Inhalt

• Schreiten
• Methode 1 von 3: Schreiben Sie Ihren Beschwerdebrief
• Methode 2 von 3: Verwenden Sie den richtigen Ton und das richtige Format
• Methode 3 von 3: Follow-up
• Tipps
• Warnungen

Das Schreiben eines Beschwerdebriefs ist etwas, was die meisten Menschen irgendwann tun müssen. Unabhängig davon, ob Sie mit einem Produkt oder einer Dienstleistung des Unternehmens unzufrieden sind, ist es normalerweise möglich, das Problem durch ein festes, aber höfliches Beschwerdebrief auf eine für beide Seiten vorteilhafte Weise zu lösen. Das Schreiben einer Beschwerdefirma sollte nicht schwierig oder beängstigend sein - Sie müssen nur die Fakten klar darlegen und höflich um eine Lösung bitten.

Schreiten

Methode 1 von 3: Schreiben Sie Ihren Beschwerdebrief

1. Bitte richten Sie Ihren Brief an die Kundendienstabteilung. Wenn Sie ein Beschwerdebrief schreiben, haben Sie die besten Erfolgschancen, wenn Sie das Schreiben an die Kundendienstabteilung des Unternehmens richten. Die Kundendienstabteilung ist es gewohnt, Beschwerden zu bearbeiten, und Ihr Brief wird wahrscheinlich effizient und effektiv bearbeitet.
   • Versuchen Sie, den Namen des Managers oder Direktors des Kundendienstes herauszufinden und Ihren Brief persönlich an ihn zu richten. Beginnen Sie Ihren Brief mit Dear Herr oder Frau.gefolgt von ihrem Nachnamen. Wenn Sie den Namen des Kundendienstmanagers nicht finden können, schreiben Sie einfach Sehr geehrter Herr / Frau.
   • Sie sollten in der Lage sein, die Kundendienstadresse auf der Website des Unternehmens, auf den Werbe- oder Werbematerialien des Unternehmens oder auf Produktverpackungen oder Etiketten zu finden.
2. Kommen Sie schnell zum Punkt in Ihrem Brief. In der ersten Zeile Ihres Briefes sollte klar angegeben sein, warum Sie den Brief schreiben und was Ihre Beschwerde genau ist. Bitte geben Sie so viele relevante Fakten wie möglich an, einschließlich Datum, Uhrzeit und Ort, an dem Sie den Kauf getätigt oder den Service erhalten haben, sowie alle relevanten Serien- oder Modellnummern.
   • Der Briefempfänger sollte in der Lage sein, den Schlüsselpunkt des Briefes innerhalb von fünf Sekunden zu identifizieren. Vermeiden Sie daher langwierige, inkohärente Einführungen.
   • Sie können weitere Details oder Erklärungen zur Situation in den Absatz nach Ihrem Eröffnungssatz aufnehmen, aber die erste Zeile sollte sofort so klar wie möglich auf Ihre Beschwerde aufmerksam machen.
   • Ihre Eröffnungsrede könnte beispielsweise lauten: "Ich schreibe, um mich über einen kaputten Haartrockner zu beschweren, den ich am 15. Juli bei Ihrem Unternehmen in Ihrem Standort in der A Street, Example City, gekauft habe."
3. Geben Sie genau an, welches Ergebnis oder welche Abhilfe Sie sehen möchten. Wenn Sie einen Ersatz, Ihr Geld zurück, eine Reparatur oder eine andere Form der Entschädigung wünschen, geben Sie dies bitte in Ihrem zweiten Absatz deutlich an. Dies verhindert, dass Sie einen Serienbrief erhalten, und gibt dem Empfänger etwas, mit dem er beginnen kann.
   • Versuchen Sie, in Ihren Kommentaren so konstruktiv wie möglich zu sein, und schlagen Sie Wege vor, die Ihnen helfen und die Beziehung zum Unternehmen fortsetzen. Wenn Sie um Ihr Geld zurück oder eine andere Form der Entschädigung bitten und gleichzeitig sagen, dass Sie beabsichtigen, zu einem anderen Unternehmen zu wechseln, fühlen sich diese nicht gezwungen, das Problem zu beheben.
   • Wenn Sie möchten, dass das Unternehmen ein umfassenderes Problem löst, nehmen Sie dies in Ihren Brief auf, erkennen Sie jedoch, dass dies einige Zeit dauern kann.
   • Drohen Sie in Ihrem ersten Brief nicht mit einer Klage. Es kann die Lösung sein, die Sie letztendlich benötigen, aber senden Sie zuerst Ihr Beschwerdebrief und warten Sie auf eine Antwort.
4. Fügen Sie Kopien der Belege bei. Dies kann Quittungen, Garantiezertifikate, Kopien der von Ihnen gesendeten Schecks und gegebenenfalls Fotos oder Videos umfassen. Alle Unterlagen müssen Ihrem Brief beigefügt sein.
   • Stell sicher, dass du Kopien aller Dokumentationen, die Sie anhängen möchten, nicht der Originale. Auf diese Weise können wichtige Informationen nicht verloren gehen, wenn Sie die Beweise jemand anderem zeigen müssen.
   • Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die genaue Anzahl der Anhänge im Brieftext angeben. Zum Beispiel: "Anbei finden Sie eine Kopie meiner Originalquittung sowie eine Kopie der Garantiekarte für den Haartrockner und der Seriennummer."
5. Geben Sie ihnen eine gewisse Zeit, um das Problem zu beheben. Es kann hilfreich sein, einen genauen Zeitraum anzugeben, in dem das Problem behoben werden soll. Dies gibt Ihnen Sicherheit und hilft, das Problem schnell zu lösen.
   • Das Festlegen eines Zeitlimits verhindert auch, dass Ihr Brief verloren geht oder vergessen wird, was zu weiteren Problemen und Ressentiments zwischen Ihnen und dem Unternehmen führen kann.
   • Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen angegebene Zeitraum angemessen ist.Ein oder zwei Wochen sind normalerweise ausreichend, obwohl dies je nach Ihrer Anfrage unterschiedlich sein wird.
6. Beende den Brief respektvoll. Vielen Dank an den Empfänger für seine Hilfe und lassen Sie ihn wissen, wie und wann er Sie erreichen kann, um das Problem zu beheben. Dies erleichtert ihre Arbeit erheblich und ermöglicht es Ihnen, sich auf ein effizienteres Ergebnis zu freuen.
   • Beenden Sie den Brief mit Mit freundlichen Grüßen oder Dein (Letzteres ist etwas formeller). Vermeiden Sie informelle Abschlussformeln wie "Grüße".

Methode 2 von 3: Verwenden Sie den richtigen Ton und das richtige Format

1. Höflich sein. Sie mögen wütend sein und Sie mögen Recht haben, aber wenn Sie unhöflich sind, wird der Empfänger nur in die Defensive geraten. Schreiben Sie in einem respektvollen Ton und vermeiden Sie es unter allen Umständen, drohende, wütende oder sarkastische Kommentare abzugeben. Denken Sie daran, dass die Person, die Ihren Brief liest, nicht direkt für das verantwortlich war, was passiert ist, und dass sie viel positiver und bereit ist, einem höflichen, höflichen Kunden zu helfen, als einem wütenden, anklagenden.
   • Denken Sie daran, dass das Unternehmen, an das Sie schreiben, nicht auf Sie abzielt. Die meisten Unternehmen haben ein Interesse daran, ihre Kunden zufrieden zu stellen.
   • Sie werden viel erfolgreicher sein, wenn Sie den Empfänger als jemanden behandeln, der Ihnen helfen möchte, anstatt anzunehmen, dass er böswillig ist.
   • Schreiben Sie nicht, wenn Sie wütend sind. Warten Sie, bis Sie sich beruhigt haben, bevor Sie Ihren Brief schreiben. Oder wenn Sie es vorziehen, schreiben Sie den Brief, während der Dampf noch aus Ihren Ohren kommt, und warten Sie dann ein oder zwei Tage, bevor Sie ihn senden. Sie werden wahrscheinlich die Dinge neu formulieren wollen, um die Schärfe zu verringern.
2. Sei präzise. Kundendienstmitarbeiter können täglich Hunderte von Briefen erhalten. Daher ist es wichtig, dass Sie schnell zur Sache kommen, damit sie genau wissen, womit sie es zu tun haben, sobald sie mit dem Lesen beginnen. Wenn Ihr Brief zu lang oder zu detailliert ist, liest der Leser ihn global und hat letztendlich keine klare Vorstellung vom genauen Problem oder der gewünschten Lösung.
   • Vermeiden Sie übermäßige Details oder lange Tiraden oder Monologe.
   • Versuchen Sie, Ihren Brief auf eine Seite oder weniger als 200 Wörter zu beschränken.
3. Befehl Respekt. Die Durchsetzung von Respekt in Ihrem Brief gibt den richtigen Ton an und lässt das Unternehmen wissen, dass Ihre Beschwerde ernst genommen werden sollte. Dies gilt insbesondere für schwerwiegendere Beschwerden, die erhebliche finanzielle Folgen haben können.
   • Die Durchsetzung von Respekt beinhaltet eine Reihe von Dingen, wie die Qualität der Sprache, Ihre Kenntnis Ihrer Rechte und der Verantwortlichkeiten des Unternehmens sowie eine professionelle Präsentation des Briefes.
   • All diese Dinge geben Ihnen Glaubwürdigkeit, was sich positiv auf die Antwort auf Ihren Brief auswirken sollte.
4. Organisieren Sie Ihren Brief klar und korrekt. Wie oben erwähnt, wirkt sich eine professionelle Anordnung Ihres Briefes positiv auf den Eingang Ihrer Beschwerde aus. Geben Sie Ihren Namen, Ihre Adresse und das Datum oben links ein, gefolgt vom Namen oder Titel der Person, an die Sie schreiben, zusammen mit dem Firmenadresse direkt über dem Briefkörper.
   • Geben Sie Ihren Brief immer am Computer ein, dies erleichtert das Lesen und sieht viel ordentlicher aus. Wenn Sie Ihren Brief handschriftlich schreiben müssen, stellen Sie sicher, dass Ihre Handschrift klar und lesbar ist und keine durchgestrichenen Wörter oder Tintenflecken enthält.
   • Lassen Sie zum Schreiben Ihrer Unterschrift ein leeres Feld darunter Mit freundlichen Grüßen oder Dein wo Sie Ihre Unterschrift setzen können. Geben Sie unter diesem Feld Ihren Namen so ein, dass er gut lesbar ist.
   • Halten Sie den Brief ordentlich und gut organisiert, mit Absätzen von ungefähr derselben Größe.
5. Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik. Falsche Rechtschreibung und Grammatik können sich negativ auf den Eingang Ihrer Beschwerde auswirken. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Rechtschreibprüfung auf Ihrem Computer verwenden, bevor Sie den Brief drucken, oder lassen Sie ihn von einer anderen Person lesen, bevor Sie ihn senden.

Methode 3 von 3: Follow-up

1. Warten Sie, bis das von Ihnen festgelegte Zeitlimit abgelaufen ist. Seien Sie geduldig und tun Sie nichts, bis die in Ihrem ersten Brief angegebene Frist abgelaufen ist. Wenn dieses Datum verstrichen ist und Sie noch nichts gehört haben, rufen Sie uns an oder senden Sie eine E-Mail, um zu überprüfen, ob der Brief eingegangen ist. Es ist immer am besten, dem Unternehmen den Vorteil des Zweifels zu geben.
   • Wenn Sie immer noch keine Informationen zu Ihrem Brief erhalten haben oder wenn die Situation nicht zufriedenstellend behandelt wurde, können Sie fortfahren, indem Sie Ihre Beschwerde an eine Person mit höherem Rang senden.
2. Arbeiten Sie in der Befehlsstruktur nach oben. Wenn Sie mit dem Kundendienstleiter nicht erfolgreich sind, versuchen Sie herauszufinden, wer höher eingestuft ist, und schreiben Sie an diese Person. Fügen Sie jedes Mal, wenn Sie die Leiter hinaufsteigen, sei es vom Kundendienstmitarbeiter über den Direktor zum stellvertretenden Vorsitzenden zum CEO, die Korrespondenz hinzu, die Sie auf der vorherigen Ebene hatten. Auf diese Weise weiß Ihr neuer Vertriebsmitarbeiter im Unternehmen, was los ist, und das Problem kann wahrscheinlich ohne Klage gelöst werden.
   • Beginnen Sie besser mit der Kundendienstabteilung, bevor Sie den Berg hinaufsteigen, als direkt nach oben zu gehen. Dies liegt daran, dass die Kundendienstabteilung mehr Erfahrung im Umgang mit solchen Beschwerden hat und Briefe an den CEO wahrscheinlich trotzdem an diese Abteilung weitergeleitet werden.
   • In diesem Fall sehen Kundendienstmitarbeiter Sie möglicherweise automatisch in einem ungünstigen Licht, wenn Sie versuchen, über ihre Köpfe hinwegzukommen.
   • Denken Sie daran, wenn Sie einen Brief an einen CEO oder General Manager schreiben, sollte dieser besonders klar, präzise und gut geschrieben sein, da er wahrscheinlich noch nichts über den Vorfall weiß.
3. Wenn Sie eine Klage einreichen möchten, wenden Sie sich an einen Anwalt. Er oder sie wird wissen, was zu tun ist. Denken Sie daran, dass rechtliche Schritte das letzte Mittel sind, und wenn Sie sie sofort in Ihrem Brief ansprechen, wird dies einen negativen Ton angeben und das Risiko eingehen, Schadensersatzansprüche abzulenken. Es kann auch negativ für Sie sein, wenn sie bemerken, dass Sie bluffen.

Tipps

• Bevor Sie schreiben, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um darüber nachzudenken, was passiert ist. Wenn Sie über alles nachgedacht haben und genau wissen, was Sie wollen und wie Sie danach fragen möchten, können Sie Ihren Brief schreiben.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Name, Ihre Adresse, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer (zu Hause, beruflich und mobil, wenn möglich) in Ihrem Brief enthalten sind. Fragen Sie auch nach den Details des Lesers, damit Sie beide über den Fortschritt Ihrer Beschwerde auf dem Laufenden bleiben können.
• Lesen Sie es noch einmal und stellen Sie sicher, dass alles wahr, aufrichtig und überprüfbar ist.
• Schwöre nicht. Denken Sie daran, dass Sie eine Entschädigung oder eine Lösung wünschen und dass eine Beleidigung Ihres Lesers nicht dazu beiträgt. Wenn Sie eine leistungsfähigere Sprache verwenden möchten, vermeiden Sie Passivsprache und verwenden Sie Wörter, die direkter und beschreibender sind. Vielleicht warst du es schockiert oder sogar gefühlt der Ekel, stärkere Worte als einfach enttäuscht.
• Das schriftliche Einreichen Ihrer Beschwerde wirkt sich stärker aus als das Senden einer E-Mail, eines Faxes oder von Kommentaren an das Unternehmen auf seinem Blog oder seiner Website. Die meisten Unternehmen bearbeiten formelle schriftliche Beschwerden mit höherer Priorität.
• Wenn Sie schreiben, um sich über eine bestimmte Person zu beschweren, beschränken Sie Ihren Brief auf deren Mängel und beschweren Sie sich nicht über die Organisation als Ganzes. Wenn Sie schreiben, um sich über Unternehmensrichtlinien zu beschweren, beleidigen Sie weder den Hörer noch die Richtlinie. Geben Sie einfach Ihr Problem an und wie es gelöst werden soll.
• Senden Sie keine Zeugenaussagen unter Eid. Wenn Sie glauben, vor Gericht zu gehen, möchten Sie wahrscheinlich nicht nur das Zeugnis, sondern auch ihren Namen zurückhalten. Denken Sie auch daran, dass es wahrscheinlich nicht billig ist, vor Gericht zu gehen. In den meisten Fällen ist es besser, eine Einigung informell oder höchstens über einen Streitbeilegungsausschuss zu erzielen.
• Es gibt Verbraucher-Websites, auf denen Sie Beschwerden einreichen und feststellen können, ob sich andere mit diesem Unternehmen in derselben Situation befunden haben.
• Bewahren Sie Kopien aller Korrespondenz und der Daten auf, an denen Ihre Briefe gesendet wurden.

Warnungen

• Es ist illegal, einen Brief zu schreiben, in dem mit körperlicher Gewalt, Zerstörung von Eigentum oder einem Angriff auf Gesundheit oder Sicherheit gedroht wird. Eine Bedrohung kann als Einschüchterung ausgelegt werden, ein Grund für eine Klage sein und mit Geldstrafen oder sogar Haftstrafen belegt werden. Tun Sie sich selbst einen Gefallen und vergessen Sie Bedrohungen. Nicht auf Papier bringen oder verschicken!