Inhalt

• Schritte
• Tipps
• Warnungen

Für die richtige Organisation der Arbeit im Büro ist es sehr wichtig, ein effektives System zur Buchhaltung und Aufbewahrung von Dokumenten zu haben. Unabhängig von der Anzahl der Personen, die Zugriff auf Dokumente haben, sollte das System so organisiert sein, dass jeder das gewünschte Dokument finden kann. Wenn das System zum Erfassen und Aufbewahren von Dokumenten schwierig zu bedienen ist, werden Sie beginnen, alle Dokumente zur Hand zu lassen, aus Angst, sie im Aktenschrank zu verlieren, wodurch Ihr Schreibtisch mit Papierstapeln übersät wird.

Schritte

1. 1 Wählen Sie ein Ablagesystem. Was auch immer es ist, zuallererst muss es logisch sein, damit Sie den genauen Standort jedes Dokuments kennen. Mögliche Lösungen:
   • Alphabetisch. Dieses System funktioniert am besten, wenn die meisten Ihrer Dokumente die Namen von Kunden, Patienten oder Kunden enthalten.
   • Thema oder Kategorien: Die meisten Systeme sind nach Thema oder Kategorie organisiert. Sie funktionieren gut, wenn sie richtig organisiert sind, aber sehr verwirrend, wenn sie nicht richtig organisiert sind.
   • Nummeriert / chronologisch. Dieses System funktioniert am besten für nummerierte oder datierte Dokumente wie Bestellungen oder Rezepte.
2. 2 Verwenden Sie Hängemappen in Aktenschränken. Hängemappen sind nicht abnehmbar, sie dienen als Halter für Umschläge, die Sie aus den Kartons nehmen.
3. 3 Organisieren Sie Dokumente in Stapeln in Kategorien. Wenn der Stapel mehr als 5 cm hoch ist, teilen Sie ihn in Unterkategorien auf. Wenn der Stapel zu niedrig ist, kombinieren Sie ihn mit einem anderen Stapel und benennen Sie ihn um. Anhand der Namen der Stapel sollten Sie leicht feststellen können, an welchen von ihnen Sie ein bestimmtes Dokument senden möchten.
4. 4 Legen Sie jeden Stapel in einen Papierumschlag und beschriften Sie ihn deutlich. Es ist am besten, zentrierte Ordner mit Registerkarten zu verwenden, anstatt versetzte, um Ihren Dokumenten ein saubereres Aussehen zu verleihen.
5. 5 Legen Sie Umschläge in hängende Ordner. Für die meisten Dokumente funktionieren normale hängende Ordner, aber für dicke oder untergeordnete Dokumente verwenden Sie Ordner mit flachem Boden. Sie können die Ordner in beliebiger Reihenfolge anordnen, aber normalerweise wird dafür ein alphabetisches System verwendet.
6. 6 Beschriften Sie die Hängemappen mit den gleichen Namen wie die Umschläge. Ordnen Sie alle Plastiklaschen auf der linken Seite des Ordners an, wenn Sie keinen vertikalen Aktenschrank verwenden. Im letzteren Fall, bei den Ordnern von links nach rechts in einer offenen Schublade statt von vorne nach hinten, platzieren Sie die Laschen rechts.
7. 7 Ersatzordner und Umschläge sollten in der Nähe des Aktenschranks gefaltet werden, damit Sie immer schnell einen Ordner hinzufügen können, wenn Sie ein Dokument in der Hand haben, das nicht zu den vorhandenen Ordnern gehört. Verwenden Sie keine zu dicken oder zu dünnen Ordner. Denken Sie daran, die Ordnernamen zu ändern, wenn Sie Dokumente neu anordnen.
8. 8 Entfernen Sie am Ende des Jahres alle Ordner, beschriften Sie die neuen Papierordner mit denselben Kategorienamen und legen Sie sie in die Aktenschränke. Gehen Sie durch die alten Ordner, um einige der benötigten Dokumente in die aktuellen Ordner zu übertragen, und senden Sie den Rest an das Archiv.

Tipps

• Vielleicht möchten Sie Ordner farbkodiert, indem Sie farbige Etiketten auf Ihrem Computer drucken, um Ihren Aktenschrank eindrucksvoller aussehen zu lassen. Wenn Sie jedoch Änderungen vornehmen müssen, beispielsweise einen Ordner hinzufügen, können Sie frustriert sein, wenn Sie feststellen, dass Ihnen die Ordner der richtigen Farbe ausgehen und Sie den Ordner manuell signieren müssen. Einfachheit ist das Sicherste.

Warnungen

• Erstellen Sie niemals einen Stapel namens "Verschiedenes", sonst werden Sie diese Dokumente nie kategorisieren.
• Halten Sie nach der Organisation eines Aktensystems Ordnung im Aktenschrank. Nehmen Sie sich jeden Tag Zeit, um Dokumente zu sortieren und von Ihrem Schreibtisch zu entfernen. Widerstehen Sie der Versuchung, einen tiefen Dokumentenkorb auf Ihren Aktenschrank zu stellen, sonst füllen Sie ihn und landen in einem unordentlichen Lagerhaus.