Autor:
Louise Ward
Erstelldatum:
7 Februar 2021
Aktualisierungsdatum:
1 Juli 2024
Inhalt
Im Wesentlichen ist E-Mail nicht formal wie das Schreiben eines Papierbriefs. Es gibt jedoch Zeiten, in denen Sie beim Schreiben von E-Mails formeller sein müssen. Überlegen Sie, wer der Empfänger ist, und wählen Sie dann die für die Situation geeignete Begrüßung aus. Sobald Sie diese Informationen kennen, können Sie mit dem Begrüßungsformat und dem Eröffnungssatzstil fortfahren.
Schritte
Teil 1 von 3: Betrachten Sie den Empfänger
Bestimmen Sie, wie formal Sie sein müssen. Unabhängig davon, ob Sie eine "formelle" E-Mail schreiben, hängt der Grad der Einsamkeit der E-Mail vom Empfänger ab. Zum Beispiel würden Sie beim Schreiben an einen Professor nicht den gleichen Grad an Formalismus verwenden wie beim Schreiben eines Anschreibens.
- Wenn Sie zum ersten Mal jemanden kontaktieren, ist es aus Sicherheitsgründen besser, formeller als gewöhnlich zu schreiben.
Suchen Sie den Namen des Empfängers. Sie sollten einige Nachforschungen anstellen, um den Namen der Person zu finden, wenn Sie ihn noch nicht kennen. Wenn Sie den Namen des Empfängers kennen, wird die Begrüßung persönlicher, selbst wenn Sie professionelle E-Mail-Schreibmethoden verwenden.
Folgen Sie dem Weg des Empfängers. Wenn die Person Ihnen eine E-Mail gesendet hat, ist es eine gute Idee, ihre Begrüßung zu kopieren. Wenn sie beispielsweise "Hallo" und Ihren Namen schreiben, können Sie beim Senden der E-Mail in einem ähnlichen Stil mit "Hallo" und dem Namen der Person antworten. Werbung
Teil 2 von 3: Wählen Sie eine Begrüßung
Verwenden Sie "Dear". "Dear" (gefolgt vom Namen des Empfängers) ist die klassische Begrüßung. Es ist informell, ohne aufdringlich zu sein, und da es so oft verwendet wird, wird diese Begrüßung oft zur Standardeinstellung, was eine gute Sache ist. Sie möchten nicht, dass Ihre Begrüßung seltsam ist, weil sie nicht übereinstimmt.
Versuchen Sie "Hallo", wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen. "Hallo" ist eine formelle Begrüßung, die Sie in geschäftlichen E-Mails verwenden können, insbesondere wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen. Es ist jedoch immer besser, wenn möglich den Namen des Empfängers herauszufinden.
- Sie können auch "An interessierte Personen senden" verwenden, wenn die E-Mail besonders formell ist und Sie den Namen des Empfängers nicht kennen. Diese Begrüßung ist jedoch für einige möglicherweise nicht von Interesse.
Betrachten Sie "Hallo" ("Hallo" oder "Hallo") in weniger formellen E-Mails. E-Mails sind in der Regel weniger formal als Korrespondenz im Allgemeinen. Sie können also "Hallo" in eine E-Mail schreiben, ohne zu formal zu sein. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an einen Professor senden, insbesondere an jemanden, den Sie häufig kontaktieren, funktioniert eine Begrüßung mit "Hallo" oder "Hallo".
Verwenden Sie nicht das Wort "Hey". Obwohl das Wort "Hallo" in einer formellen E-Mail akzeptabel ist, wäre es nicht angebracht, Hallo zu sagen. Es ist eine sehr willkürliche Art der Begrüßung, selbst in gesprochener Sprache. Sie sollten es daher vermeiden, sie in formellen E-Mails zu verwenden. Selbst wenn Sie beispielsweise Ihrem Chef nahe stehen, sollten Sie das Wort "Hey" nicht verwenden, wenn Sie ihm eine E-Mail schreiben.
Verwenden Sie bei Bedarf die Titeländerung. Manchmal schreiben Sie an jemanden, mit dem Sie nur den Titel in der Firma oder Organisation kennen. In diesem Fall können Sie den Titel der Person anstelle des Namens verwenden, z. B. "Sehr geehrter Leiter der Personalabteilung", "Sehr geehrte Personalabteilung" oder "Sehr geehrter Professor".
Fügen Sie die Ehrungen der Person hinzu, um die E-Mail formeller zu gestalten. Wenn möglich, fügen Sie "Opa", "Oma", "Doktor" oder "Professor" vor dem Namen des Empfängers hinzu, um mehr Formalität zu erreichen. Außerdem können Sie den Vor- oder Vollnamen des Empfängers verwenden, um professioneller zu sein, anstatt nur den Vornamen zu verwenden. Werbung
Teil 3 von 3: Formatieren und Starten einer E-Mail
Schreiben Sie die Begrüßung in die erste Zeile. Schreiben Sie die von Ihnen gewählte Begrüßung in die oberste Zeile, gefolgt vom Namen des Empfängers. Wenn möglich, können Sie die Ehrungen der Person verwenden, z. B. Opa, Oma oder Doktor, gefolgt vom vollständigen Namen.
Verwenden Sie Kommas. Im Allgemeinen verwenden Sie nach der Begrüßung ein Komma. In formellen E-Mails können Sie einen Doppelpunkt verwenden. Dies ist jedoch häufig zu formal für eine E-Mail, selbst für eine professionelle E-Mail. Ein Komma funktioniert in allen Situationen, obwohl Sie einen Doppelpunkt verwenden können, wenn Sie ein E-Mail-Anschreiben schreiben.
Gehen Sie zur nächsten Zeile. Die Begrüßung befindet sich in der obersten Zeile. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie die Newline-Taste, um zur nächsten Zeile zu gelangen. Wenn Sie zum Erstellen von Absätzen Zeilenumbrüche anstelle von Einrückungen verwenden, müssen Sie zwischen der Begrüßung und dem ersten Absatz eine leere Zeile lassen.
Stellen Sie sich bei Bedarf in Ihrem Eröffnungssatz vor. Wenn Sie zum ersten Mal an jemanden schreiben, sollten Sie eine Einführung geben, egal wie gut Sie ihn im Leben kennen. Wenn Sie dem Empfänger einen Hinweis geben, wer Sie sind, wird er ermutigt, weiterzulesen.
- Sie können beispielsweise schreiben: "Ich bin Nguyen Van Nam und ich bin der Marketingdirektor der Firma XYZ." Sie sollten auch den Grund angeben, aus dem Sie den Empfänger kennen: "Ich bin Nguyen Manh Hung und ich bin in der Marketingklasse (Marketingabteilung 101 dauert Dienstag- und Donnerstagmittag)".
- Wenn Sie den Empfänger kennen und bereits geschrieben haben, können Sie den ersten Satz als Begrüßung verwenden. Zum Beispiel könnten Sie "Danke für die baldige Antwort" oder "Ich hoffe, es geht Ihnen gut" sagen.
Gehen Sie direkt zum Thema. Die meisten formellen E-Mails müssen sich schnell konzentrieren. Das heißt, der erste oder zweite Satz sollte sagen, warum Sie ihn für sie geschrieben haben. Denken Sie daran, bei der Beschreibung Ihres Zwecks so präzise wie möglich zu sein.
- Zum Beispiel könnten Sie schreiben "Ich schreibe, um Sie um Hilfe bei einem Marketingproblem zu bitten" oder "Ich schreibe Ihnen, weil ich es im Unterricht schwer habe, und ich hoffe, dass Sie mit dem durchkommen können." hilfreiche zusätzliche Dokumentation für mich, um mehr zu lesen ".
