Inhalt

• Schreiten
• Teil 1 von 3: Strukturieren Ihrer E-Mail
• Teil 2 von 3: Denken Sie an Ihr Publikum
• Teil 3 von 3: Erstellen Sie eine E-Mail-Sendeliste
• Tipps
• Warnungen
• Notwendigkeiten

Das Schreiben einer effektiven E-Mail mit der Bitte um eine Spende erfordert den richtigen Tonfall, der Interesse an Ihrer Organisation weckt. Die Verwendung von E-Mail als Spendenmedium nimmt zu, da die Kosten niedriger sind als bei Anfragen per Post oder Telefon und die Kommunikation direkt erfolgt. Sie können ansprechende, umsetzbare E-Mails erstellen, mit denen Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen - viele Spenden.

Schreiten

Teil 1 von 3: Strukturieren Ihrer E-Mail

1. Schreiben Sie einen starken Header. Ein Header ist die erste Zeile einer E-Mail und fungiert als Titel. Nur etwa 15% der E-Mails werden jemals geöffnet. Daher ist es sehr wichtig, eine gute Überschrift zu schreiben, um diese 15% Aufmerksamkeit zu erhalten und die Leute zum Lesen zu zwingen. In den meisten E-Mail-Konten können Sie die erste Zeile einer E-Mail im Feld neben dem Betreff lesen. Überschriften sind also nicht nur ein Grund, eine E-Mail weiterzulesen, sondern in erster Linie ein Grund, eine E-Mail zu öffnen.
   • Um Aufmerksamkeit zu erregen, verwenden Sie aktive Verben und Substantive sowie fetten, zentrierten Text und eine größere Schriftart.
   • Halten Sie die Überschrift kurz und klar, damit der Zweck Ihrer E-Mail von Anfang an klar ist. Zwingen Sie die Leser zu der Annahme, dass das Lesen dieser E-Mail hilfreich, aktuell und für ihr Leben relevant ist.
   • Beantworten Sie die Frage, auf die der Leser die Antwort wissen möchte: Was bringt es mir?
   • Ihre Betreffzeile kann den Leser herausfordern, ein Aufruf zum Handeln sein, ein Thema eines aktuellen Ereignisses sein oder, wenn Ihre Organisation nur in der Nähe arbeitet, einen lokalen Ort oder ein Ereignis betreffen.
   • Ein gutes Beispiel für einen Header ist "Amsterdam geht zum Richter für Gasregeln".
2. Erzählen Sie Ihre ganze Geschichte im ersten Absatz. Komm auf den Punkt. Die Leser möchten sich nicht auf halbem Weg fragen, worum es in Ihrer E-Mail geht, da dies ein Grund ist, die E-Mail zu löschen, ohne eine Spende zu leisten. Stellen Sie in diesem Absatz klar, was der Leser tun soll und warum Sie diese E-Mail senden.
   • In diesem ersten Absatz müssen Sie die Leser um ihre Spende bitten. Während Sie vielleicht persönlich wissen lassen möchten, dass Sie Geld wollen, sollten Sie direkt in E-Mails "fragen". Heben Sie diese Anforderung hervor, z. B. in Fettdruck oder in größerer Schrift.
   • Lassen Sie die Leser durch Ihre "Frage" wissen, was ihr Geld tun wird. Wenn eine kleine Menge etwas bewirkt, wenn nicht alle, sagen Sie es ihnen. Wenn beispielsweise 50 US-Dollar 100 Kinder ernähren, erhalten Sie möglicherweise mehr Antworten, als wenn Sie sagen, dass Sie 1.000 US-Dollar für den Bau einer Kabine benötigen.
   • Lassen Sie es wissen, dass es in Ordnung ist, nein zu sagen. Statistiken zeigen, dass mehr Menschen geben, wenn sie sich frei fühlen, die Wahl zu treffen, anstatt sich dazu gezwungen zu fühlen.
   • Beschreiben und erläutern Sie Ihren Zweck in diesem ersten Absatz, damit klar ist, dass Sie möchten, dass Geld etwas tut, nicht nur, um Geld zu haben.
3. Verwenden Sie Ihren Mikroinhalt mit Bedacht. Mikroinhalt sind alle kurzen Sätze und Unterüberschriften, die eine E-Mail schmücken. Sie möchten Ihren Mikroinhalt verwenden, um Ihre Hauptpunkte hervorzuheben, damit sich Leser, die die E-Mail vor dem ersten Lesen durchsuchen möchten, zum Lesen des Textes berufen fühlen.
   • Zu den Mikroinhalten gehören Überschriften, Unterüberschriften, die Betreffzeile, Links und Schaltflächen.
   • Verwenden Sie aktive Verben, beschreibende Adverbien und Substantive. Ihr Ziel ist es, sie dazu zu bringen, den eigentlichen Text zu lesen.
   • Eine gute Überschrift könnte so aussehen: "Spende 50 €, um einen Delphin zu retten"
   • Machen Sie sie fett oder größer, um sie hervorzuheben. Sie stehen normalerweise am Anfang von Absätzen oder neuen Abschnitten.
   • Schreiben Sie einfache Überschriften. Sie können Unterüberschriften verwenden oder nicht, aber sie sind nützlich, wenn Sie der Meinung sind, dass eine Überschrift zu kurz ist. Befolgen Sie die gleichen Prinzipien - kurz, machbar, mutig.
4. Eine Geschichte erzählen. Ihre E-Mail wird für Leser attraktiver, wenn Sie eine Geschichte erzählen. Der Inhalt Ihrer E-Mail enthält diese Geschichte. Denken Sie daran, dass Geschichten einen Anfang, eine Mitte und ein Ende haben. Um die Leser zu zwingen, sich finanziell Ihrer Sache anzuschließen, ist es am besten, eine emotional aufgeladene Geschichte, eine wahre Geschichte in Ihrem Unternehmen oder über die Konsequenzen Ihrer Aktivitäten zu verwenden.
5. Schreiben Sie kurze Absätze. Schreiben Sie den "Text" Ihrer E-Mail in kurzen Absätzen. Dies muss daran liegen, dass Leser aufgrund des schieren Volumens an E-Mails, die sie erhalten, ausfallen. Wenn Sie die Länge Ihrer E-Mail begrenzen, werden Sie auffallen.
   • Beschränken Sie sich auf einen oder zwei Hauptpunkte.
   • Halten Sie es kurz, egal wie oft Sie die E-Mail bearbeiten oder überarbeiten müssen, um dies zu erreichen.
   • Überspringen Sie die Geschichte, warum Sie um Geld bitten. Die Nützlichkeit, die Sie im ersten Absatz und Ihre Geschichte in den Hauptabschnitten angeben, reicht aus, um zu erklären, warum Sie Geld brauchen.
6. Verwenden Sie Links und Schaltflächen, aber bleiben Sie bei der Nachricht. Es kann verlockend sein, Ihrer E-Mail viele Links hinzuzufügen, aber dies kann den Leser ablenken und von Ihrer Hauptbotschaft ablenken: eine Spende erhalten. Eine einfache Möglichkeit, den neugierigen Leser mit Informationen zu versorgen, ohne viele ablenkende Links hinzuzufügen, besteht darin, alle relevanten Informationen auf Ihrer Website zu haben und dann nur einen Link zu Ihrer Website hinzuzufügen. Wenn beispielsweise Untersuchungen ergeben haben, dass Ihre Aussagen wahr sind, können Sie einen Link zu dieser Studie auf Ihrer Website veröffentlichen, anstatt direkt auf eine lange, komplexe Studie zu verlinken, in der der Leser verloren gehen könnte (stellen Sie sicher, dass die Option dazu aktiviert ist) spenden ist prominent).
7. Seien Sie vorsichtig mit Bildern. Möglicherweise können Sie ein oder zwei Bilder hinzufügen, um Ihren Standpunkt hervorzuheben. Dies ist jedoch nicht erforderlich. Farben und Bilder können dazu führen, dass sich E-Mails wie Spam anfühlen. Platzieren Sie Bilder nur oben oder unten und beschränken Sie ihre Verwendung auf Fälle, in denen Sie der Meinung sind, dass ein Bild unbedingt erforderlich ist, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen oder Sympathie zu erzeugen.
   • Ein nützliches Bild könnte etwas sein, bei dem Ihre Sache die Auswirkungen von Spenden erlebt, beispielsweise wenn ein armes Mädchen zum ersten Mal neue Kleidung bekommt.
   • Das Einfügen Ihres Logos an einer unauffälligen Stelle, z. B. in einer unteren Ecke, kann eine Ausnahme von dieser Regel darstellen, da es eine sofortige Lesererkennung ermöglicht.
8. Schreiben Sie einen konkreten nächsten Schritt / Aufruf zum Handeln. Der letzte Teil einer E-Mail ist der "Aufruf zum Handeln". Indem diese hervorgehoben werden, können die Leser sie scannen, bevor sie alle Gründe lesen, warum sie spenden sollten. Dies ist erforderlich, um die Leser darüber zu informieren, warum Sie ihnen eine E-Mail senden, damit sie weiterhin beschäftigt sind. Machen Sie sich klar, wie Sie spenden sollen.
   • Wenn ein Leser nicht weiß, warum er eine E-Mail liest, ignoriert er sie mit größerer Wahrscheinlichkeit.
   • Stellen Sie sicher, dass diese letzte "Frage" im Rest der E-Mail auffällt, und machen Sie sich ganz klar, was Sie fragen. Machen Sie es zu einem separaten Absatz, fett oder in einer größeren / anderen Schriftart und mit einem bunten Link oder einer Spendenschaltfläche.
   • Wenn Leser auf die Schaltfläche oder den Link klicken müssen, machen Sie dies deutlich. Wenn sie auf die E-Mail antworten müssen, um weitere Anweisungen zu erhalten, sagen Sie dies ganz deutlich: "Klicken Sie auf die Schaltfläche, um jetzt einen Affen zu speichern!" oder "Klicken Sie auf die Antwortschaltfläche und geben Sie die Spendeninformationen ein."
   • Für Leser ist es sinnvoller, zu diesem Zeitpunkt auf einen Link klicken zu können, und auf diese Weise erhalten Sie wahrscheinlich mehr Spenden. Versuchen Sie also, einen Link oder eine Schaltfläche mit Ihrer Organisation zu verknüpfen.
   • Erstellen Sie eine Website oder eine Online-Spendenseite, auf der die Leser online Beiträge leisten können. Das erwarten die Leser sowieso von einer Spenden-E-Mail.
9. Halte es kurz. Wenn Ihre E-Mail lang ist, ist das Scannen nicht einfach. Wenn Sie Absätze und Überschriften kurz halten, wird sichergestellt, dass Ihre E-Mail ordnungsgemäß gescannt wird, bevor der Leser entscheidet, ob er weiterlesen möchte oder nicht.

Teil 2 von 3: Denken Sie an Ihr Publikum

1. Halten Sie den Ton lässiger als in einem Brief. Ein offizieller Brief per Post von einer Organisation an eine Person ist aufgrund dieser Art der Kommunikation oft formell und distanziert. Eine E-Mail ist jedoch wie ein Blog weniger formal.
   • Verwenden Sie "Sie", wenn Sie den Leser ansprechen.
   • Verwenden Sie beiläufige Ausdrücke, damit sich der Leser mit Ihnen in Verbindung setzen kann, z. B. "Es hat viel Geld gekostet" oder "Er war nur ein kleiner Kerl".
   • Verwenden Sie bei der Ansprache des Lesers eine direkte, ehrliche und offene Sprache, damit er sich verbunden fühlt und Sie als authentisch ansieht.
2. Machen Sie Wörter leicht lesbar. Verwenden Sie einfache Schriftarten und optimieren Sie die visuelle Attraktivität der E-Mail. Verwenden Sie keine ausgefallene kursive Schrift - nur eine Standardschrift reicht aus. Verwenden Sie keine zwei verschiedenen Schriftarten für die Überschriften und den Text. Einfach fett zu schreiben oder ein bisschen Text größer als die anderen zu machen, ist eine große Betonung.
   • Ihre E-Mail sollte auch aus sprachlicher Sicht leicht lesbar sein - Ihre Schreibfähigkeiten sollten auf einem anständigen Leselevel sein. Sei nicht wortreich oder kompliziert. Ihr Text sollte klar, fehlerfrei (keine Grammatik- oder Rechtschreibfehler) und leicht zu lesen sein.
3. Melden Sie sich für einen E-Mail-Service an. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre E-Mails geöffnet sind, oder feststellen möchten, welche Personen Ihre E-Mails häufiger lesen als andere, müssen Sie nicht auf Antworten oder Spenden warten. Wenn Sie sich für einen E-Mail-Dienst wie MailChimp anmelden, können Sie jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail senden, eine ganze Liste verschiedener Metriken messen, um Ihre E-Mails an Ihre echten Leser anzupassen.
   • Sie können Statistiken wie Klickraten anzeigen, wie oft Berichte geöffnet und gelesen werden.
   • Zu wissen, wie oft eine Nachricht geöffnet wurde, ist besonders hilfreich, um festzustellen, welche Betreffzeilen beliebt sind, wodurch sich die Anzahl der Personen erhöht, die Ihre E-Mails lesen.
   • Ein weiterer Grund, warum ein E-Mail-Dienst nützlich ist, wenn Sie regelmäßig viele E-Mails senden, in denen Sie um Spenden gebeten werden, besteht darin, dass Ihr E-Mail-Anbieter misstrauisch werden und Sie sogar als potenziellen Spammer entlassen kann. Es dauert auch lange, Listen zu erstellen, Ihre Mailingliste aufzuteilen, um die Anforderungen Ihres E-Mail-Kontos zu erfüllen (die meisten E-Mail-Anbieter legen ein Limit von etwa 50 Empfängern pro E-Mail fest), auf die Bearbeitung von Personen und E-Mails zu reagieren, die von inaktiven E-Mail-Adressen zurückkommen.
4. Stellen Sie sicher, dass sich die Personen auf Ihrer Liste um Ihre Sache kümmern. Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Liste regelmäßig, um sicherzustellen, dass Sie sie an Personen senden, die die E-Mail wahrscheinlich lesen, und stellen Sie insbesondere sicher, dass Personen, die Interesse bekundet haben, daran teilnehmen. Ihre Statistiken verbessern sich auf diese Weise und Sie verschwenden weniger Zeit.
5. Personalisieren Sie durch Segmentierung. Verwenden Sie für verschiedene Spendergruppen einen anderen Ton. Wenn Sie beispielsweise eine Gruppe von Personen haben, die regelmäßig auf Ihre E-Mails antworten, senden Sie ihnen eine E-Mail mit einem persönlichen Ton. Erstellen Sie eine weitere Liste mit einem ungezwungenen Ton für Leser, von denen Sie wissen, dass sie Ihre E-Mails normalerweise nicht öffnen. Und erhalten Sie zum ersten Mal, wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, eine erklärende E-Mail.
   • Mit einem E-Mail-Dienst können Sie auch individuelle E-Mails mit den Namen Ihrer Empfänger erstellen, z. B. "Lieber Hans".
6. Fügen Sie Daten hinzu, die Ihre Spendenaktion unterstützen. Um Ihr Publikum zu beschäftigen, möchten Sie es möglicherweise mit ermutigenden Daten versorgen, um zu zeigen, wie sein Geld funktioniert hat oder funktionieren wird. Diese Informationen können im ersten Absatz, im Aufruf zum Handeln oder in beiden enthalten sein. Die Leute geben gerne wieder, wenn sie wissen, dass es ihnen schon gut geht.
7. Nachdem Sie eine Spende erhalten haben, sagen Sie Danke. Vergessen Sie nicht, den Spendern persönlich zu danken, nachdem Sie eine Spende erhalten haben. Dies ist eine einfache Handlung, die in Zukunft eine wiederholte Spende garantieren kann. Sie müssen diese E-Mail so schnell wie möglich senden. Betrachten Sie es als eine Art Quittung.
   • Wenn Sie jeden Monat eine große Anzahl von Spendern hinzufügen, sollten Sie eine Vorlage erstellen, damit Sie sie in einen E-Mail-Entwurf einfügen und schnell bearbeiten können.

Teil 3 von 3: Erstellen Sie eine E-Mail-Sendeliste

1. Kaufen Sie keine E-Mail-Liste. In den USA ist der Verkauf und Kauf einer Liste von E-Mail-Adressen potenzieller Spender nach dem CAN SPAM Act von 2003 illegal. Es gibt Unternehmen, in denen Sie eine Liste für eine einmalige Verwendung "mieten" können, dies kann jedoch sehr teuer sein, da Sie müssen wahrscheinlich Tausende von E-Mail-Adressen kaufen, um auch nur eine kleine Rendite zu sehen. Es ist wahrscheinlich besser, dieses Geld in etwas anderes zu stecken und nach solideren Möglichkeiten zu suchen, um Ihre E-Mail-Liste zu erstellen.
2. Sammeln Sie Namen bei Veranstaltungen. Stellen Sie sicher, dass Sie immer dann, wenn Ihre gemeinnützige Organisation an einer Veranstaltung beteiligt ist oder diese organisiert, eine Möglichkeit bieten, sich für Ihre E-Mail-Liste anzumelden. Legen Sie einen Stift, eine Zwischenablage und ein paar Blätter Papier bereit, damit Interessenten ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse notieren können. Stellen Sie sicher, dass auf dem Papier deutlich wird, dass sie sich für Ihre E-Mail-Liste anmelden.
   • Versuchen Sie, mehr Namen mit einer Lotterie oder einem Wettbewerb zu bekommen. Versuchen Sie während der Veranstaltung, eine Verlosung oder einen Wettbewerb für diejenigen zu organisieren, die sich für Ihre E-Mail-Liste anmelden.
3. Nutzen Sie soziale Netzwerke. Stellen Sie sicher, dass Ihre gemeinnützige Organisation eine starke Social-Media-Präsenz hat - von Twitter über Facebook bis hin zu Instagram. Es ist einfach, Leute in sozialen Medien zu erreichen, und wenn Sie ansprechende Inhalte haben, können Leute beginnen, Ihre Beiträge zu teilen oder Spendenaufrufe zu tätigen. Bitten Sie Ihre Follower, sich für Ihre E-Mail-Liste anzumelden, damit sie keine wichtige Ankündigung verpassen.
4. Mach es einfach. Ihre Website sollte es Besuchern ermöglichen, sich für Ihre E-Mail-Liste anzumelden. Es muss nicht auffällig sein, aber es sollte leicht zu finden und auszufüllen sein.

Tipps

• Lesen Sie frühere Spendenbriefe oder E-Mail-Nachrichten. Verwenden Sie die gleiche Formulierung und den gleichen Stil, die auch wirksam waren. Viele Organisationen verwenden ihre früheren Spendenbriefe als Vorlage für eine neue.
• Fügen Sie zur sofortigen Erkennung Ihr Logo zu Ihrer E-Mail hinzu. Leser verknüpfen häufig Organisationen oder Unternehmen mit ihren Logos.
• Verwenden Sie einen E-Mail-Dienst, um E-Mails optisch ansprechender zu gestalten und Statistiken zu erstellen, die Ihre zukünftigen E-Mails verbessern. MailChimp ist gut.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail weiß gekennzeichnet ist, bevor Sie sie senden. Wenn Sie eine Online-Spendenplattform wie Fundraise.com verwenden, erfolgt dies automatisch für Sie.

Warnungen

• Machen Sie Ihre E-Mail nicht zu lang. Lange E-Mails zum Sammeln von Spenden sind nicht so effektiv wie prägnant.

Notwendigkeiten

• Computer mit Internetzugang
• Email-Konto
• Optional: ein E-Mail-Dienst wie MailChimp