ihre Abteilung erhalten möchten. Der Bericht sollte sich dann auf Ihr aktuelles Budget konzentrieren und darauf, wie Sie Ihr größeres Budget effektiv nutzen können.
Identifizieren Sie das Publikum. Zu den Lesern können Außenstehende (Personen, die nicht in Ihrem Unternehmen arbeiten) oder Interna gehören. Berücksichtigen Sie das vorhandene Wissen oder die Vertrautheit mit dem Zielthema und überlegen Sie, wie sie die im Bericht enthaltenen Informationen verwenden.
- Denken Sie daran, dass es unabhängig von Ihrer Zielgruppe keine überzeugendere Schlussfolgerung gibt als den Geldbetrag, den Sie Ihrem Unternehmen oder Ihren Kunden bringen können.
- Angenommen, Sie möchten in Ihrer Abteilung ein Job-Sharing-Programm durchführen und definieren, dass das Publikum hier der Personalchef, der Geschäftsführer und der Geschäftsführer ist. Berücksichtigen Sie das bestehende Interesse an diesem Programm. Die Antwort wird den Ton des Berichts bestimmen. Wenn das Unternehmen ein solches Programm noch nie in Betracht gezogen hat, ist dieser Bericht sowohl strategisch als auch informativ. Im gegenteiligen Fall sollte der Bericht weniger informativ und überzeugender sein.
Bestimmen Sie, was Sie lernen möchten. Der schwierigste Teil ist nicht das Schreiben, sondern das Ziehen der Schlussfolgerung und das Sammeln der Daten, die zur Unterstützung erforderlich sind. Es erfordert viele Fähigkeiten, einschließlich Datenerfassung und Marktanalyse. Was müssen Sie und dann das Management wissen, um eine fundierte Entscheidung über das gegebene Thema zu treffen?
Holen Sie sich die richtigen Daten für den Bericht. Es ist wichtig, dass Ihre Daten gut recherchiert sind. Andernfalls kann der Bericht nicht glaubwürdig sein. Die Datenerfassung selbst hängt von der Art des Berichts ab, den Sie schreiben. Stellen Sie sicher, dass die ausgewählten Datenparameter präzise und mit dem Punkt des Berichts übereinstimmen.
- Daten können Insiderinformationen sein - das heißt, Sie können sie schnell erfassen. Beispielsweise können Sie mit nur einem Anruf Verkaufszahlen von der Verkaufsabteilung abrufen. Mit anderen Worten, Sie können die Daten abrufen und schnell in den Bericht aufnehmen.
- Externe Daten können auch intern gespeichert werden. Wenn bestimmte Abteilungen Kundenanalysedaten gesammelt haben, fragen Sie sie bitte. Sie müssen diese Untersuchung nicht selbst durchführen. Obwohl es in verschiedenen Geschäftsarten inkonsistent ist, muss der Geschäftsberichterstatter häufig keine direkte Untersuchung durchführen.
- Angenommen, Sie schreiben einen Erklärungs- / Vorschlagsbericht. Sie müssen dann alle Vorteile untersuchen, die sich aus Ihren Vorschlägen ergeben, und diese Studien in Ihren Bericht aufnehmen.
Berichte organisieren und schreiben. Wie Sie ein Layout auswählen und einen Bericht schreiben, hängt von Ihren Zielen ab. Beispielsweise unterscheidet sich das Layout des Konformitätsberichts vom Layout des Durchführbarkeitsberichts. Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, wie der Bericht organisiert sein soll, können Sie mit Ihrem Inhalt beginnen.
- Teilen Sie verwandte Daten in separate Teile auf. Geschäftsberichte können nicht mit vielen Daten und Informationen verwechselt werden. Das Organisieren von Daten in separate Teile ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Geschäftsbericht. Beispielsweise können Sie Verkaufsdaten von Kundenanalysedaten trennen und separate Überschriften für diese festlegen.
- Ordnen Sie den Bericht mit relevanten Überschriften an, die wie eine unabhängige Studie schnell angezeigt werden können, aber gleichzeitig den zugrunde liegenden Zweck des Berichts unterstützen.
- Da einige Abschnitte von der Analyse oder der Eingabe anderer abhängen können, ist es häufig möglich, jedes Teil einzeln zu bearbeiten, während auf die Ergebnisse der Analyse gewartet wird.
Schlussfolgerungen mit konkreten Vorschlägen ziehen. Die Schlussfolgerung sollte klar sein und ein angemessenes Ergebnis einer sorgfältigen Prüfung der im Bericht enthaltenen Daten sein. Schlagen Sie gegebenenfalls auf der Grundlage dieser Schlussfolgerungen eindeutig die beste Vorgehensweise vor.
- Jedes Ziel sollte spezifische und messbare Maßnahmen enthalten. Notieren Sie alle Änderungen in der Stellenbeschreibung, im Zeitplan oder in den Kosten, die zur Fertigstellung des neuen Plans erforderlich sind. Jeder Anspruch sollte direkte neue Ansätze enthalten - solche, die dazu beitragen, das im Bericht dargelegte Ziel / die Lösung zu erreichen.
Schreiben Sie eine Projektzusammenfassung. Die Projektzusammenfassung sollte die erste Seite Ihres Berichts sein, aber auch das letzte, was Sie schreiben. Diese Zusammenfassung enthält die Forschungsergebnisse und Schlussfolgerungen sowie einen sehr kurzen Überblick darüber, was präsentiert wird, wenn der Leser den vollständigen Bericht weiter liest. Es ist wie ein Filmtrailer oder eine Abstraktion eines wissenschaftlichen Artikels.
- Die Zusammenfassung ist oben genannt, weil sie fast das einzige ist, was ein vielbeschäftigtes Vorstandsmitglied lesen wird. Präsentieren Sie Ihrem Chef hier alles Wichtige, maximal 200-300 Wörter. Der Rest kann genauer untersucht werden, wenn sie mehr wissen wollen.
Verwenden Sie die Infografik, damit die Daten bei Bedarf verwendet werden können. In einigen Fällen kann es hilfreich sein, quantitative Daten über ein Diagramm oder eine Grafik darzustellen. Verwenden Sie Farben in Ihrer Präsentation, da diese mehr Aufmerksamkeit erregen und zur Unterscheidung von Informationen beitragen. Verwenden Sie nach Möglichkeit Aufzählungszeichen, Zahlen oder Rahmendaten, um die Lesbarkeit zu verbessern. Auf diese Weise trennen Sie die Daten vom Rest des Berichts und zeigen, was dies bedeutet.
- Insgesamt sind visuelle Effekte ein wichtiger Faktor, der die Geschäftsberichterstattung interessanter macht, da der Text und die Abbildungen selbst relativ trocken sein können. Aber nicht zu weit gehen, nur bei Bedarf und Bedarf verwenden.
- Eine Seite, die voller Text ist und keine Tabellen oder Abbildungen enthält, kann anstrengend sein. Bitte rahmen Sie den Inhalt dort ein. Das Informationsfeld kann Ihre Präsentation auch effektiv zusammenfassen.
Zitieren Sie nach Bedarf Quellen. Abhängig von der Art der durchgeführten Forschung müssen Sie möglicherweise Ihre Informationsquelle erläutern. Der Zweck der Dokumentseite oder Referenzquelle im Geschäftsbericht besteht darin, eine Informationsquelle bereitzustellen, damit andere mehr herausfinden oder Daten finden können, falls dies gewünscht wird.
- Verwenden Sie je nach Branche das richtige Format für die Meldung von Zitaten.
Lies es noch zweimal. Rechtschreib- oder Grammatikfehler können dazu führen, dass die Leser das Gefühl haben, dass Sie nicht genügend Aufwand in den Bericht investieren, und die Zuverlässigkeit der Forschungsergebnisse in Frage stellen. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Informationen klar und präzise dargestellt werden.
- Übertreiben Sie beispielsweise keine ausgefallenen Wörter und verwenden Sie keine sehr langen Sätze.
- Vermeiden Sie die Verwendung von Slang.
- Wenn sowohl der Bericht als auch der Leser eng mit einer bestimmten Branche verbunden sind, können Sie Fachjargon oder Terminologie verwenden. Aber sei vorsichtig, übertreibe sie nicht.
- Im Allgemeinen werden Geschäftsberichte in passiver Form verfasst und sind einer der wenigen Fälle, in denen das Passivere besser ist.
- Sie können beim erneuten Lesen Ihrer Arbeit häufig Fehler übersehen, indem Sie sich vom ersten Moment an vertraut fühlen. Überlegen Sie, ob jemand anderes im Raum, der ebenfalls über Erfolge berichten möchte, durchlesen kann. Seien Sie offen für das erhaltene Feedback. Es ist besser, wenn Mitarbeiter statt Vorgesetzte auf den Fehler hinweisen. Überprüfen Sie jeden Kommentar und schreiben Sie den Bericht neu.
Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis. Formatieren Sie Geschäftsberichte so formal wie möglich und erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis, das Sie einfach nachverfolgen und schnell lesen können. Schließen Sie alle wichtigen Abschnitte ein, insbesondere die Zusammenfassung und Schlussfolgerung der Governance.
Machen Sie das Cover Ihres Geschäftsberichts. Der beste Weg, um einen guten, gründlichen Untersuchungsbericht zu erstellen, besteht darin, ihn angemessen abzudecken. Sie können den Binder, die Manschetten oder gutes Papier verwenden. Das Fazit ist, dass der Geschäftsbericht ein Blickfang sein sollte, augenschonend genug, um das Interesse der Leser zu wecken.
- Dies gilt auch für alle im Bericht enthaltenen Tabellen und Grafiken.
