E-Mail reduzieren

Video: E-Mail Flut reduzieren leicht gemacht - Geheimtipps vom Automatisierer

Inhalt

Schreiten
Teil 1 von 4: Ändern Sie Ihren Ansatz
Teil 2 von 4: Reduzierung von Massen-E-Mails
Teil 3 von 4: Stellen Sie Ihre eigenen Filter ein
Teil 4 von 4: Ändern Sie Ihre Gewohnheiten
Tipps
Warnungen

Wenn Sie sich auf E-Mail als Hauptkommunikationsform verlassen, befinden sich möglicherweise Hunderte ungelesener Nachrichten in Ihrem Posteingang. Es kann äußerst frustrierend sein, durch diesen Sumpf zu waten, um herauszufinden, welche E-Mails lesenswert sind. Versuchen Sie, die Anzahl der E-Mails, die Sie erhalten, zu reduzieren, um zu vermeiden, dass Sie sich jeden Tag mit einem Berg von E-Mails befassen müssen. Daher ist es wichtig, die Anzahl der E-Mails, die Sie erhalten, auf diejenigen zu beschränken, die für Sie von Interesse sind.

Schreiten

Teil 1 von 4: Ändern Sie Ihren Ansatz

Bringen Sie Ihrem E-Mail-Programm bei, Spam zu erkennen. Markieren Sie Nachrichten, die Sie als Spam betrachten, so dass sie in Zukunft automatisch in Ihrem Posteingang anhalten. Wenn Sie Spam erhalten, wählen Sie die Nachricht aus und markieren Sie sie als Spam. Dadurch wird der Absender als Spammer markiert und alle nachfolgenden Nachrichten werden im Spam-Ordner gespeichert.
- Die meisten Webmail-Clients (wie Google Mail und Hotmail) verfügen bereits über einen integrierten Spamfilter, der Spam automatisch aus Ihrem Posteingang in den Spam-Ordner verschiebt. Spamfilter können Spam anhand ihres Textes und einer großen Anzahl von Empfängern erkennen.
- Spam-Nachrichten sind zufällige E-Mails mit Massenversand, häufig zu Marketingzwecken oder als Betrug.
- Da Spam-Nachrichten Viren enthalten können, empfiehlt es sich, die Nachricht nicht zu öffnen, um sie als Spam zu markieren. Es ist besser, nur die E-Mail zu löschen, anstatt einen Virus zu erhalten, da Sie eine Nachricht als Spam als Spam markieren möchten.
Versuchen Sie es mit einem anderen E-Mail-Dienst. Andere E-Mail-Clients verfügen manchmal über leistungsfähigere Spamfilter und andere Funktionen. Wenn Sie von Ihrem E-Mail-Dienst nicht beeindruckt sind, versuchen Sie es mit einem anderen.
- Google Mail gilt im Allgemeinen als eines der effektivsten Verfahren zum Herausfiltern von Spam. Es stehen zahlreiche Tools zur Verfügung, mit denen Sie Ihre E-Mails verwalten können.
- Wenn Sie für Ihre E-Mail-Adresse einen bestimmten Client verwenden müssen, aber dennoch einen anderen ausprobieren möchten, leiten Sie Ihre E-Mail weiter, damit Sie E-Mails an die andere Adresse über einen anderen Client empfangen können.
Vermeiden Sie Websites und Dienste, die nach einer E-Mail-Adresse fragen. Leiten Sie Ihre E-Mails nur an Websites weiter, denen Sie vertrauen und für die Sie bekannt sind. Geben Sie niemals Ihre E-Mail-Adresse an, es sei denn, dies ist wirklich wichtig. Eine E-Mail-Adresse ist eine Ihrer persönlichen Kontaktformen, z. B. Ihre Handy- oder Festnetz-Telefonnummer. Wenn Sie bei der Anmeldung für Websites verantwortlich sind, können Sie häufig E-Mails reduzieren.
- Obwohl eine Website, auf der Sie eine E-Mail-Adresse hinterlassen, Sie möglicherweise nicht selbst per E-Mail benachrichtigt, kann es vorkommen, dass sie an ein anderes Unternehmen verkauft wird, das Ihnen dann Spam sendet.
- Unternehmen, bei denen Sie Ihre E-Mail-Adresse außerhalb des Internets hinterlassen, können dies ebenfalls tun. Seien Sie besonders vorsichtig bei berüchtigten Organisationen wie Reisebüros und Gewinnspielen. Da sie genau wissen, wonach Sie suchen, werden sie Ihre Daten schnell an verwandte Unternehmen oder Dienstleistungen weiterverkaufen.
Veröffentlichen Sie Ihre E-Mail-Adresse nicht auf Websites. Sie könnten manchmal versucht sein, Ihre E-Mail-Adresse auf einer Website zu veröffentlichen. Dies kann Ihre eigene Website oder eine Antwort auf eine andere Website sein (z. B. Nachrichten-Websites oder Blogs). Ein weiterer häufiger Fehler ist das Posten Ihrer E-Mail-Adresse in Foren. Es gibt Trolle, die das Web nach E-Mail-Adressen durchsuchen und diese Adressen dann an Unternehmen verkaufen, die Spam versenden. Mit ein paar Maßnahmen können Sie sicherstellen, dass dies nicht geschieht.
- Eine häufig verwendete Lösung besteht darin, die E-Mail vollständig abzumelden und nicht als E-Mail-Adresse. So wird beispielsweise "[email protected]" zu "jackjohn at email dot com".
- Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse auf Ihrer eigenen Website veröffentlichen möchten, erstellen Sie einen Link, der automatisch eine E-Mail für Sie generiert, anstatt die E-Mail-Adresse aufzulisten. Dies wird als "mailto:" - Link bezeichnet.

Teil 2 von 4: Reduzierung von Massen-E-Mails

Newsletter abbestellen. Neben Spam sind Newsletter einer der Hauptfaktoren, die zu einem großen Zustrom von E-Mails beitragen. Wenn Sie Konten auf verschiedenen Websites (z. B. Zeitungen und Online-Shops, auf denen Sie jemals etwas gekauft haben) erstellen, auf denen Sie eine E-Mail-Adresse angeben müssen, abonnieren diese Websites automatisch deren Newsletter.
- Um keine Newsletter mehr zu erhalten, müssen Sie nur die Nachricht öffnen und nach unten scrollen. Es ist obligatorisch, einen Link am Ende eines Newsletters zu platzieren, der es dem Empfänger ermöglicht, sich vom Newsletter abzumelden. Klicken Sie auf den Link zum Abbestellen oder Abbestellen. Ihre E-Mail-Adresse wird aus der Mailingliste entfernt, sodass Sie keine Newsletter mehr von dieser Website erhalten.
- Ihr Spamfilter filtert diese Nachrichten nicht heraus, da sie von legitimen Websites stammen.
Ändern Sie Ihre Social Media-Einstellungen. Social-Media-Konten wie Facebook und Twitter werden häufig so eingerichtet, dass sie Ihnen jedes Mal E-Mails senden, wenn Sie eine Nachricht erhalten, beispielsweise Favoriten oder Kommentare erwähnen. Wenn Sie es satt haben, Ihre Zeit damit zu verschwenden, Ihr Handy jedes Mal zu überprüfen, wenn es anzeigt, dass ein "Gefällt mir" eingetroffen ist, ändern Sie Ihre Kontoeinstellungen so, dass Sie nur benachrichtigt werden, wenn etwas Wichtiges passiert, oder dass Sie überhaupt keine Benachrichtigungen über Ereignisse erhalten.
- Anstatt diese ständigen Benachrichtigungen zu erhalten, ist es besser, Ihr Konto am Ende des Tages manuell auf Aktivitäten zu überprüfen. Dies ist besser, als durch ein Meer von E-Mails zu waten.
Richten Sie eine separate E-Mail-Adresse für Spam ein. Eine andere Option, wenn Sie viele Websites verwenden, auf denen Sie eine E-Mail-Adresse angeben müssen oder die Standard-Massennachrichten empfangen möchten, besteht darin, eine separate E-Mail-Adresse anzufordern, um diese spezifischen Nachrichten zu empfangen. Geben Sie dies an Websites und Unternehmen weiter und verwenden Sie Ihre private oder geschäftliche E-Mail-Adresse wie vorgesehen.
- Sie können dies auch umkehren und eine neue E-Mail-Adresse für den privaten und geschäftlichen Gebrauch anfordern.

Teil 3 von 4: Stellen Sie Ihre eigenen Filter ein

Erstellen Sie Ihren eigenen Filter. Die meisten Webmail-Clients verfügen über eine Filteroption zum Herausfiltern von Nachrichten. Nachrichtenfilter funktionieren genauso wie Spamfilter, außer dass erstere vom Benutzer manuell festgelegt werden. Sie können einen Filter für bestimmte E-Mail-Adressen so erstellen, dass jedes Mal, wenn Sie eine Nachricht von diesem Konto erhalten, diese automatisch in den Papierkorb verschoben wird.
- Um Filter zu erstellen, gehen Sie zu Ihren Kontoeinstellungen und wählen Sie die Option "Filter". Jetzt können Sie die E-Mail-Adresse angeben, die herausgefiltert werden soll und an die sie umgeleitet werden soll (z. B. in den Papierkorb oder in einen bestimmten Ordner in Ihrem Konto).
Nach Absender filtern. Wenn Sie ständig Junk-E-Mails von bestimmten E-Mail-Adressen erhalten (wie die nervigen täglichen Witze, die Sie von einem lustigen Kollegen oder Klassenkameraden erhalten), sollten Sie sie aus Ihrem Posteingang herausfiltern. In diesem Fall möchten Sie wahrscheinlich nach der E-Mail-Adresse des Absenders und nicht nach der Website filtern. Sie können dann sicherstellen, dass die Nachrichten von diesen E-Mail-Adressen in einem separaten Ordner landen oder in Junk-Mail verschoben werden.
Nach Betreff filtern. Wenn es Spam gelingt, durch das Netz von Standardfiltern zu gelangen, können Sie eigene Filter einrichten und nach allgemeinen Spam-Phrasen suchen. Hier filtern Sie nach dem Inhalt der Betreffzeile der E-Mail-Nachricht.
- Beispiele können die folgenden Wörter "Cialis", "Viagra" oder "Penis" umfassen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie keine Wörter verwenden, die manchmal richtig und manchmal falsch sind. Möglicherweise haben Sie keine E-Mails mehr über Angebote, aber es ist keine gute Idee, das Wort "Angebot" als Grund für das Senden einer Nachricht in den Papierkorb zu verwenden. Es kann vorkommen, dass Sie an einem bestimmten Angebot interessiert sind.
Nach Inhalt filtern. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Filter einzurichten, die den Inhalt einer E-Mail auf Schlüsselwörter oder Ausdrücke überprüfen und diese E-Mail dann bei Bedarf umleiten. Dies ist nützlich, wenn Sie es satt haben, E-Mails zu einem bestimmten Thema zu erhalten, das häufig in den Nachrichten steht, oder wenn Sie wissen, dass viele Nachrichten über etwas eingehen.
- Angenommen, Sie leiten eine Modefirma und haben gerade ein neues Shirt für die Erfolgsserie "Rainbow Unicorn Fighting Squad" auf den Markt gebracht. Sie können einen Filter einrichten, damit Nachrichten zu diesem Shirt an einen speziellen Ordner weitergeleitet werden, damit Sie diese E-Mails bearbeiten können, ohne den Überblick über die anderen wichtigen E-Mails zu verlieren, die Sie erhalten.

Teil 4 von 4: Ändern Sie Ihre Gewohnheiten

Überprüfen Sie Ihre E-Mails zu bestimmten Zeiten. Es ist allzu einfach, viel Zeit damit zu verbringen, den ganzen Tag über alle Ihre E-Mails zu lesen. Dies ist ein häufiges Problem, insbesondere in einer Büroumgebung. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, Ihre Gewohnheiten zu ändern und weniger Zeit mit der Bearbeitung Ihrer E-Mails zu verbringen. Setzen Sie Grenzen und geben Sie sich nur 2 oder 3 kurze Momente während des Tages, damit Sie Ihre E-Mails abrufen können.
- Überprüfen Sie beispielsweise Ihre E-Mails um 9 Uhr, 13:30 Uhr und 17:00 Uhr und verbringen Sie nicht mehr als 10 Minuten gleichzeitig.
- Wenn Sie Eigentümer eines Unternehmens oder eines Managers sind, können Sie diese Regeln auch den Mitarbeitern auferlegen, um die Produktivität zu steigern.
Vermeiden Sie es, E-Mails höflich zu versenden. Es ist eine schlechte Praxis, aus Höflichkeit auf E-Mails zu antworten. Sie behandeln es wie ein Gespräch, aber es bringt jeden dazu, noch mehr E-Mails zu erhalten. Fühlen Sie sich nicht gezwungen, auf eine E-Mail mit etwas wie "Einen schönen Tag noch" oder "Danke" zu antworten.
- Antworten Sie nur, um anzuzeigen, dass Sie die Nachricht erhalten haben, wenn dies wichtig ist. Wenn Ihnen beispielsweise jemand Unterlagen geschickt hat, sollten Sie nur antworten, indem Sie die abgeschlossenen oder geprüften Arbeiten zurücksenden oder ihnen eine E-Mail senden, wenn sie dies erwarten können.
Versuchen Sie, so viel wie möglich über andere Kanäle zu kommunizieren. E-Mails sind nützlich für schnelle, kurze Nachrichten. Die Art, bei der nicht mehr als zwei oder drei Nachrichtenaustausche erforderlich sind, um eine Konversation abzuschließen. Wenn es notwendig ist, viel mehr Nachrichten zu senden, ist es bequemer, dies telefonisch zu erledigen oder einen Termin mit der betreffenden Person zu vereinbaren, damit Sie sich gegenseitig alle E-Mails und viel Zeit sparen.
Begrenzen Sie die Anzahl der Nachrichten, die Sie pro Tag senden können. Wenn Sie dazu beitragen möchten, die Zeit, die Sie für E-Mails aufwenden, und die Anzahl der E-Mails, die andere lesen müssen, zu reduzieren, versuchen Sie, die Anzahl der E-Mails, die Sie pro Tag senden können, zu begrenzen. Auf diese Weise können Sie besser darüber nachdenken, welche Nachrichten zum Senden wichtig oder nicht wichtig sind.
- Wenn Sie beispielsweise bald eine Nachricht an Ihren Chef senden müssen, ist es möglicherweise weniger wahrscheinlich, dass Sie alle wissen lassen, dass Ihre Tochter ein neues Unternehmen gegründet hat.
- Wenn Sie allen dieselbe Nachricht senden möchten, gibt es bessere Methoden. Nehmen Sie zum Beispiel ein Post-It auf die Brotdose aller im Kühlschrank.

Tipps

Es gibt Fälle, in denen Sie auch nach dem Abbestellen noch Newsletter erhalten. Melden Sie sich in diesem Fall direkt auf der Website an, von der der Newsletter stammt, und rufen Sie Ihre Kontoeinstellungen auf, um den Empfang von E-Mails zu beenden.
Da die meisten Web-E-Mail-Clients kostenlos sind, gibt es nur einen begrenzten Speicherplatz für Ihre E-Mails auf ihren Servern. Deshalb ist es sinnvoll, ein sauberes Postfach zu pflegen.