Ordnen Sie die Zeit richtig - Tipps

Video: Qualitätsmanagement in der Kinder- und Jugendhilfe (Teil 1)

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Schritte
Warnung

Wir hören oft viele Leute, die sich darüber beschweren, dass sie nicht genug Zeit haben, um ihre Arbeit zu erledigen. Einige grundlegende Zeitmanagementfähigkeiten können Ihnen helfen, Ihre Zeit optimal zu nutzen. Erfahren Sie, wie Sie eine intelligente Zeit planen, um mehr zu erledigen.

Schritte

Methode 1 von 3: Erkennen Sie Ihre Zeitnutzung

Verfolgen Sie die täglichen Aktivitäten. Beachten Sie, was Sie jeden Tag tun, und notieren Sie, wie viel Zeit dafür aufgewendet wird. Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit Sie im Vergleich zur tatsächlich geleisteten Arbeit verschwenden.
- Denken Sie daran, die täglichen Aufgaben wie das Zubereiten des Frühstücks, das Reinigen des Hauses, das Baden usw. zu beachten.
Aktualisieren Sie alle Aktivitäten in einem Notizbuch. Wenn Sie wissen, was Sie jeden Tag tun und wie viel Zeit Sie mit ihnen verbringen, schreiben Sie es in ein Notizbuch. Wenn Sie alle Informationen an einem Ort platzieren und sie klar auf der Seite sehen, können Sie sehen, wie und manchmal Sie Zeit verschwenden.
- Schreiben Sie vollständig und klar. Mischen Sie keine separaten Ereignisse hintereinander, überspringen Sie keine trivialen Aufgaben und denken Sie daran, die Zeit für jede Aufgabe des Tages detailliert aufzuzeichnen.
- Vielleicht sollten Sie Aktivitäten gruppieren. Schreiben Sie beispielsweise Aufgaben mit einem blauen Stift im Haus, verdienen Sie Geld mit einem roten Stift und Unterhaltungsaktivitäten mit einem schwarzen Stift. Dieses Schreiben hilft Ihnen herauszufinden, wie Sie Ihre Zeit nutzen können.
Bewerten Sie Ihre Zeitverteilung. Zum Beispiel 1 Stunde Tagträumen? 2 Stunden entscheiden, was zu essen? 8 Stunden Surfen im Internet? Bestimmen Sie, wie Sie Ihre Zeit einteilen, und überlegen Sie, was getan werden muss und was nicht.
- Verschwenden Sie Zeit, weil Sie sich nicht beherrschen können? Sind Sie behindert oder zögern Sie? Übernimmst du zu viele Aufgaben? Dies sind alles Fragen, die Sie bei der Bewertung Ihrer Zeitnutzung berücksichtigen sollten.
- Es gibt Zeiten, in denen Sie die Aktivitäten des Tages auf irrationale Weise aufteilen. Zum Beispiel ist es keine kluge Trennung, eine halbe Stunde und dann 10 Minuten mit Besorgungen zu arbeiten und dann eine weitere halbe Stunde wieder zur Arbeit zu gehen. Wenn Sie nur eine Stunde arbeiten, ist Ihre Konzentrationsfähigkeit und Effizienz höher, was später trivial ist.
- Idealerweise sollten Sie die Aufgabe in jedem "Segment" ausführen. Mit dieser Methode verbringen Sie eine bestimmte Zeit mit einer einzelnen Aufgabe, ohne sich abzulenken.
Überlegen Sie, ob Sie Anpassungen vornehmen möchten. Nachdem Sie genau wissen, wohin Ihre Zeit geht, nehmen Sie Anpassungen an Ihrem Zeitplan vor. Sie müssen genau wissen, welche Bereiche Sie nicht einschränken können oder sollten, weil Sie Angst haben, Zeit zu verschwenden. Wenn ein Job viel Zeit in Anspruch nimmt, bedeutet dies nicht, dass Sie Ihre Zeit verschwenden.
Wenn Sie 3 Stunden am Tag damit verbringen, arbeitsbezogene E-Mails zu versenden, ist es eindeutig unwahrscheinlich, dass Sie weniger Zeit für diese Aktivität aufwenden. Wenn Sie jedoch vier oder fünf persönliche E-Mails zwischen geschäftlichen E-Mails senden, können Sie den Zeitaufwand für das Senden von E-Mails definitiv reduzieren.
Arbeitsgewohnheiten ändern. Unabhängig von Ihrem Zeitmanagementproblem gibt es immer eine Problemumgehung. Nachdem Sie einen Grund gefunden haben, Ihre Zeit zu verschwenden oder Ihre Zeit sinnvoller zu nutzen, müssen Sie sich bemühen, Ihre Zeitmanagementgewohnheiten zu ändern.
- Wenn Sie zu viel Zeit damit verbringen, das Haus zu putzen oder zu kochen, sollten Sie ein Dienstmädchen oder einen Koch beauftragen. Zeit ist für manche kostbarer als Geld.
- Wenn Ihr Problem am Tag des unbeabsichtigten Surfens zu viel Zeit verschwendet, sollten Sie sich auf wenige Websites beschränken oder sich nicht bei Ihren Social-Media-Konten anmelden, wenn Ihr Zweck anders ist.
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Methode 2 von 3: Ablenkungen vermeiden

Identifizieren Sie Ablenkungen in Ihrem Leben. Ablenkung ist die größte Herausforderung im Zeitmanagement. Sie müssen herausfinden, welche Art von Aktivitäten oder Personen viel Zeit in Anspruch nehmen. Ob ein Freund gesprächig ist oder ein Hobby Sie davon abhält, sich zu konzentrieren, Sie können Wege finden, diese Faktoren zu vermeiden.
- Wenn Sie viel Zeit mit etwas verbringen, ohne die erwarteten Ergebnisse zu erzielen, kann dies ein Ablenkungsfaktor sein, den Sie vermeiden sollten.
- In Bezug auf den Büroarbeitsbereich sind einige Mitarbeiter wahrscheinlich auch Ablenkungen. Sie sollten während der Arbeitszeit keine nutzlosen Gespräche oder Chats führen. Die Einstellung, im Büro zu arbeiten, ist jedoch genauso wichtig wie Zeitmanagementfähigkeiten. Sie sollten also nicht unhöflich sein, wenn Sie Ihre Karriere vorantreiben möchten.
Vermeiden Sie lange Gespräche am Telefon. Sie müssen Ihre Telefongewohnheiten anpassen, wenn Sie zu viel Zeit in Gesprächen verbringen. Persönliches Sprechen ist immer effektiver als Telefonieren. Sie sollten daher lange Gespräche mit diesen Mitteln beenden.
- Viele Telefonanrufe enthalten häufig unnötige Redundanz, insbesondere zu Beginn und am Ende des Anrufs. Menschen neigen dazu, abgelenkt zu sein und auf ihren Handys herumzuwandern, was Sie beachten sollten. Das Abhalten eines persönlichen Meetings schafft eine formellere Atmosphäre, die die Parteien motiviert, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren, da keine Partei des Meetings von Ablenkungen betroffen ist.
Surfen Sie nicht zu viel im Internet. Viele Menschen müssen das Internet als primäres Werkzeug nutzen, um ihre Arbeit zu erledigen. Es gibt jedoch auch viele Menschen, die ihre Zeit mit Nachrichtenartikeln, Sportnachrichten, Prominenten und Haustieren verbringen. Sie müssen immer genau aufpassen, wenn Sie im Internet sein müssen. Es gibt einige Software, die unnötige Anwendungen, Websites oder Domainnamen blockieren können, um Ablenkungen bei der Nutzung des Internets zu verringern.
- Vermeiden Sie es, Facebook, Twitter und andere soziale Netzwerke zu besuchen, wenn Sie online arbeiten.
- Die Suche nach Problemen aller Art bei Google ist ebenfalls Zeitverschwendung.Ursprünglich wollten Sie schnell ein Problem finden, aber bevor Sie es wissen, haben Sie in 3 Stunden durch unzählige Websites gesurft.
Verwenden Sie die Schilder "Bitte nicht stören". Sie kennen wahrscheinlich dieses Schild an der Eingangstür eines Hotelzimmers. Es ist auch sehr effektiv, wenn es im Büro verwendet wird. Sie können ein solches Schild eingeben und ausdrucken, um es bei Bedarf vor der Bürotür aufzuhängen. Die Leute, die vorbeikommen, werden weniger reden, um Sie nicht zu stören.
- Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, müssen Sie unbedingt über einen eigenen Arbeitsbereich verfügen. Arbeiten Sie nicht an einem gemeinsamen Familienort, da Fernseher, Telefone und Videospielkonsolen Sie leicht ablenken.
Nehmen Sie sich Zeit für unausweichliche Ablenkungen. Es gibt bestimmte Faktoren, die nicht vermieden werden können, z. B. wenn Ihr Chef möchte, dass Sie eine Auszeit zum Reden verbringen, oder wenn ältere Menschen im Haus bleiben und ständig nach diesem und jenem fragen. Wenn Sie wissen, wie Sie vorausplanen müssen, was auch immer es ist, wird die Arbeit nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Werbung

Methode 3 von 3: Zeit effizient nutzen

Schreiben Sie alles auf. Verlassen Sie sich bei alltäglichen Aufgaben nicht nur auf das Gedächtnis. Schreiben Sie alles auf, was Sie brauchen, um auf Papier zu kommen, und überprüfen Sie die Liste regelmäßig, um Ihre Ziele zu erreichen.
- Sogar eine sehr kleine und triviale Aufgabe musste aufgeschrieben werden. Sie sollten jedoch nur kurz in diese Liste schreiben, z. B. "Tuan anrufen", "Ränder nachschlagen", "E-Mail-Chef".
- Nehmen Sie Ihr Notizbuch immer mit, damit Sie die Aufgaben so aufschreiben können, wie sie angezeigt werden. Sie denken, Sie werden daran denken, es später zu schreiben, aber Sie werden es trotzdem vergessen.
Verwenden Sie den Kalender. Durch einfaches Hinzufügen eines Kalenders zu Ihren Zeitmanagement-Tools können Sie produktiver arbeiten. Notieren Sie Termine, Aufgaben und Besprechungen in Ihrem Zeitplan. Jeden Morgen nehmen Sie sich Zeit, um sich diese Daten in Ihrem Kalender anzusehen und zu sehen, was kommt.
Vermeiden Sie Doppelarbeit. Arbeitszeitplan so gestalten, dass er sich nicht überschneidet und nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig erledigt. Überprüfen Sie Ihren Kalender, bevor Sie sich bereit erklären, etwas zu tun, um sicherzustellen, dass die Zeit frei ist. Auf diese Weise ist Ihre Zeit besser organisiert und Sie können die Zeit genau überwachen.
Beseitigen Sie die Ursache der Ablenkung. Nutzen Sie Ihre Zeit effektiv, indem Sie Ablenkungen beseitigen oder dazu führen, dass Sie von der Richtung des Fortschritts abweichen. Stellen Sie Fernsehen und alle Arten von Unterhaltung außerhalb der Arbeit oder des Studiums auf, um sich darauf zu konzentrieren, die Arbeit vor der Unterhaltung zu erledigen.
Ordnen Sie die Reihenfolge der Priorität. Beim intelligenten Zeitmanagement geht es darum, wichtige oder dringende Aufgaben im Voraus zu planen. Notieren Sie diese Punkte mit einem Textmarker oder Buntstift in Ihrem Zeitplan. Planen Sie diese Dinge zuerst, um sicherzustellen, dass Sie genügend Zeit haben, und erledigen Sie dann die weniger dringenden Dinge.
- Seien Sie bereit, die Einstellungen bei Bedarf zu ändern. Es gibt viele Dinge, die erst am Ende erscheinen und die Sie jetzt tun müssen. Dann müssen Sie aufhören, was Sie tun, und Ihre Zeit und Energie auf diese Last-Minute-Arbeit konzentrieren, aber Sie sollten solche Situationen nicht zu oft zulassen.
- Wenn Sie häufig nachbestellen müssen, weist dies darauf hin, dass etwas nicht stimmt. Kleine Anpassungen sind akzeptabel, aber wenn Sie dies weiterhin tun müssen, zeigt dies, dass Sie überhaupt nicht in der richtigen Reihenfolge sind.
Denken Sie realistisch. Planen Sie eine angemessene Zeit ein, um die Arbeit zu erledigen. Wenn Sie der Meinung sind, dass etwas eine halbe bis eine Stunde dauert, geben Sie sich eine Stunde Zeit. Wenn Sie realistisch darüber nachdenken, wann Sie die Aufgabe erledigen können, vermeiden Sie Überlastung oder Verlangsamung.
- Die Dinge werden sicherer, wenn Sie vorsichtig bleiben und sich immer mehr Zeit als nötig geben. Wenn Sie die Aufgabe vorzeitig erledigen, können Sie mit dem nächsten Job fortfahren und letztendlich die Produktivität sicherstellen.
Planen Sie grundlegende Aufgaben. Nehmen Sie sich Zeit für grundlegende Alltagsaktivitäten wie Essen und Baden. Dies mag wie kleinere Jobs erscheinen, aber Sie müssen neben Ihrem Hauptjob noch Zeit damit verbringen, um sicherzustellen, dass Sie es nicht überspringen und zu Verzögerungen bei der Planung führen können.
Verwenden Sie das Erinnerungssystem. Neben dem Tagesablauf sollten Sie zusätzliche Tools verwenden, damit Sie wichtige Aufgaben oder Fristen nicht vergessen. Stellen Sie mithilfe von Haftnotizen Text- oder Audio-Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon ein, um Sie daran zu erinnern, bestimmte geplante Aufgaben auszuführen.
- Vermeiden Sie es, die Leute um Sie herum zu bitten, Sie an Ihren Zeitplan zu erinnern, da sie ihn möglicherweise genauso vergessen wie Sie.
- Wenn etwas besonders wichtig ist, sollten Sie verschiedene Erinnerungswerkzeuge organisieren, da Sie möglicherweise die Notizen oder Nachrichten auf Ihrem Telefon nicht bemerken.
Hilf mir. Bitten Sie jemanden um Hilfe oder geben Sie ihm nach Möglichkeit einige kleine Aufgaben. Im Allgemeinen ist dies gut für Ihren Zeitplan, wenn Sie ein wenig Würde sparen können, indem Sie sie bitten, einzugreifen, einige Hausarbeiten zu erledigen oder das Abendessen zu kochen, wenn Sie an diesem Tag zu beschäftigt sind.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige qualifizierte Person finden, um die Aufgabe zuzuweisen. Wenn es nicht ausreicht, nur jemanden zu finden, der die Arbeit erledigt, müssen Sie jemanden fragen, der die Arbeit gut erledigen kann.
- Beschuldigen Sie nicht andere für Ihre Verantwortung. Es ist keine gute Zeitmanagement-Fähigkeit, sondern lässt Sie in den Augen anderer nur faul und unmotiviert aussehen.
Produktivität messen. Von Zeit zu Zeit sollten Sie anhalten und Ihre Leistungen und Leistungen analysieren und die Zeit bestimmen, die Sie für den letzten Job aufgewendet haben. Wenn Sie diese statistischen Daten in Ihrer Arbeit und Ihrem Leben behalten, können Sie die Änderungen finden, die Sie zur Verbesserung Ihrer Leistung bei der Arbeit und im täglichen Leben benötigen.
Selbst vergeben. Zu hartes Arbeiten kann zu Erschöpfung und Konzentrationsverlust und sogar zu den trivialsten Aufgaben führen. Manchmal sollten Sie also Ihre bisherigen Erfolge feiern und sich mit etwas wirklich Interessantem belohnen.
- Verbringen Sie all diese selbstbelohnende Zeit entspannt. Schalten Sie Ihr Telefon aus und beantworten Sie keine geschäftlichen E-Mails. Wenn Sie Arbeit in Spielzeit mischen, ist dies keine Belohnung mehr für das Aufladen.
- Wenn Sie von Montag bis Freitag arbeiten, sollten Sie sich ein Wochenende frei nehmen. Belohnen Sie sich nach Ablauf eines dreimonatigen Projekts mit einem Kurzurlaub.
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