Inhalt

• Schreiten
• Methode 1 von 2: Erstellen Sie einen Plan zur Verwaltung organisatorischer Änderungen
• Methode 2 von 2: Verfolgen Sie Änderungen an einem Projekt
• Tipps

Es gibt zwei Arten von Änderungsmanagementplänen. Man befasst sich mit den Auswirkungen einer Änderung auf eine Organisation und der Abschwächung des Übergangs. Der andere nimmt Änderungen an einem Projekt vor und erstellt eine klare Aufzeichnung der Anpassungen oder Änderungen, die auf Projektebene am Produkt vorgenommen wurden. Beide Pläne zielen darauf ab, klar darüber zu kommunizieren, was richtig und genau getan werden muss.

Schreiten

Methode 1 von 2: Erstellen Sie einen Plan zur Verwaltung organisatorischer Änderungen

1. Zeigen Sie die Gründe für die Änderung. Listen Sie Faktoren auf, die zu der Entscheidung für eine Änderung geführt haben, z. B. Leistungslücken, neue Technologien oder eine Änderung des Unternehmensleitbilds.
   • Ein möglicher Ansatz besteht darin, die aktuelle Situation der Organisation und die zukünftige Situation zu beschreiben, die dieser Plan bewirken möchte.
2. Bestimmen Sie, welche Änderung vorgenommen werden soll und wie groß sie ist. Beschreiben Sie kurz die erwartete Natur des Änderungsmanagementplans. Geben Sie an, ob sich dies auf Stellenbeschreibungen, Verfahren, Richtlinien und / oder die strukturelle Organisation auswirkt. Listen Sie die Abteilungen, Arbeitsgruppen, Systeme oder anderen Bereiche auf, in denen Änderungen vorgenommen werden.
3. Listen Sie die Unterstützung der Stakeholder auf. Listen Sie alle vom Plan betroffenen Stakeholder auf, z. B. die Geschäftsleitung, Projektmanager, Projektsponsoren, Endbenutzer und / oder Mitarbeiter. Schreiben Sie an jede Gruppe, wenn der Stakeholder die Änderung unterstützt.
   • Sie können ein Diagramm anzeigen, um diese Daten kurz und klar zu kommunizieren. Sie können die Grafiken für jeden Stakeholder basierend auf einer hohen / mittleren / niedrigen Bewertung in "Bekanntheit", "Unterstützungsgrad" und "Einfluss" unterteilen.
   • Wenn möglich, können Sie Einzelgespräche führen, um Unterstützung zu erhalten.
4. Stellen Sie ein Change Management-Team zusammen. Dieses Team ist dafür verantwortlich, gut mit allen Stakeholdern zu kommunizieren, die Bedenken aufzulisten und sicherzustellen, dass der Veränderungsprozess so reibungslos wie möglich verläuft. Wählen Sie Personen mit großer Glaubwürdigkeit im Unternehmen und guten Kommunikationsfähigkeiten.
   • Dieses Team besteht aus einem Initiator des Änderungsprozesses auf höchster Managementebene. Betonen Sie, dass dies wirklich aktive Arbeit beinhaltet, um die Änderungen voranzutreiben, und dass es nicht nur darum geht, den Plan zu genehmigen.
5. Entwickeln Sie einen Ansatz, um die Führungskräfte der Organisation an Bord zu holen. Es ist von größter Wichtigkeit, Unterstützung von den Leitern der Organisation zu erhalten, um die Änderung zum Erfolg zu führen. Lassen Sie jeden leitenden Angestellten Feedback zur Änderung geben und mit jeder Person zusammenarbeiten, um eine aktive Rolle bei der Förderung der Änderung zu übernehmen.
6. Bereiten Sie einen Plan für jeden Stakeholder vor. Bewerten Sie für jeden Stakeholder, einschließlich derjenigen, die die Änderung unterstützen, die Risiken und Bedenken. Beauftragen Sie das Change Management-Team, diese Probleme zu lösen.
7. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan. Kommunikation ist der wichtigste Teil des Change Management Plans. Kommunizieren Sie regelmäßig mit allen, deren Arbeit von den Änderungen betroffen ist. Betonen Sie die Gründe für die Änderungen und die damit verbundenen Vorteile.
   • Den Interessengruppen sollte die Möglichkeit gegeben werden, sich gegenseitig in beide Richtungen zu verständigen. Private Treffen sind sehr wichtig.
   • Die Kommunikation sollte vom leitenden Initiator der Änderung, vom direkten Vorgesetzten jedes Mitarbeiters und von jedem zusätzlichen Sprecher erfolgen, dem der Stakeholder vertraut. Jede Kommunikation muss eine konsistente Botschaft vermitteln.
8. Finden Sie heraus, woher die Opposition kommt. Veränderungen führen immer zu Widerständen. Dies geschieht auf individueller Ebene. Sprechen Sie daher persönlich mit den Stakeholdern, um herauszufinden, warum. Verfolgen Sie Beschwerden, damit das Change Management-Team sie lösen kann. Dazu gehören insbesondere:
   • Menschen haben keine Motivation zur Veränderung oder kein Gefühl der Dringlichkeit
   • Die Menschen verstehen nicht das Gesamtbild oder warum die Änderungen notwendig sind
   • es besteht ein Mangel an Beteiligung an dem Prozess
   • Menschen sind sich über ihren Job, ihre zukünftige Position oder ihre Anforderungen und Fähigkeiten nicht sicher
   • Das Management erfüllt nicht die Erwartungen hinsichtlich der Umsetzung oder Kommunikation der Änderungen
9. Mit Blockaden umgehen. Viele Beschwerden können durch eine intensivere Kommunikation oder durch eine Änderung der Kommunikationsstrategie behoben werden, sodass spezifische Probleme diskutiert werden. Andere Beschwerden erfordern andere Ansätze, die in Ihren Plan integriert oder dem Change Management-Team zugewiesen werden können, um sie umzusetzen. Überlegen Sie, welcher dieser Ansätze zur Situation in Ihrem Unternehmen passt:
   • Machen Sie bei Änderungen der Stellenbeschreibungen oder -verfahren die Schulung der Mitarbeiter zu einer Priorität.
   • Wenn Sie einen stressigen oder wenig motivierten Übergang erwarten, organisieren Sie eine Veranstaltung oder bieten Sie den Mitarbeitern Vorteile.
   • Wenn Stakeholder nicht zu Veränderungen motiviert sind, bieten Sie Anreize.
   • Wenn sich Stakeholder ausgeschlossen fühlen, organisieren Sie ein Meeting, um Feedback zu erhalten und zu prüfen, welche Änderungen Sie am Plan vornehmen können.

Methode 2 von 2: Verfolgen Sie Änderungen an einem Projekt

1. Definieren Sie die Änderungsmanagementfunktionen. Listen Sie die Funktionen auf, die für dieses Projekt zugewiesen werden. Beschreiben Sie die Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten für jede Position. Sie müssen mindestens einen Projektmanager bereitstellen, um die Änderung täglich umzusetzen, und einen Projektsponsor, der den Gesamtfortschritt überwacht und Entscheidungen zum Änderungsmanagement auf hoher Ebene trifft.
   • Bei großen Projekten in einer großen Organisation können Sie die Rolle des Projektmanagers auf verschiedene Personen mit jeweils spezifischen Fähigkeiten aufteilen.
2. Überlegen Sie, ob Sie ein Änderungskontrollkomitee einrichten möchten. Softwareprojekte haben im Allgemeinen ein Änderungskontrollkomitee, das sich aus Vertretern jeder Interessengruppe zusammensetzt. Dieses Komitee genehmigt Änderungswünsche anstelle des Projektmanagers und teilt die Entscheidungen den Stakeholdern mit. Dieser Ansatz eignet sich gut für Projekte, an denen verschiedene Interessengruppen und Projekte beteiligt sind, deren Umfang und Ziele neu bewertet werden müssen.
3. Richten Sie ein Verfahren zum Ausstellen von Änderungsanforderungen ein. Wie können Sie diese Idee verwirklichen, wenn jemand im Projektteam einen Weg gefunden hat, um voranzukommen? Beschreiben Sie in diesem Plan das vom Team genehmigte Verfahren. Hier ist ein Beispiel:
   • Ein Teammitglied füllt ein Formular aus, um eine Änderung anzufordern, und sendet es an den Projektmanager.
   • Der Projektmanager gibt das Formular in das Änderungsanforderungsprotokoll ein und aktualisiert dieses Protokoll, wenn die Anforderungen ausgeführt oder abgelehnt werden.
   • Der Manager weist die Teammitglieder an, einen detaillierteren Plan zu entwickeln und den erforderlichen Aufwand abzuschätzen.
   • Der Projektmanager sendet den Plan zur Annahme oder Ablehnung an den Projektsponsor.
   • Die Änderung wird implementiert. Die Interessengruppen werden regelmäßig über die Fortschritte informiert.
4. Erstellen Sie ein Formular, um eine Änderung anzufordern. Die folgenden Informationen sollten jeder Anfrage beigefügt und dem Protokoll hinzugefügt werden:
   • Datum der Antragsänderung
   • Nummer der Änderungsanforderung, die vom Projektmanager angegeben wird
   • Titel und Beschreibung
   • Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Einreichers
   • Priorität (hoch, mittel oder niedrig). Dringende Änderungsmanagementpläne haben unterschiedliche Fristen.
   • Produktnummer und Version (für Softwareprojekte)
5. Fügen Sie dem Änderungsprotokoll zusätzliche Informationen hinzu. Dieses Protokoll sollte auch die Entscheidungen und deren Ausführung aufzeichnen. Zusätzlich zu den Informationen im Antragsformular für Änderungen müssen Sie Platz für die folgenden Informationen bereitstellen:
   • Genehmigung oder Ablehnung
   • Unterschrift der Person, die den Antrag genehmigt oder ablehnt
   • Frist für die Umsetzung der Änderung
   • Datum der Beendigung der Änderung
6. Behalten Sie große Entscheidungen im Auge. Neben dem Änderungsprotokoll, das die täglichen Änderungen protokolliert, können Sie auch alle wichtigen Entscheidungen aufzeichnen, die getroffen werden. Dank dieses Berichts ist es einfacher, langfristige Projekte oder Projekte zu finden, deren Verwaltung geändert wird. Dieser Bericht kann auch als Grundlage für die Kommunikation mit Kunden oder Mitarbeitern des Top-Managements dienen. Beachten Sie bei Änderungen der Laufzeit, der Projektgröße oder der Projektanforderungen, der Prioritätsstufen oder der Strategie die folgenden Informationen:
   • wer hat die Entscheidung getroffen
   • als die Entscheidung getroffen wurde
   • eine Zusammenfassung der Gründe für die Entscheidung und des Verfahrens zu ihrer Durchsetzung. Fügen Sie Dokumente zu diesem Verfahren hinzu.

Tipps

• Bauen Sie Vertrauen und Loyalität sowohl bei Ihren Mitarbeitern als auch bei Ihren Kunden auf. Menschen fühlen sich mit Veränderungen oft unwohl. Indem Sie die Botschaft vermitteln, dass Sie die Interessen Ihrer Mitarbeiter in den Vordergrund stellen, gewinnen Sie deren Unterstützung.