Inhalt

• Schreiten
• Teil 1 von 3: Einrichten Ihrer SOP
• Teil 2 von 3: Schreiben Sie Ihre SOP
• Teil 3 von 3: Erfolg und Präzision sicherstellen
• Tipps

Eine Standard Operational Procedure (SOP) enthält Informationen zur schrittweisen Ausführung einer Aufgabe. Eine vorhandene SOP muss nur geändert und aktualisiert werden. Sie können sich jedoch auch in einer Situation befinden, in der Sie eine vollständig einrichten müssen.

Schreiten

Teil 1 von 3: Einrichten Ihrer SOP

1. Wählen Sie das Format. Es gibt keinen richtigen und falschen Weg, um eine SOP zu schreiben. Aber Ihr Unternehmen verfügt wahrscheinlich bereits über eine Reihe von SOPs, die Sie einsehen können, um sich ein Bild von der gewünschten Einrichtung zu machen. Verwenden Sie ggf. vorhandene SOPs als Beispiel. Wenn es keine gibt, haben Sie einige Möglichkeiten:
   • Das Setup mit den einfachen Schritten. Dies ist gut für Routineverfahren, die kurz sind, nur wenige mögliche Ergebnisse liefern und einigermaßen konkret sind. Über die erforderlichen Dokumentations- und Sicherheitsvorkehrungen hinaus ist es nichts weiter als eine Liste von Punkten, die dem Leser in einfachen Sätzen sagen, was zu tun ist.
   • Das Setup mit den hierarchischen Schritten. Dies funktioniert gut für längere Verfahren - mit mehr als zehn Schritten, bei denen Entscheidungen getroffen, geklärt und die Terminologie erklärt werden müssen. Dies ist im Allgemeinen eine Liste der Hauptschritte und ihrer Unterschritte in einer bestimmten Reihenfolge.
   • Das Setup mit den Flussdiagrammen. Wenn eine Prozedur eher einer Karte mit vielen verschiedenen möglichen Ergebnissen ähnelt, ist ein Flussdiagramm die beste Lösung. Sie sollten dieses Setup wählen, wenn die Ergebnisse nicht richtig vorhergesagt werden können.
2. Denken Sie an Ihr Publikum. Vor dem Schreiben einer SOP sind drei wichtige Dinge zu beachten:
   • Was weiß Ihr Publikum bereits? Ist Ihre Öffentlichkeit mit der Organisation und ihren Verfahren vertraut? Kennen sie die Terminologie? Die Sprache, die Sie verwenden, sollte dem Wissen und dem Beitrag des Lesers entsprechen.
   • Die Sprachfähigkeiten Ihres Publikums. Ist es möglich, dass es Leute gibt, die Ihre Sprache nicht sprechen, wenn sie Ihre SOP "" lesen? In diesem Fall empfiehlt es sich, Bilder mit Beschriftungen und Diagrammen einzuschließen.
   • Die Größe Ihres Publikums. Wenn Ihre SOP von vielen Personen (in verschiedenen Rollen) gleichzeitig gelesen wird, müssen Sie das Dokument als Dialog in einem Spiel einrichten: Benutzer 1 tut etwas, dann Benutzer 2 und so weiter. Auf diese Weise kann jeder Benutzer sehen, wie er oder sie ein Zahnrad in einer reibungslos laufenden Maschine ist.
3. Denken Sie an "Ihr" Wissen. Das Fazit lautet: Sind Sie die richtige Person, um dies aufzuschreiben? Verstehst du, worum es geht? Wie konnte es schief gehen? Wie soll es sicher sein? Wenn nicht, übergeben Sie den Job besser an eine andere Person. Eine schlecht geschriebene - oder schlimmer noch falsch geschriebene - SOP führt nicht nur zu einer verminderten Produktivität und zu organisatorischen Fehlern, sondern kann auch unsicher sein und sich auf alles auswirken, von Ihrem Team bis zur Umgebung. Kurz gesagt, es ist kein Risiko, das Sie eingehen möchten.
   • Wenn es sich um ein Projekt handelt, zu dessen Abschluss Sie sich verpflichtet fühlen, haben Sie keine Angst, diejenigen, die sich täglich mit dem Verfahren befassen, um Hilfe zu bitten. Die Durchführung von Interviews ist ein häufiger Bestandteil des SOP-Erstellungsprozesses.
4. Wählen Sie zwischen einer kurzen oder einer langen SOP. Wenn Sie eine SOP für eine Gruppe von Personen schreiben oder aktualisieren, die mit dem Protokoll, der Terminologie usw. vertraut sind und nur eine kurze und präzise SOP wie eine Checkliste wünschen, können Sie diese kurz halten.
   • Neben dem allgemeinen Ziel und anderen relevanten Informationen (Datum, Autor, ID-Nummer usw.) enthält es nur eine Liste von Schritten. Wenn keine weiteren Details oder Klarstellungen erforderlich sind, reicht dies aus.
5. Beachten Sie den Zweck der SOP. Es ist klar, dass es sich um ein Verfahren handelt, das in Ihrer Organisation immer wieder wiederholt wird. Aber gibt es einen bestimmten Grund, warum diese SOP so wertvoll ist? Sollte die Sicherheit darin betont werden? Compliance-Maßnahmen? Wird es für das Training oder täglich verwendet? Hier sind einige Gründe, warum Ihre SOP für den Erfolg Ihres Teams notwendig ist:
   • Um sicherzustellen, dass die Compliance-Standards eingehalten werden
   • Maximierung der Produktionsanforderungen
   • um sicherzustellen, dass das Verfahren die Umwelt nicht beeinträchtigt
   • Um die Sicherheit zu gewährleisten
   • Damit alles nach Plan läuft
   • Um Herstellungsfehler zu vermeiden
   • Als Schulungsdokument zu verwenden
     • Wenn Sie wissen, was in Ihrer SOP hervorgehoben werden soll, können Sie das Dokument einfacher um diese Punkte herum strukturieren. Es ist auch einfacher zu erkennen, wie wichtig Ihre SOP ist.

Teil 2 von 3: Schreiben Sie Ihre SOP

1. Beschreiben Sie das erforderliche Material. Technische SOPs bestehen im Allgemeinen "zusätzlich zu" dem Verfahren selbst aus vier Elementen:
   • Titelblatt. Dies umfasst 1) den Titel des Verfahrens, 2) eine Identifikationsnummer der SOP, 3) das Datum der Ausstellung oder Änderung, 4) den Namen des Unternehmens, der Abteilung oder der Abteilung, auf die sich die SOP bezieht, und 5) die Unterschriften von denen, die die SOP vorbereitet und genehmigt haben. Sie können diese Seite beliebig einrichten, solange diese Informationen klar sind.
   • Index. Dies ist nur erforderlich, wenn Ihre SOP lang ist, damit Sie sie leicht nachschlagen können. Hier benötigen Sie eine einfache Standardeinstellung.
   • Qualität und Qualitätskontrolle. Eine Prozedur ist nicht gut, wenn sie nicht überprüft werden kann. Stellen Sie sicher, dass Sie über das erforderliche Material und die erforderlichen Details verfügen, damit der Leser überprüfen kann, ob das gewünschte Ergebnis erzielt wurde. Dies kann in Form anderer Dokumente erfolgen, wie beispielsweise Bewertungsbeispiele.
   • Referenz. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Liste aller zitierten oder zitierten Nachschlagewerke haben. Wenn Sie sich auf andere SOPs beziehen, stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Informationen im Anhang enthalten sind.
     • Möglicherweise verwendet Ihre Organisation andere Protokolle als diese. Wenn Sie auf bereits vorhandene SOPs verweisen können, lassen Sie diese Struktur los und bleiben Sie bei dem, was bereits vorhanden ist.
2. Stellen Sie im Verfahren selbst Folgendes sicher:
   • Umfang und Anwendbarkeit. Mit anderen Worten, beschreiben Sie den Zweck des Prozesses, seine Grenzen, aber auch, wie er verwendet wird. Fügen Sie Standards, Vorschriften, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Input und Output hinzu.
   • Methodik und Verfahren. Dies ist das Fleisch auf den Knochen - listen Sie alle Schritte auf, einschließlich der erforderlichen Details und einschließlich aller erforderlichen Ausrüstung. Schließen Sie nachfolgende Verfahren und Entscheidungsfaktoren ein.Identifizieren Sie die "Was ... Wenn" -Punkte und mögliche Verstöße oder Sicherheitsbedenken.
   • Klärung der Terminologie. Identifizieren Sie Abkürzungen und Phrasen, die nicht im allgemeinen Sprachgebrauch vorkommen.
   • Gesundheits- und Sicherheitswarnungen. Listen Sie diese in einem separaten Kapitel auf und führen Sie sie neben den Schritten auf, auf die sie sich beziehen. Trivialisieren Sie diese Dinge nicht.
   • Ausrüstung und Versorgung. Listen Sie auf, was benötigt wird und welche Ausrüstung oder Ausrüstungsstandards Sie wann und wo finden können.
   • Warnungen und Probleme. Also die Problemabteilung. Sprechen Sie über alles, was schief gehen kann, worauf Sie achten müssen und was ein Problem für das endgültige, perfekte Produkt sein könnte.
     • Geben Sie jedem Thema ein eigenes Kapitel (normalerweise nummeriert), damit Ihre SOP nicht zu sprachlich und verwirrend wird und die Dinge zugänglich bleiben.
     • Dies ist keine vollständige Liste. Dies ist nur die Spitze des prozeduralen Eisbergs. Ihre Organisation kann angeben, welche anderen Aspekte Aufmerksamkeit erfordern.
3. Halten Sie Ihre Schriften kurz und leicht lesbar. Wahrscheinlich liest Ihr Publikum sie nicht zum Spaß. Halten Sie es kurz und bündig - sonst verlieren Sie die Aufmerksamkeit oder das Dokument ist schwer zu verstehen und schwer zu verstehen. Halte deine Sätze so kurz wie möglich.
   • Hier ist eine Schlecht Beispiel: Stellen Sie sicher, dass Sie den gesamten Staub von den Lufteinlässen entfernen, bevor Sie sie verwenden.
   • Hier ist eine gut Beispiel ": Saugen Sie vor dem Gebrauch den gesamten Staub von den Lufteinlässen ab.
   • Sprechen Sie im Allgemeinen nicht über "Sie". Es spricht für sich selbst. Sprechen Sie aktiv und beginnen Sie Ihre Sätze mit dem Imperativ.
4. Befragen Sie gegebenenfalls die am Prozess beteiligten Mitarbeiter, wie sie die Arbeit ausführen. Das Letzte, was Sie wollen, ist, eine SOP zu schreiben, die einfach keinen Sinn ergibt. Sie gefährden die Sicherheit, Effektivität und Zeit Ihres Teams und berücksichtigen nicht die bereits verwendeten Verfahren - etwas, das Ihre Kollegen Ihnen nicht danken werden. Stellen Sie ggf. Fragen! Das muss richtig gemacht werden!
   • Wenn die Dinge unklar sind, bitten Sie verschiedene Personen, alle Rollen und Verantwortlichkeiten zu übernehmen. Ein Teammitglied hält sich möglicherweise nicht an die SOP und ein anderes ist möglicherweise nur an einigen Aktionen beteiligt.
5. Teilen Sie große Textblöcke mit Diagrammen und Flussdiagrammen in Stücke. Wenn Sie mit ein oder zwei Schritten zu tun haben, die besonders schwierig sind, können Sie es Ihren Lesern mit einem Diagramm oder einer Tabelle leicht machen. Es wird leichter zu lesen und gibt dem Geist eine Pause von allen Bemühungen, alles zu verstehen. Und für Sie sieht es vollständiger und gut geschrieben aus.
   • Verwenden Sie sie nicht nur, um Ihre SOP aufzupeppen oder eindrucksvoller aussehen zu lassen. Tun Sie es nur, wenn es Sinn macht oder wenn Sie versuchen, eine Sprachbarriere zu überwinden.
6. Stellen Sie sicher, dass jede Seite die richtige Codierung hat. Ihre SOP ist zweifellos eine von vielen SOPs. Aus diesem Grund sollte Ihre Organisation eine Art Datenbank führen, in der alles auf der Grundlage eines bestimmten Indizierungssystems aufbewahrt wird. Ihre SOP ist Teil dieser Indizierung und benötigt daher eine Form der Codierung, um abgerufen zu werden. Deshalb muss es klar angegeben werden.
   • Jede Seite sollte einen kurzen Titel oder eine ID-Nummer, ein Datum und eine Seitenzahl haben. Möglicherweise benötigen Sie Fußnoten. Das hängt von der Politik Ihrer Organisation in diesem Punkt ab.

Teil 3 von 3: Erfolg und Präzision sicherstellen

1. Testen Sie das Verfahren. Wenn Sie Ihr Verfahren nicht testen möchten, haben Sie es wahrscheinlich nicht gut genug geschrieben. Bitten Sie jemanden mit "eingeschränktem Verständnis" des Prozesses (oder jemanden, der für den allgemeinen Leser repräsentativ ist), Ihre SOP zu verwenden und sich von ihr leiten zu lassen. Auf welche Probleme stoßen sie? Wenn es welche gibt, müssen Sie diese beheben und die erforderlichen Anpassungen vornehmen.
   • Am besten lassen Sie Ihre SOP von einigen Personen testen. Unterschiedliche Menschen werden auf unterschiedliche Dinge stoßen, die Ihnen viele (hoffentlich nützliche) Antworten geben.
   • Stellen Sie sicher, dass das Verfahren von jemandem getestet wird, der es noch nie durchgeführt hat. Jemand mit Vorwissen wird sich darauf verlassen, um voranzukommen, und nicht in erster Linie bei Ihrer Arbeit, so dass es die Marke verfehlt.
2. Lassen Sie die SOP von denjenigen bewerten, die das Verfahren tatsächlich durchführen. Am Ende spielt es keine Rolle wirklich Was denken Ihre Chefs über die SOP? Es geht um die da draußen tatsächlich müssen kooperieren. Zeigen Sie also, bevor Sie es an die Chefs oben senden, denen, die die Arbeit erledigen oder bereits erledigen, die Früchte Ihres Stiftes. Finde was sie davon?
   • Indem sie sie einbeziehen und in den Prozess einbeziehen, akzeptieren sie diese SOP eher. Und sie haben zweifellos einige großartige Ideen!
3. Lassen Sie Ihre SOP von Ihren Beratern und der Qualitätskontrollabteilung überprüfen. Sobald das Team in Ordnung ist, können Sie es an Ihre Berater weiterleiten. Sie haben vielleicht weniger über die Arbeit selbst zu sagen, aber sie werden Sie wissen lassen, ob das Setup in Ordnung ist, wenn Sie etwas vergessen haben, und sie werden Sie wissen lassen, wie Sie alles offiziell und Teil des Systems machen können.
   • Verwenden Sie die offiziellen Routing-Systeme, um die Genehmigung von Dokumenten zu erhalten, damit Sie sicher sein können, dass der Prozess zur Erteilung der Genehmigung ordnungsgemäß abgemeldet ist. Dies ist von Organisation zu Organisation unterschiedlich. Sie möchten nur sicherstellen, dass jeder zu Wort gekommen ist und alle Regeln eingehalten wurden.
   • Darunter müssen Unterschriften sein. Die meisten Unternehmen haben keine Probleme mehr mit elektronischen Signaturen.
4. Starten Sie die Verwendung Ihrer SOP, sobald sie genehmigt wurde. Möglicherweise müssen Sie zuerst Schulungen für die beteiligten Mitarbeiter organisieren, dies kann jedoch auch bedeuten, dass Ihr Papier in der Toilette aufgehängt ist. Wie auch immer, stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeit verwendet wird! Du hast es geschafft. Zeit für ein bisschen Anerkennung!
   • Stellen Sie sicher, dass Ihre SOP auf dem neuesten Stand ist. Wenn dies nicht mehr der Fall ist, veranlassen Sie sofort ein Update, stellen Sie sicher, dass die Updates genehmigt und dokumentiert sind, und senden Sie die SOP erneut. Die Sicherheit, Produktivität und der Erfolg Ihres Teams hängen davon ab.

Tipps

• Verwenden Sie einfach Niederländisch, um die Schritte zu erklären.
• Denken Sie daran, wenn möglich Stakeholder einzubeziehen, damit der schriftliche Prozess mit dem tatsächlichen Prozess übereinstimmt.
• Überprüfen Sie, ob eine ältere Version der SOP vorhanden ist. Vielleicht können Sie sich auf ein paar schnelle Änderungen beschränken. Stellen Sie sicher, dass Sie sie auch richtig dokumentieren!
• Haben Sie mit jeder neuen Version einen Dokumentverlauf.
• Verwenden Sie Flussdiagramme und Bilder, damit der Leser den Vorgang ordnungsgemäß verfolgen kann.
• Achten Sie auf Klarheit. Stellen Sie sicher, dass Mehrfachinterpretationen nicht möglich sind. Zeigen Sie das Verfahren jemandem, der damit nicht vertraut ist, und fragen Sie ihn, was er denkt: Sie könnten immer noch mit Überraschungen konfrontiert sein.
• Lassen Sie Ihr Dokument überprüfen, bevor Sie es genehmigen lassen.