Autor:
Tamara Smith
Erstelldatum:
26 Januar 2021
Aktualisierungsdatum:
2 Juli 2024
Inhalt
Das Vorbereiten eines Vorschlags für das Management ist nützlich, wenn Sie Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen, zur Steigerung des Umsatzes oder zur Realisierung von Einsparungen sehen. Sie können auch einen Vorschlag schreiben, wenn Sie etwas sehen, das in Ihren Augen geändert werden sollte oder kann. Wenn Sie einen Vorschlag für das Management Ihres Unternehmens vorbereiten möchten, nehmen Sie sich Zeit, um die erforderlichen Informationen zu sammeln. Besprechen Sie den Vorschlag mit Kollegen, um festzustellen, ob sie zustimmen. Ansatzmanagement angemessen.
Schreiten
Teil 1 von 2: Schreiben Sie Ihren Vorschlag
Identifizieren Sie das Problem. Unabhängig davon, ob Sie einen Vorschlag zur Rationalisierung von Prozessen oder zur Kostensenkung machen möchten, müssen Sie ein klares Bild des Problems haben. Sie haben oft selbst eine Vorstellung davon, aber wenn Sie einen Punkt hervorheben und etwas lösen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie das Problem präzise beschreiben können. 
Recherchiere. Bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Vorschlags beginnen, ist es wichtig, dass Sie alle Fakten überprüfen. Sprechen Sie mit Stakeholdern. Dies können Kollegen, Vorgesetzte oder Kunden sein. Lesen Sie mehr über vergleichbare Unternehmen und was sie möglicherweise anders machen. - Wenn Sie beispielsweise der Meinung sind, dass Ihr Unternehmen den Caterer wechseln sollte, sprechen Sie mit den Mitarbeitern in der Küche, die für den aktuellen Caterer arbeiten. Was denken sie? Vielleicht haben sie woanders mit anderen Caterern zusammengearbeitet? Welche Unterschiede sehen sie? Was halten Ihre Kollegen vom Caterer? Wenn Sie mit dem Essen nicht zufrieden sind, könnte es nur Ihr persönlicher Geschmack sein, anstatt dass die Qualität unterdurchschnittlich ist.
Schreiben Sie eine Problembeschreibung. Beschreiben Sie die aktuelle Situation, um Ihren Vorschlag vorzustellen. Bitte geben Sie alle relevanten Fakten an. Zum Beispiel, wer beteiligt ist, Daten und Orte. Machen Sie in diesem Abschnitt noch kein Werturteil. beschränken Sie sich auf eine objektive Skizze der aktuellen Situation. - Im Beispiel des Caterers können Sie beispielsweise schreiben: „Unternehmen X arbeitet seit 7 Jahren mit Caterer Y zusammen. Während dieses Zeitraums verringerte sich die Anzahl der Mahlzeiten, aus denen ausgewählt werden kann, von fünf auf zwei. Die Anzahl der vegetarischen Gerichte hat abgenommen, und an manchen Tagen werden überhaupt keine vegetarischen Gerichte angeboten. “
Erklären Sie, was Ihre Lösung ist. Beschreiben Sie nach dem Erkennen des Problems die von Ihnen vorgeschlagene Lösung. Wenn Ihr Vorschlag aus mehreren Elementen besteht, beginnen Sie mit dem wichtigsten Element in Ihrem Vorschlag. Zeigen Sie, dass Ihre Ergebnisse auf Forschung beruhen. - Sie können beispielsweise schreiben: „Ich rate Unternehmen X, zu einem anderen Caterer zu wechseln. Unternehmen X hat hier mehrere Möglichkeiten. Caterer W und Caterer Z bieten beide eine größere Auswahl an Mahlzeiten und haben ein vergleichbares Kostenniveau wie der derzeitige Anbieter. Darüber hinaus kann Cateraar Z die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter besser erfüllen, da sie eine umfangreiche Auswahl an vegetarischen, veganen und glutenfreien Gerichten anbieten. Cateraar W bietet zwar weniger vegane Gerichte an, wäre aber auch eine gute Option. Untersuchungen zu Beginn dieses Jahres zeigen, dass 40% unserer Mitarbeiter Vegetarier, 10% Veganer und 2% unserer Mitarbeiter sich glutenfrei ernähren. “
Mach einen Plan. Beschreiben Sie jeden Schritt zur Umsetzung des Vorschlags. Geben Sie für jeden Schritt an, welche Kosten mit diesem Schritt verbunden sind und wie lange die Vorlaufzeit ist. Seien Sie transparent, welche Kosten sicher sind und welche von bestimmten Faktoren abhängen. Falls gewünscht, können Sie die Schritte nummerieren. Geben Sie dann detailliertere Informationen an. Überschätzen Sie nicht die Rendite Ihres Vorschlags. Geben Sie so objektiv wie möglich die erwarteten Renditen an. - „Um den Caterer zu wechseln, ist Folgendes erforderlich: 1. Kündigen Sie den aktuellen Vertrag mit Caterer Y; 2. Laden Sie Caterer W und Caterer Z zu einer Probesitzung ein. 3. Treffen Sie eine Wahl für einen der beiden Caterer; 4. Schließen Sie einen Vertrag mit dem ausgewählten Caterer ab. Die Kosten des neuen Vertrags werden voraussichtlich mit den Kosten des aktuellen Vertrags mit Caterer Y vergleichbar sein. Wenn wir die im aktuellen Vertrag mit Caterer Y vereinbarte Kündigungsfrist einhalten, entstehen mit der Kündigung keine Kosten. Der Wechsel zu einem anderen Caterer kann daher kostenneutral sein, was sich möglicherweise positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt, da das Angebot in der Kantine erhöht wird. “
Geben Sie an, welche Einwände es geben könnte. Zeigen Sie, dass Sie feststellen, dass es mögliche Einwände gegen den Vorschlag gibt. Ist zum Beispiel von den Mitarbeitern Widerstand zu erwarten? Vielleicht sind einige Kollegen große Fans des aktuellen Caterers. Geben Sie an, was getan werden kann, um Einwände zu beseitigen und Risiken zu minimieren. 
Geben Sie an, was zur Umsetzung des Vorschlags erforderlich ist. Wenn Ihr Vorschlag bedeutet, dass Artikel gekauft oder zusätzliche Mitarbeiter für die Implementierung eingesetzt werden müssen, geben Sie dies bitte an. Geben Sie auch an, welcher Zeitaufwand erforderlich ist. Sie können dies in Form einer Checkliste tun. Beispielsweise: - "Erforderlich: Arbeitsgruppe, die die verschiedenen Caterer bewertet (4 Mitarbeiter aus verschiedenen Teilen der Organisation), 2 Stunden für die Probesitzung, 3 Stunden für die Erstellung des Bewertungsberichts."
Beenden Sie mit den Hauptvorteilen. Welche Änderung Sie auch vorschlagen, wiederholen Sie sie am Ende. Fassen Sie Ihre drei wichtigsten Punkte zusammen und schließen Sie mit einem zusammenfassenden Satz. Stellen Sie sich dies als Zusammenfassung vor. Beispielsweise: - Wie dieser Vorschlag zeigt, hat Caterer Y in den letzten 7 Jahren das Angebot an Gerichten reduziert. Caterer W und Caterer Z bieten eine größere Auswahl bei gleichen Kosten. Ich empfehle, eine Probesitzung mit diesen beiden Caterern zu organisieren, um einen neuen Caterer für unser Unternehmen auszuwählen. Es wird erwartet, dass dies die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter erhöht. "
- Identifizieren Sie finanzielle und quantitative Vorteile. Führt Ihre Innovation beispielsweise zu Kosteneinsparungen? Dann geben Sie das an.
- Identifizieren Sie qualitative Vorteile. Manchmal können die Vorteile eines Vorschlags nicht mit harten Zahlen angegeben werden. Wenn Ihr Vorschlag beispielsweise die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht, geben Sie dies bitte an. Qualitative Vorteile können genauso wertvoll sein wie quantitative.
Teil 2 von 2: Einreichen Ihres Vorschlags
Lassen Sie den Vorschlag einem Kollegen vorlesen. Bitten Sie einen Kollegen, Ihnen Feedback zu Ihrem Vorschlag zu geben. Vielleicht stimmt Ihr Kollege Ihrem Vorschlag voll und ganz zu. Wenn Ihr Kollege Ihrem Vorschlag nicht vollständig zustimmt, denken Sie über seine Einwände nach. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Einwände berechtigt sind, passen Sie Ihren Vorschlag an. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Einwände an sich gerechtfertigt sind, aber nicht zu einer anderen Schlussfolgerung führen, geben Sie die Einwände in dem Abschnitt an, in dem Sie die möglichen Einwände gegen den Vorschlag erläutern. 
Zusammenkratzen. Wenn Ihr Vorschlag fertig ist und Sie ihn von einer anderen Person Korrektur gelesen haben, gehen Sie ihn noch einmal gründlich durch. Laufen alle Sätze gut, gibt es keine Rechtschreibfehler, ist es kurz genug? Sie möchten nicht, dass Ihr Vorschlag zu lang ist, da das Management ihn dann möglicherweise nicht liest. Maximal zwei Seiten sind eine schöne Länge. 
Senden Sie den Vorschlag an das Management. Sobald Ihr Vorschlag vollständig ist, legen Sie fest, an wen Sie ihn senden möchten. In einigen Organisationen ist klar, wer zu einem bestimmten Thema das Sagen hat. Dies ist in anderen Organisationen weniger klar. Fragen Sie, an wen Sie sich wenden können. Oft sind sich die Sekretärinnen dessen bewusst. - Wenn Sie die richtige Person gefunden haben, versuchen Sie, ein physisches Treffen mit ihnen zu vereinbaren, um den Vorschlag zu besprechen. Auf diese Weise erhalten Sie mehr Aufmerksamkeit für den Vorschlag als wenn Sie ihn auf Papier oder per E-Mail senden.
